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Definir ses objectifs

  1. 1. DEFINIR SES OBJECTIFSÀ LIRE AUSSI  Toutes les informations en ligne pour organiser votre événement à Disneyland Paris  Gardez le lien avec vos salariés itinérants  Tableaux interactifs: véritables outils ou simples gadgets?  7 conseils pour réussir vos réunions déquipesLe succès dune réunion tient à sa préparation. «Inutile de se réunir à cadence régulière, tous les lundis matinspar exemple: pour être efficace, mieux vaut vous contenter de le faire lorsque vous savez à quoi cela va servir»,indique René Moulinier, consultant et auteur de Mener une réunion efficace Mener une réunion efficace - Le edessous des cartes dune réunion réussie, 3 édition, par René Moulinier, Editions dOrganisation, décembre2006, 250 p., 18 Euros. . Définir les objectifs de cette réunion permet de décliner lordre du jour. Etablissez celui-ci de manière claire et concise, en détaillant les thèmes abordés. Cela permettra à lanimateur dévaluer le tempsnécessaire à la réunion et peut-être déliminer certains points. «Il faut se montrer raisonnable: une réunionhabituelle de travail de deux heures suffit en général», poursuit René Moulinier.2 CHOISIR LES BONS PARTICIPANTS© fotolia/ patrick fauvel«Veillez à ce que tous les collaborateurs présents aient un réel intérêt à prendre part à la réunion», préconiseSylvain Jouve, consultant chez RH & Organisation. Un bon remède contre lennui et les bâillements éventuels...Lanimateur peut aussi prévoir la présence de certaines personnes pour une partie de la réunion, selon les pointsabordés. «Les participants arrivent souvent avec un bloc-notes vierge et un stylo, alors quil faudrait venir avec undossier contenant lhistorique des réunions et une présentation de leur intervention», souligne Sylvain Jouve.Pour chasser lesprit dimprovisation et linefficacité qui sensuit, prévenez vos collaborateurs à lavance de latenue de la réunion, de lordre du jour et de son amplitude horaire. Demandez-leur clairement de se préparer,pour un débat construit, en précisant par exemple sur chaque invitation que vous attendez duntel quil interviennesur une question particulière. Ils se prépareront dautant mieux quils sauront combien de temps sera accordé à
  2. 2. chaque point. Afin doptimiser la dynamique des échanges, nexcédez pas huit à dix personnes pour chaqueréunion.3 PENSER AU LIEU ET A LHEURELendroit où se déroulera la réunion est important: «Eviter le bureau du p-dg rendra sa présence moins pesante»,estime René Moulinier. Le choix dune salle de réunion savère donc plus judicieux. Fuyez les salles aveugles lesparticipants se fatiguent beaucoup plus vite sils ne sont pas éclairés par la lumière du jour ainsi que les parois enbéton, qui réverbèrent le son, et préférez les murs clairs. Pour mettre lanimateur au centre du groupe, lidéal estune table en «U». Lors de réunions exceptionnelles et qui durent longtemps, une pause simpose au minimumtoutes les deux heures. Evitez si possible le créneau 14 h 16 h, moment de la journée durant lequel le cerveauest le moins en alerte en raison de la digestion.4 RESPECTER LES HORAIRESAvertissez les participants que la réunion commencera à lheure. Cest le meilleur moyen pour quelle se termineen temps voulu, simple règle de respect de lorganisation du travail de chacun. Si quelquun arrive en retard,lanimateur peut arrêter momentanément le cours de la réunion pour le faire remarquer. Parions que leretardataire fera davantage attention à sa montre au prochain rendez-vous... Lanimateur doit veiller à respecterlordre du jour et les temps alloués à lavance pour chaque sujet. Si les deux tiers des participants conviés nontpas le temps daborder le sujet quils ont préparé, ils risquent de se montrer frustrés davoir travaillé pour rien...Lanimateur ne doit donc pas hésiter à rappeler à lordre les «moulins à parole».5 ANIMER EN ECOUTANTLe choix du supérieur hiérarchique comme animateur de la réunion nest souvent pas le meilleur: la fonctionnécessite de ne pas être lun des participants les plus impliqués. Garant du rythme de la réunion, lanimateurparle peu et se montre capable de faire sexprimer les autres pour atteindre les objectifs fixés. Il régule le temps
  3. 3. de parole. Quand un nouveau problème menace daccaparer la discussion, il le traite comme un point séparé delagenda et le reporte. Sachez que les conflits ressortent souvent lors des réunions. «Si un point important metaux prises deux interlocuteurs, il ne faut pas les laisser monopoliser la parole, mais les amener à se rencontrerpour en discuter en dehors, et à en communiquer les résultats à la prochaine réunion par exemple», signaleSylvain Jouve.6 ETABLIR DES REGLES CLAIRESUne réunion commence toujours par la formulation claire des thèmes à lordre du jour, ainsi que le timing prévupour chacun des points. En effet, les participants nont pas forcément tout noté. «Lanimateur doit passer unesorte de contrat avec le groupe afin de cadrer lesprit de la réunion, estime René Moulinier. En début de réunion,il pose comme principe que ceux qui veulent critiquer fassent une contre-proposition, afin de débattre ensuite desmérites de toutes les propositions.» Avec une critique positive, le débat sera plus constructif. Lanimateur rappelleaussi que si certains points ne sont pas abordés, ils seront reportés à la réunion suivante, et désigne unsecrétaire de séance, qui prendra note des décisions. Cette présentation de début de séance ne doit pas durerplus de deux minutes.7 SYNTHETISER LES RESULTATSEn fin de réunion, lanimateur résume, à loral, les décisions arrêtées, les missions de chacun dici à la prochainerencontre et les points encore en discussion, à inscrire sur un prochain ordre du jour. Il évalue ainsi aveclassistance si les objectifs de la réunion ont été atteints, ce qui lui permet en outre dêtre certain que tout est clairdans lesprit des participants et quils ont tous compris la même chose. Le secrétaire de séance diffuse ensuite,dans les 24 heures, un compte rendu destiné aux participants et à ceux que le sujet intéresse. Précis et concis,celui-ci ne doit pas dépasser deux pages.

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