La soluzione piu' completa per la gestione dei documenti, l' archiviazione digitale e la conservazione sostitutiva a norma.

1. L’archiviazione digitale
è diventata semplice ...
E’ possibile dematerializzare ...
• Migliorando efficienza e produttività negli uffici e in fabbrica ?
• In modo sicuro e protetto ?
• Avendo la garanzia di disporre sempre degli ultimi
aggiornamenti normativi ?
• Conseguendo notevoli risparmi di tempo e denaro ?
Con ADS-Doc si può !
AD System

2. OBIETTIVI
Portare l’Azienda a un nuovo livello di efficienza
Buona parte degli amministratori e dei dirigenti aziendali sono ormai consapevoli
che la disponibilità di un efficiente DMS (Document Management System) sia
uno dei fattori critici che condizionano una positiva evoluzione dei processi
amministrativi.
Il crescente interesse, che si è sviluppato attorno
alla dematerializzazione, ha reso disponibile un
corposo volume di informazioni, studi specifici
e statistiche che confermano in pieno questa
evidenza.
I vantaggi derivanti da un passaggio
all’archiviazione digitale sono troppo evidenti
per temporeggiare ulteriormente; le possibilità
di risparmio e di miglioramento dell’efficienza
troppo importanti per rimanere ancora ignorate.
Ridurre i costi
Oltre ai costi strutturali, necessari per la produzione
e la conservazione dei documenti analogici, gli
archivi tradizionali richiedono l’impiego di preziose
risorse umane per l’archiviazione, la ricerca, la
duplicazione e la distribuzione delle copie.
L’archiviazione digitale invece consente di eliminare
o per lo meno di ridurre drasticamente tutti questi
costi.
Risparmiare tempo
I documenti dematerializzati archiviati in un DMS sono disponibili sulla
punta delle dita. Grazie ai criteri di ricerca impostati è possibile rintracciarli,
immediatamente consultarli, spedirli ad un collega via email, copiarli, … Il tutto
ovviamente senza alzarsi dalla scrivania.

3. BENEFICI
Semplicità
ADS-Doc è stato progettato e realizzato in modo da combinare la massima
semplicità d’uso con una ricca paletta di funzionalità innovative e sofisticate.
L’utente dell’applicazione ha quindi a disposizione
un’interfaccia ergonomica e familiare con la quale operare.
Inoltre gli strumenti a disposizione rendono agevole
lo scambio di documenti con i più diffusi software di
produttività (MS Office, Open Office, …)
Sicurezza
Riduzione costi ADS-Doc consente all’amministratore del sistema di adattare le regole di accesso ai
documenti in conformità a quanto definito nel DPS (Documento Programmatico
sulla Sicurezza) dell’azienda.
Il modulo di autenticazione unica (Single Sign-On) permette
Risparmio tempo agli utenti di autenticarsi una sola volta quando si collegano al
Dominio. Il controllo dell’accesso ai documenti e delle funzionalità
autorizzate viene effettuato da ADS-Doc in base al profilo di
ciascun utente.
Semplicità
Sostenibilità
Sicurezza
Uno studio Ceris-Cnr del 2007 ha stimato che con la dematerializzazione negli
uffici italiani si risparmierebbero 240 miliardi di fogli ogni anno pari a 1,2 milioni
di tonnellate di carta non
Sostenibilità consumata e quindi alla
mancata emissione di 4
milioni di tonnellate di CO2.
Anche su questo tema ADS-
Incremento Doc intende fornire il proprio
contributo.
nell’ efficienza
Diminuzione dei costi e incremento dell’ efficienza
Oltre ad una forte riduzione dei costi strutturali l’adozione di ADS-Doc porta
immediatamente a una contrazione delle seguenti voci di costo:
• numero di documenti cartacei stampati e gestiti;
• numero di persone dedicate all’archiviazione;
• tempo medio di svolgimento dei processi;
• tempo di ricerca dei documenti.
ADS-Doc consente inoltre di compiere notevoli incrementi di efficienza, in
particolare come risultato della diminuzione dei tempi di ricerca e della percentuale
di documenti perduti.
AD System
Archiviazione Digitale

