A rede de supermercados D'avó implementou um sistema de gestão de notas fiscais eletrônicas para receber, emitir, armazenar e consultar cerca de 10 mil notas por mês de forma mais eficiente. O sistema automatizou os processos e centralizou a conferência das notas, gerando economia e agilidade.

1. tecnologia
Nota
mil
A rede paulista
D’avó descobriu
como receber,
emitir, armazenar
e consultar
10 mil notas
fiscais eletrônicas
P
mensais sem erto de 90% das no-
cometer erros, tas fiscais recebidas
com menos gastos dos fornecedores pelo
D’avó são emitidas ele-
e mais rapidez tronicamente, o que re-
Texto Fernando Salles presenta um arsenal de
fernando.salles@sm.com.br pelo menos 10 mil no-
tas por mês que preci-
sam ser conferidas e armazenadas pela rede, dona de nove su-
permercados, cinco farmácias e três postos de combustível em
São Paulo. Esse trabalho complicado e importantíssimo ficou
bem mais fácil depois de a empresa implantar o sistema Trust­­ ­
Files, desenvolvido pela Invoiceware, para gerenciar a opera-
ção. “A ferramenta emite, recebe, armazena e valida as informa-
ções das notas fiscais eletrônicas. Também trabalha integrada
ao sistema ERP do cliente”, explica Alberto Freitas, diretor-ge-
ral da Invoiceware. Na prática, significa que, em vez de deslo-
car profissionais para receber as notas e digitar as informações
– processo manual que é um convite a erros –, tudo vai dire-
to para o sistema após a nota ser recebida de forma totalmen-
te eletrônica, o que torna o processo mais ágil e transparente.
Esses benefícios foram logo percebidos no D’avó. Willian Ro-
cha, diretor de tecnologia, conta que antes de utilizar o softwa-
re, cada loja da rede contava com dois profissionais com amplos
conhecimentos de tributos para verificar se as informações fis-
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2. Nota fiscal
tecnologia
cais de cada entrega chegavam den-
tro dos critérios corretos. Hoje, essa
equipe mais preparada – cujos salá- entenda o sistema
rios são mais altos – está centraliza- Solução já foi implantada em mais de 800 empresas
da na matriz. O trabalho nas unida-
de todos os portes e ramos de atuação
des ficou por conta de equipes me-
nores e com perfil mais operacional, Desenvolvido pela Invoiceware, o TrustFiles faz o gerenciamento de
dispensando conhecimentos tribu- notas fiscais eletrônicas, auxiliando as empresas nos processos de emissão,
tários. Quando uma entrega chega recebimento, armazenamento, validação das notas dos fornecedores,
do fornecedor, o pessoal de recebi- além de validação das notas eletrônicas com as Secretarias de Fazenda e
mento passa a representação gráfi- integração dos dados ao ERP. A implementação demora entre 15 e 45 dias,
ca da nota eletrônica (o Danfe) no es- dependendo da equipe e dos softwares do cliente. O servidor da Invoiceware
caner e aciona um chamado interno, arquiva os documentos, que podem ser facilmente consultados.
via computador, solicitando libera-
ção da central. Pelo próprio sistema
é feita a checagem para saber se já
existe um arquivo eletrônico daque-
la nota e também se o fornecedor es- vantagens “Ainda há empresas que arquivam
as cópias impressas de todas as no-
tá em situação regular. Se tudo esti- para o ta eletrônicas, mas isso é um equí-
supermercado
ver “ok”, o recebimento é liberado. voco”, lembra Alberto Freitas, da
Invoiceware. Ele ressalta que, para
O D’avó também emite notas efeito de fiscalização, a nota impres-
fiscais eletrônicas sempre que vai Fim da digitação sa não tem valor. Com a ferramenta
transferir um produto para outra lo- manual dos dados, da Invoiceware, todos os arquivos
ja, processo que se tornou mais sim- o que gerava ficam guardados em um datacenter
ples e barato. “Antes imprimíamos erros no sistema seguro. A qualquer momento uma
quatro vias de cada nota. Hoje só nota pode ser encontrada a partir
mandamos uma cópia impressa, o Facilidade para de consultas por CNPJ, nome do
identificar fornecedores
Danfe”, afirma o diretor. Isso porque emitente, períodos, etc.
com divergências
o que realmente vale, a verdadeira constantes entre A implantação dura entre 15 e 45
nota, é o arquivo eletrônico que fica pedido e entrega dias, dependendo da compatibili-
armazenado, conhecido como XML. dade de softwares e da disponibili-
Com o sistema de gestão, foi possí- Agilidade na dade das equipes envolvidas. Já os
vel até aposentar as antigas impres- conferência de notas ganhos em agilidade, redução de
soras matriciais, pelas quais a rede fiscais no recebimento custos e organização permanecem
pagava R$ 150 por mês de outsour- e na emissão por mais tempo. Para o D’avó, usar
cing (terceirização do equipamen- para transferência a tecnologia disponível no mercado
entre lojas
to). Caso tivesse mantido o esquema garante eficiência, menor desgaste
antigo, seria preciso ter duas dessas Economia com e maior competitividade.
impressoras em cada loja. Ou seja, a impressão de papel
mudança gerou economia de R$ 32,4 e manutenção
mil ao ano. “Passamos a utilizar im- das impressoras nesta reportagem você viu:
pressoras laser comuns, sob acordo
Centralização da como funciona o sistema de
de pagar apenas pelo que consumi-
equipe de controle fiscal gerenciamento de notas fiscais
mos”, conta Willian Rocha. Com a O que ele garante
redução nas impressões, as despe- Rapidez na consulta O exemplo da rede d’avó
sas caíram bastante. de notas fiscais
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