Objetivo general: Conocer los beneficios que se pueden obtener a raíz de un inventario para proyectar mejora continua. Objetivos específicos: Valoración del trabajo de los bibliotecarios, específicamente de atención al usuario y procesos técnicos. Diagnosticar el uso de las colecciones, necesidades de espacios, problemas de clasificación y catalogación y aprovechamiento de los recursos. Diseño y generación de reportes para la generación de proyectos asertivos en cuanto a la mejora continua.

1. Taller de procedimientos para
diagnosticar y evaluar una biblioteca a
través del inventario de recursos
impresos de forma automatizada
Instructora Flor Trillo

2. Lo que vamos a lograr…!
Objetivo general:
Conocer los beneficios que se pueden
obtener a raíz de un inventario para
proyectar mejora continua.
Objetivos específicos:
• Valoración del trabajo de los
bibliotecarios, específicamente de
atención al usuario y procesos
técnicos.
• Diagnosticar el uso de las colecciones,
necesidades de espacios, problemas
de clasificación y catalogación y
aprovechamiento de los recursos.
• Diseño y generación de reportes para
la generación de proyectos asertivos
en cuanto a la mejora continua.
mismo contenido
Foto: Biblioteca Municipal de
Villafranca, León, España

3. Índice
• Diagnóstico breve de una
biblioteca o centro
documental: por colecciones,
por tipo de préstamos, por
tipo de usuarios, etc.
• Requerimientos tecnológicos
y materiales
• Aprovechamiento del recurso
humano
• Planificación del tiempo
requerido
• Análisis de resultados,
productividad e identificación
de problemáticas de forma
global.
• Diseño y elaboración de
reportes o informes con
indicadores
• Caso práctico
Tomado de: Making a collection count: Why a Physical
Inventory is Essential to a Dynamic Library. Salem-South
Lyon District Library

4. Diagnóstico breve de una biblioteca o centro
documental: por colecciones, por tipo de
préstamos, por tipo de usuarios, etc.
• Definir que áreas de la biblioteca
serán inventariadas.
• Conocer las épocas donde los
usuarios frecuentan más la
biblioteca y definir el tiempo para
realizar el inventario cuando
menos afecte. En entidades
privadas se recomienda al final
de cada ciclo.
• Definir en que fechas se
suspenderán los préstamos a
domicilio, para garantizar que la
colección esté completa.

5. Algunas estrategias clave de acuerdo con
Salem-South Lyon District Library
1. Seleccionar las colecciones que se van a inventariar
2. Liberación de espacio: libros que no han sido usados en un periodo
de tiempo deben ser descartados
3. Sacar del sistema los listados de libros para posteriormente
contrastarlos con los resultados
4. Identificar los errores en el acervo y corregirlos en la base de datos

6. Requerimientos tecnológicos y materiales
• Si la colección es mayor de 3,000
libros se deberá contemplar el
proceso de etiquetado en código
de barras de toda la colección
para garantizar una mayor
precisión.
http://barcode.tec-it.com/barcode-
generator.aspx?LANG=es
• Si la biblioteca cuenta con
presupuesto para esto, lo
recomendable serán etiquetas de
radiofrecuencia, ya que con esta
tecnología es prácticamente
automático el proceso de lectura.
Los inconvenientes son que ya no
se revisaría correctamente el
estado de los libros.

7. Requerimientos tecnológicos y materiales
• Cada persona que va a trabajar
en el equipo de lectura de
códigos debe contar con: una
lap top (con block de notas),
lector de códigos (pistola) e
internet inalámbrico para
respaldar cada 2 o 3 horas y
evitar que el trabajo llevado se
demore más por perdida de
información; guantes;
cubreboca y bata de algodón
(de preferencia oscura).
• Cinta adhesiva para ir
marcando en cruz la estantería
que ya fue revisada.
• Conexiones y extensiones
eléctricas.
Foto: Troy Univesity
Foto: Three men dusting books
at the New York Public Library, 1913.

8. Requerimientos tecnológicos y materiales
• Utilización de 5 carritos para depositar los libros
(con un letrero identificador):
a) Libros dañados:
✓ 1er. nivel donde el persona pueda repararlo,
✓ 2do. nivel para envío de un encuadernador
profesional,
✓ 3er. nivel si el material tiene hongo o está mutilado
debe reponerse por uno nuevo y ser descartado.
b) Libros sin código de barras o que está ilegible
c) Libros con deterioro en la etiquetación o con
errores de clasificación
d) Libros en desorden topográfico
e) Libros que no cuenten con alarmas o que estén
expuestas