4. FUNZIONALITÀ
Acquisizione e catalogazione
ADS-Doc consente l’acquisizione di documenti analogici
tramite scansione oppure direttamente di documenti già
disponibili in formato digitale (PDF, MS Office, Jpeg,
email, etc).
La catalogazione dei documenti, con ADS-Doc, avviene
contemporaneamente alla registrazione delle loro
proprietà che saranno utilizzate in seguito per ricerche e
consultazioni.
La catalogazione è supportata da strumenti e tecniche*
in grado di automatizzare il processo di raccolta delle
informazioni e di ridurre significativamente l’impegno
richiesto all’utente.
*OCR, IWR, Codici a barre, Data Matrix, Interfacciamento con i principali ERP …
Acquisizione e Ricerca e consultazione
catalogazione
La ricerca può essere svolta in diversi modi: selezionando i documenti in base
alle loro proprietà (data, destinatario, oggetto, etc), ricercando una o più parole
all’interno del testo, oppure utilizzando viste logiche che consentono di accedere
Ricerca e allo stesso documento seguendo percorsi diversi a seconda del ruolo ricoperto
dall‘utente.
consultazione Durante la consultazione sarà possibile visualizzare direttamente in ADS-Doc i
formati di documenti più diffusi (PDF, Word, Excel, jpeg, …) oppure aprirli con la
loro applicazione di riferimento.
L’applicazione è stata progettata per consentire di svolgere in un archivio digitale
Mobilità e tutte quelle operazioni, legate ai documenti cartacei, alle quali gli utenti non
condivisione intendono rinunciare, come per esempio: annotare, evidenziare parte del testo,
distruggere definitivamente un documento, etc.
Mobilita’ e condivisione
Conservazione
sostitutiva ADS-Doc permette di accedere all’archivio in qualsiasi
momento e da qualsiasi posto, consentendo così a tutti i
collaboratori di consultare i documenti di loro pertinenza
non solo da una postazione in sede ma anche dallo
stabilimento di un cliente, da casa, ecc. È possibile abilitare
terze parti e autorizzarle ad accedere a certe categorie di
documenti, evitando così di doverli spedire o consegnare
copie su carta.
È inoltre possibile esportare una parte dell’archivio verso
unità mobili (tablet, netbook,notebook, pda, …) con le
quali si possono consultare i documenti in assenza di
collegamento con la rete aziendale e/o Internet.
Conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva si svolge in conformità alle norme e disposizioni
vigenti. Quindi i documenti vengono archiviati in formati statici riportando
impronta, firma e riferimento temporale.

5. ARCHITETTURA
AD System

6. MODULI
Modulo Base
Incorpora tutte le funzionalità fondamentali dell’applicazione:
• Acquisizione, catalogazione e archiviazione di documenti
• Ricerca e consultazione di documenti nell’archivio digitale
• Configurazione modelli e metadati
• Amministrazione e gestione utenti
• Controllo accessi e riservatezza
Il modulo base è corredato da un’applicazione Web che consente la ricerca e la
consultazione di documenti da qualunque PC direttamente nel browser.
Modulo base
Riconoscimento Ottico
E’ il modulo dedicato alla scansione e al riconoscimento dei caratteri nei file
Riconoscimento acquisiti e digitalizzati a partire da scanner.
ottico Grazie all’utilizzo di modelli opportunamente configurati e personalizzabili, che
forniscono al sistema informazioni relative alla posizione dei metadati all’interno
del documento, al formato della pagina e dei dati, alla qualità della scansione, il
programma è in grado di riconoscere il tipo di documento e quindi di procedere
Firma digitale alla sua catalogazione e indicizzazione.
Il modulo include funzioni in grado di
riconoscere e interpretare codici a barre,
Data Matrix e QR Code.
Firma Digitale
La firma digitale può essere applicata sia a un singolo documento sia in modo
massivo a più documenti evitando così di dover digitare più volte il PIN abbinato al
certificato di firma.
La firma, singola o massiva, può essere ulteriormente
qualificata con l’aggiunta della marca temporale rilasciata
da un Certificatore Qualificato.
Il processo di firma consente di ottenere documenti firmati
sia in formato P7M che PDF.
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Archiviazione Digitale

