Autorizzazione di spesa - Eprocurement

1. Autorizzazione di
spesa
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2. DEFINIZIONE DI ACQUISTO
L'acquisto è una fase del processo di scambio dei beni.
Con questo termine s'indica l'azione mediante la quale un soggetto entra
in possesso di un determinato bene o servizio, che può essere:
•materiale o immateriale
•durevole, semidurevole o di consumo
•di utilità immediata o differita.
La contropartita del bene o servizio si definisce corrispettivo o, più
comunemente, pagamento: questo può corrispondere a una certa
somma di denaro contante, o all'impegno di pagare, o far pagare da terzi,
entro un certo termine e a condizioni di fornitura predeterminate.
Fonte Wikipedia
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3. COSA FA PER VOI RHD – PROCESSO ACQUISTI
RHD 4 è un sistema di Business Process Management che può
gestire i processi di acquisto di beni o servizi. Comprare
diviene più semplice, sicuro, razionale e rapido.
RHD 4 rende il tuo business più efficiente. La velocità del business
è aumentata determinando un time to market notevolmente
ridotto. In questo scenario assume grande importanza la
capacità di acquistare beni e servizi con la stessa velocità, per
dare un supporto concreto al proprio business.
RHD 4 cambia lo schema di gestione degli acquisti: si passa da uno
schema in cui il responsabile acquisti deve gestire tutti gli
elementi organizzativi preposti agli acquisti, ad una modalità
operativa che vede coinvolta tutta l’ azienda con le sue diverse
funzioni
RHD 4 è un sistema che permette di adattare il processo alle
esigenze di ogni tipo di azienda. Dalla grande azienda
caratterizzata da più sedi e da una polverizzazione delle
funzioni, sino alle realtà aziendali più piccole, è possibile
costruire un processo di acquisto coerente con la dimensione
organizzativa dell’ impresa e il suo business.
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4. PERCHE’ SCEGLIERE RHD – PROCESSO ACQUISTI
Permette di configurare un procedura
completamente personalizzata e in coerenza con la
propria struttura organizzativa e con la dimensione
del proprio business.
Ogni figura autorizzata può formulare una richiesta
di offerta che può subire un processo di validazione
comunque articolato.
In ogni momento è possibile conoscere chi ha in
carico la pratica.
Si riducono i costi di gestione delle spese.
Si verifica costantemente la rispondenza delle spese
al budget ed è possibile attivare processi di
approvazione di extrabudget.
Nel processo si integrano: il processo di gestione, i
dati e i documenti.
Si offre la possibilità di interfaccia verso i sistemi
gestionali più diffusi.
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5. GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA
Gli acquisti sono un processo autorizzativo caratterizzato da una serie di passaggi logici che tendono a definire in
maniera precisa «cosa comprare», «da chi comprare», «in che modo comprare», « in che modo verificare la
correttezza dell’ acquisto»
RICHIESTA DI ACQUISTO
Definizione delle tipologie prodotto, servizi da
sottoporre al processo approvazione
•L’azienda deve definire la tipologia di prodotti o servizi da sottoporre al
processo approvativo. Normalmente si sottopone al processo quanto ha
significativo impatto sul budget
Raccolta e decodifica delle richieste
•Una richiesta deve essere formulata da un soggetto proponente e, in
alcuni ambiti è necessario decodificare la richiesta non essendo
immediatamente fruibile per la redazione della richiesta di offerta al
fornitore
•Verifica di rispondenza alla normativa
Accorpamento dei dati per generare ordini
cumulativi
•Gli ordini possono provenire anche da un numero elevato di reparti.
Una delle attività del responsabile acquisti, è raccogliere le richieste
per prodotti omogenei per poi formulare richieste di preventivo
coerenti con la quantità complessiva e il budget concordato.
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6. GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA
VALUTAZIONE
Conformità con il budget
•Durante la redazione della richiesta di offerta è necessario definire la
modalità di acquisto (cambia per legge se l’ azienda è privata o
pubblica). Normalmente si procede secondo gara di appalto,
richiesta di offerte multiple, chiamata diretta.
