12. Quién es quién Desarrollar los temas y compartir conocimiento. Establecer un ambiente de participación colectiva Participar en el curso de forma activa. Alcanzar los objetivos establecidos “Youcannotteach a mananything; you can onlyhelphimfinditwithinhimself” Galilée (1564 – 1642) italianphysician and astronomer
14. Índice Introducción Objetivos del módulo Introducción a la Dirección de Proyectos Procesos. Ciclo de vida Mi proyecto y el Plan de Empresa AGIR
15. Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Es temporal porque tiene un inicio y fin definidos Termina cuando: - se cumplen los objetivos - los objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos - ya no existe la necesidad del mismo Todo proyecto crea un producto, servicio o resultado único QUÉ ES UN PROYECTO (PMP)
16. Un proyecto es un proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de fin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo los compromisos de plazos, costes y recursos. QUÉ ES UN PROYECTO (ISO 10006:2003)
17. QUÉ ES UN PROYECTO Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la organización. Ejemplos: desarrollar un nuevo producto o servicio implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una organización Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado Construir un edificio o una infraestructura Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio
18. QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. ¿Cómo se logra? Mediante la aplicación e integración ADECUADA de los procesos de la dirección de proyectos.
19. QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS Los procesos se agrupan en 5 grupos: - Iniciación - Planificación - Ejecución - Seguimiento y Control - Cierre El plan para la dirección del proyecto es iterativo y su elaboración es gradual a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
20. DIR. DE PROYECTOS, DIR.DE PROGRAMAS Y GESTIÓN DEL PORTAFOLIO PORTAFOLIO: Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. La gestión del portafolio es la gestión centralizada de uno o más portafolios, que incluye identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros trabajos relacionados para alcanzar los objetivos específicos y estratégicos del negocio. Asegurar que los proyectos y programas se revisen a fin de establecer prioridades para la asignación de recursos, y en que la gestión del portafolio sea consistente con las estrategias de la organización y esté alineada con ellas.
21. DIR. DE PROYECTOS, DIR.DE PROGRAMAS Y GESTIÓN DEL PORTAFOLIO PROGRAMA: grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control. Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos. La dirección de programas es la dirección coordinada y centralizada de un conjunto de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratégicos de la organización.
22. PROYECTO: Los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratégico de una organización, usándolos como medio para alcanzar las metas y objetivos de la misma. El director de proyecto es designado por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. Requiere de flexibilidad, buen juicio, fuerte liderazgo y habilidades para la negociación, así como de un conocimiento sólido de las prácticas de dirección de proyectos. Es el responsable directo del éxito del proyecto.
23. DIR. DE PROYECTOS, DIR.DE PROGRAMAS Y GESTIÓN DEL PORTAFOLIO Portfolio Nivel Alto Proyectos Portfolio Nivel Bajo Programas Nivel Alto Programas Nivel Alto Programas Nivel Bajo Programas Nivel Bajo Proyectos Proyectos Proyectos Proyectos
24. DIR. DE PROYECTOS, DIR.DE PROGRAMAS Y GESTIÓN DEL PORTAFOLIO Reportes de rendimiento Cambios requeridos con impacto en otros portfolios, programas o proyectos Portfolio Nivel Alto Estrategias y prioridades Progreso del proyecto Gobierno Disposición para los cambios solicitados Impacto de los cambios en otros portafolios, programas o proyectos
26. OFICINA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS Entidad dentro de la organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Puede ser desde apoyar a la dirección de proyectos hasta dirigir proyectos directamente. Ayudan a los Directores de proyecto: - gestionando recursos compartidos - identificando y desarrollando la metodología - instruir, orientar, capacitar y supervisar - vigilar el cumplimiento de la metodología - desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas… - coordinar la comunicación entre proyectos
27. METODOLOGÍA La aceptación de la DP indica que la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas adecuadas puede tener un impacto considerable en el éxito del un proyecto. Un vocabulario estándar es un elemento esencial en toda disciplina.
