Forum des archivistes genevois 31 mai 2011 Par Isabelle Dubois,  Préposée  LIPAD, présentation et mise en oeuvre
Plan de l'exposé <ul><ul><li>LIPAD: les nouveautés </li></ul></ul><ul><ul><li>Traitement des dossiers  </li></ul></ul><ul>...
<ul><li>la loi sur l'information du public et l'accès aux documents  </li></ul><ul><li>de 2002 (LIPAD; transparence) et la...
<ul><li>…  e t complétées : </li></ul><ul><li>Responsabilisation des institutions </li></ul><ul><li>Applicabilité au grand...
<ul><li>En général: conseils aux citoyens (visite, courriel, téléphone) </li></ul><ul><li>En cas de litige: </li></ul><ul>...
Traitement des dossiers -2  institutionnels <ul><li>En général: tours d'horizon </li></ul><ul><li>En particulier : </li></...
<ul><li>Une indépendance qui dérange  </li></ul><ul><li>L’incurie des responsables LIPAD du « petit État »  </li></ul><ul>...
Actualités -1 <ul><ul><li>L'affaire de la commune de Corsier: </li></ul></ul><ul><li>Les procès-verbaux de commissions val...
Actualités -2 <ul><ul><li>L'affaire de la FAO: </li></ul></ul><ul><ul><li>La diffusion spontanée des données personnelles,...
Actualités -3 <ul><li>La jurisprudence du TA… </li></ul><ul><ul><li>ATA/307/2008 du 10 juin 2008 </li></ul></ul><ul><ul><l...
<ul><li>informe du contenu des fichiers et de l'adresse des propriétaires détenteurs  des fichiers  </li></ul><ul><li>ne c...
<ul><li>4 types de fichiers: </li></ul><ul><li>1 Données personnelles incontestables </li></ul><ul><li>2 Annuaires ( ident...
<ul><li>On ne déclare pas: </li></ul><ul><li>Fichiers éphémères ne contenant pas de données personnelles sensibles </li></...
<ul><li>Typologie des déclarations </li></ul><ul><li>Consultation  : pour visualiser les données d'un fichier externe </li...
<ul><li>Structure d'une déclaration: </li></ul><ul><li>Une entête  : </li></ul><ul><ul><li>Description du fichier, catégor...
le catalogue des fichiers -6 <ul><li>Il y a actuellement une vingtaine de catégories, chacune ayant jusqu'à 10 sous-catégo...
<ul><li>catégorie  identification de la personne  : </li></ul><ul><li>Sous-catégories:   N°AVS – langues parlées – emprein...
le catalogue des fichiers -8 <ul><li>La catégorie est rattachée à l'organe déclarant ( Unité organisationnelle - Service )...
le catalogue des fichiers -9 DEBUT FIN
le catalogue des fichiers -10 <ul><li>mai :  réception des informations et coordonnées des déclarants et manuel d'utilisat...
<ul><li>En général: le PPDT valorise le travail des archivistes et soutient leurs actions </li></ul><ul><li>Ponctuellement...
<ul><li>Notre bureau se tient à votre disposition: </li></ul><ul><li>Sur place: 27bd Helvétique, 8 ème  étage </li></ul><u...
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LIPAD, présentation et mise en oeuvre

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  • Pertinentes et nécessaires (art. 36 I a): voir le plan de classement établi par les archivistes cantonaux : carrière (CV, attestations, contrats, changement de fonction, promotion, retraite, licenciements, démission,…), évaluations/entretiens d&apos;évaluation et de développement, correspondances diverses, indemnité/frais, absences (maladie, accident, congés divers), formation, sanctions/enquêtes Exactes et mises à jour (art. 36 I b): voir le délai de 10 ans au-delà duquel un document ne peut plus être invoqué (art. 17 RPAC) Sécurisés (art. 37) : Protégées contre tout traitement illicite: les droits d&apos;accès doivent être strictement limités ; pour la communication, l&apos;art. 39 LIPAD s&apos;applique Intactes: La loi parle d&apos;intégrité des données, qui doit être garantie par l&apos;institution au même titre que la confidentialité et la disponibilité. Développé plus loin Tenues confidentielles: traité plus haut Collectées de manière reconnaissable (art. 38): voir l&apos;article 17 al. 2 RPAC « aucun document ne peut être utilisé contre un membre du personnel sans que celui-ci n&apos;en ait connaissance et qu&apos;un délai ne lui ait été fixé pour faire part de son point de vue » et aussi l&apos;art. 9 de l&apos;ordonnance fédérale sur le personnel de la confédération, qui prévoit, sous le titre Protection de la personnalité que « sont notamment considérées comme atteinte inadmissible la saisie systématique de données sur les prestations individuelles sans que l’employé concerné en ait connaissance»
