Gestion des coûts d'un projet

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Présentation qui présente la gestion des coûts d'un projet avec la méthode de la valeur acquise (Earned value)

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Gestion des coûts d'un projet

  1. 1. Frédéric SIMONNET 1 La gestion des coûts d’un projet 22/08/13
  2. 2. Frédéric SIMONNET Le processus de planification des coûts > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 222/08/13 Allocation des ressourcesAllocation des ressources Estimation des coûtsEstimation des coûts Etablissement du budgetEtablissement du budget Pilotage des coûtsPilotage des coûts Ressource planning Estimations Référentiel Cost control Liste des ressources Cost estimating Cost budgeting Rapport de performance
  3. 3. Frédéric SIMONNET Evolution des coûts dans la vie d’un projet Dès la fin de la conception (phase initiale du projet), 75% du coût complet du projet est figé alors que seulement 5% des dépenses sont effectives. Plus le temps passe et plus les modifications ont un coût relatif important. L’influence sur les coûts décroît rapidement dès la fin de la phase initiale. > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 322/08/13 Nécessité d’avoir de bonnes estimations et une bonne optimisation des coûts.
  4. 4. Frédéric SIMONNET Les différents types de coûts Coûts liés au travail des ressources du projet Coûts liés à l’utilisation de consommables Coûts associés aux ressources de type coût (frais de déplacement, …) Coûts fixes définis au niveau de chaque tâche Coût du projet = somme des coûts associés aux différentes ressources du projet + somme des coûts fixes de l’ensemble des tâches du projet > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 422/08/13
  5. 5. Début Fin Phase 1 CONCEPT Initialisation Concevoir Phase 2 DEVELOPMENT Planification Développer Phase 3 IMPLEMENTATION Exécution Exécuter Phase 4 TERMINATION Clôture Finir Plan Accomplissement Cycle de vie total du projet Période où l’on peut influencer sur les risques Période où les risques sont élevés 5 - 10% du coût total du projet 20% 70% 5% Frédéric SIMONNET Rappel : le cycle de vie d’un projet> Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 522/08/13
  6. 6. Frédéric SIMONNET L’allocation des ressources 1/2 Comment doit-on répartir ses ressources (humaines et matérielles) sur le projet ?  A considérer :  Les besoins techniques du projet  La compétence des membres de l’équipe  La disponibilité des ressources  Les outils :  Matrice des responsabilités  Gantt des ressources  Histogramme des charges de travail  Les techniques :  Nivellement  Lissage > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 622/08/13
  7. 7. Frédéric SIMONNET L’allocation des ressources 2/2 Nivellement : technique qui consiste à maintenir le nombre de personnes travaillant simultanément sur le projet en dessous d’une certaine limite.  Augmente la durée du projet Cause : vouloir limiter la taille de l’équipe Lissage : technique qui consiste à répartir pour chaque ressource sa charge de travail, de telle façon qu’elle ne se trouve à aucun moment en surcharge ou en sous-charge.  Peut allonger les délais Cause : disponibilité réduite d’une ressource > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 722/08/13
  8. 8. Frédéric SIMONNET Planifier les estimations de charges Aux lots de tâches définis correspondent des charges :  de main-d’œuvre ;  de développement (ou évaluation) de logiciel ;  de documentation (exigences de qualité) ;  de moyens techniques et matériels à mettre en œuvre ;  de contrôle de qualité, tant préventif que correctif ;  de mise en place (formation, installation) ;  financières (achat de matériel, de logiciels) ;  diverses (approvisionnement…) ;  … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 822/08/13
  9. 9. Frédéric SIMONNET Le budget 1/2 2 méthodes de définition de budget > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 922/08/13 Bottom-up Base : WBS Précision = -5, +10% Top-down Base : expérience Précision = -10, +25%
