Polycop td access 2007 facturation

Informatique

Bases de données

TD ACCESS

Travail Dirigé : "Facturation
Facturation"

Marc SOUQUES
souques@ensat.fr

Version du 14 avril 2011

Ce document appartient à : ____________________________

INSTITUT NATIONAL POLYTECHNIQUE
ECOLE NATIONALE SUPERIEURE AGRONOMIQUE DE TOULOUSE
Av de l’Agrobiopole, BP 107, 31 326 Auzeville Tolosane Tel : 05.34.32.39.00

- ACCESS 2007 – 2010 - Travail dirigé Facturation –

Table des Matières
CH1. BASE DE DONNEES "FACTURATION".............................................................................................................5
1. C AHIER DES CHARGES POUR APPLICATION "FACTURATION" ........................................................................................5
2. MODELE P HYSIQUE AVEC SES LIENS SUR LE SGBD A CCESS ........................................................................................5
CH2. LES TABLES DE BASE ..........................................................................................................................................6
1. C ONCEPTION ET C ONSTRUCTION DE LA BASE DE DONNEES ......................................................................................... 6
2. C REER LES TABLES S IMPLES ........................................................................................................................................6
A. Créer la table Client ..............................................................................................................................................7
B. Créer la table Produit............................................................................................................................................8
3. C REER LES TABLES C OMPLEXES ..................................................................................................................................9
A. Deux régles de base pour créer des tables .......................................................................................................... 10
B. Etude des Commandes......................................................................................................................................... 11
C. Créer la table CommandeEnTete ........................................................................................................................ 12
D. Créer la table CommandeLigneProduit .............................................................................................................. 14
E. Conventions de nommage dans les Tables .......................................................................................................... 16
F. Importer des données d'Excel dans Access.......................................................................................................... 16
G. Exporter des données d'Access vers Excel .......................................................................................................... 16
4. S ECURITE DE L'UTILISATION DE L'APPLICATION ......................................................................................................... 17
5. U TILISER LES TABLES EN MODE I NTERACTIF.............................................................................................................. 18
A. Rechercher des données ...................................................................................................................................... 18
B. Remplacer des données ....................................................................................................................................... 18
C. Tester les boutons… ............................................................................................................................................ 18
6. D EFINIR LES RELATIONS ENTRE LES TABLES .............................................................................................................. 19
A. Importance des relations dans un SGBD Relationnel ......................................................................................... 21
B. Des régles dans les relations ............................................................................................................................... 21
C. Tester l'Intégrité Référentielle des Relations ....................................................................................................... 22
7. R ESUME DES T ABLES ................................................................................................................................................. 23
CH3. LES REQUETES DE BASE................................................................................................................................... 24
1. R EQUETE SELECTION ................................................................................................................................................. 24
A. Requête simple sur une seule table ...................................................................................................................... 24
B. Requête multitable simple avec Relation ............................................................................................................. 27
C. Requête multitable avec calcul par enregistrement............................................................................................. 29
D. Erreur à éviter dans les requêtes multitable. ....................................................................................................... 31
E. Les fonctions du langage VBA pour les Requêtes................................................................................................ 32
F. Exercices à faire .................................................................................................................................................. 35
G. Requête avec calcul sur "Regroupement" d'enregistrements .............................................................................. 36
H. Exercices à faire .................................................................................................................................................. 36
2. R ESUME DES R EQUETES ............................................................................................................................................. 37
CH4. LES FORMULAIRES DE BASE .......................................................................................................................... 38
1. F ORMULAIRE U NITAIRE BASE SUR UNE TABLE ........................................................................................................... 38
A. Créer un Formulaire Colonne simple.................................................................................................................. 38
B. Utiliser un formulaire .......................................................................................................................................... 38
C. Modifier un formulaire ........................................................................................................................................ 39
2. F ORMULAIRE T ABULAIRE BASE SUR UNE REQUETE.................................................................................................... 43
A. Créer la requête source du futur Formulaire ...................................................................................................... 43
B. Créer un formulaire Tabulaire basé sur la requête............................................................................................. 44
C. Ajouter des contrôles ........................................................................................................................................... 44
D. Exercices à faire .................................................................................................................................................. 45
3. R ESUME DES F ORMULAIRES....................................................................................................................................... 45
CH5. LES TABLES AVEC LISTES DEROULANTES DE CHOIX POUR CLE ETRANGERE........................... 46
1. T ABLES ACTUELLES BASIQUES................................................................................................................................... 46
2. C HAMP C LE ETRANGERE AVEC LISTE DEROULANTE DE C HOIX .................................................................................. 46
A. Modifier propriétés Liste de choix des champs clés étrangères .......................................................................... 47
B. Exercice à faire… ................................................................................................................................................ 49
CH6. BILAN DE L'APPLICATION ............................................................................................................................... 51
1. D ES TABLES ............................................................................................................................................................... 51
2. D ES R EQUETES .......................................................................................................................................................... 51
3. D ES F ORMULAIRES .................................................................................................................................................... 51