  • La LStat prend en compte les grands principes de la PD (licéité, proportionnalité, transparence, finalité, exactitude, sécurité - confidentialité, intégrité, disponibilité ) Consultation du Préposé si faits relèvent de la sphère intime/données personnelles sensibles (art. 13 LStat et 41 al.2 f) LIPAD) Enquêtes et participation des citoyens (facultatif/obligatoire); instituts de sondage privés
  • LIPAD, présentation et mise en oeuvre

    1. 1. Forum des archivistes genevois 31 mai 2011 Par Isabelle Dubois, Préposée LIPAD, présentation et mise en oeuvre
    2. 2. Plan de l'exposé <ul><ul><li>LIPAD: les nouveautés </li></ul></ul><ul><ul><li>Traitement des dossiers </li></ul></ul><ul><ul><li>Les premiers constats </li></ul></ul><ul><ul><li>Actualités </li></ul></ul><ul><ul><li>Le catalogue des fichiers </li></ul></ul><ul><ul><li>Collaboration PPDT et Archivistes </li></ul></ul>
    3. 3. <ul><li>la loi sur l'information du public et l'accès aux documents </li></ul><ul><li>de 2002 (LIPAD; transparence) et la loi sur le traitement </li></ul><ul><li>automatisé par ordinateur de 1973 (LITAO; protection des données sous l'angle des fichiers) sont </li></ul><ul><li>regroupées , </li></ul><ul><li>… </li></ul>LIPAD, les nouveautés -1
    4. 4. <ul><li>… e t complétées : </li></ul><ul><li>Responsabilisation des institutions </li></ul><ul><li>Applicabilité au grand Etat </li></ul><ul><li>Suppression de la procédure d'autorisation par le Conseil d'Etat </li></ul><ul><li>Publicité au lieu du secret </li></ul><ul><li>Conditions légales au traitement des donnés personnelles </li></ul><ul><li>Une autorité administrative indépendante </li></ul>LIPAD, les nouveautés -2
    5. 5. <ul><li>En général: conseils aux citoyens (visite, courriel, téléphone) </li></ul><ul><li>En cas de litige: </li></ul><ul><li>En matière de transparence, l'usager peut saisir le préposé et le cas est traité par le biais de la médiation suivie, le cas échéant, d'une recommandation . </li></ul><ul><li>En matière de protection des données, l'institution doit transmettre le dossier au préposé; le cas est  instruit de manière informelle , et sans accord des parties une recommandation est rendue. </li></ul>Traitement des dossiers -1 individuels
    6. 6. Traitement des dossiers -2 institutionnels <ul><li>En général: tours d'horizon </li></ul><ul><li>En particulier : </li></ul><ul><li>L'agrément, aval, sous l'angle de la LIPAD, du bureau à un projet d'une institution qui lui a été soumis sur une base volontaire. </li></ul><ul><li>La prise de position , avis du bureau, sur demande ou en auto-saisine, portant sur une question spécifique à la protection des données et à la transparence. </li></ul>
    7. 7. <ul><li>Une indépendance qui dérange </li></ul><ul><li>L’incurie des responsables LIPAD du « petit État » </li></ul><ul><li>Une mise en œuvre de la LIPAD à deux vitesses </li></ul><ul><li>L’invisibilité du bureau des préposées </li></ul><ul><li>L’absence d’un règlement d’application </li></ul><ul><li>Un champ d’application sujet à interprétation </li></ul><ul><li>La transparence est restée lettre morte </li></ul><ul><li>L’administration de demain </li></ul><ul><li>Les effets prometteurs de la médiation </li></ul> Les constats 2010
    8. 8. Actualités -1 <ul><ul><li>L'affaire de la commune de Corsier: </li></ul></ul><ul><li>Les procès-verbaux de commissions valant rapports sont publics </li></ul><ul><li>http://www.ge.ch/ppdt/doc/documentations/PPDT_Recommandation_T_2010_I_002_Corsier_J.pdf </li></ul>
    9. 9. Actualités -2 <ul><ul><li>L'affaire de la FAO: </li></ul></ul><ul><ul><li>La diffusion spontanée des données personnelles, accessibles au monde entier, pour une durée illimitée n'est pas conforme à la loi </li></ul></ul><ul><ul><li>Les donnés personnelles sensibles publiées dans la FAO doivent être supprimées après 2 ans </li></ul></ul><ul><li>http://www.ge.ch/ppdt/doc/documentations/PPDT_Recommandation_PD_2010_I_004_FAO.pdf </li></ul>
    10. 10. Actualités -3 <ul><li>La jurisprudence du TA… </li></ul><ul><ul><li>ATA/307/2008 du 10 juin 2008 </li></ul></ul><ul><ul><li>ATA/383/2010 du 8 juin 2010 (voir aussi ATA/210/2009 et ATA/211/2009) </li></ul></ul><ul><ul><li>… et du TAF </li></ul></ul><ul><ul><li>ATAF A-3609/2010 du 17 février 2011 </li></ul></ul><ul><ul><li>http://www.ge.ch/ppdt/jurisprudence.asp </li></ul></ul>
