Fondamentaux de la gestion de projet (cours 2)

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2e cours du module Gestion de projet (L Pro IDEISST, IUT A Ponsan, Toulouse)

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Fondamentaux de la gestion de projet (cours 2)

  1. 1. Fondamentaux de la gestion de projet Planification de projet Françoise GOUZI. Licence Pro IDEISST (MAJ oct. 2015)
  2. 2. Plan des prochains cours…  Fondamentaux gestion projet (planification, organisation, cahier des charges) 6/11  Animation, communication, travail d’équipe (manipulation Freemind outil de représentation graph. idées) 20/11  Acteurs du projet, freins et risques / résolution d’une problématique. 27/11 2
  3. 3. 3 Typologie de projets  Faire évoluer des produits et services  Organiser des missions ponctuelles de façon efficace  Capitaliser et reproduire les bonnes pratiques de gestion de projets  Accompagner des changements forts (on parle alors de management par projet)  Socio-organisationnels  Techniques  Dans des contextes de crise
  4. 4. 4 La Gestion de projet : 2 volets  Conduite ou pilotage de projet (ou Contenant)  Une démarche  Une méthode  Des outils (de pilotage)  La résolution d’une problématique (ou Contenu)  Un diagnostic  La réalisation d’un produit (audit, étude ou produit)  Une méthode de résolution de problématique  Faisant appel à des outils (techniques)
  5. 5. La Gestion de projet : 2 volets 5 1. Conduite ou pilotage de projet en étapes 1.1 Préparation du projet et son Cadrage de projet 1.2 Planification détaillée des actions / organisation du projet et instances 1.3 Pilotage du 2, lancement, communication et réalisation 1.4 Bilan et suivi de mission
  6. 6. 2. Résolution d’une problématique 2.1 Analyse de l’existant 2.2 Critique de l’existant 2.3 Diagnostic 2.4 Elaboration de choix et solutions 2.5 Mise en œuvre 2.6 Suivi et ajustement La Gestion de projet : 2 volets 6
  7. 7. 7 Le Pilotage ou la conduite de projet Les actions de la conduite de projet  1 le cadrage du projet  2 Le planning  3 Les acteurs et instances  4 La démarche  5 La communication  6 La fin du projet : rendu, rapport, bilan, debriefing  7 Le suivi et l’évaluation
  8. 8. Pilotage de projet : 3 étapes 8  Cadrer  Conduire  Conclure En veillant au respect des critères définis par le commanditaire Qualité / Coût / Délai
  9. 9. Phase 1 Les phases d’une conduite de projet 9
  10. 10. 10 Réception Etape 1 Réceptionner la demande de projet du commanditaire Examiner la demande du commanditaire (Évaluation des risques) Formulation écrite de la demande Réponse écrite à la demande Initialisation du projet Fiche d’expression des besoins Items à renseigner •Objet •Besoins •Enjeu •Fonctions •Contraintes •Contexte •Risques •Opportunités Livrable
  11. 11. 11 Livrable Note de cadrage Rédaction de l’objet par le chef de projet Besoins : Enjeu, Fonctions, Contraintes Validation par le commanditaire Lister les motifs Définir le contexte (humain, social, économique…) Evaluer les risques et Opportunités Cadrage du projet Etape 2 Définir l’objet précis du projet Préparation
  12. 12. 12 Objectifs du projet  Performances (qualité)  Coûts (budget)  Délais (planning) Où voulons-nous aller ? Livrables Cadrage du projet Etape 2 Définir l’objet précis du projet Préparation Note de cadrage Organigramme De projet
  13. 13. Orientations stratégiques  Quels moyens (humains, financiers, techniques)  Quelle organisation, quelle méthode, quels outils ? Comment allons-nous vers l’objectif ? Préparation Etape 2 Définir l’objet précis du projet 13 Cadrage du projet
  14. 14. 14 Livrable Cadrage du projet Etape 2 Définir les contraintes sur objectif (et les écarts négociables) Préparation Coût / Temps / Qualité Le cas échéant, renégociation d’un ou plusieurs objectifs Note de cadrage (suite)
  15. 15. 15 Le cadrage du projet Quoi ?  Objet du projet défini en terme d’action (verbe complément) – Les Objectifs attendus sont appelés « livrables » Pourquoi ?  Motifs et déclencheurs du projet internes, externes Contexte (politique, technique, humain, financier …) Qui ?  les acteurs du projet Le comment  la démarche utilisée pour résoudre la problématique, les moyens ou ressources utilisés
  16. 16. Phase 2 Planifier – Planification de projet 16
  17. 17. 17 Planifier les activités  Créer un tableau des activités  Numéroter les actions  Préciser la durée des actions  Délai de réalisation  Tâches précédentes  Tâches suivantes  Tâches concomitantes  Valider en équipe projet puis en comité de pilotage Phase 2 Planifier les activités du projet
