1. 1.3) Como navegar, consultar e pesquisar dados
O SGPC oferece múltiplos recursos para a pesquisa de informações sobre
processos. A tela de menu apresenta uma súmula das categorias de dados
armazenados, tais como Processos em Outras Gerências, Processos em
Atraso, Meus Processos Licitatórios, Processos Prioritários, etc.
Figura 1
Clicando-se, por exemplo, na opção Meus Processos Licitatórios da tela Menu
(Fig. 1), obtém-se a relação de processos que se encontram sob-responsabilidade
do Analista, como mostrado na Fig. 2.
Figura 2
A movimentação dentro do Sistema torna-se possível com o acionamento de links e
botões padrão (ver Fig. 3).

2. Figura 3
Consulta por SAC
A opção Busca por SAC, na tela do Menu (Fig. 1) remete à tela mostrada na figura
ao lado, com as alternativas de pesquisa por Número da SAC e por Área
Solicitante/Gestora.
A consulta por área conta com o recurso de direcionamento da pesquisa (filtro),
com a indicação da situação do processo (ver Fig. 4).
Figura 4
A figura 5 nos apresenta a busca pelo número da SAC.
Figura 5
Concluída esta operação, como comando Pesquisar, o Sistema torna disponível a
tela mostrada na Fig. 6, a qual exibe listagem com detalhes dos processos que se
encontram na situação pesquisada. A partir desta tela é possível também acessar
os dados de um processo específico, clicando-se na descrição do objeto respectivo.

3. Figura 6
Rastreabilidade
Trata-se de outra forma de consulta, para os casos em que se queira consultar
dados de um determinado processo que se encontra encerrado ou arquivado.
Ao clicar-se em Rastreabilidade, a tela de status do processo é complementada
com informações sobre os lançamentos de registros, trâmite e histórico das
ocorrências do processo em questão (Fig. 7).
Figura 7
Esta função pode ser acionada também no menu disponível guia Processo
Licitatório, selecionando- se as opções Processos Arquivados ou Processos
Encerrados e, em seguida, Por Rastreabilidade (Fig. 8).

4. Figura 8
Os resultados são mostrados numa listagem que informa, primeiramente, o destino
e número do processo. Clicando-se na seta ao lado esquerdo da área de destino do
processo que se deseja obter mais detalhes, o Sistema exibe uma segunda linha
como dados sobre a modalidade, objeto, responsável, etc. (Fig. 9).
Figura 9
Fases de Desenvolvimento do Processo Administrativo
3.1) Elaboração e anexação de documentos ao processo (uso de
modelos)
O SGPC possibilita a anexação de documentos externos ao Sistema. Selecionando-
se em Processos Licitatórios o processo ao qual se quer anexar um documento,
o Sistema apresenta uma tela semelhante à mostrada na Fig. 10.
Figura 10

5. Ao clicar-se na guia Criar são exibidas as ações que de caráter opcional ou
obrigatório. Clicando-se sobre a opção desejada, o Sistema remete a outra tela,
mostrada na Fig. 11, a qual comporta os dispositivos que permitem procurar e abrir
o modelo aplicável ao processo.
Figura 11
3.2) Nomeação da Comissão de Licitação e Julgamento
A opção Nomeação da Comissão de Licitação e Julgamento mostrada na tela
da Fig. 10 conduz à tela da Fig. 12.
Figura 12
e esta, por sua vez, à tela mostrada na Fig. 13, para fins de seleção dos
empregados que compõe a Comissão, observadas as atribuições e o nível de
competência em que o processo se enquadra.

6. Figura 13
3.3) Agenda de Salas de Licitação
O SGPC conta com recursos que possibilitam a programação e controle de uso das
salas para licitações, reuniões de trabalho ou outros eventos. Esta agenda pode ser
consultada a partir da tela do Menu, opção Agenda de Salas, a qual remete à tela
da Fig. 14.
Figura 14
Esta tela permite a visualização dos dias e horários agendados e livres, facilitando
assim a definição da data e local para a realização de sessões públicas de licitação
ou reuniões.
Ao clicar-se na guia Criar e depois em Req. de Utilização de Sala, o SGPC coloca
à disposição do usuário a tela (Fig. 15) com os campos para a indicação da sala a
ser usada e de dados sobre o evento objeto da programação, conforme mostrado
ao lado.

7. Figura 15
3.4) Lançamento das propostas
O lançamento das propostas é iniciado por meio da tela Processo Licitatório (Fig.
16).
Figura 16
Na janela Criar, seleciona-se a opção Lançamento de Propostas. O Sistema abre
então a tela mostrada na Fig. 17 a seguir.

