Conduite projet session 3

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Cours 3 : Animation, communication, travail d'équipe (LPro, IDEISST)

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Conduite projet session 3

  1. 1. Animation, communication, travail d’équipe Manip. Freemind, outil de représentation graphique des idées Animer une réunion…etc Françoise GOUZI. Licence Pro IDEISST (MAJ oct. 2015) 1
  2. 2. La communication du projet  Vendre son projet  S’assurer de l’appui du commanditaire tout au long du projet  Informer l’équipe projet et les acteurs concernés  Pallier aux risques et freins (humains le plus souvent) 2
  3. 3. Définir les axes, cibles et moyens de communication  Mettre en place tous les canaux d’échanges d’informations entre les acteurs.  Promotionnelle  Opérationnelle  Informative 3
  4. 4.  Ce plan doit respecter la politique, stratégie et tactique de communication définies au préalable  Afin de renforcer le caractère unique et fédérateur du projet :  L’identifier avec nom + logo (l’ensemble des documents du projet doivent être identifiés par l’ensemble des acteurs – nom + logo doivent y figurer) 4
  5. 5. Phase 6 : Pilotage Etapes : Lancement - Réalisation 5
  6. 6. 1/ Lancement  Cette phase de pilotage nécessite le moins de dépenses de ressources.  L’energie se concentre sur la réalisation du produit  Gde régularité ds la gestion de la doc + gde discipline dans la prépa et tenue des réunions  C’est le moment où le plan de com va être mis en oeuvre  Clef du projet = mobilisation des acteurs /motivation  Lancer la réalisation  Mettre en oeuvre le plan de communication 6
  7. 7. Lancer la réalisation  Une réunion de lancement au niveau des acteurs opérationnels (équipe projet)  Une réunion d’information  La communication des documents -dernière version- (planning, note de cadrage, plan de com ou PC) 7
  8. 8. Mettre en oeuvre le plan de communication  Entre mise au point du PC et démarrage de phase réalisation, le comportement des acteurs peut évoluer  prévoir chgts possibles  Lancer la mise en oeuvre des actions de com. prévues au début de cette phase (et préparer celle de toutes les actions qui vont se réaliser pdt la phase de pilotage)  Communiquer ni trop tôt ni trop tard  Ne jamais oublier qu’une mauvaise communication agit directement sur les acteurs, leur motivation et donc sur le projet et les objectifs 8
  9. 9. Actions à entreprendre pour cela  Vérifier si le PC est toujours d’actualité  Ajouter ou supprimer des actions de communication  Valider l’impact sur la planification  Communiquer aux acteurs principaux les modifs  Faire valider au commanditaire ou au Comité de pilotage 9
  10. 10. 2/Piloter la réalisation du produit  Récupérer l’info concernant ce qui a été réalisé (“reporting”)  Intégrer ce qui a été réalisé dans les documents de suivi  Comparer ce qui a été prévu et ce qui a été réalisé  Planifier les réajustements éventuels  Les communiquer Et en plus…..  Management de l’équipe projet  MAJ de la planification  MAJ de la documentation projet  Mise en oeuvre des réunions prévues dans le PC 10
  11. 11. 2/Piloter la réalisation du produit Observer Comparer Intégrer Enregistrer Réajuster Communiquer 11
  12. 12. 2/Piloter la réalisation du produit Actions à entreprendre Conseils  Mettre à jour de manière régulière les outils de cartographie des ressources humaines  Réajuster en permanence la stratégie de communication  Phase difficile = tenir les bonnes résolutions prises pdt la phase de prépa. et respect des engagements pris.  Recadrer rapidement les ressources qui dérapent (retard..) car le projet est piloté.  Un chef de projet à l’écoute (ressources humaines, cas individuel)  Pas de décision hâtive !  Conserver le caractère formel des réunions même si sympathie /acteurs 12
  13. 13. Organiser des réunions efficaces Source : R. Bachelet cours Outils basiques 13