9. Requerimientos tecnológicos y materiales
En el caso de la reparación de libros se
debe de contar con: pegamento para
encuadernar, glyco (solvente de hule
eficaz para retirar el pegamento de las
etiquetas), etiquetas, impresora,
plegaderas (herramienta de hueso para
encuadernar), papel libre de ácido.
Foto: Biblioteca Sor Juana Inés de la Cruz,
Universidad del Claustro de Sor Juana

10. Aprovechamiento del recurso humano
• Si la colección es mayor de 5,000 items,
se deberá involucrar a todo el personal
con el que cuenta la biblioteca.
• La optimización del personal: ayudará a
reducir el tiempo, desgaste físico que
puede traducirse posteriormente en
ausencias laborales por fatiga.
• Las áreas que deben involucrarse
principalmente son: atención al usuario,
referencia, formación de usuarios y
procesos técnicos.
• Se recomienda que el personal
involucrado haya tomado vacaciones
previamente o que exista una
planeación para tomarlas
posteriormente.
Foto. Niagara Falls librarians, 1955.

11. Planificación del tiempo requerido
Es importante considerar los tiempos para las siguientes
actividades:
• Involucrar a la comunidad: suspensión de
préstamos a domicilio (esto dependerá de los
periodos de tiempo que se ofrecen, la cantidad de
materiales que se pueden llevar y si es época de
exámenes en el caso de las escolares y
universitarias)
• Escaneo y revisión de la colección: el tiempo de
lectura de códigos (se calcula que cada persona en
una jornada laboral de 8 horas puede llegar a leer
como mínimo 1,000 materiales al día)
• Generación de reportes: el análisis de la
información y la segunda lectura requerirán como
mínimo una jornada laboral
• Corrección de irregularidades: de forma
simultánea parte del equipo puede reparar libros e
integrarlos nuevamente a la colección
Aviso a la comunidad
en la Universidad de Zurich, Suiza

12. Planificación del tiempo requerido
Actividades Fechas
Anuncio a la comunidad sobre suspensión
de préstamos a domicilio
3 semanas de anticipación
(Si la biblioteca presta 7 días, 4
materiales) con posibilidad a resello.
Anuncio a la comunidad sobre cierre de
biblioteca por inventario y próxima
reapertura
4 semanas de anticipación
(Considerar periodo de exámenes en el
caso de bibliotecas escolares/
universitarias)
Aviso a las autoridades y administrativos
sobre la programación de un inventario
Al inicio de cada año, si la colección es
muy utilizada se recomienda que sean
dos veces por año y solo la colección que
sale de la biblioteca.
Solicitud de materiales para el inventario Al inicio de cada año lectivo.
Identificación del tiempo para el
inventario: lectura de códigos, corrección
de irregularidades y generación de
reportes.
Al inicio de cada año.
El tiempo de lectura de códigos se calcula
por día y por persona la lectura de 1,000
materiales aprox.

13. Planificación del tiempo requerido
Es importante considerar los tiempos para las siguientes actividades:
Foto: Biblioteca Sor Juana Inés de la Cruz,
Universidad del Claustro de Sor Juana

14. Procedimientos para realizar el inventario
Lectura del código de
barras
Revisión física del
material
Integración al acervo
con lomo hacia arriba y
cantos hacia abajo /
Colocación en
cualquier de los 5
carritos si cuenta con
irregularidades
Revisión de los
materiales
Reparación/Envío
con
encuadernador/
Descarte
Control estadístico
Primera etapa
Segunda etapa

15. Procedimientos para realizar el inventario
Revisión de
duplicados en lectura
de códigos,
identificación de las
personas que
hicieron esa lectura
Conteo, integración y
revisión con lo que
refleja el OPAC
Revisión física de la
primera y segunda
generación de
faltantes
Conteo de los
faltantes no
encontrados en
físicamente y en base
de datos
Estadística de los
libros identificados
con irregularidades.
Costo aproximado y
trámites
administrativos para
envíos con
encuadernador
Generación de
resultados finales en
presentación y
documento con el
involucramiento de
todo el personal
Tercera etapa
Cuarta etapa

16. Sobre el desorden topográfico…
Cooper y Wolthansen (1977) a través de ecuaciones matemáticas
pudieron definir que en una biblioteca universitaria, el 5,6% siempre va a
estar extraviado.
El 65% de los libros que están en el estante correcto, no se encuentran
ordenados topográficamente.
Los factores que podemos identificar en nuestras bibliotecas pueden ser:
• Usuarios que esconden libros de su interés para que otros no se los
lleven o los usen.
• Bibliotecarios que no saben como es el orden topográfico.
• Errores del catalogador, que duplica en lugar de buscar si ese libro ya
está.
• Errores al etiquetar el material
• Y la lista sigue…
Cooper, Michael D.; John Wolthausen (1977). "Misplacement of Books on Library Shelves: A
Mathematical Model". Library Quarterly 47 (1): 43–57. doi:10.1086/620621.

