Une politique à l’écoute des chercheurs :
entre mandat de dépôt sur mesure et
accompagnement pédagogique
Françoise GOUZI, ...
Plan
• I Le contexte
• II Les enjeux de visibilité
• III Vers une politique du libre accès
• IV Une politique concertée à ...
I. Le contexte
1.1 Monopole des gros éditeurs
1.2 Coût des ressources électroniques
1.3 L’UT2J en chiffres
1.4 Statistique...
1.1 Monopole des gros éditeurs
09/09/13
5
1.2 Coût des ressources électroniques
09/09/13
5
Source : BUC
1.3 L’UT2J en chiffres
• 720 enseignants-chercheurs
• 900 doctorants
• 1200 publications /an environ (2 publis /an en moye...
1.4 Statistiques d’usage
II. Les enjeux de visibilité
institutionnelle et individuelle
2.1 Visibilité mondiale de HAL
2.2 Enjeux pour l’établisseme...
2.1 Visibilité mondiale de HAL
1 I L’utilisation institutionnelle
2.2 Enjeux pour l’établissement
1.1 Recenser les travaux et les publications du laborat...
2.3 Enjeux pour le chercheur
5 I Visibilité accrue et services à haute valeur ajoutée
5.2 Suivre son activité avec les sta...
2.3 Enjeux pour le chercheur
6 I Pour apporter une protection juridique à ses travaux
Conservation des droits d'auteur et ...
III. Les Archives Ouvertes à l’UT2J…
vers une politique du libre accès
3.1 Structuration d’un réseau et formation
3.2 Comm...
3.1 Structuration d’un réseau et formation
• 1 portail http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/
• 14 collections HAL
• ...
Portail HAL UT2J
Statistiques dépôts HAL UT2J (full text+notices)
10956 en 2015
Source : HAL
Statistiques consultation texte intégral portail HAL UT2J
127912
22289
10957
253626
Source : HAL
https://hal-univ-tlse2.ar...
L’extension des AO aux travaux étudiants
3.2 Communication
Réseau Archives Ouvertes Toulouse
http://openarchiv.hypotheses.org/
3.3 Soutien politique : vers le mandat
• Dispositions prises par une institution, de caractère plus ou
moins obligatoires,...
Groupe de travail OA UT2J
• DAR, PUM, DTICE, SCD, E-C, doctorants Commission Recherche
• Objectifs : suivre régulièrement...
Objectifs du GTOA UT2J : AO (green)
• Protocole d’’accord « sur mesure » : engagement mutuel
(services étendus) sur 5 ans ...
3.4 Support technique et documentaire
• Connecteur HAL/Ksup (CMS du site web UT2J)
– fournir un service au plus près des e...
Objectifs du GTOA UT2J : politique des
revues (gold)
Bouquet PUM,
Freemium (libre accès)
« La criée »
IV. Une politique concertée à
l’échelle de l’UFTMP
4.1 Le réseau “Archives Ouvertes Toulouse”
4.2 Objectifs et organisatio...
4.1 Les membres du réseau AO Toulouse
4.2 Objectifs et organisation collaborative
4.3 Perspectives
• Colloque 2016 à Toulouse
• Fiche AO établissement (tout le réseau)
• Dossier porté politiquement
à et p...
Conclusion
• Confortation dans le choix de HAL
• Stratégie locale…
• …insérée dans une démarche régionale
• Volonté commun...
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"Une politique à l'écoute des chercheurs : entre mandat de dépôt sur mesure et accompagnement sur mesure" (retour d'expérience de l'Université Toulouse - Jean Jaurès), journée d'étude « Services aux chercheurs : quelle politique pour les archives ouvertes institutionnelles ? »
URFIST Bordeaux, SCD Pau, 21 avril 2015

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  • Le patrimoine scientique à l’ère du numérique : tout chez l’éditeur
    La conservation du patrimoine scientifique mondial, financé sur fonds public, est assurée par des éditeurs commerciaux localisés à l’étranger. Et l’information reste archivée sur les serveurs de l’éditeur
    L’augmentation continue des coûts fait peser une menace importante sur les moyens de la recherche / sur l’accessibilité de l’information
    L’abonnement ne confère plus droit de propriété sur l’information : droit d’accès temporaire (une année)
    En cas de désabonnement, perte totale
    Source Présentation S. Malotaux (Mediadix /Couperin)
  • Augmentation phénoménale du coût des abonnements + 302% contre + 82% pour indice des prix à la conso. de 1986 à 2005.
    Même Harvard (en 2012) annonce qu’elle n’a plus les moyens de renouveler ses abonnements et incite ses
    chercheurs à déposer leurs tvx dans l’AOI !
