Stappenplan KVO

HBD
Stappenplan
Keurmerk Veilig
Ondernemen
Winkelgebieden

HBD Stappenplan KVO winkelgebieden

INHOUDSOPGAVE

1 HET STAPPENPLAN KVO WINKELGEBIEDEN........................................................................... 3

1.1 STAP 1 DE VOORBEREIDENDE WERKZAAMHEDEN ........................................................................ 4
1.2 STAP 2 DE INTRODUCTIE ............................................................................................................ 5
1.3 STAP 3 DE KICK-OFF (BIJEENKOMST) VAN HET PROJECT .............................................................. 6
1.4 STAP 4 NULMETING, VEILIGHEIDSANALYSE EN BASISTRAINING ..................................................... 7
1.5 STAP 5 OPSTELLEN PLAN VAN AANPAK....................................................................................... 9
1.6 STAP 6 OPSTELLEN CONVENANT .............................................................................................. 10
1.7 STAP 7 DE AUDIT ..................................................................................................................... 11
1.8 STAP 8 CERTIFICERING ............................................................................................................ 12
1.9 STAP 9 FOLLOW UP EN BORGING ............................................................................................. 13
1.10 STAP 10 EVALUATIE EN MONITORING ........................................................................................ 14

1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 2


1 Het Stappenplan KVO winkelgebieden

Dit Stappenplan is een praktisch werkdocument als uitwerking van het KVO-handboek (welke te
downloaden is van www.hetccv.nl). Dit betekent dat het geen verplichting is om alle onderdelen in de
genoemde volgorde uit te voeren. Er dient altijd rekening te worden gehouden met de lokale situatie.
Zijn bepaalde onderdelen bijvoorbeeld al eerder uitgevoerd, of zijn deze vanwege specifieke lokale
omstandigheden niet nodig, dan kunnen deze achterwege gelaten worden.

Wel is het zo dat de projecten die in HBD verband (met ondersteuning van een HBD-projectadviseur)
worden uitgevoerd wel steeds zo veel mogelijk het onderstaande stappenplan volgen.

Voorbereidingsfase 1. Voorbereidende werkzaamheden
2. Introductie
3. De kick-off
4. Nulmeting en Veiligheidsanalyse
5. Plan van aanpak

Ceremoniële fase 6. Opstellen convenant
7. Audit
8. Certificering

Uitvoeringsfase 9. Follow up en borging
10. Evaluatie en monitoring



1.1 Stap 1 De voorbereidende werkzaamheden

Onderwerp Toelichting Uitwerking

Selectie van Binnen een gemeente zal Selectiecriteria:
winkelgebieden worden gekeken welke - Helder af te bakenen winkelgebied (niet te
winkelcentra in welke wijken of groot met duidelijke grenzen);
stadsdelen het meeste in - Aanwezigheid actieve
aanmerking komen voor een ondernemersvereniging
KVO-project. - Een zekere mate van commitment van alle
Bij inschakeling van een HBD betrokken partijen;
adviseur wordt een quick-scan - Beschikbaarheid lokale
gemaakt welke wordt projectleider/voorzitter.
voorgelegd aan de landelijke
werkgroep. (toelichting)

Documentatie Het verzamelen van de - Enquêteformulier voor nulmeting
verzamelen noodzakelijke documentatie - Stappenplan KVO KVO-W
voor de projectvoorbereiding. - Model convenant KVO-W
- Kaart of plattegrond van het winkelcentrum
- Relevante dossiers en nota’s van
gemeente en/of politie
- Algemene HBD KVO presentatie om
partijen te motiveren en te
enthousiasmeren.

Projectleider/voorzitter Selectie en aanstelling van een Belangrijke aandachtspunten zijn gezag en
interne of externe draagvlak bij partijen.
projectleider/voorzitter.

Quick-scan HBD Invullen quick-scan en Voor alle HBD projecten dient een quick scan
voorleggen aan landelijke te worden opgesteld. Hierin zijn de
werkgroep KVO. belangrijkste gegevens (zie bovenstaande
punten) samengevat.



1.2 Stap 2 De introductie


Bestuurlijke presentatie Draagvlak creëren bij de Presentatie voor partijen die de overeenkomst
partijen die een overeenkomst gaan sluiten. Gebruik kan worden gemaakt van
aangaan over publiek private de presentatie op de lokale projectensite van
samenwerking. het HBD.

Ambtelijke presentatie Draagvlak creëren bij de Presentatie voor partijen die de overeenkomst
ambtelijke beleidsmakers en/of gaan sluiten. Gebruik kan worden gemaakt van
uitvoerders van het project de presentatie op de lokale projectensite van
KVO-W. het HBD.