  10. 10. Frédéric SIMONNET Le budget 2/2 Le budget prend en compte les 7 catégories de coûts. Plan réaliste facilite un budget réaliste. La direction accepte rarement un budget de suite. Une réduction de budget est presque inévitable. Le chef de projet est responsable de la maîtrise du budget. Un « bon » budget doit avoir une précision de +/- 10%. Le référentiel de coûts ne doit plus être changé une foi approuvé. > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 1022/08/13
  11. 11. Frédéric SIMONNET Les 7 catégories principales Hommes  Exprimé en jour/homme (appelé « charge ») Bâtiment/locaux  Coût locatif à prendre en compte si nécessaire Fournitures  Fournitures diverses Technologie  Equipement, logiciels, télécommunications Matériel  Petit matériel ou matériel non informatique Information  Accès à l’information Financement > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 1122/08/13
  12. 12. Frédéric SIMONNET La préparation du budget… > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 1222/08/13
  13. 13. Objectif du pilotage économique des projets 1/2 La pilotage économique a pour objectif de maîtriser les dépenses et d'anticiper les dérives. Quel est le coût constaté (état des dépenses engagées compte tenu de l'avancement physique) ? Quels sont les risques de dérives ? A quoi sont dus les écarts ? Comment les combler ? Frédéric SIMONNET > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 1322/08/13
  14. 14. Objectif du pilotage économique des projets 2/2 La pilotage économique consiste donc :  à évaluer les dépenses et à les comparer à ce qu'elles auraient dû être, si le projet s'était déroulé conformément aux prévisions.  à analyser les écarts et à mesurer les dérives : cause des écarts, conséquences, nécessité de modifier le projet ?  à projeter ces écarts sur la suite du projet. Frédéric SIMONNET > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 1422/08/13
  15. 15. Rappel des étapes de planification et d’organisation d’un projet Elaboration d’une stratégie de développement du projet en fonction de l’analyse des risques. Découpage du projet en tâches (dont on a évalué la charge). Planification des actions (utilisation des techniques PERT et Gantt), en fonction :  du délai imparti,  des charges,  des contraintes d’enchaînement,  des ressources. Frédéric SIMONNET > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 1522/08/13
  16. 16. Le tableau de bord du Chef de projet 1/2 Pour informer la maîtrise d’ouvrage et pour prendre les décisions de pilotage, le chef de projet a besoin de gérer un ensemble d’informations. Pour cela, il utilise :  Un tableau de bord à deux niveaux :  le suivi individuel, qui permet de détecter d’éventuelles difficultés pour un intervenant ou sur une tâche ;  le suivi du projet, qui sert de base à un point d’avancement périodique avec le maître d’ouvrage.  En général complété par un journal de bord, journal où sont consignés au quotidien les événements, incidents ou faits spéciaux du projet. Frédéric SIMONNET > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 1622/08/13
  17. 17. Le tableau de bord du Chef de projet 2/2 La collecte des informations doit-être :  Régulière  Formelle, écrite ou orale  Définie de manière standard  KISS (Keep It Short and Simple) Règle du 50/50  Tâche commencée : reportée à 50% de réalisation  Tâche terminée : reportée à 100% de réalisation Frédéric SIMONNET > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 1722/08/13
  18. 18. Le pilotage individuel Se base sur la liste des tâches, qui sont affectées individuellement. La base d’alimentation du tableau de bord est le compte rendu d’activité, rédigé périodiquement, par chaque intervenant affecté au projet. Il comprend, par intervenant et par tâche :  Le temps passé T : c’est la consommation qui sera imputé au projet ;  Le reste à faire R : c’est l’estimation par l’intervenant du temps nécessaire à l’achèvement de la tâche. Frédéric SIMONNET > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 1822/08/13
  19. 19. Le pilotage économique : méthode de la valeur acquise (Earned value) Frédéric SIMONNET > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 1922/08/13
  20. 20. > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 2022/08/13 Frédéric SIMONNET Base de la performance