•Il budget comanda l’ autorizzazione e nel caso di Extrabudget si deve
accedere a autorizzazioni siperiori
Modalità di acquisto e Redazione richiesta di
offerta
•Durante la redazione della richiesta di offerta è necessario definire la
modalità di acquisto (cambia per legge se l’ azienda è privata o
pubblica). Normalmente si procede secondo gara di appalto,
richiesta di offerte multiple, chiamata diretta.
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Invio offerta
•L’ offerta, opportunamente redatta, viene inviata ai fornitori qualificati per
poter valutare la fornitura
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7. GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA
APPROVAZIONE
Valutazione Offerte
•Le offerte devono essere valutate secondo criteri legate a procedure
interne di autorizzazione gerarchica
•Il budget è un criterio di valutazione che può richiedere la gestione
dell’ Extra budget in casi particolari.
Scelta offerta migliore
•Devono essere identificati chiaramente i criteri che determinano
«l’offerta migliore»
•I parametri tipici sono: storia del fornitore, prezzo, data consegna,
tipologia di prodotto, forma di pagamento
Invio aggiudicazione
•Sulla base dell’ aggiudicazione il cliente procede all’ assegnazione
della fornitura
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8. GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA
CONTROLLO FORMALE
Arrivo della merce
•La merce arriva secondo le modalità di spedizione concordate.
•Si procede al controllo fisico e formale affinchè il materiale arrivato
sia sicuramente quello ordinato.
Controllo in ingresso - -cespite
•La merce in ingresso viene trasformata in cespite se l’ azienda decide
di portarlo a capitale.
Controllo contabile
•La quadratura contabile permette di verificare, automaticamente, la
congruenza tra ordine->bolle->fatture
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9. GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA
Processo di qualificazione dei fornitori
Per appalto pubblico sono necessari
specifici adempimenti
•Assegnazione del numero CIG
•Gestione del prcedimento attraveros o un RUP
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10. GLI ATTORI DEL PROCESSO
Gli attori tipici del processo di autorizzazione concorrono, progressivamente, alla definizione della tipologia di
spesa da sostenere e alla sua corretta formulazione da un punto d i vista tecnico che economico.
PROPOSTA DI
ACQUISTO
VALUTAZIONE
AUTORIZZAZIONE
PROPOSTA DI
ACQUISTO
PROPONENTE
PROPONENTE
?
PROPONENTE
RESPONSABILE
FUNZIONE
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11. GESTIONE DEI DATI
Il sistema gestionale aziendale e il sistema di gestione del budget sono collegati attraverso apposita interfaccia con
RHD. Questo permette di allineare i dati tra i sistemi per avere una corretta gestione delle autorizzazioni vincolate
al valore di budget.
Aggiornamento righe ordine e extra budget
Aggiornamento dati budget
SISTEMA
AMMINISTRATIVO
RHD
SISTEMA DI
BUDGET
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12. Utente
ESEMPIO – ACQUISTO BENI
Resp. Servizio
Richiesta
Acquisto
Vidimazione
Responsabile
n
o
Rifiuto
STOP
Valutazione
Conformità
economica
si
Accettata
Resp.Acquisti resp.tecnico
Decodifica
della richiesta
Accettata?
