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Quelles sont les questions à se poser pour déployer les usages de la mobilité dans son entreprise ?

  1. 1. La meilleure façon de trouver le BON outil adapté à ses besoins c’est de l’essayer E-ENTREPRISE MOBILITE VER.1 04/2015QUELLES SONT LES QUESTIONS A SE POSER POUR DEPLOYER LES USAGES DE LA MOBILITE DANS SON ENTREPRISE ? NTRODUCTION Aujourd’hui, 60% des actifs équipés d’un smartphone ou d’une tablette utilisent des applications professionnelles, 83% des entreprises françaises ont déjà intégré, ou vont le faire dans les deux années à venir, la mobilité comme initiative clé, mais 49% déclarent ne pas avoir de stratégie mobile cohérente… (Sources : Ifop, Avanade, sage, Insee) Le constat est clair : la mobilité numérique professionnelle (usages d’applications et de terminaux mobiles) n’est plus réservée aux grandes entreprises. Entre la baisse des coûts des télécom- munications, un choix matériel et tarifaire très large et une offre technologique qui facilite l’adoption des solutions mobiles, les usages dans l’entreprise ne demandent qu’à se développer. ES MODELES ECONOMIQUES DES OUTILS Modèles techniques : rappel L’enjeu : choisir le bon outil Goût du café, nombre de cafés à servir dans la journée, usage personnel ou professionnel, design… Quel est l’outil qui répondra le mieux à vos besoins ? Des critères pour choisir un outil : Usage prévu : Rythme d’utilisation : outil quotidien / occasionnel Nombre d’utilisateurs Fonctions nécessaires / fonctions proposées Mode connecté / déconnecté Caractéristiques techniques Adéquation de l’outil avec la culture du personnel Budget dédié / modèles économiques Des points d’attention : Clauses d’utilisation Propriétés des informations stockées Bien lire les différentes phases d’identification ou d’installation d’un logiciel pour éviter d’être spammé ou d’installer des logiciels non souhaités (ex : Ask, Babylon) Durée de vie de l’outil / viabilité de l’éditeur et sa stratégie I L ?ou 1
  2. 2. ES OUTILS POUR DIFFERENTS USAGES … 1- Mettre en place des réunions, se coordonner, organiser des RDV à distance… Web conférence : d’autres solutions 2- Partager des fichiers, prendre des notes… Envoi de gros fichiers : principes de fonctionnement Ces solutions sont adaptées pour : Une utilisation ponctuelle L’envoi de gros fichiers Des fichiers n’ayant pas besoin d’être modifiés Des fichiers peu confidentiels Un accès à peu de fichiers de l’entreprise Sauvegarder et partager en ligne des fichiers Cette solution est adaptée pour : Une utilisation régulière Gérer différents profils d’utilisateurs Des fichiers ayant besoin d’être modifiés Des fichiers moyennement confidentiels Un besoin d’accès à un nombre raisonnable de fichiers de l’entreprise Permet de sauvegarder ses documents sur un support, de récupérer des fichiers à la volée, n’importe où et n’importe quand, de les déplacer d’ordinateur en ordinateur et d’ouvrir des droits à des utilisateurs. Autres solutions En synthèse… 3- Organiser ses idées… Organiser ses idées sous forme d’arborescences (cartes heuristiques) Organiser ses idées sous forme de post-it numériques D Outil de sondage permettant de trouver une date commune de rendez-vous. Gestionnaire d’agendas partagés. Echanger avec des interlocuteurs en vidéo et visualiser ensemble un écran. Conserver des informations : notes, photos, informations Web. 2
  3. 3. Il est nécessaire d’utiliser pour ses supports de communication des images dont on dispose des droits. 4- Modifier des images, intégrer des images… Principes des banques de données d’images gratuites et libres de droits : Différents moyens d’acquérir des photographies exploitables : Les réaliser vous-même en veillant à la qualité Les faire réaliser par un professionnel en veillant à disposer des droits Les acquérir via une base de données gratuite ou payante Achat d’une image = achat d’une licence d’utilisation. Il existe trois types de licences : Licence de droit géré : prix et restriction d’utilisation de l’image fixés au cas par cas Licence libre de droit : autorise l’utilisation illimitée dans le temps et l’espace sur tous les supports, une fois la licence acquise Licence de libre diffusion (ex Creative Commons, Art Libre, licence GPL) avec différents niveaux : Possibilité ou non de modifier l’image Possibilité ou non d’utiliser l’image à des fins commerciales Obligation