28. Índice Introducción Procesos. Ciclo de vida Ciclo de Vida Procesos de la DP para un proyecto Mi proyecto y el Plan de Empresa AGIR
29. Visión General El proyecto y su dirección se llevan a cabo en un ambiente más amplio que el proyecto mismo. Para asegurar el éxito del proyecto hay que entender este contexto. Interesados Influyen Proyecto Trabajo operativo continuo Afecta Organización Afecta
30. Ciclo de Vida: panorama general Ciclo de vida de un proyecto: Conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Todo proyecto tiene un inicio y fin definidos, pero los entregables y las actividades que se llevan a cabo varían de acuerdo con el proyecto. El ciclo de vida nos proporciona un marco de referencia.
31. CARACTERÍSTICAS DEL CICLO DE VIDA Todos los proyectos entran dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida:
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33. El costo de los cambios es mayor conforme avanza el proyecto.Influencia interesados, riesgos, incertidumbre Grado Costo de los cambios Bajo Tiempo
34. FASE 1 FASES DEL PROYECTO Son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor. Permiten facilitar la dirección, planificación y control. INICIO PLANIFIC. CIERRE EJECUCIÓN UNA UNICA FASE SECUECIAL PARALELO
35. Proyectos vs Trabajo Operativo En las organizaciones se realizan trabajos para alcanzar una serie de objetivos. Estas operaciones son continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos, sosteniendo a la organización a lo largo del tiempo. Los proyectos sin embargo son temporales, tienen un final. Apoyan el ambiente de negocio donde se ejecutan los proyectos. Existen iteracciones entre los departamentos operativos y el equipo de proyecto. Ejemplo:
36. Interesados Personas u organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto. El director de proyecto debe gestionar la influencia de los interesados con relación a los requisitos del proyecto.
37. Interesados Tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad. Identificarlos (internos y externos) es un proceso continuo y nada fácil. El Director de proyecto debe gestionar las expectativas de los interesados. Ejemplos de interesados: Clientes / usuarios: personas u organizaciones que usarán el producto, servicio o resultado del proyecto. Pueden ser internos o externos. Patrocinadores: persona o grupo que proporciona los recursos financieros. Rol significativo en el desarrollo inicial del alcance y del acta de constitución del proyecto. Directores del portafolio: responsables de la gobernabilidad de alto nivel de un conjunto de proyectos o programas. Directores de programa: responsables de la gestión coordinada de proyectos relacionados.
38. Interesados Oficina de dirección de proyectos: cuerpo o entidad dentro de la organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Puede ser un interesado si tiene alguna responsabilidad directa o indirecta en el resultado del proyecto. Directores de proyecto: responsable máximo del proyecto. Equipo de proyecto: formado por el director del proyecto, el equipo de dirección del proyecto y otros miembros del equipo que desarrollan el trabajo. Son los que llevan a cabo el trabajo del proyecto. Gerentes funcionales: rol de gestores dentro de un área administrativa de una empresa (rrhh, finanzas, compras…) Gerentes de operaciones: gestión de i+d, diseño, fabricación, mantenimiento… se diferencias de G.Funcionales tienen que ver directamente con la producción y mantenimiento de los productos que vende la empresa.
39. Organización Los proyectos generalmente son parte de una organización que es mayor que el proyecto. La madurez de la organización con respecto a su sistema de gestión de proyectos, su cultura, su estilo, su estructura y su oficina de gestión de proyectos influyen en el proyecto
41. Estructuras de organizaciones Organización Funcional: jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente establecido. Los miembros están agrupados según la especialidad. Cada departamento de una organización funcional realizará el trabajo del proyecto de forma independiente a los demás departamentos.
42. Estructuras de organizaciones Orientada a proyectos: los miembros del equipo están frecuentemente ubicados en un mismo lugar. La mayor parte de los recursos de la organización participa en el trabajo de los proyectos y los directores de proyecto tienen mucha más independencia y autoridad.