Ensat - Informatique Appliquée - Marc Souques Page 2

CH7. FACTURATION: EXTENSIONS A FAIRE SEUL ............................................................................................ 52
1. C AHIER DES CHARGES POUR LES TABLES ................................................................................................................... 52
A. Table simple......................................................................................................................................................... 52
B. Table complexe.................................................................................................................................................... 52
2. C AHIER DES CHARGES POUR LES REQUETES .............................................................................................................. 53
A. Requête simple ..................................................................................................................................................... 53
B. Requête multitable ............................................................................................................................................... 53
3. C AHIER DES CHARGES POUR LES FORMULAIRES ........................................................................................................ 55
A. Formulaire simple ............................................................................................................................................... 55
B. Formulaire Tabulaire basé sur une requête ........................................................................................................ 55
C. Formulaire "Produit" à compléter ...................................................................................................................... 55
CH8. L'ETAT .................................................................................................................................................................... 56
1. C REER UN ETAT ......................................................................................................................................................... 56
A. Etat basé sur une table ........................................................................................................................................ 56
B. Etat basé sur une requête .................................................................................................................................... 57
2. R ESUME DES E TATS ................................................................................................................................................... 60
CH9. LES FORMULAIRES COMPLEXES .................................................................................................................. 61
1. F ORMULAIRE AVEC S OUS-FORMULAIRE ..................................................................................................................... 61
2. F ORMULAIRE AVEC S OUS FORMULAIRE COMPLEXE ................................................................................................... 63
A. Version basée sur 2 Tables (pour FP) et 2 Tables (pour SF). ............................................................................. 63
B. Version basée sur 3 niveaux de Tables................................................................................................................ 64
C. Version avec 2 sous formulaires de même niveau. .............................................................................................. 64
3. F ORMULAIRE AVEC GRAPHIQUE ................................................................................................................................. 67
A. Graphique simple basé sur une Table ................................................................................................................. 67
4. F ORMULAIRE MENU PRINCIPAL ................................................................................................................................. 69
5. R ESUME SUR LES F ORMULAIRES ................................................................................................................................ 70
CH10. LES MACROS ........................................................................................................................................................ 72
1. MACRO DE DEMARRAGE AUTOMATIQUE : AUTOEXEC ............................................................................................... 72
2. MACROS POUR OUVRIR FORMULAIRES ET ETATS........................................................................................................ 72
A. Créer la macro .................................................................................................................................................... 72
B. Attacher une macro à un événement d’un contrôle Bouton................................................................................. 73
CH11. LES RECHERCHES .............................................................................................................................................. 74
1. R ECHERCHE MONO CRITERE, MONO VALEUR DU CRITERE, MONO RESULTAT ............................................................. 75
A. Rechercher un client sur son Nom Prénom par liste déroulante......................................................................... 75
B. Auto-Actualiser la liste déroulante sur sa définition ........................................................................................... 77
2. R ECHERCHE MONO CRITERE, MONO VALEUR DU CRITERE, MULTI RESULTATS ........................................................... 77
A. Rechercher des clients sur leur ville par liste déroulante ................................................................................... 77
3. R ECHERCHE MONO CRITERE, MULTI VALEURS DU CRITERE, MULTI RESULTATS ......................................................... 80
4. R ECHERCHE MULTI CRITERES, MONO VALEUR DU CRITERE , MULTI RESULTATS ......................................................... 80
CH12. LES FORMULAIRES COMPLEXES SUITE ..................................................................................................... 82
1. S OUS FORMULAIRE BASE SUR R EQUETE AVEC CALCULS ............................................................................................ 82
CH13. INTRODUCTION AUX BASES DE DONNEES ET A ACCESS ................................................................... 83
1. U N S YSTEME DE GESTION DE B ASES DE DONNEES .................................................................................................... 83
2. U NE APPLICATION DE B ASE DE D ONNEES.................................................................................................................. 83
3. U NE B ASE DE DONNEES ............................................................................................................................................. 83
4. ACCESS ................................................................................................................................................................... 84
A. Choix entre Access et Excel pour développer une application ? ......................................................................... 84
CH14. CORRECTION EXTENSION: LES TABLES .................................................................................................... 85
A. Créer la table Categorie ...................................................................................................................................... 85
B. Modifier la table Produit ..................................................................................................................................... 85
C. Créer la table Fournisseur .................................................................................................................................. 86
D. Créer la table Intermédiaire ProdFour ............................................................................................................... 86
E. Tirer les Relations avec Intégrité Référentielle: .................................................................................................. 88
F. Modèle Conceptuel de Données (MCD) à la source du Modèle Physique Access............................................. 88
CH15. CORRECTION EXTENSION: LES REQUETES .............................................................................................. 89
A. Requête simple ..................................................................................................................................................... 89
B. Requête multitable ............................................................................................................................................... 89


