Dans les starting blocks pour une course de 6 mois
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@ Université de Liège
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• Septembre 2009: première découverte de l’URM (bêta)
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Project Team Ex Libris
• Composition :
• Yves Grange
• Valérie Philibert
• Christine Godard
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Project Team ULg
• Mission : piloter le projet pour l’ULg
• Réunion hebdomadaire: jeudi à 9:00
• Composition : 6+ personne...
Task Forces
• 4 Functional Experts
 4 task forces composées de quelques Data Experts volontaires
• Formations d’Ex Libris...
Travail des Task Forces
• Ne pas chercher à rester proche de l’actuel  plus efficace !
• Alma = possibilité de revoir en ...
TF Acquisitions
• Tâches :
• définition des workflows des acquisitions papier
• paramétrage d’Alma
• gestion automatisée d...
TF eResources
• Tâches :
• récupération des données SFX
• paramétrage d’Alma
• gestion des licences et des accès des resso...
TF Fulfillment
• Tâches : gestion relative à la circulation (au sens large)
• paramétrage d’Alma
• prêt, réservation, reno...
TF Resource Management
• Tâches :
• préparation des données Aleph
• paramétrage d’Alma
• gestion du catalogue, des notices...
Projet Alma = projet Primo bis
• Avec Alma, nécessité de disposer d’un nouveau serveur Primo
• raison : environnements dis...
Découvrir et maîtriserAlma
• Ex Libris Customer Center > Documentation Center
http://www.customercenter.exlibrisgroup.com
...
Découvrir et maîtriserAlma
• La liste de discussion ALMA-L, https://listserv.nd.edu/cgi-bin/wa?A0=ALMA-L
• se tenir au cou...
Découvrir et maîtriserAlma
• Sessions webinars « Ask the Expert »
http://learn.exlibrisgroup.com/course/view.php?id=238
• ...
Documents de travail
• Dossier partagé Alma @ ULg sur Google Drive
• Accès aux seuls membres des TF (éditeurs)
• Partage d...
Suivi et communication vers le Réseau
• Réunion mensuelle ouverte à tous
• suivre les évolutions, se tenir au courant
• po...
Suivi et communication vers le Réseau
• Site Alma @ Université de Liège, https://sites.google.com/site/almaulg
• Objectifs...
Suivi et communication vers le Réseau
• Avec actualités et news sur les grandes étapes, l’avancée des TF, les
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Meeting Kickoff interne avec les volontaires des Bibliothèques de l'Université de Liège impliqués dans le déploiement du système de gestion de bibliothèque Alma

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Projet Alma @ Université de Liège : Dans les starting blocks pour une course de 6 mois

  1. 1. Dans les starting blocks pour une course de 6 mois Projet Alma @ Université de Liège Meeting Kickoff interne avec les volontaires ULg – 10 juin 2014
  2. 2. Alma = nouveau SGB • Solution destinée à remplacer progressivement les SIGB • Solutions existantes/en développement : • Alma (Ex Libris) • Sierra (Innovative Interfaces, Inc.) • OLE (Kuali Foundation) • WorldShare Management Services (OCLC) • Intota (Serials Solutions) • Ex Libris a commencé ses travaux en 2008 • Première institution en production avec Alma en 2012 2 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  3. 3. • Unified Resource Management (URM)  gère de façon complètement intégrée les ressources • papier  Aleph • électroniques  SFX • numériques  ORBi, DONUM ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks... 3
  4. 4. 4 + archives (EAD) ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  5. 5. 5 orienté fonctions ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  6. 6. 6 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  7. 7. Grandes étapes pour l’ULg • Septembre 2009: première découverte de l’URM (bêta) • Depuis veille sur développement et évolution d’Alma • Août et décembre 2013: négociations avec Ex Libris • Janvier 2014 : Approbation des autorités de tutelle • Mars 2014 : Alma Welcome Package • Avril 2014 : Visite à la University of East London, 1ère université à utiliser à Alma en Europe (2012) • Mai 2014 : • CD décide de la composition de la Project Team • Appel aux volontaires pour composition de Task Forces (TF) • Validation de la composition des TF • 10 juin 2014 : Meeting Kickoff interne des volontaires ULg • 27 août 2014 : Meeting Kickoff ULg/Ex Libris  coup d’envoi • 19 février 2015 (?) : mise en production d’Alma 7 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  8. 