Presentatie tijdens de VHLORA studiedag rond SharePoint.

1. Studiedag Microsoft Sharepoint Maandag 14 december 2009 1

2. Agenda 10.00 - 10.15 uur verwelkoming en toelichting van het programma 10.15 - 10.30 uur wat is Sharepoint? 10.30 - 11.30 uur gebruik van Sharepoint in de Vlaamse hogescholen 11.30 - 12.15 uur technische vereisten 12.15 - 13.15 uur lunch 13.15 - 15.15 uur overzicht applicaties en toepassingen 15.15 - 15.30 uur vragen en antwoorden 15.30 - 15.45 uur afsluitende beschouwingen 2

3. Sprekers Karel Van Vlaenderen (KHBO) Michel Maricau (KHBO) Jethro Seghers (EHB) Gene Vangampelaere (HOWEST) Kenneth Eeckeman (KaHo) Jennifer Van Vooren (KaHo) Mieke Vanhoorne (KaHo) 3

4. SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatieuitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt. Een belangrijk concept daarbij zijn de libraries waar documenten kunnen worden opgeslagen. De opgeslagen documenten kunnen verrijkt worden met metadata die aan een document zijn gekoppeld en libraries kunnen versiebeheer hebben. Niet alleen MS Office-documenten kunnen worden opgeslagen in SharePoint, maar in feite ieder digitaal object. Andere functionaliteiten die in SharePoint bestaan voor het uitwisselen van informatie zijn onder andere fora, enquêtes, taken, agenda's. Doel is hier bij dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden. SharePoint kent twee varianten: Windows Sharepoint Services (WSS) en Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS). In 2007 is van WSS versie 3 verschenen en is MOSS geïntroduceerd als opvolger van Sharepoint Portal Server (SPS). MOSS kan gezien worden als een uitbreiding op WSS en moet afzonderlijk worden aangeschaft met daarbij nog keuze uit 2 versies, standaard en enterprise. De basisfuncties uit de vorige versie zijn ook weer in 2007 aanwezig. De functioneel meest opvallende vernieuwing is de toevoeging van een wiki-module en een blog-module. Een speerpunt voor Microsoft bij de ontwikkeling van SharePoint is de integratie met Office 2007. In combinatie met Office 2003 moeten een paar functies worden gemist. Verder is er ook integratie met andere Microsoft paketten zoals Active Directory voor Authenticatie en Exchange. SharePoint gebruikt onder andere .NET framework, IIS, SQL server en versie 3 werkt op Windows Server 2003 en 2008. SharePoint is beschikbaar in verschillende talen, waaronder het Nederlands. Wat is sharepoint? Informatieuitwisseling - (online) samenwerking - documenten – Metadata – versiebeheer – fora – agenda – taken - Active Directory – Exchange - Platform 4

5. Sharepoint in de hogescholen Aanpak Doelstellingen Implementatie 5

6. Sharepoint in Howest Doelstellingen: 6

7. Sharepoint in Howest Planning: Stuurgroep 7

9. Automatisering van specifiekeworkflows

10. Samenwerking & Communicatiestimuleren

12. Sharepoint in Erasmusplanning (2) Opstellen Preproductiesysteem + ontwikkeling teamsite voor informatica Opstellen informatiebeleid + Inventariseren welke applicaties er binnen de centrale diensten allemaal bestaan en welke overgezet kunnen worden + toegangsrechten Informatiebeleid vertalen naar structuren binnen sharepoint(Wij zitten in deze fase)

13. Sharepoint in Erasmusplanning (3) Structuur dienst per dienst uitrollen + Migratie van de reeds bestaande applicaties + Overzetten Opleidingen per dienst Kennis- & Informatiemanager neemt rol van externe consultant over 11

14. Sharepoint in KHBO Hoofddoelstelling: ‘alle’ documenten voor de werkingvan de hogeschool, de departementen, de opleidingen en diensten op een gestructureerde manier archiveren. Afgeleid doelstellingen: interne communicatie verbeteren samenwerking verbeteren kwaliteitszorg verantwoorden 12

15. Sharepoint in KHBO Doelstellingen ‘nieuw’ portaal: informatie sneller toegankelijk maken structuur standaardiseren en vereenvoudigen nieuwe organisatiestructuur integreren 13