CH16. CORRECTION EXTENSION : FORMULAIRES.............................................................................................. 91
A. Formulaire simple ............................................................................................................................................... 91
B. Formulaire Tabulaire basé sur une requête ........................................................................................................ 91
C. Formulaire produit à compléter .......................................................................................................................... 91
CH17. DES ERREURS A NE PAS FAIRE....................................................................................................................... 92
CH18. GESTION DES IMAGES DEPENDANTES D'ENREGISTREMENTS D'UNE TABLE ............................... 93
1. I MAGES ET T ABLE : VERSION1 BASEE SUR C HAMP OLE ............................................................................................ 93
A. Gérer un champ OLE .......................................................................................................................................... 93
B. Gérer un contrôle de formulaire pour afficher l'image ....................................................................................... 93
2. I MAGES ET T ABLE : VERSION 2 BASEE SUR C HAMP TEXTE ET MACRO D'AFFECTATION ............................................. 94
3. I MAGES ET T ABLE : VERSION 3 BASEE SUR C HAMP TEXTE ET P ROCEDURE-VBA D'AFFECTATION ............................ 97
4. R ESUME :S AISIR, STOCKER, MODIFIER ET S UPPRIMER DES IMAGES DANS DES ENREGISTREMENTS DE TABLE . .......... 99
CH19. LES TABLES AVEC CHAMPS A LONGUEUR VARIABLE ........................................................................ 100
1. C HAMP DE TYPE MEMO............................................................................................................................................ 100
2. C HAMP DE TYPE P IECE JOINTE ................................................................................................................................. 100
3. C HAMP AVEC PLUSIEURS VALEURS .......................................................................................................................... 101
A. Démarche Classique Relationnelle.................................................................................................................... 102
4. F ORMULAIRE BASE SUR UN MODELE DE FORMULAIRE.............................................................................................. 105
A. Créer un modèle de formulaire.......................................................................................................................... 105
B. Créer un formulaire basé sur un 'modèle' de formulaire................................................................................... 105
CH20. LES MODES D'UTILISATION DE L'APPLICATION ................................................................................... 106
1. MODE UTILISATEUR : CONFIGURATION DU DEMARRAGE ......................................................................................... 106
2. MODE PARTAGE DE DONNEES ENTRE PLUSIEURS UTILIS ATEURS EN RESEAU LOCAL ................................................ 107
CH21. LES MACROS AVANCEES................................................................................................................................ 108
1. T ESTER LES EVENEMENTS DECLANCHANT DES MACROS DANS UN FORMULAIRE ...................................................... 108
2. MACRO CONDITIONNELLE ATTACHEE A UN EVENEMENT ......................................................................................... 109
3. R EFERENCE DES ACTIONS DES MACROS .................................................................................................................. 111
CH22. MODIFICATION DES DONNEES DES TABLES ........................................................................................... 113
1. MODIFICATION MANUELLE ...................................................................................................................................... 113
2. MODIFICATION AUTOMATIQUE PAR REQUETE ......................................................................................................... 114
A. La requête action ............................................................................................................................................... 114
B. La requête action paramétrée par formulaire ................................................................................................... 115
3. MODIFICATION AUTOMATIQUE PAR MACRO ............................................................................................................ 117
A. Mise à jour Automatique Invisible du stock de Produit sur événement Saisie de la Quantité commandée ....... 117
CH23. TRAITEMENTS DE SYNTHESE ...................................................................................................................... 120
1. F ORMULAIRE T ABLEAU C ROISE DYNAMIQUE (TCD) .............................................................................................. 120
A. Créer la requête source du futur formulaire ..................................................................................................... 120
B. Créer le formulaire TCD basé sur la requête.................................................................................................... 121
CH24. LA BASE DE DONNEES FINALE..................................................................................................................... 123



Ch1. Base de données "Facturation"
A partir d’un cahier des charges définissant le sujet de l'application, création de la base de données.

1. Cahier des charges pour application "Facturation"
Gérer une application commerciale de facturation pour PME.
Il existe des ensembles de Clients, de Commandes et de Produits.
Un Client fait référence à au plus plusieurs () Commandes.
Une Commande fait référence à au plus 1 seul Client.
Une Commande fait référence à au plus plusieurs Produits (commandés).
Un Produit fait référence à au plus plusieurs Commandes (où il est commandé)
Pour 1 Commande ET pour 1 Produit, il y a 1 Quantité de produit commandée.

2. Modèle Physique avec ses liens sur le SGBD Access
Structure de la base de données à créer.

Ci-dessous, les champs des tables avec les VALEURS assurant les Relations.

Clé primaire Clé primaire
SANS doublon SANS doublon

Clé primaire
SANS doublon
basée sur
2 champs

Clé primaire Clé
SANS doublon étrangère
AVEC
doublons Clé Clé
étrangère étrangère
AVEC AVEC
Légende : doublons doublons
Clé primaire mono ou multi champ
Clé étrangère liée à une clé primaire


Ch2. Les Tables de base
Objectif du TD :
Construire une Base de Données de FACTURATION basée sur plusieurs Tables :
- Client - Produit - Commande - Produit Commandé pour commencer

1. Conception et Construction de la Base de données
Lorsque l'on veut construire une Maison, on doit procéder en 3 temps :
a) Créer sur le papier un Plan Conceptuel sans aspect technique des différentes Pièces qui composent
la future Maison et gérer les Liens et Interdépendances qui existent entre ces Pièces.
b) Créer sur le papier un Plan Logique, à partir du Plan Conceptuel, en y ajoutant les éléments
techniques (type de matériaux, épaisseur isolation, câblage électrique, réseau eau, chauffage, …).
c) Construire sur le Terrain la Maison Physique , à partir du Plan Logique.