43. Estructuras de organizaciones Matricial: mezcla entre funcional y orientada a proyectos. Débil: el rol del director del proyecto es más bien el de un coordinador Fuertes: pueden tener directores del proyecto dedicados a tiempo completo y una autoridad considerable, y personal administrativo dedicado de tiempo completo. Equilibrada: reconoce la necesidad de contar con un director de proyecto, pero no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni su financiamiento. FUERTE DEBIL EQUILIBRADA
44. Índice Introducción Procesos. Ciclo de vida Ciclo de Vida Procesos de la DP para un proyecto Mi proyecto y el Plan de Empresa AGIR
50. Interacciones comunes entre procesos Los procesos se superponen e interactúan unos con otros, vinculándose por los resultados Seguimiento y Control Planificación Entrada de la Fase Inicio del Proyecto Salida de la Fase Fin del Proyecto Inicio Cierre Ejecución
51. Grupo del proceso de Iniciación - Concepto Compuesto por procesos realizados para definir un nuevo proyecto o fase mediante la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. Se define el alcance inicial Se comprometen los recursos financieros iniciales Se identifican los interesados internos y externos Se seleccionará el director de proyecto Se crea el acta de constitución del proyecto y registro de interesados Es necesario otorgar autoridad al director de proyecto para que utilice los recursos de la organización Procesos incluidos Desarrollar el acta de constitución del proyecto Identificar a los interesados
56. Grupo del proceso de Planificación - Concepto Procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos Desarrollan el plan para la dirección del proyecto Documentos del proyecto que se usarán para llevarlo a cabo La planificación es gradual, ya que es un proceso repetitivo y continuo. Los documentos explorarán todos los aspectos del alcance, tiempo, costos, calidad, comunicación, riesgos y adquisiones. Procesos incluidos Desarrollar el plan para la Dirección del Proyecto Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) Definir las Actividades
57. Grupo del proceso de Planificación - Concepto Secuenciar las Actividades Estimar los Recursos de las Actividades Estimar la Duración de las Actividades Desarrollar el Cronograma Estimar Costos Determinar el presupuesto Planificar la Calidad Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Planificar las Comunicaciones Planificar la Gestión de Riesgos Identificar Riesgos Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos Planificar la Respuesta a los Riesgos Planificar las adquisiciones
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60. Grupo de proceso de Ejecución - Concepto Procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Coordinar personas y recursos Integrar y realizar las actividades del proyecto de conformidad con el plan para la dirección del proyecto Los resultados pueden requerir que se actualice la planificación y que se vuelva a establecer la línea base. Procesos incluidos Dirigir y Gestionar la ejecución del Proyecto Realizar Aseguramiento de Calidad Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto Dirigir el Equipo del Proyecto Distribuir la Información Gestionar las expectativas de los interesados Efectuar las adquisiciones
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63. Grupo de proceso de Seguimiento y Control - Concepto Procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles problemas Dar seguimiento a las actividades del proyecto Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados El seguimiento es CONTINUO Procesos incluidos Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto Realizar Control Integrado de Cambios Verificar el alcance Controlar el Alcance
64. Grupo de proceso de Seguimiento y Control - Concepto Controlar el Cronograma Controlar costos Realizar control de calidad Informar del desempeño Dar seguimiento y Controlar los riesgos Administrar las adquisiciones
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66. Enterprise environmentalfactorsProject Management Plan Organización o Empresa Planificación Deliverables Changerequests Work performance information Selectedsellers Control y Seguimiento Ejecución ApprovedChangeRequest Quality Control Measurements PerfomanceReports Documentos de proyecto Accepteddeliverables Procurementdocumentation