Samenstelling Samenstellen van een KVO- Vertegenwoordigers zoeken van (minimaal)
werkgroep werkgroep. De leden moeten gemeente, politie, brandweer, en winkeliers.
voldoende mandaat hebben om Daarnaast kan gedacht worden aan Kamer van
namens hun organisatie op te Koophandel, RPC, Vereniging van Eigenaren,
treden. beheerder, beveiligingsdienst,
centrumbeheerder, enz.
In voorkomende gevallen kan ook de
stadswacht of een bewonersorganisatie
deelnemen.
Bij voorkeur vult de gemeente ook de rol van
secretariaat in de werkgroep. Dit in verband
met de continuïteit.

Informatie- of Goede projectdocumentatie is Een documentatiesysteem opzetten voor onder
documentatiesysteem van belang in verband met meer:
verantwoording en overdracht. - vergaderverslagen
- beleidsnota’s;
- namen, adressen
- plannen etc.

Vergaderplanning In verband met, vaak moeilijke, Bij opstellen van een planning gebruik maken
vaststellen agenda-afstemming is het van dit Stappenplan en de onderscheiden
raadzaam om in een vroeg projectfasen. De doorlooptijd tot het verkrijgen
e
stadium een vergaderfrequentie van de 1 ster van het KVO is gemiddeld een
af te spreken. jaar.

Kostenindicatie In ieder geval moet rekening Partijen informeren over de kosten waarmee
worden gehouden met de men tot en met het behalen van de eerste ster
kosten van certificering. kan worden geconfronteerd.
Eventueel ook met de kosten
van de te besteden uren.

Communicatie Er is een communicatieplan Uitvoering van deze stappen. Bij voorkeur is
ontwikkeld voor de HBD een communicatieadviseur van de gemeente
projecten. verantwoordelijk voor het communicatietraject.



1.3 Stap 3 De Kick-off (bijeenkomst) van het project


Acquisitie en draagvlak Het is van belang om deze Het voorbereiden van een wervende
voor het project bijeenkomst op een presentatie met aandacht voor:
aantrekkelijke wijze vorm en - Voordelen van het KVO
Bij voorkeur inhoud te geven - Best Practices uit vergelijkbare·
gecombineerd met de winkelgebieden
ondertekening van een - Planning
intentieverklaring (zie - Certificering
HBD lokale
projectensite) - zie ook het HBD communicatie stappen-
plan

Ondersteunend PR- PR-materiaal uitreiken om - Stickers
materiaal mensen bekend te maken met - Brochures
KVO

Sprekers Gezaghebbende sprekers met Ervaringsdeskundigen betrekken bij
een brede ervaring op het presentatie. Dit kunnen betrokkenen zijn vanuit
gebied van veiligheid en gemeente, politie, brandweer, gemeente.
voorkomen van criminaliteit

Communicatie De betrokkenheid van de Schriftelijke informatie beschikbaar stellen,
partijen vergroten door al bij de persberichten, lokale radio en televisie etc.
start van het project aandacht
te vragen in de lokale kranten



1.4 Stap 4 Nulmeting, Veiligheidsanalyse en basistraining


Nulmeting De nulmeting dient om de Instrumenten zijn bijvoorbeeld:
uitgangssituatie goed in kaart te - Inventariseren beschikbare kennis en
brengen. Op basis hiervan kan cijfers (gemeente, politie, brandweer,
worden bepaald welke etc).
maatregelen zinvol zijn. - Schouw in het gebied met
Daarnaast kunnen, bij de vertegenwoordigers van betrokken
volgende evaluaties, resultaten partijen
worden gemeten. - Aantal (groeps)gesprekken/panel-
discussies
- Interviews sleutelpersonen
- Enquête ondernemers (beschikbaar
via HBD-site). Hiervoor is een
verwerkingsprogramma ontwikkeld.)
- Bezoekers-/passantenonderzoek.
- Etc.

Enquête uitzetten Het is van belang dat zoveel Enquête verspreiden onder de winkeliers.
mogelijk winkeliers deelnemen - Enquêteformulieren aanmaken
aan deze enquête om een - Begeleidende brief opstellen
betrouwbaar beeld te - Formulieren uitreiken (nooit per post).
verkrijgen. - Deadline aangeven voor respons
Een goede respons kan over - Persoonlijk formulieren ophalen
e e
het algemeen worden - Bij non-response 2 of 3 bezoek afleggen.
gestimuleerd door collega-
ondernemers de enquête te Binnen de HBD-projecten wordt nagenoeg
laten uitzetten en ophalen. altijd gekozen voor een enquête. Deze is
Over het algemeen is een beschikbaar op de lokale projectensite. Voor
respons van ruim boven de deze enquête is een verwerkingsprogramma
50% haalbaar. ontwikkeld.