8. Figura 17
Primeiramente são lançados os dados da Proponente selecionada e condições da
Proposta na tela da Fig. 17. Como o Sistema está integrado ao Cadastro de
Fornecedores da Cia. do Metrô, é possível realizar a busca de seus dados através da
razão social, pelo código do fornecedor ou pelo CNPJ/CPF.
Caso haja mais de um fornecedor correspondente ao critério da busca, será
apresentada uma janela (Fig. 18) para que se possa identificar o nome procurado.
Figura 18
Uma vez selecionado o fornecedor, clique no botão Confirmar.
O estágio seguinte consiste no lançamento de dados relativos aos itens da
proposta. Para este fim, clique no botão Incluir Item (ver Fig. 19).
Figura 19
O Sistema abre uma outra tela para estas operações, conforme mostrado na Fig.
20.

9. Figura 20
Os dados extraídos da SAC, que já se encontram registrados no SGPC, fornecem
grande parte destas informações mediante simples seleção do item objetivado.
Concluído o lançamento dos itens, clique no botão Confirmar. Será apresentada a
tela ilustrada na página seguinte – Fig. 21.
Figura 21
Estes dados devem então ser gravados por meio do comando Salvar. Note-se que,
caso tenha sido omitido algum dado de preenchimento obrigatório, o SGPC exibe
uma mensagem sobre esta ocorrência (Fig. 22).

10. Figura 22
Para prosseguir, basta clicar no botão Ok da caixa de mensagem e incluir o dado
faltante.
Pressiona-se novamente o comando Salvar e, não havendo outro impedimento
deste tipo, surge a mensagem de que a gravação foi concretizada (Fig.23).
Figura 23
3.5) Elaboração do Mapa Comparativo
Concluída a etapa de Lançamento das Propostas, inicia-se a elaboração do Mapa
Comparativo, com a seleção desta atividade na guia Criar da tela da Fig. 24
abaixo.
Figura 24
Resulta daí a primeira versão do Mapa Comparativo, de acordo com os dados que
foram efetivamente registrados na fase de lançamento de propostas, conforme
ilustrado na página seguinte - Fig. 25.

11. Figura 25
O passo seguinte consiste em salvar este documento.
Mas atenção:
É importantíssimo gravar o Mapa por meio do Comando Salvar; se tal operação
não for executada o SGPC não armazenará tal documento.
Caso seja necessário corrigir algum dado, ou, por exemplo, na hipótese de a
negociação com a empresa selecionada ter surtido um desconto no preço, deve-se
retornar à tela que oferece a opção de Lançamento de Item da Proposta, a fim de
se inserir ali a modificação requerida. Veja um exemplo de alteração de preço
mostrado na Fig. 26.
Figura 26
Finalizada a etapa de lançamento de propostas e elaboração do Mapa Comparativo,
este módulo do Sistema deve ser encerrado meio do comando Fechar
Lançamento de Propostas Fig. 27.

12. Figura 27
3.6) Emissão e impressão de AF e AS
Concluída a atividade de lançamento de propostas e elaboração do Mapa
Comparativo (versão final) retorne à tela mostrada na Fig. 28
Figura 28
Observe que, ao clicar-se na guia PROPONENTES, o Sistema exibe a relação de
PROPOSTAS DE FORNECEDORES. Clique ali, no campo à esquerda, no símbolo #
que corresponde à linha com o nome da empresa selecionada.
O Sistema abre então a tela mostrada na Fig. 21. Ao ser acionado o Comando
Emitir AF, torna-se disponível a janela com os nomes de empregados com
delegação para assinar instrumentos contratuais (ver Fig. 29).
Figura 29

13. Selecione os nomes dos dois empregados que assinarão o documento. Em seguida,
clique em Confirmar. Torna-se então disponível a tela que possibilita a visualização
da AF ou AS. (Fig. 30)
Figura 30
Atenção: aberta a tela com a AF, clique em Salvar para gravar este documento.
Esta operação é imprescindível para possibilitar a inclusão deste documento no
SGPC.
Para imprimir a AF, clique no botão Imprimir.
Abrindo-se a tela de opções da impressora a ser utilizada, acione as funções
Propriedades ou Preferências de impressão, para verificar ou, se necessário, definir
os parâmetros de impressão.
Atenção: é importante observar os seguintes parâmetros para configurar o
documento:
Papel: tamanho A-4;
Orientação: Landscap (paisagem);
Margem Esquerda: 10 mm;
Margem Direita: 10 mm;
Margem Superior: 20 mm;
Margem Inferior: 25 mm;
3.7) Anexação de Contrato
Aplicam-se, de início, as mesmas instruções referentes à AF e AS, conforme
ilustrado na:
a) clica-se na guia PROPONENTES e o Sistema exibe a relação de PROPOSTAS
DE FORNECEDORES;
b) clica-se ali, no campo à esquerda, no símbolo # que corresponde à linha com o
nome da empresa selecionada;
O Sistema torna disponível a tela mostrada na Fig. 31 abaixo. Ao acionar-se a
função Anexar CN nesta tela, o Sistema exibe uma janela para a localização do
arquivo do Contrato. Selecionado o arquivo, clica-se no comando Confirmar.

