Quy trình tối ưu dự án

1. Quy trình tối ưu hóa dự án hay một truyện cổ tích
đòi được viết lại
Tác giả:Như Quỳnh
Mọi chuyện bắt đầu từ việc truyện cổ tích “Em bé
quàng khăn” đỏ đòi được viết lại: “…Mặt trời
chiếu rực rỡ, cần mang bánh cho bà, nhưng rủi
ro quá cao”, - người mẹ nghĩ và gọi bác thợ săn
đến. Người mẹ đề nghị bác mang giỏ bánh cho bà
và lấy một phần bánh trả công cho bác. Như vậy,
câu chuyện cổ tích cũng vẫn kết thúc tốt đẹp. Bác
thợ săn trở nên mê những chiếc bánh nướng, còn
bà mẹ ngày càng thích nướng bánh hơn. Họ lấy
nhau. Bà thường xuyên được ăn bánh và không
còn phải lo lắng cho cô cháu yêu nữa. Mọi người
sống lâu trăm tuổi và hạnh phúc…”.
Một lần vào buổi tối, một câu chuyện cổ tích cũ kỹ mà ai cũng biết bỗng nhiên nổi giận…
Nó làm tung tóe cả giá sách và hét toáng lên rằng sẽ còn làm lộn xộn khắp cả nhà chứ không
chỉ ở đây. Câu chuyện cổ tích muốn được viết lại…
“Tầm bậy quá chừng! – chắc bạn sẽ hét lên. – Chúng tôi là những người lớn nghiêm túc vào
đây để đọc những thông tin có ích. Đây có phải nhà trẻ đâu mà kể chuyện cổ tích?!”
Tôi hoàn toàn đồng ý với bạn. Hơn nữa, tôi cũng là một người lớn nghiêm túc giống như
các bạn. Nào, chúng ta cùng nghĩ xem, những người lớn nghiêm túc có thể cứu rỗi cả thế
giới như thế nào.
Và đây là những dữ liệu ban đầu:
Dưới một triều đại của một vị hoàng đế nào đó, ở một quốc gia nào đó đã, ngày xửa ngày
xưa có: một người mẹ bánh rất ngon; một cô con gái nhỏ-cô bé quàng khăn đỏ; một con chó
sói hung dữ; một người thợ săn dũng cảm; một người bà đang bị ốm.
Và một lần, người mẹ muốn gửi đến bà đang bị ốm những cái bánh do tự tay mình làm ra.
Người mẹ nhìn ra ngoài trời. Nắng đẹp. Ngoài sân, cô con gái-cô bé quàng khăn đỏ đang
chơi.
“Cô bé biết đường đi, thời tiết đẹp. Hãy để cô bé đi dạo chơi một vòng đến chỗ bà rồi trở về
vào buổi chiều”, - người mẹ nghĩ.
1

