管理你的老闆：(2)向上管理的7個建言

1. 方博。享學
管理你的老闆
Managing Your Boss.
Part2：向上管理的7個建言
出版日期：2011年11月

2. 方博。享學
簡報大綱
Part 1：部屬的原則
Part 2：向上管理的7個建言
Part 3：為何老闆跟你想的不一樣
Part 4：搞定難搞老闆
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3. 方博。享學
2 向上管理的7個建言
每一個好主管都曾經是最好的部屬
如果連部屬的職責都無法勝任，當然不可
能要求主管施以恩惠、給你大好機會。先
成為一個好部屬，超出主管對你的期望，
是向上管理的前提與基本條件。
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4. 方博。享學
管理大師對向上管理的建言
彼得杜拉克
• 盡可能讓老闆有效能、有成績，同時也符合部屬自身的利益。
• 了解老闆的習性與偏好。
• 了解老闆的長處、限制和弱點，設法支援、補充他的不足。
• 確實地讓老闆明白，能夠對你有什麼期待。
• 絕不要讓老闆吃驚，即便是驚喜。
• 絕不要低估老闆！高估老闆有益無害。
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5. 方博。享學
管理大師對向上管理的建言
約翰科特、約翰葛巴若
• 了解你的老闆和他的處境，包括：目標、壓力、優點、弱
點、盲點、偏好的工作方式。
• 評估你自己和你的需求，包括：強項和弱點、個人風格。
• 理解自己是否過度仰賴老闆、或是憎恨老闆？
• 建立融洽的工作關係。
• 了解雙方對工作的預期。
• 資訊流通，讓老闆掌握一切。
• 可靠、誠實。
• 不要濫用老闆的時間和資源。
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6. 方博。享學
Advice
1 了解老闆的處境與需求、協助老闆更有成效
• 如何贏得主管信任，成為主管的得力助手？「了
解老闆的處境」是杜拉克的第一個建議。
• 每個部屬應該把主管當成第一大客戶，因為主管
對你的所作所為握有生殺大權，他能給你夢寐以
求的職位與機會，也可以輕易的全盤否決。
• 經理人想要有所作為與表現，必須仰賴的對象，
不是部屬，而是擁有決定權的老闆。
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7. 方博。享學
Advice
1 了解老闆的處境與需求、協助老闆更有成效
• 4步驟，搞清楚老闆到底想要什麼？
– 了解工作目的
• 開始先思考「為什麼？」「給誰看的？」「要達到什麼效果？」
– 檢視過去言行
• 回想做過什麼事讓主管稱讚？責備？主管說過的期待或標準？
– 分析工作現況
• 主管希望我現在做什麼？他最讚賞的人是誰？他對我工作的要求
是什麼？
– 向主管打聽
• 探詢主管在同年紀時的工作目標？覺得新人表現如何？有哪些地
方是我需要改進的？
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8. 方博。享學
Advice
2 把老闆當成獨立個體、摸透老闆偏好的工作習性
• 每個人都有獨特的思考模式、價值觀、做事方法，
老闆也不例外。
• 部屬的工作在於體認老闆與自己存在著性格與偏
好差異的前提下，設法找出彼此磨合的工作方式。
• 將老闆分為「讀者型」或「聽眾型」
– 讀者型：將重要事項或提案寫成備忘錄或報告
– 聽眾型：直接向老闆報告，再透過備忘錄做追蹤
• 部屬在對上溝通時最好留心老闆的決策風格
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9. 方博。享學
Advice
2 把老闆當成獨立個體、摸透老闆偏好的工作習性
特色：喜歡一對一對話、不常發言或插嘴
應對：透過單獨對話或用email溝通
封閉表達
特色：擅長詢問再與大家
分享可以怎麼做、 特色：透過指示下達命令
怎麼想 應對：快速切入重點，使
應對：多問問題找出主管 低度強勢 高度強勢 用直接用語，避免
意見，回答時先重 使用「可能」、
述主管的話，讓他 「來試試看」話語
知道你有聽懂他的
話。
開放表達
特色：習慣與人互動、肢體語言豐富，隨
時加入討論或開啟新議題。
應對：多使用自己的肢體語言溝通，聆聽
時多以微笑、點頭來表示認同
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10. 方博。享學
Advice
3 了解老闆的強項弱點，適時截長補短
• 部屬應仔細觀察「老闆在哪些事情上做得很好？」
「老闆的弱點和限制又是什麼？」然後適時、適
當地予以協助和加強。
• 深入掌握主管會什麼、不會什麼，或喜歡什麼、
不喜歡什麼，將有助於部屬踏進老闆的信任圈。
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11. 方博。享學
Advice
3 了解老闆的強項弱點，適時截長補短
• 一定要幫老闆做到的事：提醒和解圍
– 如果主管忘了我說過的話、做過的事，我該怎麼辦？
• 平和口吻、主動提醒
• 事情在「開始之前」、「結束之後」馬上提醒
– 老闆遭遇尷尬或出糗的時候，我該怎麼辦？
• 為老闆找台階下、解圍，保住老闆的尊嚴
• 不在公開場合當眾指出上司問題所在
• 採用YES/BUT，先接受主管想法再進行補充
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12. 方博。享學
Advice
4 讓老闆知道你在忙什麼、放心授權給你
• 部屬應該讓老闆知道你和你手下的人打算做什麼？
又不打算做什麼？讓老闆能預期長短期目標與優
先工作事項，展現企圖心並爭取到更多的授權。
• 如果老闆要求是100分，而部屬每次都以120分為
目標，讓主管期待你的工作潛力，下次自然就會
把更重的工作交給你。
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13. 方博。享學
Advice
4 讓老闆知道你在忙什麼、放心授權給你
• 4訣竅讓老闆看見你的好能力
– 真人要露相
• 部屬愈多的主管，愈難發現部屬的潛在能力。
• 主動向主管報告自己的才能或對工作的心得，才能獲得重用。
– 當個有存在感的人
• 行為舉止中表現自己的企圖，達成目標時要說明自己解決問題
的思路和方案。
– 以超越目標為結果來完成工作
• 讓上司覺得你可以做到比要求的還多，讓他覺得你有成長空間。
– 成功提案
• 拿出98分的企劃案、讓主管補充2分、尊重主管意向
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14. 方博。享學
Advice
5 給老闆的資訊絕不嫌多、不要給老闆意外
• 避免給老闆意外，就算是正面的意外(驚喜)也要避免。
• 展現誠實與可靠的特質，若缺乏信任就無法授權。
可掌控的平穩表現，比時好時壞要讓人安心多了。
• 凡是報告、有事聯絡、遇事商量，並逐項對應至
反饋(Feedback)、提醒(Remind)、分享(Sharing)。
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15. 方博。享學
Advice
5 給老闆的資訊絕不嫌多、不要給老闆意外
• 4要點不要讓老闆問出「那件事辦得怎麼樣了？」
– 開始著手階段
• 正確理解上司指示，再以自己聽到的內容為基礎製作草案，並
針對績效基準、品質、投入資源與截止日期與上司進行協議。。
– 執行階段
• 事前協議的績效為基準，確認執行過程。過程須檢核業務方向，
並進行修正。
– 績效報告前的確認階段
• 完成90%以上的工作後，與上司進行最後溝通，檢討後才能
100%地完成報告。
– 報告壞消息
• 調整用字遣詞並提出解決方案 15