16. Sharepoint in KHBO Planning implementatie: gebruik van het ‘oude’ portaal bevragen nieuwe structuur ontwerpen, aftoetsen en bijsturen nieuwe structuur implementeren redacteurs nascholen over het ‘nieuw’ portaal in 2 fasen afspraken maken over plaatsing en naamgeving van documenten documenten migreren van ‘oude’ naar ‘nieuwe’ portaal het ‘oude’ portaal afsluiten gemaakte afspraken opvolgen 14

17. Sharepoint in KAHOSint-Lieven 15

18. Doel- en Probleemstelling Informatie voor personeel staat op verschillende plaatsen verslagen in docnet (WSS 2.0) kwaliteitshandboek personeelscommunities op toledo … Geen overzicht over wie welke informatie levert Bijlagen zorgen ervoor de mailboxen te snel vol zitten Verschillende versies van documenten op verschillende plaatsen door kopiëren van data (lokale schijf, ftp, eigen back-ups, …) 16

19. Project Stel een systeem op … dat alle documenten voor het personeel verzameld op één plaats waar een doorsnee gebruiker zijn weg in vindt waar elk document eenduidig zijn eigen plaats heeft waar duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de geleverde informatie dat uitbreidbaar en integreerbaar is met andere applicaties Met de huidige infrastructuur 17

20. Ingrediënten voor een goede start Nauwe samenwerking ICT Dienst met kwaliteitscoödinator, communicatie en andere keyusers Eenvoudige en duidelijke structuur kiezen en toetsen met de doelgroep Consistentie, met respect voor de eigenheid van de verschillende eenheden (diensten, departementen, opleidingen, …) 18

21. Ingrediënten voor een goede start Splits op in fases, maar de vertrekbasis moet solide zijn voor de volgende fases Draagvlak creëren door goed te communiceren met de gebruikers (inspraak voorstellen, opleiding, ondersteuning …) Steun vanuit de directie 19

22. Planning / Tijdslijn Periode voor september 2008 – Bepalen technologie Sept 2008 – oktober 2009 Inwerken – overzicht krijgen huidige structuur KaHo, huidig aanbod informatie en tekortkomingen Opleiding SharePoint Administrator Verkennende gesprekken Verdelen in fases: Algemene Diensten, Inspraak- en overlegorganen KaHo niveau Departementen, opleidingen, vakgroepen, expertisecellen Campussen en overige zaken (in kaart te brengen) November, December 2008 Workshops rond uitbouwen structuur navigatie, layout, beveiliging 20

23. Planning / Tijdslijn Januari, Februari, Maart 2009 Uitrollen structuur Algemene Diensten Opleiding eerste gebruikersgroep Ondersteuning opladen, bijsturen waar nodig Testfase Ervaring gebruiken om voorstel te formuleren fase 2 April, Mei, Juni 2009: departementen Verkennende fase departementen Verder uittekenen structuur departementen en feedback 21

24. Planning / Tijdslijn Juli, Augustus, September, Oktober 2009 Implementatie structuur departementen Opleiding departementen Bijsturing en ondersteuning op maat Periode na implementatie departementen Ondersteuning Bijsturen Sensibiliseren Leemtes opvullen Mogelijkheden in de toekomst bekijken 22

25. Bijkomende afspraken Om documenten over te zetten… Vastleggen einddatum ! Impact op go-live, aantrekkelijkheid en bruikbaarheid Richtlijnen opbouw en gebruik bestandsnamen Impact op archivering, search 23

26. Technische aspecten Resources Licentieproblematiek Implementatie 24

27. Resources Virtueel gehost Windows Server 2008 SQL Server 2005 SharePoint 2007 Enterprise 25

30. Werkruimtes diensten (gedeelde kalenders, taken…)26

32. Helpdesk

33. …27

35. centraal Corrigeren en op punt stellen groepen, accounts

36. Application pools: specifieke accounts

37. Service Accounts: search, databank, moss…

38. MOSS groepen = AD groepen

39. Delegatiemodel - campusgebonden

40. Rechten en permissions

41. Standaard: o.a. Readers / Contributors / Full admin…

43. SQL: Database backup

44. Stsadm tool (commandline)

45. System Center Data Protection Manager

47. Implementatie Design (analyse, workshops ) Resource planning ICT personeel Timing Hardware / Installatie Piloot Go-live Bijsturen Delegatie Uitbreiding 31

