1. Desmistificando a
Digitalização
Felipe Chaves – CDIA+, ECMs
Gerente de Vendas

4. ...Digitalizar?

5. Por que digitalizar?
• Reduzir custos com gestão de documentos físicos;
• Aproveitar o espaço físico para atividades nobres;
• Ter maior eficiência em processos;
• Ter rápido acesso a informações para tomada de decisão.
Como digitalizar?
• Com equipamentos adequados: MFPs e Scanners Profissionais;
• Utilizando-se de chaves de pesquisas eficientes;
• Automatizando a etapa de indexação com as tecnologias de extração de
dados, OCR/ICR/OMR e códigos de barras.

6. “… mas em qual pasta mesmo
eu guardei?”

7. ...a qualidade da informação.

8. 40KB70KB
Image Enhancement

9. 80KB 30KB
Image Enhancement

10. ...por onde eu começo?

11. CONTÁBIL DEP.
PESSOAL
JURÍDICO VENDAS FINAN
CEIRO
PRODUÇÃO QUALIDADE
35% 20% 10% 5% 15% 5% 10%
3.500.000 2.000.000 1.000.000 500.000 1.500.000 500.000 1.000.000
QUANTIDADE
PÁGINAS
100%
10.000.000
TIPOS E VOLUMES
CONTÁBIL DEP.
PESSOAL
JURÍDICO VENDAS FINAN
CEIRO
PRODUÇÃO QUALIDADE
30% 30% 10% 5% 10% 5% 10%
231 m2 231 m2 77 m2 38,5 m2 77 m2 38,5 m2 77 m2
ESPAÇO
FÍSICO
100%
770 m2
CUSTO x ESPAÇO FÍSICO
Fonte: OnDemand Consultoria

12. Soluções
ReadSoft + Fluig

13. • Digitalização de qualquer tipo de documento, como:
 Contratos;
 Propostas;
 Notas Fiscais;
 Documentos de RH;
 Ordens de Serviço;
• Leitura automática de códigos de barras;
• Digitalização em lotes;
• Diferentes perfis de captura;
• Integração nativa com o Fluig, de:
 Imagens (PDF);
 Dados extraídos (XML).

14. • Digitalização de documentos fiscais como:
 Notas Fiscais;
 Notas de Serviço;
 Conhecimentos de Transporte.
• OCR para extração de campos como:
 Nº da Nota;
 CNPJ do emissor;
 Valor;
 Data de Vencimento;
 Chave da Danfe;
 etc.
• Integração nativa com o Fluig, de:
 Imagens (PDF);
 Dados extraídos (XML).

15. Case
Automação de Notas Fiscais

16. Automação de Notas Fiscais
Em empresas que recebem notas fiscais em uma ou mais localidades e realizam
o lançamento das notas de forma manual no ERP.
Onde se aplica?
Quais os benefícios?
Reduzir o manuseio do papel e de arquivos, agilizar o processo de lançamento,
reduzir custos com headcount e logística, melhorar o provisionamento de fluxo
de caixa.

17. Antes do projeto...
• Empresa do setor de construção com 43 localidades no Brasil;
• Recebem cerca de 5 mil notas fiscais mensalmente;
• Seu CSC está localizado em São Paulo;
• Em média levava-se 18 dias para receber notas fiscais das filais e lançá-las no ERP;
• 60% das notas chegavam vencidas ou com o prazo de vencimento próximo e não podiam ser
pagas nas datas.
• Como o pagamento era feito com atraso, o relacionamento com os fornecedores locais era
afetado.
• Para efetuar o pagamento, as notas precisavam ser lançadas manualmente no ERP.
• 40% das notas lançadas tinham erros de digitação, gerando retrabalho.
Automação de Notas Fiscais

18. Automação de Notas Fiscais
+

19. Nesta etapa do
processo analista
compara a imagem da
Nota Fiscal com os
dados capturados
Em havendo
divergência procede os
ajustes até que todos
os dados estejam
“verde”, ou seja
liberados
Uma vez que isto
ocorra os dados são
transferidos
automaticamente para
o ERP.
Automação de Notas Fiscais

20. Depois do projeto...
• O tempo médio de recebimento + lançamento no ERP que era de 18 dias hoje é de
aproximadamente 30 minutos.
• Antes 60% das notas chegavam vencidas ou próximas do prazo de vencimento. Hoje elas
representam menos de 5%.
• Não existem mais problemas com fornecedores por atrasos nos pagamentos.
• Os dados lançados no ERP tem 100% de acuracidade.
• A maior visibilidade do fluxo de caixa permitiu que não somente as notas passassem a ser
pagas no prazo, mas também negociarem descontos por antecipação de pagamentos.
• Redução do headcount antes designado a fazer lançamentos manuais no ERP.
Automação de Notas Fiscais

21. ...a Readsoft

22. O que nós fazemos...
“Contribuimos para o sucesso dos
empresas através do fornecimento
de soluções tecnológicas para
automação de processos de
negócios e documentos.”

23. “Ser a líder em automação de processos e
documentos.”
Visão
readsoft.com

24. Quem somos?

26. Felipe Chaves
Gerente de Vendas
Telefone + 55 11 3296 5356
Celular: + 55 11 97460-2058
felipe.chaves@readsoft.com
www.readsoft.com.br
ReadSoft
Rua Gomes de Carvalho, 1581,
9º andar Vl. Olímpia
CEP 04547-006 São Paulo – SP
Brasil Obrigado
readsoft.com