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locales
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Le projet
•  Un calendrier de conservation plus juste
•  Mise à jour du calendrier
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Phases du projet “révision”
•  Révision de la taxonomie
•  Analyse comparative des
contraintes réglementaires
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•  618 catégories
•  6800 sources
•  1881 règles de conservation
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synoptique
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Des catégories plus simples
•  Suppression des catégories redondantes
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…Mais pas toujours
•  La résistance à des catégories communes
•  Le cas des archives clients de trusts
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Quels principes pour les règles ?
•  La définition de l’étalon
•  Les Etats-Unis et le reste du monde
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Quels principes pour les règles ?
•  Documenter les spécificités métiers
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Les règles de conservation
•  Distribution des règles
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Les règles de conservation
•  Analyse du top 3 des délais
•  10 ans (151)
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Les règles de conservation
•  Extrêmes
•  30 jours
•  Backup et données personnelles
•  Permanent
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La validation des règles
•  La résistance au changement
•  Le problème du regard
•  10 contre 11
•  Function contre spécif...
Exemples
Vue des règles par catégories
Vue des catégories par règles
Vue des catégories par sources
Vue globale par juridiction
Prochaines étapes
•  Mise en oeuvre du calendrier dans système de
gestion
•  Affiner le “data map” du calendrier
•  Pour c...
Prochaines étapes
•  Prendre en compte pour la prochaine révision
•  Les domaines de simplification identifiés
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Un pour tous, tous pour un. Retour d’expérience sur la révision d’un calendrier de conservation

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Présentation par Elisabeth Bühlmann Herzog (Fontis International) au Forum des archivistes du 1er juin 2015 (Un pour tous, tous pour un. Retour d’expérience sur la révision d’un calendrier de conservation pour une banque multinationale)

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Un pour tous, tous pour un. Retour d’expérience sur la révision d’un calendrier de conservation

  1. 1. Un pour tous, tous pour un Retour sur un an de projet de rénovation de calendrier de conservation Elisabeth Bühlmann Herzog Forum des Archivistes Genevois Juin 2015
  2. 2. Le contexte •  Holding américaine •  72 pays •  Toutes les branches de la finance •  Expérience du contentieux
  3. 3. Le calendrier de départ •  Profil •  Calendrier fondé sur les Etats-Unis avec des exceptions locales •  Une structure plutôt fonctionnelle •  Une structure de relations complexes •  Entre les catégories et les pays •  Entre les groupes de contraintes réglementaires et les délais de conservation •  En résumé •  612 catégories d’archives •  6800 contraintes réglementaires •  1881 règles de conservation
  4. 4. Exemple
  5. 5. Le projet •  Un calendrier de conservation plus juste •  Mise à jour du calendrier •  Analyse des contraintes réglementaires manquantes •  Un calendrier plus durable •  Outil pour assurer la maintenance du calendrier •  Gestion du changement •  Un projet sur 3 ans •  9 mois pour la révision •  2 ans pour tester la mise à jour en continu
  6. 6. L’équipe
  7. 7. Phases du projet “révision” •  Révision de la taxonomie •  Analyse comparative des contraintes réglementaires •  Définition des règles de conservation •  Validation du calendrier par les corps de métiers et régions •  Publication
  8. 8. Les résultats Avant •  618 catégories •  6800 sources •  1881 règles de conservation •  Pas de représentation synoptique Après •  224 catégories •  11385 sources •  474 règles appliquées 970 fois •  Représentations à la volée, synoptique ou spécifique
  9. 9. Des catégories plus simples •  Suppression des catégories redondantes •  Réplica locaux •  Réplica secteur financier •  Fusion de catégories en fonction d’un processus •  Ouverture/clôture de compte •  Explicitation des catégories •  Description spécifique •  Termes synonymes et locaux
  10. 10. …Mais pas toujours •  La résistance à des catégories communes •  Le cas des archives clients de trusts •  L’influence des préoccupations « à la mode » •  Le choix du paramètre de départ du délai •  La création de catégories spécifiques plutôt liées à un média •  Le problème de la granularité •  Surreprésentation de sous- processus
  11. 11. Quels principes pour les règles ? •  La définition de l’étalon •  Les Etats-Unis et le reste du monde •  Le critère de création de l’exception •  Que faire en cas de juridiction fédérale ? •  Quelles considérations réglementaires ? •  Les prescriptions légales •  Les lois très spécifiques (amiante etc.) •  Les associations, les entités auto-régulantes
  12. 12. Quels principes pour les règles ? •  Documenter les spécificités métiers •  Jurisprudence ou décision d’instances réglementaires •  Quels délais pour les « non-archives » •  Standardiser les règles •  Pour permettre leur mise en œuvre automatique ? •  Ou assurer leur pertinence auprès des corps de métiers ?
  13. 13. Les règles de conservation •  Distribution des règles •  305 règles utilisées 1 fois •  Dont 151 exceptions locales pures (non-globales, non US) •  Règles les plus utilisées (>10) •  Les règles comptables globales ou spécifiques à un pays •  Une règle temporaire •  Entre 5 et 10 •  Les activités clés du métier •  Transactions, ouverture/clôture de comptes, fonds •  Gestion des risques
  14. 14. Les règles de conservation •  Analyse du top 3 des délais •  10 ans (151) •  23 depuis l’expiration du contrat •  21 depuis la fin de l’année financière •  19 depuis la disparition/vente/destruction des biens •  6 ans (60) •  15 depuis la date de création •  7 ans (55) •  8 depuis la date de création •  6 depuis la clôture de la transaction finale, sa maturité
  15. 15. Les règles de conservation •  Extrêmes •  30 jours •  Backup et données personnelles •  Permanent •  Archives historiques (et trust)
  16. 16. La validation des règles •  La résistance au changement •  Le problème du regard •  10 contre 11 •  Function contre spécifique •  Faciliter les décisions •  Rôle du conseiller juridique •  L’expression directe de la relation de la catégorie-source- règle
  17. 17. Exemples
  18. 18. Vue des règles par catégories
  19. 19. Vue des catégories par règles
  20. 20. Vue des catégories par sources
  21. 21. Vue globale par juridiction
  22. 22. Prochaines étapes •  Mise en oeuvre du calendrier dans système de gestion •  Affiner le “data map” du calendrier •  Pour compléter la mise en oeuvre dans toutes les zones de stockage
  23. 23. Prochaines étapes •  Prendre en compte pour la prochaine révision •  Les domaines de simplification identifiés •  Revoir les règles temporaires attribuées •  Tester le mécanisme de mise à jour en continu des règles
  24. 24. Que cela vous inspire-t-il ?

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