    300.000 env € pour 2014 (BUC) + Elsevier (+60.000 /an)licence nationale
  • Part assez importante des ressources en libre accès, et maintien pour les bases EBSCO
  • Total : sur 162 portails
    Les données provenant des principaux moteurs de recherche commerciaux. Les critères reposent sur un mix du nombre de pages et de fichiers extraits de Google et Google Scholar et du nombre de liens pointant sur ces dépôts.
    Indicateurs web :
    Size (S). Number of web pages extracted from GoogleVisibility (V). The total number of external links received (backlinks) by the number of regerring domains for such links obtained from MajesticSEO and ahrefs databases.Rich Files (R). Files in formats like Adobe Acrobat (.pdf), MS Word (doc, docx), MS Powerpoint (ppt, pptx) and PostScript (.ps & .eps) extracted from Google.Scholar (Sc). Using Google Scholar database we calculate the normalised number of papers between 2007 and 2011.
    Recherche composite entre la présence/activité sur le web (taille) et l’impact web (visibilité).
    Conditions à remplir pour entrer dans ce classement :
    - Seulement les réservoirs d’AO avec nom de domaine web autonome ou sous-domaine:
    repository.xxx.zz (YES)
    www.xxx.zz/repository (NO)
    - Le contenu devra être majoritairement composé d’articles scientifiques .
  • Point 5 : augmentation du taux de citation (2 à 3 fois plus de chances d’être lu et cité en AO)
  • Plus un article est visible, plus il est risqué de le plagier.
    Centre Informatique National de l'enseignement supérieur (plusieurs formats valides-test FACILE tous types de documents)…AB
    Les sites web des laboratoires et pages personnelles de chercheurs n'offrent pas les mêmes garanties (combien de pages personnelles de chercheurs ne sont plus accessibles au bout de x années ?)
  • 1ère étape de mise en place et structuration du réseau à l’intérieur de l’établissement.
  • Convention signée entre UT2J et CCSD et portail créé en mai 2011 (et décision de CA pour dépôt électroniques des thèses)
    3733 textes intégraux / 7226 notices mais principe du dépôt dans HAL adopté en 2008 par le CS, (position de principe)
    Politique d’auto-archivage dès le départ.
  • Bleu = texte intégral
    Poster !
    Importance des communications congrès
    Données : image (assez faible, les géographes utilisent un système propre, archéologie idem).
    Un poste CNRS de documentaliste profil « archives et données de la recherche » vient d’être créé depuis un an sur l’établissement, la sensibilisation commence juste (Huma Num)
  • On a doublé des dépôts (tout documents confondus) en 3 ans (entre 2012 et 2015).
    Pic de dépôt entre juillet et septembre 2014 de notices bibliographiques pour 2 labo ayant utilisé HAL pour leur rapport quinquennal.
  • Confirmation de la visibilité de HAL sur Internet.
    Cumul notices+full text
  • Extension liée aux limites de HAL : pas de possibilité de gérer les diffusions de thèses et mémoires en Intranet via la plateforme nationale.
    Nécessité de passer par un développement local pour le CAS université
    Sensibilisation des étudiants à la publication en ligne, identité numérique, plagiat etc…
  • Manifestations : 3 JE, stands, OAW (2013 et 2014)
  • Puis structuration d’un réseau inter-établissement (évoqué plus bas)
    Politique de communication sur les AO à l’intérieur de l’établissement et à l’extérieur
  • Rappel : qu’est-ce qu’un mandat ?
  • 2e étape importante de notre stratégie qui correspond à la structuration politique : la mise en place du GT OA UT2J composé d’une quinzaine de personnes multi-métiers et interdisciplinaire.
    Détailler les partenaires (DAR, ….)
    Voté en CR plénier en octobre 2014
    Décliné en 2 grands axes et articulé avec le GT Revues, antérieur (mars 2013)
  • FG
    Cf le protocole d’accord + billet « GTAO c’est parti »
    Principaux services
    1/Archives ouvertes : sensibilisation et incitation, droits d’auteurs et politiques éditoriales
    2/Formations et services sur mesure aux chercheurs
    3/Informatique documentaire et contrôle qualité des métadonnées
    4/Edition électronique et qualité éditoriale (revues produites par les équipes)
  • Connecteur : Volet 4 de notre GTOA cahier des charges en cours.
    Harmonisation des métadonnées nom de structures et nom d’auteurs effectué laboratoire par laboratoire.