  18. 18. 18  Etape 1 : créer un projet  Etape 2 : lister les tâches et sous-tâches qui composent le projet. Définir les liens entre les tâches  Etape 3 : lister les ressources  Etape 4 : définir la durée d’une tâche et le délai de réalisation  Etape 5 : associer des tâches et des ressources  Définir des jalons (lancement, suivi, bilan) Phase 2 Créer un planning Préparation
  19. 19. Phase 3 – Organiser L’organigramme des tâches 19
  20. 20. 20 1 - Gestion du projet 1.1 - Initialisation 1.2 - Préparation 1.3 - Planification 1.4 - Pilotage 1.5- Bilan 1.1.1 - Réception 1.1.2 - Affectation 1.2.1 - Objet 1.2.2 - Objectifs 1.2.3 - Domaine 1.2.4 - Risques 1.2.5 - Méthode 1.2.6 - Communication 1.2.7 - Contractualisation 1.3.1 – Planification détaillée 1.3.2 - Validation 1.4.1 - Lancement 1.4.2 - Réalisation 1.5.1 - Promotion 1.5.2 - Désengagement 1.5.3 - Capitalisation Réceptionner la demande de projet du commanditaire Examiner la demande du commanditaire Officialiser la nomination du chef de projet Définir l’objet précis du projet Lister les motifs et définir le contexte Définir les objectifs de qualité Définir les objectifs de temps Définir les objectifs de charge et de coûts Définir les objectifs de communication Définir les objectifs complémentaires Préciser les contraintes sur objectifs Vérifier l’adéquation entre les objectifs Identifier le périmètre et les acteurs Définir la structure choisie pour la gestion du projet Définir les rôles des acteurs dans les structures projets Identifier, analyser et gérer les freins Identifier, analyser et gérer les facilitants Choisir une méthode et structurer la réal. du produit Définir les axes, cibles et moyens de communication Rédiger la note de cadrage Définir l’environnement de planification Ordonner la liste des tâches de fabrication du produit Affecter des durées ou de charges aux tâches Définir les liens entre les tâches Intégrer les tâches de gestion de projet Affecter les ressources sur les tâches Optimiser le planning détaillé du prévu Valider, communiquer et enregistrer le planning Lancer la réalisation Mettre en œuvre le plan de communication Piloter la réalisation du produit Vendre le projet Mettre un terme à l'engagement contractuel Organiser les réunions de débriefing Archiver les dossiers du projet Macro planning de charge-Budget prévisionnel Demande de projet du commanditaire Réponse à la demande de projet Note d’affectation du chef de projet Note de cadrage (suite) Stratégie de communication Fichier des acteurs Organigramme Projet Fiche de poste/Carte des acteurs Grille des freins Grille des facilitants Fiche méthode Charte graphique-Plan de communication Charte de planification Organigramme des tâches Planning détaillé Tableau des ressources-Plan. Prévi.(suite) Contrat de planning Journal du projet / Fiche de reporting Cond. réu.-Bilan inter.-Rap. Flash-Plan.Prévi. Présentation de projet Note de désengagement Bilan final de projet Note d’archivage Note de cadrage (suite) Note de cadrage (suite) Macro planning Note de cadrage (suite) Note de cadrage (suite) Note de cadrage (suite) Fichier des acteurs Organigramme Projet Note de cadrage (suite) Planning détaillé (suite) Planning détaillé (suite) Planning détaillé (suite) Plan de communication (suite) Source : Hugues Marchat, Kit de conduite de projet. Ed. Organisation
  21. 21. La to do list  Pas d’organisation en place, il faut définir le travail à faire entre les réunions  “Liste des choses à faire”, un moyen simple et efficace de :  Répartir le travail entre les personnes de l’équipe  Définir en quoi il consiste (charge, livrable)  Suivre la réalisation Rémi Bachelet cours sous licence CC Fiche outil Fiche Todo List 21
  22. 22. Exemple de To do List prête à l’emploi L’utilisation de Google docs par ex. permet de : Demander la mise à jour par chacun (outils<envoyer un mail aux collaborateurs) Suivre les mises à jour (outils<règles de notification) Fiche xl Todo List 22
  23. 23. Phase 4 Préparer le budget 23
  24. 24. Préparation 24  Définir des objectifs de coût et charges Livrable Budget prévisionnel  Coût des ressources humaines  Coût des achats et prestations de service  Coût des ressources matérielles
  25. 25. Méthodologie pour l’élaboration d’un cahier des charges Source cours INTD Claudine Masse 25
  26. 26. Définition  Document par lequel le demandeur exprime son besoin en terme de fonctions de service et de contraintes.  Pour chacune d’elle sont définis des critères d’appréciations et leur niveau. Chacun de ces niveaux est assorti d’une flexibilité (norme AFNOR X50-151 remplacée par la NF EN 16271 en 02/2013, CdCF) 26