14. Figura 31
3.8) Fornecimento de informações para elaboração do Extrato
PREENCHIMENTO DE DADOS
Na fase de encaminhamento do Instrumento Contratual ao Coordenador, o
empregado responsável por esta atividade deve providenciar a inclusão de dados
que serão utilizados pela GCP/CGE para a elaboração de extrato. Para isto clica-se
na guia Criar e seleciona-se Fornecer Dados do Extrato do Contrato no menu de
opções da função Enc. AF/AS ao Coordenador. (ver Fig. 32).
Figura 32
O Sistema abre então a tela para o lançamento das informações que devem ser
inseridas nesta fase, tais como o nome da Contratada, prazo de vigência e fórmula
de reajuste (ver Fig. 33).
Figura 33

15. Tal atividade deve ser finalizada com o comando Salvar. Esta operação aplica-se a
cada um dos Instrumentos Contratuais originários do processo.
Ocorrência de não conformidade
5.1) A importância do registro de não conformidade
O SGPC é dotado de dispositivos que exercem função de controle e rastreabilidade
de processos de forma altamente eficiente. Estes mecanismos apontam atrasos,
colocam em evidência atividades executadas em desacordo com o previsto,
revelam locais e fases em que os assuntos se encontram paralisados. Apontam,
enfim, as ocorrências que se caracterizam como não conformidade e acionam
mecanismos de cobrança de solução por meio de e-mail.
Mas o Sistema não é só isto. Ao lado desta função de controle e cobrança de ações,
ele oferece também a possibilidade de inclusão de esclarecimentos e justificativas
em relação a estas situações de não conformidade. A utilização destes recursos de
forma adequada, com o preenchimento dos campos disponíveis para este fim e a
prestação de informações adicionais no Histórico do Processo é de grande
importância, tendo-se em conta que:
1º) Proporciona aos empregados a oportunidade de se resguardarem, quer dizer,
de relatarem os fatos responsáveis por determinada situação de não conformidade.
Pode acontecer, por exemplo, de o empregado ser cobrado em uma determinada
fase sobre o andamento do processo, quando tal providência, na verdade, depende
de ação de outra Instância.
2º) Oferece subsídio à análise de questões que são tratadas no Sistema de Gestão
da Qualidade da GCP e possibilita a elaboração de relatórios e estudos a respeito de
prazos, indicadores de desempenho e aplicação de ações preventivas e corretivas.
Para inserir justificativas sobre não conformidades (NCs) que são apontadas na FIA
clique em Ações e selecione NC de Atividade, como mostrado na Fig. 34.
Figura 34
O Sistema apresenta uma série de circunstâncias que podem dar origem a NCs.
Cabe ao usuário selecionar aquela que corresponde ao caso tratado. (Ver Fig. 35).

16. Figura 35
As observações ou informações adicionais sobre determinadas ocorrências são
também de grande utilidade para fins de análise.
Tais dados podem ser inseridos por meio da função Incluir Comentário mostrado na
Fig. 34.
Na página seguinte são apresentados os recursos para efeito de apuração e análise
de não conformidades.
Clicando-se na guia Processo Licitatório o Sistema exibe o menu de funções
disponíveis. Selecionam-se ali Estatísticas e, em seguida, Não-Conformidade, como
mostrado na Fig. 36.
Figura 36
O Sistema abre então a tela com as opções NÃO CONFORMIDADE DE
ATIVIDADE e NÃO CONFORMIDADE DE PRAZO. Observe que nesta tela são
mostrados os percentuais e quantidades destas ocorrências (ver Fig. 37).