  • Objectifs du GT revues : donner une plus grande visibilité aux 36 revues produites ou soutenues sur l’établissement et accompagner les porteurs de revues sur des principes de qualité éditoriale (en s’inspirant du système d’information mexicain développé par la UNAM : Latindex)
    Améliorer le référencement dans les SI et bdd internationales
    Assurer une plus grande visibilité des PUM et élargir son panel existant (13)
    Expertise et accompagnement sur le remplissage des critères Latindex
    Aide au passage sur revues.org en démarrant avec le logiciel « Lodel » proposé localement par la DTICE (pour lancement de nouvelles e-revues)
  • Les 13 revues éditées aux Presses universitaires du Midi (–ex Presses universitaires du Mirail) ont fait depuis 1 an déjà le transfert vers l’édition électronique ouverte avec le choix de Freemium, tout les contenus en libre accès (sans embargo).
  • La Criée UT2J : outil de recensement et de signalement des ressources en libre accès produites par l’Université
  • Réseau crée en juin 2013 à l’occasion d’un stage Licence Pro (IUT doc UPS), 12 collègues (1 à 2 par établissement).
    Importance de la présence du SICD pour mener des actions mutualisées avec le réseau des bibliothèques de Toulouse ainsi que de l’URFIST pour le volet « accompagnement pédagogique ».
  • Partage d’outils & d’expériences malgré l’utilisation de différents systèmes d’AO.
    Rappel choix de plateforme : UPS, UT2 = portail HAL ; UT1 = e-prints ; réseau des écoles de l’INP = OATO (e-prints), puis des laboratoires avec des collections HAL (LAAS, OMP)
    De nouveaux collègues dans le réseau : ENAC et Mines Albi ont fait le choix d’un portail HAL l’an dernier.
    Charte du réseau (en ligne sur le carnet)
    Alimentation collective du carnet
    Réunions tous les 2/3 mois
  • Présentation de projets communs en tenant compte des spécificités de chacun. L’idée étant de porter politiquement le dossier archives ouvertes au niveau de l’UFTMP et en même temps, de le faire avancer au niveau de chaque établissement selon la méthode et les pratiques de chacun.
    Quid UFC (Albi) ?
  • JE_FGouzi-ABarrio_SCDPau

    1. 1. Une politique à l’écoute des chercheurs : entre mandat de dépôt sur mesure et accompagnement pédagogique Françoise GOUZI, DAR, pôle IST, UT2J Amélie BARRIO, SCD, UT2J Journée d’étude « Services aux chercheurs : quelle politique pour les archives ouvertes institutionnelles ? » URFIST Bordeaux, SCD Pau, 21 avril 2015
    2. 2. Plan • I Le contexte • II Les enjeux de visibilité • III Vers une politique du libre accès • IV Une politique concertée à l’échelle de l’Université Fédérale de Toulouse Midi- Pyrénées
    3. 3. I. Le contexte 1.1 Monopole des gros éditeurs 1.2 Coût des ressources électroniques 1.3 L’UT2J en chiffres 1.4 Statistiques d’usage
    4. 4. 1.1 Monopole des gros éditeurs
    5. 5. 09/09/13 5 1.2 Coût des ressources électroniques 09/09/13 5 Source : BUC
    6. 6. 1.3 L’UT2J en chiffres • 720 enseignants-chercheurs • 900 doctorants • 1200 publications /an environ (2 publis /an en moyenne) • 22 UMR et équipes d'accueil • Personnel IST et bibliothèque (ITRF ou équivalent) : 9 ETP (labos UMR) + 112.5 ETP (SCD/BUC/bibliothèques délocalisées/ESPE)
    7. 7. 1.4 Statistiques d’usage
    8. 8. II. Les enjeux de visibilité institutionnelle et individuelle 2.1 Visibilité mondiale de HAL 2.2 Enjeux pour l’établissement 2.3 Enjeux pour le chercheur
    9. 9. 2.1 Visibilité mondiale de HAL
    10. 10. 1 I L’utilisation institutionnelle 2.2 Enjeux pour l’établissement 1.1 Recenser les travaux et les publications du laboratoire et assurer sa diffusion 2 I Les services pour l’institution 2.1 Valoriser les publications : exports pour le site, lettre d’infos… 2.2 Générer des listes bibliographiques pour le rapport quinquennal : gain de temps, exportation automatique par type de document, par date, avec plusieurs formats… 3 I Incitation institutionnelle pour le LA : H2020 / CNRS 1.2 Assurer un contrôle qualité (signaturesIdHAL) préservation du patrimoine scientifique de l’établissement
    11. 11. 2.3 Enjeux pour le chercheur 5 I Visibilité accrue et services à haute valeur ajoutée 5.2 Suivre son activité avec les statistiques 5.1 Gérer des listes de publications dynamiques…pour un CV, un rapport 4 I Gagner du temps : un dépôt unique et simplifié 4.2 Connexion avec bases de données institutionnelles (CRAC, RIBAC) 4.1 Mise en ligne rapide et simple des résultats de sa recherche