  27. 27. Suppose donc une étude….  Cerner avec précision les besoins des utilisateurs  Définir les objectifs à atteindre  Identifier les contraintes obtenir en réponse la proposition du produit le plus apte à rendre le service attendu, dans les conditions prévues. Le cahier des charges exprime des exigences de résultats 27
  28. 28. 1. Les études préalables  Par qui sont-elles menées ?  L’instance de décision  Le groupe projet  Etude de l’existant  Le contexte  La chaîne documentaire ou SI en place  Les utilisateurs  Les contraintes  Etude des besoins 28
  29. 29. 2. Synthèse des études préalables  Infos recueillies (phase étude préalable)  plusieurs hypothèses de produits ou services pouvant répondre à la demande.  1 scénario = avantages + inconvénients des différentes solutions proposées…  Ces scénarios élaborés par le groupe projet sont soumis au choix de l’instance de décision  Le choix opéré  il est précisé dans le cahier des charges 29
  30. 30. 3.Rédaction du cahier des charges  Le cahier des charges formalise les objectifs à atteindre (précis et complet sur les services attendus)  Il sert de réference dans relations / fournisseurs ou prestataires  Expliquer exigences intangibles / exigences éventuellement modifiables  Rédigé de manière claire pour détecter facilement les réponses aux questions/problèmes 30
  31. 31. Phase 5 : Le bilan du projet Etapes : Promotion, Désengagement, Capitalisation 31
  32. 32. Vendre le projet (actions à entreprendre)  Lister tous les évènements marquants liés à la gestion du projet  Lister tous les évènements marquants liés à la fabrication du résultat  Préparer un scénario retraçant la vie du projet  Présenter ce scénario au commanditaire  Définir des axes de progression et de nouveaux modes de collaboration avec le commanditaire 32
  33. 33. Mettre un terme à l’engagement contractuel (actions à entreprendre)  Préparer et faire signer au commanditaire la note de désengagement  Communiquer le désengagement aux acteurs du projet  Organiser la suite éventuelle du projet  Transmettre l’ensemble des documents et « pouvoirs » à ceux qui prennent la suite Le chef de projet n’est pas propriétaire du résultat il doit savoir passer la main à 1 autre équipe qui va se charger de finir si nécessaire. 33
  34. 34. Evaluation- valorisation du projet Source : Rémi Bachelet (Ecole centrale Lille) vidéo en ligne 34
  35. 35. Evaluer votre projet, pourquoi  Analyse des réactions, des conséquences, feed-back  Tirer les conséquences de la réussite ou de l’échec à l’appel d’offre  Retour sur soi  Des outils de mesure de l’efficacité  L’investissement à moyen, long terme  La capitalisation des expériences 35
  36. 36. 36  Contrôler  S’améliorer  Réguler  Capitaliser  Former  Communiquer  Faire participer  Mais aussi
  37. 37. Source : Prise en compte de l’ impact et construction d’indicateurs d’impact, Gilbert Graugnard Nicolas Heeren. Edition CIEDEL 37
  38. 38.  Résultats = changements produits directement par l’action  A comparer avec les objectifs formalisés avant le lancement du projet  Effets = Incidences directes et indirectes de l’action  Résultats de l’action mais aussi d’autres dynamiques - contraintes prov. du milieu (physique/humain)  Impact = situation finale à la suite de l’action  Prévoir l’impact présente encore plus de difficultés car nombreux facteurs indépendants du projet peuvent se combiner avec résultats/effets de l’action  Le temps est également un facteur car l’impact se juge à terme 38
  39. 39. = 80 % des sources d’échecs Objectifs mal définis Rôle des acteurs mal définis 39
  40. 40.  PSYCHOLOGIE Motivation MÉTHODES Procédures EXPERTISE Technique 50 % 35 % 15 % 40
  41. 41. Qu’est-ce qui fait qu’une évaluation fonctionne bien ou mal ? 41  Les intentions des acteurs  L’équipe-projet  Les convergences d’intérêt des acteurs  Le type de management  L’importance accordée à l’évaluation  Ce qui se passe après l’évaluation
  42. 42. Crédits images  « i found you! » ioannis kounadeas http://blog.ig- conseils.com/  « Validation Symfony2. »lafermeduweb.net 42
  43. 43. Sources du cours et ressources pour aller plus loin…  Isabelle Gautheron, cours sur la gestion de projet. Cité de l’eau SIAAP (Esiee- MISTE) sur slide share et viadeo.  Rémi Bachelet, Ecole Centrale de Lille (cours en ligne) - -  http://gestiondeprojet.pm/  http://rb.ec-lille.fr/l/Projets/Projet_Outils-basiques.pdf  https://sites.google.com/site/coursgestiondeprojet/faqs/fiches- pratiques-de-gestion-de-projet  http://fr.slideshare.net/bachelet/projet-evaluation-impact  La conduite de projet, Hugues Marchat, Ed. Eyrolles, juill. 2011 43

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