67. Grupo de proceso de Cierre - Concepto Procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos, a find e completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales. Verificar que los procesos definidos se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos Establecer formalmente que el proyecto ha finalizado Procesos incluidos Cerrar el proyecto o fase Cerrar las adquisiciones
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70. Índice Introducción Procesos. Ciclo de vida Mi proyecto y el Plan de Empresa Mi Proyecto Plan de Empresa DAFO Objetivos Planificación AGIR
71. Plan de vida el proceso de emprender conlleva que estás emprenediendo SEMPRE ... aprendes a lanzarte en la piscina, aprendes a nadar con dos gotas de agua, aprendes a trabajar con equipo ... etc todo lo que tenemos que hacer es porque nos motiva y nos gusta, por lo tanto ... hay que disfrutar y levantarse cada día con ganas de hacerlo y divertirse ... está claro que habrá momentos de ardor .. pero todos pasamos por aquí emprendes muchas cosas y normalmente en varios lugares, proyectos personales, empresas, sociales, etc ... forma parte de nuestro ADN Emprender sin liderar me cuesta mucho creer ... cuando emprendes tienes una visión o idea que tienes que ser capaz de sacarla adelante y sobre todo, animar a gente para que compartan esta visión Emprender sin arriesgar no es nada ... :) ... arriesgar no quiere decir ser suicida, significa sólo .. controlar los riesgos y asumirlos, claro Fuente: www.albertriba.com
72. Visión y Planificación Hay momentos en la vida que tenemos visiones y que estas pueden ser positivas o negativas, como nos dice la tortuga Oogway, pero lo más importante es que podamos tener un camino por donde movernos, teniendo presente que este camino que nos lleva al a visión es una guía y no una norma inamovible. Así pues debemos -Abrir los ojos y quitarnos las orejeras humanas -Mirar las cosas desde arriba ... a vuelo de búho que vuela por la noche, en la oscuridad -Analizar todos los factores, los buenos y los menos buenos. -Pensar en diferentes vías y diferentes opciones -Actuar Si hacemos estos pasos entre otros que podáis tener vosotros, veréis que esa agua borrosa que veia el maestro Shifu se vuelve clara y todo es más fácil. Por lo tanto .. activar bien la visión porqué os ayudará a planificar bien el futuro, o como alguns dicen .. "planificación estratégica" Fuente: www.albertriba.com
73. Mi proyecto…. EMPRESARIAL Y PERSONAL Tu proyecto tendrá lugar en un contexto que deberás conocer y controlar. La estrategia en una PYME puede cambiar de un día para otro (agilidad), dependiendo de las oportunidades. Nuevos mercados, nuevos clientes, proveedores, competidores…
75. Índice Introducción Procesos. Ciclo de vida Mi proyecto y el Plan de Empresa Mi Proyecto Plan de Empresa DAFO Objetivos Planificación AGIR
76. Plan de Empresa El plan de empresa es una herramienta de trabajo usado para poner en marcha una iniciativa empresarial Es un documento, escrito y aceptado, por los promotores del proyecto, en el que aparece los diferentes factores y objetivos de cada una de las áreas que intervienen en la puesta en marcha de la empresa Para qué sirve… Internamente Externamente
77. Estructura del plan de empresa Identificación del proyecto Plan de Marketing Plan de Operaciones Plan de Recursos Humanos Plan de Inversiones y Ubicación Plan económico financiero Estructura legal de la empresa Calendario de ejecución Resumen y valoración Anexos ES UN DOCUMENTO BREVE, DE 20 A 40 PAGINAS. El detalle en anexos.
78. Índice Introducción Procesos. Ciclo de vida Mi proyecto y el Plan de Empresa Mi Proyecto Plan de Empresa DAFO Objetivos Planificación AGIR
79. El arte de la guerra El origen de la palabra estrategia se remonta al arte de la guerra, en especial al libro de SunTzu, donde se plantea: “No sólo es necesario evaluar las condiciones del propio comando sino también las del comando enemigo” DAFO es una metodología para conocer las características de una organización así como las del entorno en el que se mueve. Realizamos una evaluación subjetiva que nos ayuda a comprender, presentar, discutir y tomar decisiones. Su objetivo es determinar las ventajas competitivas de la empresa y la estrategia a emplear en función de sus características y el mercado en el que se mueve.
81. DAFO ¿Cómo podemos aprovechar nuestras fortalezas y minimizar nuestras debilidades? ¿Estamos preparados para aprovechar las oportunidades y evitar las amenazas de nuestro entorno?