17. Figura 37
Ao escolher-se uma destas opções, o Sistema apresenta uma relação bastante
ampla das etapas e atividades que se verificam no curso do processo. Selecionada
a situação para consulta, obtém-se finalmente a descrição das circunstâncias
efetivamente ocorridas, conforme exemplo mostrado na Fig. 38.
Figura 38
7.2) Outras providências na Fase de Desenvolvimento do Processo
INTERVENÇÃO E ATIVIDADE ANTERIOR
Havendo necessidade de se alterar ou corrigir uma providência registrada em etapa
anterior, o SGPC possibilita o retorno àquela atividade, bastando selecionar a opção
Voltar atividade constante na tela mostrada na Fig. 39.
Figura 39

18. Confirmando a operação:
Acionada a função Voltar atividade, o SGPC coloca a pergunta se o usuário deseja
realizar a operação. (Ver Fig. 40).
Figura 40
Situando o processo em outra fase
Confirmada a operação, o Sistema torna disponível a tela com a relação de nomes
de empregados, para a escolha do destinatário (Fig. 41).
Figura 41
Seleciona-se então o nome do destinatário e aciona-se o comando Confirmar. Tais
operações possibilitam mover-se de um módulo a outro do Sistema para a
aplicação de uma ação que se encontra prevista em outra fase, distinta daquela em
desenvolvimento.
INCLUSÃO DE COMENTÁRIOS
O SGPC possibilita também a inserção de comentários, quando da aplicação de
determinadas ações. Este recurso é colocado na forma de pergunta em caixa de
mensagem, conforme ilustrado ao lado (Fig. 42).
Figura 42

19. ALTERAÇÃO DE DADOS
Havendo necessidade de alteração ou inclusão de dados, tal operação pode ser
realizada por meio do comando Editar, conforme mostrado na Fig. 43. Feita a
modificação, os dados devem ser novamente gravados.
Figura 43
INCLUSÃO DE FIA COMPLEMENTAR
A Ficha de Acompanhamento Complementar consiste num documento que se aplica
a determinados expedientes que não estão previstos na sequência de atividades
abrangidas na FIA original, ou seja, aquela FIA que integra o processo desde sua
abertura.
Utiliza-se a FIA Complementar para Aditivos Contratuais e nas situações em que o
processo passa a requerer intervenção de outras Gerências, como por exemplo, os
casos em que se torna necessária a participação da GJU, para fins de análise e
parecer sobre recursos administrativos que são interpostos por licitantes.
Para a inclusão deste documento, basta selecionar a função Incluir Ficha
Complementar no menu de opções constante da tela mostrada na Fig. 44.
Figura 44

20. Note-se, porém, que a atividade de anexar a Ficha Complementar não executa, por
si só, o envio do processo. É preciso concretizar também o primeiro
encaminhamento previsto nesta FIA. Desta forma, quando se efetiva a conclusão
dos passos ali previstos, o processo volta, automaticamente, ao empregado que
anexou a FIA Complementar.
REPUBLICAÇÃO
Nos casos de republicação ou repetição de licitação, devem ser observadas as
seguintes instruções:
a) Somente a GCP/CGE detém a atribuição de incluir nova FIA no SGPC para fins de
republicação ou repetição da Licitação.
b) Para tanto, o “processo físico” deve ser encaminhado a esta área com despacho
do Coordenador da área executante, prestando os esclarecimentos necessários e
informando claramente a fase em que o processo administrativo será retomado.
Exemplo: se determinado Edital mantiver-se-se inalterado e já ter sido
encaminhado e analisado pela GJU, o processo deverá ser retomado a partir
daquele estágio.
ALTERAÇÃO DE MODALIDADE
Para efeito do SGPC, a alteração de modalidade de licitação só pode ocorrer quando
não houver proposta lançada, ou seja, posteriormente à fase de sessão pública.
Havendo necessidade de tal providência, a área executante deve encaminhar o
“processo físico” com despacho à GCP/CGE, prestando os devidos esclarecimentos.
ADITIVO CONTRATUAL/RESCISÃO
A abertura e inclusão de FIA Complementar para a elaboração de Aditivo, AF ou AS
Complementar é também de competência única e exclusiva da GCP/CGE. Tal
situação aplica-se a todos os casos de aditamento, inclusive nas situações de
rescisão.
Os processos físicos que requerem esse tipo de tratamento devem ser
encaminhados à GCP/CGE junto com despacho e esclarecimentos a respeito.
ABERTURA DE NOVO PROCESSO
Consiste na abertura de novo processo abrangendo itens pendentes,
remanescentes de outros processos. Nestes casos pode ocorrer mudança da
modalidade de licitação adotada nos processos de origem dos itens abrangidos no
novo processo. Tal providência é de competência da GCP/CGE.
TRANSFERÊNCIA DE ITENS PARA OUTRO PROCESSO
Trata-se do expediente em que itens de determinado processo cujos resultados da
licitação não possibilitaram a contratação são transferidos para outro processo
relativo a objeto de mesma natureza.