    12. 12. 2.3 Enjeux pour le chercheur 6 I Pour apporter une protection juridique à ses travaux Conservation des droits d'auteur et datation certifiée : paternité du document (identifiant unique )= PAS DE PLAGIAT Conservation des fichiers (copie x3) sur serveurs du CINES  30 ans Liens et URL uniques et pérennes  citations stables 7 I Conservation à long terme et pérennité des fichiers
    13. 13. III. Les Archives Ouvertes à l’UT2J… vers une politique du libre accès 3.1 Structuration d’un réseau et formation 3.2 Communication 3.3 Soutien politique : vers le mandat 3.4 Support technique et documentaire
    14. 14. 3.1 Structuration d’un réseau et formation • 1 portail http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/ • 14 collections HAL • Référents HAL : relais dans les équipes • Formations : laboratoires, BUC, Ecoles Doctorales : 60h sur 2013-2015
    15. 15. Portail HAL UT2J
    16. 16. Statistiques dépôts HAL UT2J (full text+notices) 10956 en 2015 Source : HAL
    17. 17. Statistiques consultation texte intégral portail HAL UT2J 127912 22289 10957 253626 Source : HAL https://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/hal-00846542
    18. 18. L’extension des AO aux travaux étudiants
    19. 19. 3.2 Communication
    20. 20. Réseau Archives Ouvertes Toulouse http://openarchiv.hypotheses.org/
    21. 21. 3.3 Soutien politique : vers le mandat • Dispositions prises par une institution, de caractère plus ou moins obligatoires, demandant à des chercheurs ou des enseignants du supérieur, auteurs de documents scientifiques (articles, rapports, communications,…etc.) de déposer ces derniers dans des archives et/ou de les soumettre à des revues en libre accès. • Le mandat est en général pris par la direction de l’institution, mais il peut être adapté en fonction des besoins (intégré au règlement intérieur du laboratoire par ex.) • Qui ? Univ. Liège, Inria, Univ Angers, Ifremer…. Source, glossaire INIST
    22. 22. Groupe de travail OA UT2J • DAR, PUM, DTICE, SCD, E-C, doctorants Commission Recherche • Objectifs : suivre régulièrement la production scientifique de l’établissement et assurer la libre circulation des connaissances Archives ouvertes HAL (Green) Obtenir des indicateurs de la production scientifique : inciter au dépôt dans HAL (70% de texte intégral) GT Revues : politique des revues (Gold) Favoriser l’édition électronique (meilleure visibilité internationale et qualité éditoriale)
    23. 23. Objectifs du GTOA UT2J : AO (green) • Protocole d’’accord « sur mesure » : engagement mutuel (services étendus) sur 5 ans : 2 Labos/22 1 C.Pilotage et 1 C.Technique Volet 1 « politique » Volet 2 « RH : temps de travail, référentiel des tâches » Volet 3 « signatures, affiliations publications » Volet 4 « outils, plateformes » Volet 5 « identité numérique chercheur » Volet 6 « juridique » Volet 7 « formation, sensibilisation »
    24. 24. 3.4 Support technique et documentaire • Connecteur HAL/Ksup (CMS du site web UT2J) – fournir un service au plus près des enseignants-chercheurs – simplifier la saisie – proposer un affichage adapté (normes bibliographiques respectées) • Contacts pris pour laboratoires dont le site web est hors Ksup pour une mise en place de l’outil hal-tools INRIA • Nettoyage métadonnées AuréHal en coordination avec référents HAL des laboratoires
    25. 25. Objectifs du GTOA UT2J : politique des revues (gold)
    26. 26. Bouquet PUM, Freemium (libre accès)
    27. 27. « La criée »
    28. 28. IV. Une politique concertée à l’échelle de l’UFTMP 4.1 Le réseau “Archives Ouvertes Toulouse” 4.2 Objectifs et organisation collaborative 4.3 Perspectives
    29. 29. 4.1 Les membres du réseau AO Toulouse
    30. 30. 4.2 Objectifs et organisation collaborative
    31. 31. 4.3 Perspectives • Colloque 2016 à Toulouse • Fiche AO établissement (tout le réseau) • Dossier porté politiquement à et par l’UFTMP • Extension à d’autres établissements
    32. 32. Conclusion • Confortation dans le choix de HAL • Stratégie locale… • …insérée dans une démarche régionale • Volonté commune • Renforcement des compétences « archives ouvertes » Merci pour votre attention gouzi@univ-tlse2.fr, amelie.barrio@univ-tlse2.fr

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