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Prioriser les projets et gérer les risques : REX sur la gestion de portefeuille de projets - Farida Tamrabet, CHU de Lille

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Journée nationale "Accompagnement des projets Hôpital 2012 SI production de soins" - 2 fév. 2012

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Prioriser les projets et gérer les risques : REX sur la gestion de portefeuille de projets - Farida Tamrabet, CHU de Lille

  1. 1. Comment arbitrer sur les projets et gérer les risques ? Témoignage du CHRU de Lille - Mme Farida TAMRABET Journée nationale H12 du 2 février 2012 CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 1
  2. 2. Un contexte qui implique la mise en place d’une gestion du portefeuille des projets et des activités de système d’informationL’environnement amène des évolutions (T2A, certification,CBU…) qui supposent un accompagnement fort des systèmesd’informations.Les projets qui en résultent, doivent être mis en perspective descapacités humaines et financière de l’établissement.En septembre 2009, le portefeuille des projets de systèmed’information du CHRU de Lille se caractérise par :– des projets engagés qui sont issus du projet d’établissement 2004-2008 (70%),– des besoins complémentaires à intégrer aux projets en cours de mise en place (20 %),– des besoins émergeants exprimés « au fil de l’eau » qui s’ajoutent aux projets planifiés (2 à 3 nouvelles demandes par mois). CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 2
  3. 3. Une gestion du portefeuille des projets et des activités pour contribuer à la performance du SI du CHRU de LilleDans ce contexte, la Direction Générale du CHRU de Lille décide demettre en place une gestion du portefeuille des projets et des activitésdu système d’information, afin : o Arbitrer explicitement sur l’ordonnancement des projets et des moyens au regard, o Veiller à l’adéquation des moyens nécessaires au maintien en fonctionnement des logiciels et des infrastructures. o Sécuriser la conduite des projets et en maîtriser les risques. o Améliorer la lisibilité et la communication à propos du Système d’information. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 3
  4. 4. Une gestion du portefeuille des projets et des activités mise en place en deux étapesUne gestion du portefeuille des projets et des activitésmise en place en deux étapes :1) En 2010 : Initialisation de la démarche sur le portefeuille des projets «médico-économique et de la facturation». Adoption du 1er portefeuille composé de 27 projets en avril 2010, Actualisation du portefeuille tous les 4 mois. 3 itérations.2) En 2011 : Adaptation et généralisation de la méthodologie sur l’ensemble du SI dans le cadre de l’élaboration du Directeur du Système d’Information du projet d’établissement 2012-2016. Adoption du 1er portefeuille composé de 66 projets en mars 2011, Actualisation du portefeuille tous les 4 mois. 2 itérations. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 4
  5. 5. Un processus de gestion du portefeuille des projets et des activités intégré à la gouvernance du SIL’actualisation du portefeuille des projets et des activités est réalisée auregard de l’état d’avancement des projets engagés, des nouveauxprojets à prendre en compte et des moyens financiers et humainsdisponibles. Instruire les besoins Evaluer les Arbitrer les besoins projets • Ordonnancement • Fiche projet • Fiche des projets d’évaluation • Plans de charge • Points de vigilances Les représentants des Le Comité Stratégique du Chefs de projets de la utilisateurs du Comité Système d’Information Délégation du SI opérationnel du SI (CME, (CME, DGA) & Coordination Générale des issu du Projet d’établissement Promoteurs du projet Soins) CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 5