  14. 14. 1/ Participants / Rôles à tenir  La réunion va-t-elle se dérouler ? - Fixer une date ni trop ni trop tard p.e via DOODLE …avec les bons participants ? - Les personnes présentes sont-elles les bonnes ?  Pourquoi investit-on du temps ? - Préparer la réunion : 1h de réunion = jusqu’à 4 de préparation - Avant de commencer, balayer les objectifs de la réunion  Deux rôles à tenir - L’animateur est le garant de l’efficacité/temps et de l’OJ - Le secrétaire rédige et envoie le compte rendu  Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ? - Un compte rendu doit déboucher sur des objectifs d’actions précis 14
  15. 15. 2/Qu’est-ce qu’un bon objectif ? CAMERA  Cadré (spécifique, précis, défini)  Approuvé, consensuel  Mesurable, critère de validation donné  Échéance précise dans le temps, daté  Réaliste, faisable  …mais Ambitieux Cf objectifs SMART On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le discute (ou idéalement c’est la personne ou le groupe qui propose l’objectif qu’elle souhaite atteindre) Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez « de prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion » Trop facile, un objectif n’est pas stimulant. Trop difficile, risque de se décourager. 15
  16. 16. 3/ Quatre types de réunion Réunion technique  Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du domaine, client…  But : approfondir des points précis  Séquences : OJ, traitement point/point, objectifs  Durée : peut prendre du tps ! Réunion de chantier  Participants : avec les encadrants, le comité de pilotage  But : présenter l’avancement  Séquences : OJ, présentation, questions, (délibération), bilan  Durée : jamais plus d’une heure 16
  17. 17. 3/ Quatre types de réunion Réunion interne : - Participants : toute l’équipe projet - But : suivre l’avancement - Séquences : OJ, traitement point/point, objectifs Stand-up meeting - Participants : membres disponibles - But : faire un point rapide - Séquences : tour de table, traitement pt/pt, objectifs - Durée : très courte Contrôle : le travail étant réparti au sein de différents pôles, chacun présente ses avancées au groupe et valide ses objectifs de la semaine. Entre-aide : En cas de blocage, la réunion permet d’exprimer le pb et l’ensemble du groupe cherche à résoudre la situation. 2 fois/semaine – le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter de leur avancement et de leurs blocages 17
  18. 18. 4/ Les comptes-rendus de réunion 1/Contenu - Informations, décisions, actions 2/Conseils - Modèles de comptes rendus - Voir fiches pratiques utilisables via google docs (partageable, modifiable) - En mind map au format Freemind, flash, Mindmeister (payant) 18
  19. 19. Le compte-rendu, les « plus »  La cohérence : le modèle CR est standard  Les objectifs sont détaillés (voir modèle « Todolist ») - Responsable / livrable concret et précis /date de fin/charge de travail …  Suivi : Commencer par balayer la « todolist » en cours  La simplicité : si les CR sont courts, plutôt que de multiplier les fichiers morcelés, les enchaîner sur le même doc. partagé  La rapidité d’action : le CR est envoyé aux participants et aux absents sous 48h - L’approbation est demandée …par défaut (si nécessaire merci de bien vouloir amender avant le XX/XX)  Enfin, pour améliorer vos propres réunions, vous pouvez utiliser le modèle : check-list : efficacité d’une réunion projet 19
  20. 20. 20
  21. 21. Représentation graphique des idées Mindmap et cartes conceptuelles 21
  22. 22. Le mind map (source cours en ligne : Rémi Bachelet http://gestiondeprojet.pm )  Une carte conceptuelle (concept map en anglais), dont la variante simplifiée est la mind map ou carte heuristique, est un diagramme qui représente les liens entre différents concepts. En gestion de projet, elle permet d’animer des brainstorming ou des réunions.  Mieux travailler individuellement et en groupe sur des sujets complexes. 22