En informatique, pour construire une Base de Données, on procède de même en 3 temps :
a) Créer sur le papier un Modèle Conceptuel (sans aspect technique) des différentes Entités qui
composent la future Base de Données et gérer les Associations (liens) qui existent entre ces Entités.
b) Créer sur le papier un Modèle Logique, à partir du Modèle Conceptuel, en y ajoutant les éléments
techniques (Clé primaire, Clé étrangère, Relations d'une Base de Données RELATIONNELLE)
c) Construire sur l'Ordinateur (Access) la Base de Données Physique , à partir du Modèle Logique.
(Voir éventuellement Cours de Modélisation présentant ces 3 modèles)
Ce TD vise à utiliser ACCESS pour créer directement sur ordinateur une Base de Données Physique
mais il est recommandé de se documenter sur les cours de Modélisation des Données qui
permettent de créer Modèles Conceptuels de Données (MCD) et Modèles Logiques de Données (MLD).
Vous trouverez plus loin dans ce document (fin Chapitre 14) le MCD (Modèle Conceptuel des Données)
correspondant à la base de données Access développée dans ce TD.
Notre démarche consiste, pour la partie concernant les Données, à établir au fur et à mesure quelques
règles simples pour définir les Tables de notre application de Facturation.

Démarrer ACCESS .
Clic sur Base de donnée vide, Clic sur pour choisir un dossier puis nommer l'application ESSAI
(l'extension accdb signifie Access Data Base c'est le format 2007 et 2010) et bouton Créer.
- Si besoin, compréhension et configuration de l'environnement de travail :
Bouton Office (Fichier en Version 2010) puis Options Access :
- Standard : Définir le dossier de données par défaut pour ouvrir ou enregistrer des bases
- Base de données active : Cocher Compacter lors de la fermeture (pour réduire la taille du fichier accdb)
- Personnaliser : Définir les icones de la barre d'accès rapide
en haut d'écran et valider OK.

2. Créer les Tables Simples
Nous allons créer les tables Client et Produit qui sont simples car chaque enregistrement ne fait pas
référence à au plus 1 seul enregistrement d'une autre table.
Un Client ne fait pas référence à au plus 1 seule Commande ou à au plus 1 seul Produit commandé.
Un Produit ne fait pas référence à au plus 1 seule Commande ou à au plus 1 seul Client.
Fermer la table ouverte par défaut.

Onglet Créer, Bouton Création de Table pour être en mode 'Création'



A. Créer la table Client Voir exemple en bas de page
Nom du Champ Type de données Propriétés Un nombre qui s’incrémente
Num Client NuméroAuto automatiquement à chaque nouveau
Nom Texte Taille : 25 client saisi : 1 puis 2 puis 3
(Attention : le type Format : > (conversion en Majuscule)
Texte est limité à Null interdit : OUI (saisie obligatoire) (Null = VIDE)
255 caractères !) Chaine vide autorisée : NON Si besoin de plus de 255
Prénom Texte Taille : 15 Null interdit : OUI caractères, utiliser le
Chaine vide autorisée : NON type Mémo (taille illimitée)
Adresse Texte Taille : 30 Fonction Date() retournant la
Code Postal Texte (pas Num car on Taille : 5 date du jour. On peut la
ne fait pas de calcul sur Null interdit : NON donc trouver par , Fonction,
les codes postaux !) saisie facultative Fonction intégrées,
Ville Texte Taille : 25, Format : > (Majuscule) Date/heure, Date
Valeur par défaut : TOULOUSE
Date Entrée Date/Heure Format : Date, abrégé
Valeur par défaut : Date( )
Afficher le sélecteur : À certaines dates
Une clé primaire est un (ou plusieurs) champ de la table qui identifie sans ambiguïté chaque
enregistrement de la table (chaque élément de la population ). Deux mêmes valeurs dans 2
enregistrements de ce champ sont interdites (pas de doublons: 2 personnes ne doivent pas avoir le même
numéro de client 3).
Définir une clé primaire sur le champ: Num Client en sélectionnant ce champ puis barre d’outils
Clé primaire (Cela bascule automatiquement la propriété Index du champ Num Client : Oui SANS doublon).
Convention personnelle pour Nom de la Clé primaire : Num + (Nom de table) = Num Client
On souhaite que le couple Nom Prénom soit unique, interdire 2 fois LECLERC Alain. Clic sur Index :
Donner librement un Nom à un Index : NomPrenom
Choisir dans la liste déroulante les 2 champs à indexer : Nom puis Prénom
Sélectionner la ligne NomPrenom et saisir Unique : Oui
pour éviter les doublons sur ce couple de champs
Enregistrer la table (disquette de la barre outils 'Accès rapide') : Client

Passer en mode Feuille de données pour saisir 3 Clients comme ci-dessus :
Ok pour message erreur ci-dessus, pour éviter le doublon MUILLARD Marc, modifier l'enregistrement
3 en DURAND Alain pour avoir :

Passer en mode Création pour consulter la structure de la table puis fermer (croix à droite) la table Client.