17. Generación de reportes
• El documento auditable de contener un análisis de resultados, productividad de
los involucrados y una identificación de problemáticas de forma global. Es
indispensable que se divida en los siguientes apartados:
ü Datos estadísticos: existencias, perdidas, descarte, reparaciones.
ü Fortalezas del acervo: para utilizarlas en una posterior planeación.
ü Debilidades del acervo: requerimiento de nuevos títulos, reposición de
materiales, nuevos libreros, propuesta de descarte para liberar espacios, si
el estado físico es el adecuado (problemas de humedad, polvo excesivo,
etc.) .
• Es importante brindar recomendaciones precisas y concisas sobre problemas
detectados, al final del inventario es muy enriquecedor en poder contar con un
espacio para reunirse con todo el equipo y compartir todo lo identificado, esto
hará más completo y enriquecido el reporte final.
• El reporte final deberá discutirse con las autoridades de la institución y deberá
estar sustentado posteriormente en una planeación estratégica por los
siguientes años donde se incluyan más inventarios, fumigaciones, etc.

18. Diseño y elaboración de reportes o informes con
indicadores
• El reporte debe contener la siguiente información clave:
1. Periodo de aplicación del inventario
2. Enfoque del inventario (contexto en el que se efectuó)
3. # de lectura de códigos desglosado por días con la productividad de cada
persona, por ejemplo:
4. Número de veces que se tuvo que revisar la colección, duplicaciones en la
lectura, si el tema se presentó frecuentemente discutir esto con el grupo para
que en lo futuro se generen mecanismos de mejor control y calidad.
5. # de materiales reparados, # de impresiones de etiquetas (código de barras y
clasificación para lomos), # de materiales enviados al encuadernador con
tiempos de entregas y costos totales (si es más de un mes, deberá
contemplarse una nota en el OPAC por cada material), # de alarmas
6. Hallazgos: libros con hongos, estanterías oxidadas, identificación de
insectos, etc.
Persona 1 Persona 2 Persona 3 Persona 4 Persona 5 Persona 6 Persona 7
Lectura de Códigos 3835 5651 4548 4756 6826 7780 5445
3835
5651 4548 4756
6826 7780
5445
0
5000
10000

19. Lecciones aprendidas
• No tengas temor de revisar las veces que sean necesarias, tienes que estar seguro
antes de notificar que los libros no están, asegúrate de que así sea.
• Antes de iniciar, en el proceso de planeación debes tener suficientes conexiones
eléctricas y una buena conexión de internet.
• Hay que ser flexible, analítico y si hay que descartar, se debe preparar un programa
previo.

20. Beneficios
• Catálogo impecable, los usuarios lo agradecerán!
• Mejor conocimiento de tu colección, mayor valor del bibliotecario porque conoce lo
que tiene y sabe orientar a sus usuarios.
• Mejor comunicación y construcción de trabajo en equipo, para hacer un inventario
exitoso, el equipo debió realizar un buen trabajo de forma conjunta.
• Mejor entendimiento del comportamiento de tus usuarios y tus colegas. Esta tarea
requiere de habilidades físicas y analíticas.
• Cumplimiento de una tarea exitosa. La comunidad entenderá que el trabajo de
una biblioteca es importante en la medida en que el equipo bibliotecario realice
sus tareas adecuadamente.
• Un buen inventario físico ayuda a mantener una calidad en la colección
• Contribuye a brindar información sobre la toma de decisión presupuestarias,
sobre el valor cuantitativo y cualitativo que la institución ha invertido.
Inventory of a small academic library: cooperation and communication through the units. Troy University.
http://www.slideshare.net/benire/charleston-conference-presentation

21. Caso práctico
Con lo visto en el taller definir brevemente una propuesta/esbozo de inventario
estratégico para la biblioteca donde usted labora, sino cuenta con una, realice
una propuesta partiendo de un imaginario.
✓ Diagnóstico breve de una biblioteca o centro documental: por colecciones, por
tipo de préstamos, por tipo de usuarios, etc.
✓ Requerimientos tecnológicos y materiales
✓ Aprovechamiento del recurso humano
✓ Planificación del tiempo requerido
✓ Análisis de resultados, productividad e identificación de problemáticas de
forma global.
✓ Diseño y elaboración de reportes o informes con indicadores
Al final se presentará frente a grupo su propuesta por lo que se pide que se
elaboren los principales puntos en una presentación de Power Point.
Para la actividad se tienen 40 minutos.