ou non de mentionner l’auteur de l’image Stock.xng : Plus de 400.000 photos libres de droits. Possibilité de faire des recherches en français. Inconvénient la navigation se fait en anglais. Everystockphoto : moteur de recherche d’images gratuites et libres de droits. Permet de repérer des images dans différentes bases de données. Inconvénient : la recherche doit se faire en anglais, les résultats sont parfois peu pertinents car le moteur élargit les recherches. Photl.com : propose des images propres au site, qui ne se retrouveront donc pas ailleurs. Inconvénients : site en anglais, thématiques encore assez limitées. Stockvault : Site simple avec une navigation efficace avec près de 30 000 photos de qualité. Inconvénient : site en anglais. Modifier des images. Ajouter un copyright ou un logo sur une photo. Effectuer la capture d’une copie d’écran ou de n’importe quel objet présent sur l’écran, pour ensuite annoter, enregistrer ou partager l’image. Déterminer une couleur et obtenir ses coordonnées dans différents systèmes RVB, TLS, CMJ, CMJN et HTM. 5- Gérer et partager du contenu… Proposer des vidéos pour valoriser ses produits, l’actualité de son entreprise, pour proposer des modes d’emploi. Proposer des documentations techniques, catalogues de produits, des présentations sur son site. Proposer des documentations techniques, catalogues de produits à feuilleter sur son site. Regrouper le contenu de sites à surveiller et être informé des nouveautés publiées grâce aux flux RSS générés. Regrouper le contenu de sites à surveiller et être informé des nouveautés publiées grâce aux flux RSS générés. 6- Communiquer… Créer des codes QR pour les publier sur ses outils de communication et inviter à consulter d’autres supports d’informations (site Web, film, pistes audio, horaires d’ouverture, documentation technique…). Convertir la quasi-totalité des formats de vidéos, de sons et d'images. 3
  4. 4. Il est à noter que la liste des outils ci-dessus est non exhaustive et que le Web propose de nombreuses solutions en fonction des besoins. 7- Sécuriser… Créer un espace confidentiel sur un disque dur qui permet de placer des documents « sensibles ». UELLES SONT LES QUESTIONS A SE POSER POUR DEPLOYER LES USAGES DE LA MOBILITE DANS SON ENTREPRISE ? 1- Quelles sont les meilleures applications ? Aujourd’hui, on trouve différentes possibilités : un catalogue fourni d’applications pour les terminaux mobiles, smartphones ou tablettes, les grands éditeurs qui proposent leurs produits phares en ligne (Office 365), des applications métiers disponibles en cloud computing (comptabilité, gestion commerciale…), la mise à disposition d’un « store d’entreprise » à l’instar de Google Play ou d’AppleStore, Voire de développer ses propres applications mobiles. 2- Comment assurer la sécurité des données ? La sécurité fut souvent un frein à l’équipement mobile dans les entreprises. Aujourd’hui, des solutions existent : les MDM (Mobile Device Management) ou MAM (Mobile Application Management) proposées par les opérateurs télécoms, des antivirus adaptés aux équipements mobiles, la possibilité de segmenter les données professionnelles et personnelles (cette démarche doit être signifiée au collaborateur par écrit). 3- Faut-il intégrer les appareils personnels comme outils ? Le BYOD (Bring Your Own Device) pose un problème de sécurité (des données). L’avantage est que le collaborateur connaît son appareil. Par contre, il est difficile de maîtriser l’ensemble de ce qu’il fait. Dans ce cadre, de plus en plus d’entreprises préfèrent néanmoins le COPE (Corporate Owned Personally Enabled). Ce sont elles qui fournissent le terminal mais permettent de l’utiliser à titre privé. 4- Comment former ses salariés ? L’entreprise a tout intérêt à proposer une formation aux outils et aux usages à ses salariés. Pour cela, elle peut s’appuyer sur : le « reverse mentoring » (compagnonnage inversé), à savoir des jeunes qui vont éduquer des seniors à l’usage des terminaux. l’information-formation sur les bonnes pratiques à adopter. ONCLUSION Il est important de ne pas se focaliser que sur la gratuité de l’outil mais sur tout ce qu’il permet de faire. Il faut également toujours vérifier les conditions d’utilisation et de sécurité proposées et il est recommandé d’essayer l’outil avec quelques données avant de le généraliser. Q C 4

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