B. Créer la table Produit

Onglet Créer, Bouton Création de Table pour être en mode 'Création'
Nom du Champ Type de données Propriété du champ Si besoin de plus de 255 caractères,
Num Produit Texte Taille : 6 utiliser le type Mémo (taille illimitée)
Désignation Texte Taille : 60
Prix Ht Monétaire Valide si : >=3
(pour afficher € uros) Message si erreur :Vérifier le minimum (>=3 € )
Taux Tva Numérique Taille : Réel simple (Touche F1 pour l’Aide)
Ici, le Num Produit n'est pas en NuméroAuto Format : Pourcentage (%)
car on veut gérer notre propre Numérotation : Valeur par défaut : taper 0.196 pour obtenir
3 lettres pour la marque du produit et 0,196 (virgule à la place du point)
3 chiffres pour le rang du produit dans la marque Valide si : 0.196 Ou 0.055
(ACE002 pour le 2° produit de marque ACER)
Message si erreur : Vérifier le taux
Le Prix Ttc est une valeur calculée (Prix Ttc = Prix Ht * (1+Taux Tva)). On ne stocke pas
dans une Table un champ calculé car on risque l'erreur d'avoir calculé et stocké un PrixTtc sur
un ancien Prix Ht : exemple
Prix Ht = 100 ; Prix Ttc = 119.6 puis modif Prix Ht = 95 et Prix Ttc = 119.6 faux car non modifié
On calculera donc le Prix Ttc (sur les actuels Prix Ht et Taux Tva) chaque fois que l'on en aura
besoin même si cela prend un peu (si peu) de temps-machine.

Règle : La Table stocke des informations de base (non calculées)
Une clé primaire est un (ou plusieurs) champ de la table qui identifie sans ambiguïté chaque
enregistrement de la table (chaque élément de la population). Deux mêmes valeurs dans deux
enregistrements de ce champ sont interdites (pas de doublons: 2 produits ne doivent pas avoir le même
numéro de produit).
Définir une clé primaire sur le champ: Num Produit en sélectionnant ce champ puis barre d’outils
Clé primaire (Cela bascule automatiquement la propriété Index du champ Num Produit : Oui SANS doublon).
Convention personnelle pour Clé primaire : Num + (Nom de table) = Num Produit
On souhaite que la Désignation du produit soit unique, interdire 2 fois Imprimante laser Canon type 1.
On veut donc un index sans doublon (unique) sur le seul champ Désignation
Compléter la description du champ Désignation avec :
Désignation Texte Indexé : Oui sans doublons

Ici, il est inutile de passer par Clic sur Index car l'index est
ici MONO-Champ.
Par contre, le résultat est bien stocké dans les index :

ATTENTION :
Num Produit Texte Indexé : Oui sans doublons car Clé Primaire
Désignation Texte Indexé : Oui sans doublons sans être Clé primaire
La clé primaire est le champ qui identifie chaque enregistrement de la table, c'est cette information qui
est utilisée dans une autre table pour pointer (référencer) vers la table Produit.
Enregistrer la table : Produit puis Fermer la table :
Remarque : Les noms des tables sont notés au singulier (Client, Produit) sans préfixe Tab Produits
Faire un effort dans le choix des noms des tables pour que le nom corresponde au contenu de la table :
Les produits Catalogue produit Produits vendus
Visualisation en mode feuille de données
Ouvrir la table Produit par double-clic sur Produit :



Passer en mode Création par le bouton (en haut à gauche) de l'onglet Accueil :
Passer en mode Feuille de données par le même bouton de barre d' outils : (en haut à gauche)

Saisir : (remarque les erreurs volontaires sont en italique et souligné ci-dessous)

Num Produit Désignation Prix Ht Taux Tva Erreur
CAN001 Imprimante laser 1 puis 300 19.6% Erreur sur le Prix
Canon type 1
MIC001 Initiation à 15 20.6% puis 5.5% Erreur sur la Tva
ACCESS pour erreur La tva sur les livres est à 5.5%
erreur les Nuls erreur
CAN001 Imprimante 1000 19.6% Erreur sur Num Produit
détectée seulement après saisie
de Taux Tva (doublon dans clé
primaire avec le 1° enregistrement) :
erreur modifier ce Num Produit en
CAN002
EPS001 Imprimante 75 19.6% Erreur sur Désignation
(doublon sur propriété "OUI
sans doublon"), modifier cette
Désignation avec Imprimante
Jet encre Epson série1
Remarque sur le champ Num Produit : les 3 premières lettres correspondent à la marque du produit.
CAN pour Canon, EPS pour Epson, MIC pour l'éditeur Microapplication
Il y a vérification automatique de l’unicité (Unique) de la clé Primaire de Num produit.