8. Project Team Ex Libris • Composition : • Yves Grange • Valérie Philibert • Christine Godard 8 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  9. 9. Project Team ULg • Mission : piloter le projet pour l’ULg • Réunion hebdomadaire: jeudi à 9:00 • Composition : 6+ personnes • 4 Functional Experts • Acquisitions • eResources • Fulfillment • Resource Management (RM) • Digital • Interlibrary Loan • + le Directeur général • + une personne secrétariat (Aurore) • + tout membre du CD qui souhaiterait venir régulièrement/occasionnellement • Project leader: François Renaville • Contact: alma @ lists.ulg.ac.be 9 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  10. 10. Task Forces • 4 Functional Experts  4 task forces composées de quelques Data Experts volontaires • Formations d’Ex Libris : workshop sur place (4 j.) + webinars • Serviront de base pour former les autres collègues du RB 10 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks... TF Acquisitions TF eResources TF Fulfillment TF RM ARF IT Bib SEGI
  11. 11. Travail des Task Forces • Ne pas chercher à rester proche de l’actuel  plus efficace ! • Alma = possibilité de revoir en profondeur workflows/fonctionnements • Alma a sa propre logique • créativité ! • quitte à revenir à des fonctionnements traditionnels • Chaque TF a son rythme et organisation, mais • délais sont là ! -> délivrables • tout le monde doit bosser et faire avancer le groupe • investissement personnel : minimum 1 journée complète/semaine • Décisions stratégiques pourront être préparées dans les TF, mais seront prises en PT ou en CD • Égalité des membres au sein d’une TF • Confidentialité ! 11 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  12. 12. TF Acquisitions • Tâches : • définition des workflows des acquisitions papier • paramétrage d’Alma • gestion automatisée des commandes & rappels • analyse des possibilités d'interfaçage avec SAP et avec le prochain fournisseur du contrat global des périodiques • mise en place d'EDI • rédaction de notes et formations • … • Composition : • Sandra Luciani • Anna-Maria Lombardo • François Renaville (pilote) • Guillaume Schwaiger • Contact : Alma-Acquisitions @ lists.ulg.ac.be 12 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  13. 13. TF eResources • Tâches : • récupération des données SFX • paramétrage d’Alma • gestion des licences et des accès des ressources électroniques (BDD, ejournals, ebooks) • rédaction de notes et formations • … • Quid de la BDD des BDD ? < URM • Composition : • Aude Alexandre • Myriam Bastin (pilote) • Stéphanie Simon • Contact : Alma-eResources @ lists.ulg.ac.be 13 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks... The E-Team There is no plan P
  14. 14. TF Fulfillment • Tâches : gestion relative à la circulation (au sens large) • paramétrage d’Alma • prêt, réservation, renouvellement, self check, rappels & avis, blocages • interfaçage possible avec les bases de données ULg (Ulis, Penelope) • bibliothèque de livraison [pickup location], salles de lecture (reading rooms) • fourniture interne de document (issus du MAL ou d'ailleurs), demande de scans/photocopies de documents internes • rédaction de notes et formations • … • Au début, MyDelivery continue d’exister en parallèle. Quid plus tard ? < URM • Primo : impact !! • Composition : • Chloé Bourdouxhe • Isabelle Gilles • Rémy Lhoest • Delphine Paulissen • Sandra Rizzo • Sandrine Vandenput • Muriel van Ruymbeke (pilote) • Contact : Alma-Fulfillment @ lists.ulg.ac.be 14 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  15. 15. TF Resource Management • Tâches : • préparation des données Aleph • paramétrage d’Alma • gestion du catalogue, des notices bibliographiques, holdings et d'autorité, des items • rédaction de notes et formations • … • Composition : • Marie-Line Lecourt • Pierre Nys • Laurence Richelle (pilote) • Frédérick Vanhoorne • Jean-François Willem • + aide de R. Lhoest pour données Aleph • Contact : Alma-RM @ lists.ulg.ac.be 15 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  16. 