48. Lunch 32

49. Applicaties en toepassingen Voorbeelden Implementatie Out-of-the-box Custom code Pro en contra’s 33

50. Applicaties HOWEST 34

51. Applicaties en toepassingen Nieuws op homepage OTB (out-of-the-box) functionaliteit (CQWP) Alle berichten 35

52. Applicaties en toepassingen Kwaliteitszorg: projectfiches MSInfopath Custom code: workflow (WF, .NET) 36

53. Applicaties en toepassingen Alumniwerking Externe webapplicatie Webservices 37

54. Applicaties en toepassingen Communicatie Inschrijvingslijsten (webservices) Projectbeheer (OTB) 38

55. Applicaties en toepassingen Visualisatie Customasp.net applicatie 39

56. Applicaties Erasmus (EHB) 40

57. Applicaties en toepassingen Digidoc: documentcenter -> Archief van alle beleidsdocumenten Wie is Wie -> to build Datamining -> voorafgedefinieerde Excel documenten die elke nacht gegeneerd worden in de juiste documentlibraries

58. Applicaties en toepassingen Oplijsting Jaaractieplannen (Documentlibraries) Gestroomlijnde aanpak voor kwaliteitszorg: contenttypes + workflows Projectaanpak Dienst Informatica (MS Project sync met Sharepoint)

59. Applicaties en toepassingen Projectaanvraag Dienst Informatica (Contenttype met workflow) FAQ dienst informatica (forum)

60. Applicaties en toepassingen(EHB) 80% OTB mitswatcreativiteit 20% Custom code op workflows, webparts, …

61. Applicaties KHBO 45

62. Applicaties: overzicht demo’s 100% OTB-toepassingen Documentenbibliotheken Afstappen van het gebruik van mappen, gebruik maken van labels Kwaliteitshandboek Mededelingen naar doelgroepen VergadertemplateICT-dienst

63. ApplicatiesKaHo Sint-Lieven 47

64. Leidraad SharePoint als bouwdoos Zoveel mogelijk out of the box werken Indien standaard mogelijkheden niet genoeg zijn Wat is er reeds beschikbaar Templates van Microsoft (helpdesk, lokaalreserveringen) Eventueel andere bronnen SharePoint Designer meer uitgebreide workflows Aanpassen layout Toevoegen van extra scripts voor functionaliteit Visual Studio Geavanceerde functies Bouwen van WSP (formaat waarin websites als templates kunnen worden gebruikt)

65. Navigeren Mieke Vanhoorne

66. Dienst Communicatie

67. Algemene Personeelsdienst

68. Voorbeeld Orgaan - HOC

69. Voorbeeld departement

70. Voorbeeld opleiding

71. Beleid en organisatie

72. Beleid en organisatie

73. Beleid en organisatie

74. Beleid en organisatie

75. Beleid en organisatie

76. Beleid en organisatie Opmaak documenten Procedure beleidsdocumenten Beleidsnota Meerjarenplan Beleidsplan Procedure afsprakennota’s Reglement Procedure Regeling Operationele nota’s Eigen lay-out Opladen in eigen bibliotheek

77. Beleid en organisatie departement

78. Beleid en organisatieopleiding

79. Extranet AMOSA, communicatie tussen 8 hogescholen rond het personeelsprogramma Werkgroepen met externen, bijvoorbeeld voorbereiding op deze studiedag Helpdesk

80. Problemen & uitdagingen User credentialspop-up Webmappen: verschillend per OS Requirement: Office 2007 Grafische interface dekt niet alles (zie stsadm.exe) Opties en instellingen: niet doorzichtig Archivering Bottlenecks binnen de organisatie

81. Toekomst intranet Acties ter bevordering van het gebruik van intranet voor interne communicatie: “Digitale nieuwsbrief” Nuttig gebruik functies Office 2007 (gedeelde agenda’s, taken, …) Mailing met gebruik van verwijzingen naar intranet (vermindering bijlagen en bijgevolg volle mailboxen) Archivering Ondersteuning jaarverslag en ZER – rapporten Helpdesk Lokaalreserveringen Docentenwerkruimtes en Docenten “mysite”

82. Vragen en antwoorden 66