Remarque : les Données saisies sont enregistrées automatiquement (pas besoin d'enregistrer sauf la
mise en forme ou les définitions des champs des tables).
Elargir la colonne Désignation (modification de la mise en forme).

Fermer la table : (l'enregistrement de la mise en forme de la table est proposé)
Ouvrir la table : elle est triée sur la clé primaire : Num Produit
Ajouter un enregistrement par ce bouton dans la dernière ligne de la
table signalée par (ce symbole sur une ligne vierge indique la position pour ajouter des
enregistrements) et tester l’erreur sur le taux de TVA:
CAN003 Imprimante Canon couleur 300 33.33% puis 19.6%
Supprimer l'enregistrement ci-dessus en le sélectionnant préalablement par la colonne grisée à gauche
de Num Produit puis Suppr du clavier. Fermer la table :

3. Créer les Tables Complexes
Nous allons créer les tables pour gérer les Commandes de Produits faites par les Clients.
Il y a 2 aspects complexes concernant les Commandes de Produits :
a) Chaque enregistrement d'une table1 fait référence à au plus 1 seul enregistrement d'une table2.
- Une Commande fait référence à au plus 1 seul Client.
b) Chaque enregistrement d'une table1 fait référence à au plus N enregistrements d'une table2 et
chaque enregistrement d'une table2 fait référence à au plus N enregistrements d'une table1.
- Une Commande fait référence à au plus N Produits qui sont commandés et
un Produit fait référence à au plus N Commandes où il est commandé.



A. Deux régles de base pour créer des tables
Si on ne dispose pas d'une analyse des données sous forme de Modèle Conceptuel de Données (MCD)
et Modèle Logique de Données (MLD) , on peut utiliser les règles suivantes directement dans Access.
De manière très simplifiée et limitée , il existe 2 types principaux de relation entre 2 tables :

Relation Père - Fils et Relation Frère - Sœur
1) Relation Père - Fils :
PERE FILS
Un Père peut avoir de 0 à N Fils, un Fils peut avoir de 0 à 1 Père.
x x
Pour gérer cette relation, on ajoute dans la table Fils
x x
un champ Ref Père contenant la valeur de l'identification du Père. x
x
Clé étrangère Clé primaire x
AVEC doublons SANS doublon

Père sans fils ou ayant
perdu son ou ses fils

Fils de père
Table Fils Table Père inconnu

Convention perso pour nom Clé étrangère : Ref + (Nom de la table liée) = Ref Père (en italique bleu)
Convention perso pour nom Clé primaire : Num + (Nom de la table) = Num Fils (en gras rouge)
Demander à voir éventuellement exemple diapositive : "PV et sa Voiture".

2) Relation Frère - Sœ ur
Un Frère peut avoir de 0 à N Sœ une Sœ peut avoir de 0 à N Frères.
urs, ur FRERE SOEUR
Pour gérer cette relation, on ajoute une nouvelle table intermédiaire avec x x
un champ Ref Frère un champ Ref Soeur D'éventuels champs x
x
contenant la valeur de contenant la valeur de dépendants de frère x x
l'identification de Frère l'identification de Sœ ur ET sœ ur. x x

Clé étrangère Clé étrangère
Clé primaire AVEC doublons AVEC doublons Clé primaire
SANS doublon SANS doublon

Table Frère Table Croisement : Frère - Sœur Table Sœur

Autre présentation non informatique de la table Croisement Frère - Sœur

A l'aide de ces 2 règles de base, nous allons gérer les Commandes de Produits faites par les Clients.



B. Etude des Commandes
1) Relation Père – Fils

Un Client fait référence à au plus N Commandes.

Convention :
gras +
souligné
Table Commande indique une
Table Client clé primaire

2) Relation Frère – Sœur

Une Commande fait référence à au plus N Produits qui sont commandés.
Un Produit fait référence à au plus N Commandes qui le commandent.

Table Commande
Table Produit
Table Croisement : Commande - Produit

On nomme généralement cette table de Croisement en mixant les noms des 2 tables croisées, par
exemple : ComProd ou ProdCom



C. Créer la table CommandeEnTete
Nous sommes donc dans la règle Père – Fils vue précédemment.
Un Père fait référence à au plus plusieurs Fils
Un Fils fait référence à au plus 1 seul Père

Donc nous gérerons un champ Ref Client dans la table Commande pour pointer vers le champ
Num Client Clé primaire de la table Client.
Ce champ Ref Client est appelé Clé étrangère car il sera relié plus tard à Num Client.