16. Projet Alma = projet Primo bis • Avec Alma, nécessité de disposer d’un nouveau serveur Primo • raison : environnements distincts  conflits • Aleph – Primo serv340 • Alma – Primo servXXX • plus performant • au départ, copie de serv340 • Tout le paramétrage Aleph/Primo et SFX/Primo doit être repris à zéro pour Alma/Primo • Alma : nouvelles fonctionnalités  impact sur Primo  Projet Alma = projet Primo bis • Equipe Primo (Laurence, Rémy & François) appuyée par Sara Decoster : • Nouveau mode de fonctionnement d'un service --> Quel impact sur Primo et les usagers ? Comment prévenir éventuels soucis ? • Nouvelle fonctionnalité avec Alma --> Quand et comment la déployer au mieux sur Primo ? • Mises à jour des notes Primo • … 16 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  17. 17. Découvrir et maîtriserAlma • Ex Libris Customer Center > Documentation Center http://www.customercenter.exlibrisgroup.com 17 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks... Les documents de Product Documentation sont mis à jour tous les mois ! Login sur la BàO
  18. 18. Découvrir et maîtriserAlma • La liste de discussion ALMA-L, https://listserv.nd.edu/cgi-bin/wa?A0=ALMA-L • se tenir au courant de l’évolution d’Alma • poser de questions & suivre les réponses • découvrir ce qui est possible, ce qui s’est fait ailleurs • abonnés : pas tous des administrateurs d’Alma ! • essentiel pour les membres des TF • Ex Libris Developer Network https://developers.exlibrisgroup.com • plate-forme collaborative • principalement orientée codage, intégration et APIs : • Self Check • SMS • LDAP et authentifications diverses • systèmes financiers 18 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks... Login sur la BàO
  19. 19. Découvrir et maîtriserAlma • Sessions webinars « Ask the Expert » http://learn.exlibrisgroup.com/course/view.php?id=238 • webinar d’1 heure • un mercredi sur deux à 16:00 (heure belge) • sur un point très particulier d’Alma • avec la possibilité de poser des questions à l’avance • écoute différée possible • Existent déjà : 19 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks... • Demerits in fulfillment • E-Resources Workflows • E-Resources Architecture and Concepts • Resource Sharing Setup and Workflows • Work Orders and Item Process Management • Discovery Interface Display Logic • Letter Configuration • Normalization Rules • Primo and Alma • Booking Requests • Tips and Tricks in Analytics • Fulfillment Unit Rules • Patron Blocks • Claims in Alma for Physical and Electronic Resources • Patron Physical Items Requests Login sur la BàO
  20. 20. Documents de travail • Dossier partagé Alma @ ULg sur Google Drive • Accès aux seuls membres des TF (éditeurs) • Partage de fichiers et travail collaboratif (avec historique) • Dossier « Général » contient le Alma Welcome Package, avec notamment Ex Libris Alma Rapid Implementation Methodology et Getting Ready for Alma Implementation 20 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  21. 21. Suivi et communication vers le Réseau • Réunion mensuelle ouverte à tous • suivre les évolutions, se tenir au courant • poser des questions • filmée et accessible plus tard • Boîte à outils du Réseau • dossier Alma • documents internes, à ne pas diffuser • logins d’accès • … 21 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  22. 22. Suivi et communication vers le Réseau • Site Alma @ Université de Liège, https://sites.google.com/site/almaulg • Objectifs : • informer les collègues ULg l'avancée du projet (< TF) • permettre aux collègues d'autres institutions de connaître les grandes étapes du déploiement d'Alma à l’ULg • Contenu non sensible • Complémentaire à la BàO et aux réunions mensuelles 22 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  23. 23. Suivi et communication vers le Réseau • Avec actualités et news sur les grandes étapes, l’avancée des TF, les décisions prises, les changements de politique, les résultats des tests de migration… • Avec un calendrier du projet avec les dates des réunions de la PT, des TF, des webinars, des formations pour les TF, des formations pour les collègues… 23 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...
  24. 24. 24 ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...

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