1. Universidad del Quindío – CIDBA
Trabajo Final
TRABAJO FINAL
GERMAN FABRICIO VELASQUEZ BERMUDEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
PRIMER SEMESTRE
BOGOTA D.C
2013

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INTRODUCCIÓN
Este mensaje busca mostrar de una manera
didáctica y sencilla, la importancia que tiene esta
profesión para mi vida, y el aporte que como
futuro profesional, deseo hacer a la sociedad, a la
organización donde me desempeñe, en pro de la
correcta gestión de la información y
documentación para asegurar la transparencia
administrativa y facilitar la investigación
fundamentados en la correcta gestión documental.

3. Universidad del Quindío – CIDBA
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OBJETIVOS:
 Realizar un aporte significativo como
futuro profesional, dando un valor agregado
en mis tareas como archivista de acuerdo a
lo aprendido en la materia.
 Implementar los conocimientos adquiridos
en Expresión Oral y Escrita.
 Trabajar el tema conociendo lo
concerniente a las transferencias
documentales de una entidad educativa.

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COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE
LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
¿CUAL ES MI APORTE DE ACUERDO A
MI CAMPO LABORAL?

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una transferencia documental es el proceso que
consiste en realizar
Un traslado de los documentos que ya cumplieron su
tiempo de retención
En los archivos de gestión y deben pasar al archivo
central por disposición de
La tabla de retención de la entidad.
Dicho proceso debe ser precedido de una serie de
procedimientos que permitirán
Que los documentos a transferir estén correctamente
organizados para hacer parte
Del archivo central.

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PASOS PARA REALIZAR UNA TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
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Identificar la serie documental o asunto que la
unidad desea transferir.
Realizar una medición para identificar el
volumen documental que se desea transferir.
Aplicar la Tabla de Retención Documental del
área, proceso o serie que se va a transferir.
Tomar los expedientes físicos y realizar la
ordenación correspondiente al asunto que se
va
a
transferir
(alfabética, cronológica, numérica)

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PASOS PARA REALIZAR UNA TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
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Liberar los documentos de material abrasivo
como (ganchos, clips, legajos).
Cambiar la unidad de almacenamiento
(carpetas) y ubicar la documentación en cajas
rotuladas.
Ordenar el expediente al interior si se requiere
respetando el principio de orden original.
Realizar la foliación de la documentación.
Elaborar el inventario de transferencia
documental.
Elaborar acta de transferencia y firmas por
parte de los responsables.
http://www.youtube.com/watch?v=uUf8xa4AZ3
Q

8. Universidad del Quindío – CIDBA
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PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
En el proceso de transferencia documental que
trabajo
actualmente
no
cambiaria
el
procedimiento que se realiza actualmente ya que
esta normado bajo las políticas y funciones
establecidas por el comité de archivo de la
universidad e implementadas por la Oficina de
Administración Documental.
Mi propuesta sería en cuanto a la capacitación
que nuestra oficina debe brindar a las unidades
académicas y administrativas, al personal de
soporte y manejo de archivos de gestión.

9. Universidad del Quindío – CIDBA
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PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
La Oficina de Administración Documental donde
trabajo actualmente esta sujeta a un cambio
positivo en estos últimos años, se le esta dando
mas difusión al tema de gestión documental a la
Universidad de los Andes y la acogida en las
dependencias de la Universidad ha sido muy
positiva, en el tema de creación de nuevas tablas
de retención, cuadros de clasificación y tablas de
valoración se ha avanzado bastante.
Hoy día es necesario realizar un programa de
capacitación a las personas responsables de los
archivos de gestión llevándolos a conocer el tema
archivístico de una forma didáctica y fácil para su
aplicación en el campo laboral.

10. Universidad del Quindío – CIDBA
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PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
Identificando las necesidades de la comunidad
uniandina en cuanto a gestión documental, mi
propuesta realizaría una citación a los jefes de la
unidades mostrándoles los beneficios de la
organización documental en sus archivos y la
viabilidad de que los documentos bien
organizados no solo servirán para que la función
administrativa de cada oficina sea optima si no
también ayudaran en el tema de investigación
que es una de las funciones misionales de la
Universidad.

11. Universidad del Quindío – CIDBA
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PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
Con el personal de asistencia y técnico se
trabajarían unos módulos de capacitación
diferentes a las personas de cargos gerenciales, al
personal de apoyo se le explicaría mas a fondo el
tema de ordenación y manejo físico de los
expedientes en el archivo de gestión; se
explicaría el tema de como hacer una
transferencia,
utilización
de
formatos
establecidos por la OAD y otros tips que les
servirán de ayuda para el optimo manejo de sus
archivos de gestión.
Todo esto de una manera didáctica y participativa
entendiendo que el tema de archivo no es tan
entretenido para algunas personas.

12. Universidad del Quindío – CIDBA
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CONCLUSIONES GENERALES
En este trabajo tuve la oportunidad de aplicar los conocimientos
adquiridos en la materia, abordar temas, investigar sobre ellos e inferir
en algunas situaciones de la gestión documental.
La propuesta realizada me motiva a participar no solo como tecnólogo
en mi actual trabajo si no también me invita a innovar y aportar ideas
como futuro profesional en Ciencia de la Información y la
documentación.

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BIBLIOGRAFIA
Oficina de Administración Documental de la Universidad de los
Andes
http://oad.uniandes.edu.co/index.php/es/productos-y-servicios