On gère ici la partie fixe de la Commande, le haut de la commande, son En-tête, sans prendre en
compte les produits commandés car ils sont en nombre variable. Un nombre qui s’incrémente
Nom du Champ Type de données Propriétés automatiquement à chaque nouvelle
Num Commande NuméroAuto commande saisie : 1 puis 2 puis 3
Ref Client Numérique Taille : Entier long ; PAS de valeur par défaut
(pour futur lien vers Num Null interdit : OUI donc saisie obligatoire d'1 valeur de
Client Chaine vide autorisée : NON
de table CLIENT)
(pour future compatibilité avec Num Client de la table
Client qui est NuméroAuto donc en Numérique-Entier long)
Date Commande Date/Heure Format : Date, abrégé (jj/mm/aaaa)
Valeur par défaut : Date( ) (=date du jour)
Date Echéance Date/Heure Format : Date, abrégé Aujourd'hui
Valeur par défaut : Date( ) + 30 + 30 jours
Payée Oui/Non Valeur par défaut : Non
Total Commande : NE PAS gérer car ce n'est pas une DONNEE mais un CALCUL
Remarque : Dans cette table CommandeEnTete, le nom Ref Client est choisi librement.
Je prends la règle 'Ref'+NomTable liée pour la Clé étrangère mais d'autres solutions sont possibles.
(Num Client est souvent utilisé mais confusion possible avec le nom et le rôle de Num Client qui
est clé primaire de la table CLIENT)
Définir la clé primaire sur le champ : Num Commande

Enregistrer la table : CommandeEnTete Donnée existant dans la clé
primaire Num Client de la
Passer en mode Feuille de données : table Client
Saisir : Table Client
Num Commande Ref Client Date Commande Date Echéance Payée
1 (Automatique) 3 (saisir une date) (saisir une date) Cocher pour Oui
2 (Automatique) 3 (valider date) (valider date) Rien pour Non
3 (Automatique) 1 (valider date) (saisir une date) Cocher pour Oui

Il y a 3 CommandeEnTete.


a) La Commande 1 fait référence à un seul client (le 3) par le champ Ref Client.
Num Commande Ref Client Date Date Echéance Payée
Commande
1 3

b) Le Client 3 fait référence à plusieurs Commandes (la 1 et la 2) par le champ Ref Client

Num Commande Ref Client Date Date Echéance Payée
Commande
1 3
2 3
C'est par cette technique que l'on respecte le cahier des charges :
Fermer la table CommandeEnTete.

Le texte ci-dessous est une explication, il n'y a rien à faire mais tout à lire.
Gestion de la saisie dans la clé étrangère Ref Client :
Pour le champ Ref Client, pour le moment, la saisie est faite au clavier en tapant manuellement 3 par
exemple.
En réalité, pour une liste de clients comme celle ci-contre,
on ne peut faire référence pour Ref Client de la table CommandeEnTete qu'à 1
des 3 clients identifiés (1, 2, 3) dans la clé primaire Num Client de la table
Client.
Une erreur consisterait pour Ref Client à saisir un numéro 4 qui n'existe pas dans Num Client.
Pour éviter cette erreur, nous gérerons plus tard (voir Chapitre 5 LES TABLES AVEC LISTES
DEROULANTES POUR CLE ETRANGERE) la saisie dans Ref Client par une liste déroulante ne
proposant QUE les Clients qui existent dans la clé primaire Num Client de la table Client.
Pour faciliter le choix du client de la commande, nous présenterons en plus de Num Client, le Nom et le
Prénom du client en classant ces clients par ordre alphabétique des Noms – Prénoms.

Nous pourrons même simplifier la saisie en n'affichant pas le Numéro du Client.

Le champ Ref Client a le rôle technique de gérer le lien entre les 2
tables. Il a ici un nom peu compréhensible pour l'utilisateur.
La propriété Légende des champs permet de gérer un nom de
substitution qui s'affichera à la place de Ref Client.
Nous n'utilisons pas cette procédure pour le moment pour ne pas compliquer la compréhension.

Si vous relisez ce polycopié pour faire un projet Access, il faut traiter la gestion de ces listes
déroulantes de clés étrangères dès la création des Tables .



D. Créer la table CommandeLigneProduit
Une Commande fait référence à au plus plusieurs Produits (commandés).
Un Produit fait référence à au plus plusieurs Commandes.(où il est commandé)
Pour 1 Commande ET pour 1 Produit, il y a 1 Quantité de produit commandée.
Nous sommes donc dans la règle Frère – Sœ vue précédemment.
ur
Un Frère fait référence à au plus plusieurs Sœ urs
Une Sœ ur fait référence à au plus plusieurs Frères
Donc, alors que les tables CommandeEnTête et Produit sont déjà créées, nous allons créer une nouvelle
table intermédiaire entre ces 2 tables pour assurer le lien plusieurs à plusieurs (N / N).

Donc nous gérerons dans cette table un champ Ref Commande pour pointer vers le champ
Num Commande Clé primaire de la table Commande.
Ce champ Ref Commande est appelé Clé étrangère car il sera relié avec le champ Num Commande.

Donc nous gérerons dans cette table un champ Ref Produit pour pointer vers le champ
Num Produit Clé primaire de la table Produit.
Ce champ Ref Produit est appelé Clé étrangère car il sera relié avec le champ Num Produit.