Enquête verwerken Zoals gezegd is hiervoor een speciaal
verwerkingsprogramma beschikbaar.

Overige Informatie Het is noodzakelijk om de Informatie compleet maken met jaarcijfers
verzamelen enquête uitslagen te toetsen politie en/of andere partijen (bijvoorbeeld
met behulp van aanvullende gemeente, stadswachten, beveiligings-
informatie van andere partijen bedrijven, centrumbeheerder, bewoners-
over een vergelijkbare periode. organisaties etc.) en/of beleidsnota’s over
veiligheid, preventie en repressie van
Gemeente en Politie.

Organiseren schouw Een schouw/wandeling door het Ter voorbereiding afspraken maken over:
winkelgebied met alle - Deelnemers/samenstelling
betrokkenen biedt goed inzicht schouwploeg
in de status quo van schoon, - datum, tijdstip (dag- en/of
heel en veilig. avondschouw)



- start- en eindpunt, route schouw,
plattegrond
- wie voert regie (iemand ter plekke
goed bekend)
- wie maakt aantekeningen
- wie zorgt voor fotocamera/foto’s
- op welke wijze? Aantekeningen op A4
of met behulp van schouwlijsten
(HBD).
- Wie maakt schouwrapport
- Afspraken over terugkoppeling aan
niet-leden projectgroep.

Introductietraining Door het HBD/SOD is een De adviseur regelt in overleg met de
training ontwikkeld voor de ondernemersvertegenwoordigers een ruimte
lokale projecten. De en 12 tot 20 deelnemers. Daarnaast zorgt hij/zij
introductietrainingsmodule past voor de uitnodigingsbrief (inclusief het verzoek
in het begin van het traject en de veiligheidscan in te vullen) en voor het
heeft mede tot doel het gevoel beschikbaar zijn van het deelnemersmateriaal.
van saamhorigheid binnen het Via het HBD secretariaat wordt een trainer
project te vergroten. geboekt.

Analyse Opstellen van een Op basis van de gegevens van de totale
probleemanalyse van het nulmeting specifieke problemen benoemen en
betreffende winkelgebied. in kaart brengen.
Gezamenlijk prioriteiten vaststellen.
Een samenvatting schrijven van de nulmeting,
conclusies.



1.5 Stap 5 Opstellen Plan van Aanpak


Opstellen van Plan van In het plan van aanpak worden De onderwerpen die van belang zijn voor het
Aanpak voor het lokaal de maatregelen benoemd die Lokale Plan van Aanpak KVO zijn:
gebonden KVO project gezamenlijk zullen worden - Organisatie en borging van de
uitgevoerd. Dit plan is de samenwerking na het verkrijgen van de
belangrijkste bijlage bij het eerste ster.
convenant. - Communicatie
- veiligheidsproblemen op korte,
middellange en lange termijn;
- Doelstellingen;
- Meetbare indicatoren voor succes
- De projectaanpak, per actiepunt
- Planning, per actiepunt
- De monitoring en evaluatie.

Verdeling van Per maatregel moet worden Dit onderdeel vergt over het algemeen veel
maatregelen benoemd welke partij primair overleg en onderhandeling. Zeker daar waar
verantwoordelijk is voor de sprake is van kosten die samenhangen met de
uitvoering. voorgestelde maatregelen moeten duidelijke
afspraken worden gemaakt.

Interne afstemming Werkgroepleden dienen bij de Het organiseren van een avond voor de
achterban de in concept gereed winkeliers en/of een overleg met de gemeente
zijnde stukken te presenteren en politie om knelpunten te bespreken en een
om het draagvlak te peilen. optimale afstemming te krijgen. De
voorgenomen samenwerking staat hierbij
centraal.



1.6 Stap 6 Opstellen convenant


Opstellen van een Er bestaat een model Uitwerking door de werkgroep waarbij het
convenant convenant (lokale projectensite model convenant wordt aangepast aan de
HBD) dat als uitgangspunt kan lokale situatie en ‘couleur locale’.
dienen. Als bijlagen bij het convenant horen:
- de quick-scan (gebiedsbeschrijving,
uitgangspunten etc.);
- resultaten/conclusies van de nulmeting
- het Plan van aanpak .

Ondertekenaars Het is van belang om de
benoemen naamgeving en functies van de
ondertekenaars op een correcte
wijze te vermelden.

Documenten eerst laten Alvorens tot ondertekening Documenten overleggen en bespreken met de
beoordelen door de wordt overgedaan is het van verantwoordelijke personen die het convenant
beslissers belang om draagvlak te creëren gaan ondertekenen.
bij ondertekenaars. Er kan
verwezen worden naar de
aanleiding van het KVO project,
alle activiteiten die al zijn
ondernomen en de
betrokkenheid van de
deelnemende partijen.