Valutazione
Conformità
tecnica
Accodamento
Redazione
Richiesta Offerta
(modello)
Invio Richiesta
offerta
a fornitori
INPUT
Lista offerte
Invio Ordine
Fax,Pec, Email
(nr. Ordine)
Emissione
Ordine
positiva
STOP
no
Consegna merce
conforme
Redazione ordine
diretto
Ricezione
Offerte
si
Pubblicazione Ordine
Su EDI
Scelta Offerta
rifiuto
Direzione
Offerta
non conforme
Richiesta
integrazione
Alimentazione lista
offerte conformi
STOP
nitori
Offerta
non conforme
Richiesta
integrazione
si
no
negativ
a
Approvazione Entro soglia
Dir.generale
STOP
STOP
rifiuto
Approvazione
Presidente
Fuori soglia
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Invio offerta
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13. SISTEMA
ESEMPIO QUADRATURA CONTABILE
Pubblicazione EDI
In area riservata
Ordini Beni
Abbinamento
fattura>bolla
AMMINISTRAZIONE
Resp.. aacquisti
FORNITORE
Upload
Fattura
Upload
Bolla
Abbinamento
Bolla->ordine
no
accettazione
si
no
accettazione
si
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Contabilizzazione
In Sigla
Chiusura procedura
manuale
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14. Progettazione
Resp. Servizio
ESEMPIO ACQUISTO CONSULENTI
Richiesta
Prestazione
Definizione
Posizione lavoro
Autorizzazione
Responsabile
n
o
STOP
Rifiuto
Accettata
si
Resp.Acquisti
positiva
Alimentazione lista
Accettazioni conformi
Redazione
Lettera
Incarico
INPUT
Lista Accettazione
Incarico
Invio
Lettera
Incarico
Fornitori
Valutazione
Conformità
Accettazione
Ricezione
Accettazione
Incarico
Invio
accettazione
incarico
negativ
a
Richiesta
integrazione
Accettazione
non conforme
STOP
Pubblicazione
Accettazione
Su EDI
STOP
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15. ESEMPIO – ACQUISTI ENTE PUBBLICO
Controllo contabile
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Acquisto
strumentazione
informatica
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16. ESEMPIO
APPLICATIVO
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17. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – acquisizione richiesta
Attraverso l’ apposito modulo si attiva il
comando per l’ immissione della richiesta di
acquisto da parte del personale. Questa può
avvenire attraverso un elenco di articoli
generico caricato a sistema.
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18. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – generazione ordine
Il RUP avanza nel procedimento accorpando
le righe di ordine in documenti dove si
trovano articoli omogenei.
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19. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – modalità di gestione
Il RUP definisce la modalità di gestione del
procedimento. Nel caso specifico di procede
all’ ”AFFIDAMENTO DIRETTO GARA”
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20. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – redazione capitolato
Il RUP definisce i dati principali del capitolato
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21. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – redazione capitolato
Il RUP definisce i dati principali del capitolato
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22. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – scelta dei fornitori
Si procede alla qualifica di tre fornitori per
inviare la richiesta di offerta
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23. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – attivazione pratiche per offerte
L’ ufficio appalti manda la richiesta di offerta
a tre fornitori
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24. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – ricezione offerta
Il fornitore procede a notificare l’ offerta
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25. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – valutazione ente tecnico
L’ ente tecnico procede alla valutazione
dell’offerta che è prevenuta dal fornitore
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26. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – valutazione ente tecnico
L’ ente tecnico procede alla valutazione
dell’offerta che è prevenuta dal fornitore
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27. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – inoltro alla direzione
L’ offerta viene inoltrata alla direzione per
una successiva approvazione
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28. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – approvazione direzione
La direzione procede all’ approvazione dell’
offerta
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29. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – ordine
Si procede alla redazione dell’ ordine per l’
aggiudicatario
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30. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – ordine
L’ invio avviene in maniera digitale
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31. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – avanzamento
Attraverso questo evento è possibile
registrare l’avanzamento del l’ oridine
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32. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – contratto
Conferma dell’ ordine attraverso il contratto
di cui si può gestire l’ avanzamento e la
chiiusura
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33. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – riconciliazione delle fatture
Si procede alla riconciliazione delle fatture
caricando i dati a sistema
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34. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – approvazione fattura
Si procede all’ invio del modulo contabile all’
amministrazione per la successica
autorizzzione al pagamento
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35. ESEMPIO ENTE PUBBLICO – Getione CIG
È possibile fare la gestione dei numeri CIG
attaverso una apposita procedura che
garantisce l’ unicità di utilizzo.
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36. OBIETTIVI RAGGIUNTI
Richiedente
Ufficio Acquisti
Responsabili spesa
Amministratore
Ente tecnico
Direttore generale
Amministrazione e finanza
Fornitori
GESTIONE SINERGICA E INTEGRATA
Rhd determina in coordinamento di tutti gli enti coinvolti nella procedura
acquisti. La modalità operativa di RHD permette di gestire ogni acquisto
come singla attività di Project Management in maniera indipendente dalla
complessità del flusso, dal numero di attori e dalla loro dislocazione
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Tutti gli attori sono attivi in un processo
organizzato secondo criteri di coordinamento
tipici del project management senza i costi
determinanti dalla struttura di
coordinamento
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37. RHD
Autorizzazione di
spesa
RHD software
Via fiume giallo 3 - 00144 Roma
Tel 06 52244040
www. rhd.it www.alfagroup.it
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