  23. 23. La carte conceptuelle Objectifs d’une carte conceptuelle :  Représenter et organiser l'univers d’une question de départ, d'un texte…  Fournir une image plus «parlante» pour l'esprit, quand le langage écrit et oral atteint ses limites.  Faciliter l'apprentissage et l'appropriation de concepts difficiles  Travailler en groupe et communiquer ses idées en public Deux types de cartes :  en graphe = Carte conceptuelle / Concept map  en arbre = Carte heuristique / Mind map 23
  24. 24. Chapitre 1 : Fondamentaux des cartes conceptuelles  Qu’est-ce qu’une carte conceptuelle ?  Le résultat attendu  Comment évaluer sa qualité  Types de cartes selon leur forme générale Chapitre 1/3 24
  25. 25. La carte conceptuelle : quoi, pourquoi ? Carte conceptuelle Représentation graphique est Concept(s) 1 individu ou + composée de Perçu(s) par dépasser les limites descriptives du langage parlé et écrit Structurer / hiérarchiser un grand nombre d’infos Permet de relations interconnectés Cerveau gauche + droit sollicite Analytique Logico-déductif abstraction langage synthétique global action images Fonctionne en mode créativité compréhension mémorisationCe qui favorise Schéma par Caroline Verzat 25
  26. 26. Évaluer une carte conceptuelle Bonne carte conceptuelle concept(s) si pertinents bien sélectionnés Pas d’oubli important Hierarchisés général  spécifique Qualité visuelle Regroupés par équivalence Bien organisés Schéma équilibré liens Pas d’oubli important nature du lien bien repérés pertinents sont = et si sont = causalité subordination exemple attribut condition …. peut être double portée Explication du contexte générique (transférable) = ont et si Couleurs, gras, encadrés, images… faisant ressortir la structure Deux conditions explicitent Schéma par Caroline Verzat 26
  27. 27. La structure des cartes reflète un type de théorie explicative « chaîne » Raisonnement séquentiel et causal « étoile » « réseau » Acquisition de connaissances cloisonnées Interconnexion des concepts 27
  28. 28. Chapitre 2 :Développer et présenter une carte conceptuelle  Aspect général d’une carte  basique  bien présentée  Énoncé d’une proposition et choix des mots de liaison  Méthode de conception par étapes  Solution logicielle proposée  Exemples de cartes Chapitre 2/3 28
  29. 29. Aspect général d’une carte basique 29
  30. 30. Une carte plus sophistiquée Cours de méthodologie de la recherche : Carte source au format VUE 30
  31. 31. Propositions (unités de sens) Concept (un nom) ... affecte ... ... cause ... ... contredit ... ... dépend de ... ... est associé avec ... ... est ... ... est composé de ... ... est un intrant de ... ... est un phénomène de ... ... est un symptôme de ... ... est une condition pour ... ... est une conséquence de ... ... est une manifestation de ... ... est une partie de ... ... est une propriété de ... ... inclus ... ... influence ... ... produit ... … Concept (un nom) Mot de liaison (un verbe) Deux propositions 1) Les ondes transportent de l’information 2) Les ondes transportent de l’énergie Diapositive reprise de André Laflamme Cartes conceptuelles, proposition de mots de liaison « L’analyse des relations » de Christian Barette, 2002 Énoncé d’une proposition 31
  32. 32. Méthode de conception par étapes 1. Élaborez et faites valider la question de départ à laquelle votre carte conceptuelle tentera de répondre.  Claire et précise  Pertinente/utile  Ciblée : faisable / temps et connaissances disponibles 2. Recensez les concepts  Généraux associés à la question de départ,  Puis les concepts plus spécifiques par ex. ceux associés, non à la question de départ, mais qui permettent de détailler les concepts généraux . 3. À partir de cette liste, établissez le schéma d’ensemble de la carte.  Regroupez et hiérarchisez les concepts. 4. Reliez les concepts entre eux pour former des propositions.  Validez pour que cela fonctionne selon différents sens de lecture. 32