16. 方博。享學
Advice
6 高估老闆有益無害、別把老闆當笨蛋與敵人
• 老闆知道的通常比部屬多。如果你認為老闆是笨蛋，
他不是會看穿你，就是會用同樣的態度對待你，甚
至用職權來毀滅你。
• 世界上每個決定都由「有權力」的那個人來做，不
是「最適合」、「最聰明」、「最有資格」的人。
• 對待老闆須抱持「不論如何，一定要從中有所得」
的積極態度，必然可以從老闆身上學到東西。
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17. 方博。享學
Advice
6 高估老闆有益無害、別把老闆當笨蛋與敵人
• 4個提醒、停止抱怨「老闆為什麼那麼豬頭」
– 把上司當成客戶
• 謹守「關係緊密、彼此信賴、不失分寸」法則
– 把上司當成銀行
• 當成用來「提領人脈、物資、金錢、資訊、時間」等資源
– 把上司當成通才
• 通才的任務是讓組織運作更流暢、不必要比專才更了解專業
– 把上司當成加分題
• 若主管不可理喻，想著5%的薪水當成是應付爛主管的津貼，或
是把主管當成負面教材，別讓自己犯同樣的錯誤。
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18. 方博。享學
Advice
7 別揮霍老闆資源、每個請求都花在刀口上
• 部屬提出的每一項要求，都要占用老闆的資源，聰
明的部屬不會用瑣事耗盡老闆的時間與精力。
• 老闆最喜歡的是，知道主管何時必須專心處理事務、
何時才有空聽部屬報告，而且做事不需要看顧的
「零保固」部屬。
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19. 方博。享學
Advice
7 別揮霍老闆資源、每個請求都花在刀口上
• 3個做法、別讓老闆懷疑「你到底有沒有用腦」
– 告訴老闆時間就行，不用解釋過程
• 提供資訊時釋放小量細節、報告核心議題與支持數據即可
– 給老闆選項、別問他該怎麼做
• 先想「問老闆是最有效的方法嗎？有沒有更適合的人可以問？」
• 給老闆選擇題或是非題
– 把成功公式化
• 將經驗提煉出標準做法，成為其他部門或下次專案的模範，是
最能節省主管資源的方法。
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20. 方博。享學
- THE END -