  21. 21. 3 chiffres clés PV = Planned Value ou Coût Budgété du Travail Prévu (CBTP). C’est le budget. = Total des coûts autorisés estimés pour les activités qu’il avait été prévu d’effectuer pour le projet durant la période considérée. EV = Earned Value ou Coût Budgété du Travail Effectué (CBTE) = Pourcentage du budget total égal au pourcentage du travail physique réellement achevé durant la même période. AC = Actual Cost for Work Performed ou Coût Réel du Travail Effectué (CRTE) = Total des coûts effectivement encourus (directs ou indirects) pour les travaux effectués sur le projet, durant la période. Frédéric SIMONNET > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 2122/08/13
  22. 22. Calcul de la performance SV = Schedule Variance ou ED = Ecart de Délai = avancement du projet en terme de travail effectué SV (ED) = EV (CBTE) - PV (CBTP)SV (ED) = EV (CBTE) - PV (CBTP) CV = Cost Variance ou EC = Ecart de Coût = écart prévu/réel en terme de budget CV (EC) = EV (CBTE) - AC (CRTE)CV (EC) = EV (CBTE) - AC (CRTE) Ecart positif = favorable pour le projet Ecart négatif = défavorable pour le projet Frédéric SIMONNET > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … 2222/08/13
  23. 23. > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … Courbe de la valeur acquise Frédéric SIMONNET 2322/08/13
  24. 24. Les rapports de pilotage Le but est de vérifier si on remplit les obligations de : temps, budget et ressources Contenu des rapports :  Deux parties : partie qualitative et partie quantitative  Selon les utilisateurs : premier, second et troisième niveau Types de rapports :  Tableau de bord de synthèse  Rapport mensuel d’avancement  Rapport de contrôle de synthèse > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … Frédéric SIMONNET 2422/08/13
  25. 25. Evolution de la liberté dans le projet> Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … Frédéric SIMONNET 2522/08/13 Début Fin Capacité d’action sur le projet Niveau d’information sur le projet
  26. 26. Les modifications ou demandes de changement « Si on laisse le contenu d’un projet changer librement, le taux de changement dépassera le taux d’avancement. » Les modifications peuvent résulter :  de la demande du client,  de dépenses supplémentaires,  de demandes internes. > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … Frédéric SIMONNET 2622/08/13
  27. 27. Contrôler les changements Les changements sont inévitables…  Les besoins et le travail identifiés en début de projet sont immanquablement incomplets.  Le client veut obtenir la meilleure solution.  La technologies utilisée peut évoluer pendant le projet. > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … Frédéric SIMONNET 2722/08/13
  28. 28. Comment gérer les changements ? S’assurer que toutes les demandes sont documentées Evaluer l’impact des changements demandées et obtenir l’accord formel du client Estimer le coût de mise en place et celui de ne PAS FAIRE Estimer le temps de réalisation et mise en place Décider et mettre en place (via comité de pilotage) Documenter le changement et informer les parties prenantes du projet > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … Frédéric SIMONNET 2822/08/13
  29. 29. > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … > Le référentiel de coûts > Le pilotage économique des projets > La gestion des changements > … Solutions pour reprendre le contrôle  Modifier la séquence des tâches  Augmenter les ressources  Redistribuer les ressources  Changer de solution technique (design)  Utiliser une nouvelle technologie  Changer le périmètre du contrat  Changer de fournisseur(s)  Renégocier les termes du contrat  Utiliser la sous-traitance Frédéric SIMONNET 2922/08/13
  30. 30. Les phases d’un projet Frédéric SIMONNET BIBLIOGRAPHIEBIBLIOGRAPHIE Management d’un Projet Système d’Information Principes, techniques, mise en œuvre et outils Chantal Morley DUNOD Management de Projet Fondamentaux, méthodes et outils Jean-Claude Corbel Eyrolles - Editions d’Organisation Project 2013 Guide pratique pour les chefs de projet Vincent Capitaine DUNOD Cours en Management de Projets DESS MdP - Polytech’Nice Sophia-Antipolis … 22/08/13 30

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