    11. 11. <ul><li>informe du contenu des fichiers et de l'adresse des propriétaires détenteurs des fichiers </li></ul><ul><li>ne contient pas les informations réellement contenues dans les fichiers </li></ul><ul><li>permet aux institutions de collaborer entre elles </li></ul><ul><li>permet au citoyen de savoir où s'adresser pour connaitre et vérifier les informations personnelles susceptibles de le concerner </li></ul><ul><li>est insensible à l'entrée de nouvelles personnes dans un fichier. </li></ul><ul><li>ne bouge que si de nouvelles informations sont susceptibles d'être enregistrées dans un fichier ( ex : NAVS 13) </li></ul>Au cœur de la transparence et de la protection des données, le catalogue des fichiers -1
    12. 12. <ul><li>4 types de fichiers: </li></ul><ul><li>1 Données personnelles incontestables </li></ul><ul><li>2 Annuaires ( identité-adresse seulement ) </li></ul><ul><li>3 Résultats statistiques ( non nominatifs ) </li></ul><ul><li>4 Catalogue ou inventaire de produits ( listes avec très peu de données personnelles ) </li></ul> le catalogue des fichiers -2
    13. 13. <ul><li>On ne déclare pas: </li></ul><ul><li>Fichiers éphémères ne contenant pas de données personnelles sensibles </li></ul><ul><li>Fichiers ne contenant pas de données personnelles </li></ul><ul><li>Fichiers de travail à usage personnel </li></ul> le catalogue des fichiers -3
    14. 14. <ul><li>Typologie des déclarations </li></ul><ul><li>Consultation : pour visualiser les données d'un fichier externe </li></ul><ul><li>Transmission : pour utiliser des données externes et de les reprendre dans vos propres fichiers </li></ul><ul><li>Création : pour créer un nouveau fichier </li></ul> le catalogue des fichiers -4
    15. 15. <ul><li>Structure d'une déclaration: </li></ul><ul><li>Une entête : </li></ul><ul><ul><li>Description du fichier, catégories de données ( mots-clefs ) : champs obligatoires </li></ul></ul><ul><ul><li>Bases légales, type et nom de fichier, objet </li></ul></ul><ul><ul><li>Remarques </li></ul></ul><ul><li>Des lignes de données : ( 1 ligne au minimum ) </li></ul><ul><ul><li>Simples lignes de texte avec indentation(s) possibles </li></ul></ul><ul><ul><li>Facilités de saisie et de récupération pour un usage ultérieur </li></ul></ul> le catalogue des fichiers -5
    16. 16. le catalogue des fichiers -6 <ul><li>Il y a actuellement une vingtaine de catégories, chacune ayant jusqu'à 10 sous-catégories. </li></ul><ul><li>PPDT est responsable de la gestion des catégories et sous-catégories. </li></ul>ppdt
    17. 17. <ul><li>catégorie identification de la personne : </li></ul><ul><li>Sous-catégories: N°AVS – langues parlées – empreintes – ADN – biométrie – adresse IP – signature numérique – image/photo – n° contribuable – identifiant – n° minéralogique </li></ul> le catalogue des fichiers -7
    18. 18. le catalogue des fichiers -8 <ul><li>La catégorie est rattachée à l'organe déclarant ( Unité organisationnelle - Service ) </li></ul><ul><li>PPDT est responsable de la gestion de ces catégories d'organes déclarants) </li></ul>Catégorie d'organe déclarant PRATIQUE ppdt
    19. 19. le catalogue des fichiers -9 DEBUT FIN
    20. 20. le catalogue des fichiers -10 <ul><li>mai : réception des informations et coordonnées des déclarants et manuel d'utilisation. </li></ul><ul><li>1er juin : mise en exploitation : CATFICH est mis à la disposition des déclarants. </li></ul><ul><li>Juin-septembre : travail des déclarants. </li></ul><ul><li>Automne : présentation de la solution web aux citoyennes et citoyens </li></ul>PRATIQUE ppdt
    21. 21. <ul><li>En général: le PPDT valorise le travail des archivistes et soutient leurs actions </li></ul><ul><li>Ponctuellement: réflexion sur les articles 40 LIPAD et 12 et 14 LArch </li></ul> Collaboration PPDT-Archivistes
    22. 22. <ul><li>Notre bureau se tient à votre disposition: </li></ul><ul><li>Sur place: 27bd Helvétique, 8 ème étage </li></ul><ul><li> Par téléphone: 022.546.52.40 </li></ul><ul><li> Par courriel: [email_address] </li></ul><ul><li>Plus d'informations sur notre site: www.ge.ch/ppdt </li></ul>Merci de votre attention

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