7. MODULI
Conservazione Sostitutiva
ADS-Doc garantisce una copertura normativa completa e permanentemente
aggiornata in base all’evoluzione delle leggi e delle specifiche tecniche emanate
dalle autorità.
L’applicazione è stata inoltre progettata e sviluppata in conformità agli standard
tecnici, in particolare sono stati recepiti i contenuti della norma UNI 11386:2010
“Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti
digitali (SInCRO)” che consente di utilizzare una struttura-dati condivisa, al fine
di garantire l’interoperabilità nei processi di migrazione.
Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di
conservazione (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione del
file delle impronte da trasmettere all’ufficio delle entrate). Inoltre un programma
indipendente, disponibile all’interno di ogni lotto conservato, consente di navigare
tra i lotti, all’interno del supporto nel quale questi ultimi sono stati memorizzati e
di ricercare e visualizzare i documenti presenti.
Conservazione Unita’ Mobili
sostitutiva
I lettori per unità mobile, disponibili per le piattaforme MS Windows, Android
e iOS, consentono la consultazione dell’archivio digitale esportato nei dispositivi
tramite la funzione di sincronizzazione.
Unita’ mobili
Sincronizzazione
Sincronizzazione Il modulo di sincronizzazione permette di esportare una parte dell’archivio
digitale verso unità mobili - quali tablet, notebook, ipad - in modo da consentire
successivamente la consultazione di documenti al di fuori dell’azienda, anche in
assenza di collegamento con la rete aziendale o di connessione Internet.
Annotazioni Gli utilizzatori di unità mobili possono definire quali tipologie di documenti
devono essere replicati automaticamente nel loro sistema quando viene effettuata
una richiesta di sincronizzazione.
Annotazioni
Il modulo annotazioni fornisce la possibilità di operare sui documenti digitali con
modalità e strumenti del tutto analoghi a quelli che siamo abituati a utilizzare con i
documenti cartacei.
Infatti, è possibile inserire commenti e annotazioni sotto forma di post-it
elettronici posizionabili liberamente all’interno dei documenti, come pure
aggiungere segni di spunta, sottolineare, evidenziare oppure nascondere parte del
testo, senza che il documento originale venga in alcun modo modificato.
Tutte le annotazioni possono essere mantenute riservate oppure rese visibili agli
altri utenti del sistema.

8. CHI SIAMO
L’esperienza
Da sempre AD System vuole contribuire al successo
dei propri clienti offrendo loro strumenti per
affrontare nuove sfide in un mondo complesso ma
pur sempre ricco di opportunità.
Siamo quindi particolarmente attenti ad assicurare
ai nostri clienti qualità e innovazione, obiettivi che
otteniamo attraverso un’approfondita conoscenza
dei processi aziendali abbinata alla costante ricerca
delle migliori tecnologie e modalità di erogazione
dei servizi.
Certificazioni
Certificazione ISO 9001:2000 per la
“Progettazione, Sviluppo ed erogazione di
software per applicazioni informatiche”
Microsoft Certified Partner
Iscritta all’IBM PartnerWorld ISV Program
CONTATTACI OGGI
Tel: +39 0422 911129
Fax: +39 0422 609049
Mail: info@adsystem.it Ricerca e Sviluppo
AD System Asia, con sede a Bangkok,
Thailandia, è il nostro partner per attivita’
AD System S.p.A.
di ricerca e sviluppo.
Via Pacinotti, 1/A Fondata da un gruppo di manager
31050 Villorba Treviso italiani con esperienza internazionale,
AD System Asia coniuga l’ energia
Web: www.adsystem.it dell’ Asia con l’ esperienza di un team
www.ads-doc.it internazionale che comprende le
aspettative, il linguaggio e la cultura di
clienti globali e locali.
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Archiviazione Digitale