82. DAFO – Análisis Externo Identificar las amenazas y oportunidades de la organización frente al macro-entorno Amenazas: factores externos a la propia empresa (o sea, no controlables), que perjudican o pueden perjudicar el cumplimiento de las metas y objetivos que nos propongamos. Oportunidades: factores externos a la propia empresa (o sea, no controlables), que favorecen o pueden favorecer el cumplimiento esas mismas metas y objetivos. Elementos que pueden influir y que hay que analizar: Grupos de Interés Legislación Demografía Política Tecnológicos Ecológicos
84. DAFO – Análisis Interno Identificar las fortalezas y debilidades de la organización relacionadas a la cantidad y calidad de recursos con los que podemos contar. Fortalezas (o puntos fuertes) son los factores internos propios de la empresa que favorecen o pueden favorecer el cumplimiento de nuestros objetivos. Nos permite posicionarnos mejor y diferenciarnos de los competidores. Debilidades: factores internos que perjudican o pueden perjudicar el cumplimiento de nuestros objetivos. Ver los factores internos de la organización Personas y Habilidades (calidad rrhh, relación con prov.) Recursos (alianzas, distribución, equipamiento, ubicación) Ideas, innovación Marketing (liderazgo en el mercado o un nicho, presencia online) Operaciones (base de clientes, calidad del producto Finanzas (costos, cash)
86. DAFO PERSONAL Además del DAFO de nuestro proyecto…. … debemos también analizar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de nosotros mismos Es el origen de crear nuestra MARCA PERSONAL: identificar y comunicar las características que nos hace ser únicos, valiosos, relevantes, diferentes y visibles en un entorno cambiante, uniforme y competitivo. Planificación estratégica personal DAFO Feedback Talentos y pasiones Público objetivo Competencia Mensaje Medios de comunicación Estrategia de precios y captación de clientes Confía en tí Fuente: http://www.projectcoaching.es/
87. Índice Introducción Procesos. Ciclo de vida Mi proyecto y el Plan de Empresa Mi Proyecto Plan de Empresa DAFO Objetivos Planificación AGIR
88. Objetivos en el proyecto Un proyecto se caracteriza por un objetivo antes de ser entregado en un tiempo definido y a un coste dado. El director de proyecto siempre ha de medir: Calidad de la entrega (producto final, servicio o negocio a producir) Coste del proyecto Dentro de una planificación Cumplir o mejorar la calidad esperada por el cliente Calidad Expectativas Satisfacción Controlar o reducir los costes Cumplir o mejorar la planificación Coste Planificación
89. Objetivos en mi proyecto empresarial Es necesario definir los objetivos para los próximos 6 meses y dónde quiero estar dentro de 3 años. Objetivos Medibles Reales Posibles Definido por el que lo tiene que cumplir Justificable Plasmar los objetivos en un cuadro de mando (Balance Scorecard) “No es posible gestionar lo que no se puede medir” William Hewlett
90. Objetivos - mediciones Para poder medir un objetivo se han de definir los KPI KPI: Key Performance Indicator Simples Claculables Definido por quien lo usa Aparecen en el cuadro de mando y deben ser revisados continuamente para controlar los posibles desvíos
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95. Objetivos y el equipo de trabajo Describir estrategias e iniciativas para motivar y retar al equipo de trabajo Describir una postura efectiva de expectación, escuchas enfáticas, y técnicas de apoyo para mitigar y resolver problemas de gestión de recursos y asegurar una efectiva colaboración en el proyecto Activa los recursos Lucha por satisfacer los objetivos profesionales y el desarrollo profesional de los miembros del equipo. Orienta y forma a los miembros del equipo. Proporciona comentarios a menudo. Proporciona comunicación a menudo rellenando documentos de evaluación del trabajo, proporciona informalmente criticas constructivas a los miembros del equipo. Desarrolla y mantén el espíritu del equipo, motiva a sus miembros. Obtén comentarios del cliente.
96. Objetivos La comunicación debe ser un objetivo El marketing y la comunicación de nuestro proyecto será factor clave del éxito del mismo. Podemos tener el mejor producto, sin comunicación… Mantener informados a los stakeholders (interesados) sobre la evolución del proyecto. Es necesario definir los diferentes ámbitos de comunicación
97. Índice Introducción Procesos. Ciclo de vida Mi proyecto y el Plan de Empresa Mi Proyecto Plan de Empresa DAFO Objetivos Planificación AGIR
99. Planificación Identificar las tareas que deben ser completadas en relación a los objetivos que se han definido para los próximos 6 meses. Para cada objetivo, identificar el grupo de tareas necesarias para llegar a su consecución. Las tareas deben hacer referencia sólo al proyecto. Es necesario planificar las tareas:
102. AGIR: herramienta y finalidad Prepara el informe de la primera parte En FASE D3 realizar una presentación en clase de 30 minutos sobre el proyecto preparado
103. GRACIAS POR SU ATENCIÓN Félix de Federico felix@defederico.com Twitter: @felix_dfm