1.7 Stap 7 De audit


Voorbereiding op de De beoordelaar van de De stukken die worden opgestuurd zijn:
audit certificerende instelling moet - Quick-scan
van te voren inzicht krijgen in - Convenant
de inspanningen die zijn - Veiligheidsanalyse
gepleegd door alle betrokken (samenvatting/conclusies)
partijen. Hij/Zij krijgt daarom - Plan van aanpak
alle relevante stukken ter In voorkomende gevallen kan de certificerende
voorbereiding op de lokale instelling vragen om inzage in de
audit. vergaderverslagen. Mede om deze reden is
een goede documentatie van groot belang.

Ondertekening van de Namens het samenwerkings- Opsturen van officiële aanvraag
aanvraag verband zal een vertegen- tot certificering.
woordiger de aanvraag-
formulieren moeten
ondertekenen voor de
certificering van het
winkelcentrum. Dit kan de partij
zijn die de regierol na het
e
verkrijgen van de 1 ster op zich
neemt (veelal de Gemeente).

Audit organiseren De beoordelaar van Inplannen van afspraken van lokale partners
certificerende instelling zal met een beoordelaar van certificerende
gescheiden gesprekken voeren instelling.
met alle betrokken partijen
zoals de gemeente,
detailhandel, politie en
brandweer. Hiertoe komt hij/zij
naar het winkelcentrum om de
situatie ter plaatse te
beoordelen. Dit vereist een
goede voorbereiding door de
partijen.

Eventueel extra werk De audit kan er toe leiden dat Aanpassen van afspraken, maatregelen en
er nog aanvullende bijstellen van documenten indien dit nodig blijkt
werkzaamheden verricht te zijn naar aanleiding van de audit.
moeten worden, teneinde
gecertificeerd te worden. Het
kan er toe leiden dat sommige
afspraken aangepast moeten
worden en/of maatregelen en
documenten bijgesteld.



1.8 Stap 8 Certificering


Genodigden Lijst van genodigden opstellen Opstellen lijst met genodigden.
voor de bijeenkomst naar Denk onder meer aan de ondernemers,
aanleiding van de certificering. vertegenwoordigers van politie, gemeente,
brandweer, gemeenteraad, kamer van
koophandel, beveiligingsbedrijven en overige
relevante partijen.

Zie voor al deze stappen ook het communicatie
stappenplan op de lokale projectensite van het
HBD.

Sprekers Benoemen van sprekers tijdens Prominente rol wegleggen voor de burgemeester
certificering. als portefeuillehouder veiligheid. Daarnaast is er
een rol voor de voorzitter van de ondernemers-
vereniging, een vertegenwoordiger van de politie
en het HBD.

Ceremoniemeester Ceremoniemeester benoemen, bij voorkeur
iemand die ervaring heeft met dit soort
werkzaamheden.

Locatie, tijdstip, ruimte Locatie reserveren en datum Tijdstip afstemmen op tijdstip van winkelsluiting.
met tijdstip vastleggen. Het is aan te bevelen om de ceremonie in het
Goed afstemmen met alle winkelcentrum te organiseren.
betrokken partijen.

Uitnodigingsbrief Opstellen uitnodigingsbrief. Deze brief bij
voorkeur verzenden namens het publiek private
samenwerkingsverband.

Communicatie en Een professionele organisatie Bijvoorbeeld een gemeentelijke afdeling
persberichten belasten met de organisatie van communicatie inschakelen.
de communicatie en opstellen Een aandachtspunt is de bereikbaarheid van alle
van persberichten. winkeliers.

Deelname aan KVO stickers regelen om de Het HBD heeft dergelijke stickers ontwikkeld.
deelnemende partijen zich te Aan het eind van het traject overhandigt het HBD
laten onderscheiden. het benodigd aantal stickers aan (de voorzitter
van) de ondernemersvereniging.



1.9 Stap 9 Follow up en borging

Vooralsnog heeft het HBD geen rol in deze fase. Wel wordt nagedacht over een mogelijke vorm van
nazorg.

Van belang is in ieder geval dat het samenwerkingsverband blijft bestaan en dat de gemaakte
afspraken worden nageleefd.



1.10 Stap 10 Evaluatie en monitoring

Ook hier heeft het HBD op dit moment geen rol. Om de resultaten daadwerkelijk te kunnen meten is
het echter van groot belang dat na twee jaar opnieuw een enquête wordt uitgezet.
Een en ander is ook noodzakelijk wanneer een winkelgebied in aanmerking wil komen voor
hercertificering.


Stappenplan KVO

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Stappenplan KVO

Similar to Stappenplan KVO (20)

More from Frank Smilda

More from Frank Smilda (20)

Stappenplan KVO