  6. 6. Les 3 points de vigilances à propos de l’ instruction des besoins Comité Opérationnel du Système d’Information FICHE D’INSTRUCTION DES BESOINS 1. Les besoins sont à formaliser sous laDate de création de la fiche : N° de la Version : forme de problèmes à résoudre et/ouNom du projet : d’objectifs à atteindre… et non par Production de soins Infrastructures, Telecoms et l’expression du nom du logiciel qu’onIdentification Plateaux techniques Bureautique Type de projet Pilotage Administration, Gestion et Logistique Evolution Renouvellement Acquisition souhaite mettre en place. Promoteur projet Repris et complété de la fiche analyse regroupement CHRU Chargé de clientèle DSIH Repris et complété de la fiche analyse regroupement 2. Le projet doit être porté par un Responsable projet Repris et complété de la fiche analyse regroupement Métier (si différent du promoteur) promoteur qui s’engage notamment Partenaires du projet A compléter par le promoteur (Préciser à quel titre) sur l’usage et les aspects Pôle(s) d’activité / Repris et complété de la fiche analyse regroupement Service(s) / Fédération(s) organisationnels. concerné(s) / DirectionOpportunité Problèmes à résoudre/ Objectifs à atteindre : Repris et complété de la fiche analyse regroupement 3. La solution envisagée comprend également le dispositif Le projet répond-t-il à une (des) contrainte(s) d’ordre technique et ou réglementaire, à un axe stratégique du Projet d’Etablissement ou à une fiche projet du contrat interne ? organisationnel à mettre en place. Si oui, préciser lesquels et la date d’application pour la contrainte réglementaire. Repris et complété de la fiche analyse regroupement Nombre d’utilisateurs impactés par le projet A compléter avec le promoteur CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 6
  7. 7. Les 3 points de vigilances à propos de l’évaluation des besoins IMPACT PROFESSIONNEL Niveau de l’impact X PÔLE □ SERVICE □ UNITE FONCTONNELLE METIER 1 : METIER 2 : METIER 3 : METIER 4: Professions impactées par le projet 1. Le dispositif d’accompagnement Nombre de aux changements (formations, professionnels concernés (estimation) communication, fonctions …) Nombre de professionnels à former (estimation) Commentaires : 2. Le niveau d’adhésion des utilisateurs. 3. Le respect des règles de sécurité et CALENDRIER DU PROJET Un calendrier prévisionnel de projet est proposé X OUI □ NON de confidentialité. Délai de mise en œuvre du projet : Durée prévisionnelle de mise en œuvre du projet : Commentaires : ASPECTS DE SECURITE CONFIDENTIALITE des données traitées Le Référent Sécurité du Système d’Information (RSSI) du CHRUL a émis un avis □ OUI X NON □ FAVORABLE □ FAVORABLE avec recommandations □ FAVORABLE avec réserves □ DEFAVORABLE Commentaires:Une déclaration à la CNIL doit être faite. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 7
  8. 8. Les 3 points de vigilances à propos de l’arbitrage des projets1. Il est nécessaire d’identifier les référentiels des projets et des activités.2. La mise en place d’un outil de recueil de l’activité permet la construction d’unités d’œuvres pour élaborer les prévisions et calculer la charge réalisée.3. Il s’agit d’un outil d’aide à la décision et non d’un outil de comptabilité. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 8
  9. 9. Des premiers résultats visibles pour tousDes arbitrages explicites et partagés avec toutes les partiesprenantes du Système d’information. 68 projets dont 7 projetsstratégiques majeurs.Une meilleure visibilité des projets et des activités du SI pris encharges par la Délégation du SI, au travers du scénariod’ordonnancement des projets arbitré par les instances.Une diminution des demandes dites « urgentes ».Les instructions et des évaluations de projets qui sécurisent lesconduites des projets.Un processus qui prévoit néanmoins une certaine souplesse pourréponse aux demandes dites incontournables et non planifiées. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 9
  10. 10. Une démarche stratégique soutenue par la Direction Générale La promotion de la démarche est assurée par la Direction Générale Adjointe. Un processus de gestion du portefeuille des projets intégré à la gouvernance du système d’information du CHRU de Lille, qui associe étroitement les acteurs médicaux et paramédicaux au travers du Comité opérationnel et du Comité Stratégique du SI. Une démarche progressive et pragmatique initialisée sur un domaine du système d’information avant d’être adaptée puis généralisée sur l’ensemble du SI. CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012 10

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