2. ”Bé quàng khăn đỏ, - người mẹ gọi con gái, - con hãy mang giỏ bánh đến biếu bà và nhân
tiện xem bà có được khỏe không!”.
Trong diễn biến tiếp theo, con chó sói dữ tợn xuất hiện, sau đó đến người thợ săn dũng cảm.
Mọi việc tiếp tục như chúng ta đã biết: rất nhiều tình tiết hồi hộp, và những tình tiết này chả
có gì liên quan đến những cái bánh, và kết cục – một đoạn kết truyền thống có hậu!
Vào ngày tiếp theo mặt trời lại chiếu rực rỡ.
”Viết lại đi!” – câu chuyện cổ tích lại đòi hỏi.
”Thôi được”, - tôi nghĩ. Và bây giờ xuất hiện ba phương án tiếp tục câu chuyện như sau.
Phương án thứ nhất:
Mặt trời chiếu rực rỡ, không có con chó sói nguy hiểm nào hết, ngoài ra trong rừng lại còn
có cả những người thợ săn”, - bà mẹ nghĩ và sai em bé quàng khăn đỏ đi vào rừng. Câu
chuyện cổ tích tiếp tục. Bạn có thể tự suy diễn tiếp những diễn biến của nó.
Phương án thứ hai:
Mặt trời chiếu rực rỡ, nhưng trong rừng có những con chó sói hoang hung dữ, và không biết
liệu bác thợ săn có xuất hiện đúng vào thời điểm nguy hiểm không. Rủi ro quá lớn. Không
thể để cho bé quàng khăn đỏ đi vào rừng được”, - người mẹ nghĩ và không sai con gái đi
thăm bà nữa. Câu chuyện cổ tích kết thúc. Mục đích không đạt được.
Phương án thứ ba:
Mặt trời chiếu rực rỡ, bà muốn ăn bánh, nhưng rủi ro quá cao”, - người mẹ nghĩ và gọi bác
thợ săn đến. Người mẹ đề nghị bác mang giỏ bánh cho bà và lấy một phần bánh trả công cho
bác. Như vậy, câu chuyện cổ tích cũng vẫn kết thúc tốt đẹp. Bác thợ săn trở nên mê những
cái bánh nướng, người mẹ ngày càng thích nướng bánh hơn. Họ lấy nhau. Còn bà thường
xuyên được ăn bánh và không còn phải lo lắng cho cô cháu yêu nữa. Mọi người sống lâu
trăm tuổi và hạnh phúc.
Bạn lại hét lên:
”Ở đây chẳng có gì nghiêm túc cả. – Toàn viết về những điều vớ vẩn!”.
Bạn đừng nóng vội. Còn đây là câu chuyện thứ hai về một Doanh nhân và Dự án của ông ta.
Câu chuyện đúng là chỉ dành cho người lớn. Mặc dù cốt chuyện cũng vậy cả thôi. Doanh
nhân suy nghĩ rất thấu đáo trước khi đưa ra Dự án:
1. Doanh nhân xác định:
-mục đích;
2

3. -những trở ngại có thể xảy ra và cách để giải quyết chúng;
-các tiềm lực về vật chất, tinh thần, thời gian… có thể sử dụng để đạt mục đích;
-lên kế hoạch (các bước đi cụ thể tiếp nối nhau để đạt được mục đích và rủi ro có thể chấp
nhận được);
-các giai đoạn của kế hoạch và phương thức đánh giá kết quả của từng giai đoạn này;
-các yếu tố dẫn đến việc ngừng việc thực hiện dự án.
2. Đánh giá tương quan giữa rủi ro và lợi nhuận
3. Đưa ra quyết định và
-bắt đầu thử nghiệm kế hoạch;
-nhưng chưa thực hiện dự án.
4. Khi kết thúc một giai đoạn, Doanh nhân đánh giá:
-thực tế đã đạt được những gì;
-theo kế hoạch thì phải đạt được đến đâu;
-tương quan giữa giai đoạn trước và hiện tại;
-tương quan giữa tất cả các giai đoạn.
5. Phân tích nguyên nhân tại sao thực tế và kế hoạch lại không khớp nhau
-những mối liên hệ nào đã bị bỏ qua, mối liên hệ nào được đánh giá không đúng;
-môi trường xung quanh có gì thay đổi (sau khi nhìn nhận các mối liên hệ dưới một góc độ
mới).
6. Xác định lại một lần nữa
-những trở ngại có thể xảy ra và cách để giải quyết chúng;
-các tiềm lực về vật chất, tinh thần, thời gian… có thể sử dụng để đạt mục đích.
7. Phân tích những điểm mới được xác đinh ở điểm 6 và đưa ra một kế hoạch mới (các
bước đi cụ thể tiếp nối nhau để thực hiện mục đích và rủi ro có thể chấp nhận được). Trong
kế hoạch này có tính đến:
-những mối liên hệ và quy luật mới được phát hiện;
3