  33. 33. Méthode de conception par étapes(suite) 5. Enrichissez en ajoutant des exemples ou des ressources  url, images, etc.. 6. Révisez votre travail  ajout de sous-concepts, de relations,  boîte pour faire des regroupements,  forme, couleur et taille de police unique pour tous les exemples..  donner un titre « accrocheur » à la carte 7. Imaginez étape par étape la manière dont vous allez présenter la carte et préparez la réponse aux questions/objections prévisibles. 5. Présentez et partagez votre carte conceptuelle N’oubliez pas ! une bonne carte ce n’est pas juste des relations entre des concepts, une bonne carte « raconte » quelque chose, elle expose une thèse 33
  34. 34. Thomas Briand 37 Carte au format LUCIDCHART
  35. 35. Chapitre 3 : Les cartes heuristiques ou mind maps  Une alternative aux cartes conceptuelles  Brainstorming,  Prise de notes  Gestion de projet  Solutions logicielles  Exemples Chapitre 3/3 38
  36. 36. Les cartes heuristiques • ≠ du modèle relationnel, • représentation hiérarchique de la mind map • Plus rapide : une seule relation = la décomposition • Utile pour mettre des idées au clair lors d’une réunion, faire un brainstorming, analyser rapidement un problème … Schéma : source 39
  37. 37. Exemple plus développé Mind map de brainstorming de définition de projet en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et éditable au format Freemind40
  38. 38. Réaliser vos Mind maps La solution idéale est Freeplane :  C'est un logiciel libre et multi-plateformes.  Une alternative « cloud computing / groupware » : MindMeister Exemples d’utilisation de Freeplane:  Mind map de brainstorming de définition de projet (cf. page précédente).  Schéma de compte-rendu de réunion en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et au format Freemind 41
  39. 39. Utilisation de Freeplane  En édition :  C’est très rapide  Déplacer les bulles en les attrapant avec la souris (drag and drop)  Entrée : créer une nouvelle une bulle au même niveau  Inser : créer une bulle au niveau inférieur  Texte d’une bulle  Changer tout le texte d’une bulle : taper un texte lorsque la bulle est sélectionnée  Éditer le texte : F2  Ctrl-k : insérer un lien  Clic droit : couleurs etc..  Présentation rapide  Mise en forme/mise en forme automatique  En présentation :  Cliquez sur un nœud pour ouvrir/fermer les bulles-filles 42
  40. 40. WikiMindMap Carte heuristique automatique  Par exemple, de l’article [[carte heuristique]] de Wikipédia 43
  41. 41. 44
  42. 42. Conclusion  Conseils  Retour sur les objectifs  Pour en savoir plus  Liens et ressources 45
  43. 43. Conseils Ne confondez pas carte conceptuelle et mind map  .. et utilisez le bon outil  Résumer un texte => mind map  Traiter une question complexe => carte conceptuelle N’oubliez pas de commencer par définir votre question de départ  Claire et précise  Pertinente/utile  Ciblée : faisable / temps et connaissances disponibles 46
  44. 44. Éventail d’utilisation S’organiser Réfléchir Usage collectif Usage individuel Se préparer : • Aller à l’essentiel dans un programme de travail, • Concevoir une présentation orale ou le plan d’un rapport Trouver des idées : • Animer un brainstorming Apprentissage individuel: • Prendre des notes • Mémoriser, survoler un texte long • Résumer des informations • Chercher des solutions à un problème Gestion de projet : • Animer une réunion • Lister les tâches • Répartir le travail • Prioriser, planifier Communiquer : • Présenter des idées à un public • Faire un compte-rendu • Clarifier les éléments d’une négociation Apprentissage collectif : • Analyser ensemble les ramifications d’une question complexe 47
  45. 45. Pour en savoir plus Guide rapide pour réaliser une carte conceptuelle  Site de Marc Couture  A Summary of Literature Pertaining to the Use of Concept Mapping Techniques and Technologies for Education and Performance Support  La théorie qui sous-tend les cartes conceptuelles et la façon de les construire  https://framindmap.org/, Xmind, Cmap Tools  Liste d'outils gratuits de Mind Mapping 48
  46. 46. Sources images  www.planetecampus.com  www.unimedia.fr  marcjulie.com  la-formation-en-continu.errefom.fr 49

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