4. -xác định các giai đoạn và phương thức đánh giá kết quả của các giai đoạn này.
8. Đánh giá tương quan giữa rủi ro và lợi nhuận
9. Đưa ra quyết định và
-bắt đầu thử nghiệm kế hoạch;
-nhưng chưa thực hiện dự án
………..
Cứ như vậy, hoạt động của Doanh nhân để lên dự án bao gồm: giả thiết các mối quan hệ
(quy luật) nguyên nhân-hậu quả xác định nào đó; chuẩn bị và tiến hành thử nghiệm; phân
tích kết quả; xác định rõ lại giả thiết; lên kế hoạch lại có tính đến những mối quan hệ nguyên
nhân-hậu quả mới phát hiện và tiến hành thử nghiệm. Đồng thời ở bước thử nghiệm mới,
Doanh nhân xem xét lại tính đúng đắn của những giả thiết cũ và kiểm tra những giả thiết
mới – dưới sự tác động qua lại của những yếu tố khác nhau, và ảnh hưởng của chúng đến kết
quả các giai đoạn mà Doanh nhân đã đặt ra. Có nghĩa, đây là quá trình Doanh nhân thu nhận
những kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để đảm bảo sự thành công cho dự án.
Được như vậy thì quá lý tưởng . Còn trong thực tế, các điểm quan trọng 4 và 5: “phân tích
các kết quả, làm rõ lại các giả thiết, xác định những mối quan hệ chưa được tính đến và
phương thức kiểm tra chúng”, - thông thường bị bỏ qua. Và khi đó, dự án của chúng ta sẽ
giống như một câu chuyện cổ tích khủng khiếp. Doanh nhân sẽ đau khổ với câu hỏi: “Tại
sao công việc kinh doanh lại đau đầu thế nhỉ?!”
Để làm sáng tỏ hơn, chúng ta quay lại với câu chuyện cổ tích cô bé quàng khăn đỏ.
Mục đích được đặt ra: đưa bánh đến cho bà.
Kế hoạch đưa ra: nướng bánh, sai bé quàng khăn đỏ mang bánh cho bà, có giỏ đựng bánh.
Thời gian kết thúc dự án: đến tối.
Các giả thiết đưa ra: thời tiết đẹp, em bé quàng khăn đỏ khỏe mạnh và biết đường đi.
Rủi ro được đánh giá không đáng kể. Quyết định thực hiện.
Kiểm tra các giai đoạn thực hiện: phát hiện ra giai đoạn vận chuyển bánh đã không tính đến
sự xuất hiện của con sói ăn thịt trong rừng. Khả năng bé quàng khăn đỏ gặp phải là rất cao.
Trong kế hoạch tiếp theo, xác định phương thức giảm rủi ro với giá chấp nhận được: trả cho
bác thợ săn một phần bánh để bác đưa bánh an toàn đến cho bà. Chắc chắn, bác thợ săn sẽ
không đòi hỏi nhiều vì đằng nào bác cũng đi vào rừng.
4

5. Mọi diễn biến trở nên bình thường, không có gì phải lo lắng cả.
Thu nhận được những kiến thức cần thiết sau:
cần phải xác định rõ tất cả các mạo hiểm có thể khi đưa bánh;
bởi vì việc đưa bánh chưa phải là một quá trình đã được kiểm nghiệm và thông suốt, vì vậy
sẽ có rủi ro;
Xác định phương thức tối thiểu hóa mạo hiểm và chi phí.
Tuy nhiên, trong chuyện cổ tích không đặt ra vấn đề thu thập những kiến thức cần thiết để
tiến hành kinh doanh chuyển bánh đến những vùng nguy hiểm.
***
Vậy, sau khi đọc xong những câu chuyện cổ tích này chắc bạn đã hiểu được mối liên hệ giữa
chúng với việc tối ưu hóa dự án (bằng cách thu thập những kiến thức và kinh nghiệm cần
thiết một cách có hệ thống và lên kế hoạch lại). Và có thể, công việc kinh doanh của bạn sẽ
tốt lên, dù chỉ một chút, đồng thời các cơn đau đầu sẽ ít đi.
Cuối cùng, hãy thử kiểm tra lại một dự án kinh doanh bất kỳ của bạn theo các bước trên để
xem mình có thể phát hiện ra những gì.
Chúc bạn thành công!
(Dịch từ Zhuk)
5