On gère ici la structure de la table pour un Produit commandé d' une CommandeEnTete.
C'est la table de croisement entre la table CommandeEnTete et la table Produit.
Nom du Champ Type de Propriétés
données

Ref Commande Numérique Taille : Entier long ; PAS de valeur par défaut
(pour lien vers (pour future compatibilité avec Num Commande de la table
Num Commande CommandeEnTete qui est en NuméroAuto donc en
de table CommandeEnTete) Numérique-Entier long),
Null interdit : OUI ; Chaine vide autorisée : NON
Ref Produit Texte Taille : 6 ; PAS de valeur par défaut ,
(pour lien vers (pour future compatibilité avec Num Produit de la table
Num Produit Produit qui est Texte de longueur 6)
de table Produit) Null interdit : OUI ; Chaine vide autorisée : NON
Quantité Numérique Taille : Réel simple (au cas où on vendrait 1 boite et
(quantité commandée d'un demie de 10 DVD = 15 DVD = 1,5 boite)
produit d'une commande) Valeur par défaut : 1
Ici, la clé primaire n'est pas mono-champ. C'est le couple 1 - CAN001 qui identifie
un Produit commandé (CAN001) dans le cadre d'une Commande (1).
Définir une clé primaire : sélectionner les 2 premiers
champs Ref Commande, Ref Produit par un glissé à la
souris (dans la colonne de gauche) et les définir par le bouton
Clé primaire comme clé primaire composée :
Attention : Ref Commande et Ref Produit ne sont pas individuellement clé primaire
mais le couple Ref Commande + Ref Produit est clé primaire.
Il n'y a qu'1 Clé primaire par Table.



Enregistrer la table : CommandeLigneProduit Donnée existant dans la clé
(Ce nom intégre Commande et Produit : les 2 tables croisées) primaire Num Produit de la
Passer en mode Feuille de données : table Produit

Saisir :
Ref Commande Ref Produit Quantité
1 CAN001 4
1 EPS001 2 Table Produit
2 CAN001 1
2 CAN002 3
2 MIC001 5
Table CommandeLigneProduit
Nous avons donc 5 Produits commandées dans CommandeLigneProduit répartis sur 2 Commandes.
La Commande 1 (Ref Commande) contient 2 Produits, CAN001 et EPS001
La Commande 2 (Ref Commande) contient 3 Produits, CAN001, CAN002 et MIC001
Le Produit CAN001 (Ref Produit) a été commandé 2 fois, dans les Commandes 1 et 2.
Un produit commandé est identifié par la clé primaire composite Ref Commande - Ref Produit .
Le couple 1 - CAN001 identifie la commande du produit CAN001 dans la commande 1.

Il est impossible de ressaisir ce couple 1 - CAN001 sinon Doublon sur clé primaire.
Fermer la table CommandeEnTete
Fermer Access et donc la base essai (croix en haut à droite)

Le texte ci-dessous est une explication, il n'y a rien à faire mais tout à lire.
Gestion de la saisie dans les clés étrangères Ref Commande et Ref Produit :
Pour le champ Ref Produit, pour le moment, la saisie est faite au clavier en tapant manuellement
CAN001 par exemple.

En réalité, pour une liste de produit comme celle ci-contre,
on ne peut faire référence pour Ref Produit de la table CommandeLigneProduit
qu'à 1 des n Produits identifiés (ACE001, ACE002, CAN001, …) dans la clé
primaire Num Produit de la table Produit.
Une erreur consisterait pour Ref Produit à saisir ABC001 qui n'existe pas dans Num Produit.
Pour éviter cette erreur, nous gérerons plus tard (voir Chapitre 5 LES TABLES AVEC LISTES
DEROULANTES POUR CLE ETRANGERE) la saisie dans Ref Produit par une liste déroulante ne
proposant QUE les Produits qui existent dans la clé primaire Num Produit de la table Produit.
Pour faciliter le choix du produit commandé, nous
présenterons en plus de Num Produit, la
Désignation du produit en classant ces désignations
de produits par ordre alphabétique.

Nous pourrons même simplifier la saisie en
n'affichant pas le Numéro du Produit.

Si vous relisez ce polycopié pour faire un projet
Access, il faut traiter la gestion de ces listes
déroulantes de clés étrangères dès la création des
Tables.
Faire de même pour l'autre clé étrangère Ref Commande de cette table. FIN TD1



E. Conventions de nommage dans les Tables

- Pour les noms des champs :
J'ai choisi d'utiliser les possibilités d'Access avec espaces et accents car ces noms sont affichés à
l'utilisateur de l'application.

Je mets une majuscule à la première lettre de chacun des mots composant le Champ.

Exemple : Date Echéance avec 2 majuscules, 1 espace entre Date et Echéance et 1 accent.
Remarque : On peut aussi gérer des noms sans espace et sans accent (DateEcheance) pour faciliter
l'écriture de ces noms en programmation VBA et gérer dans ce cas la propriété du champ Légende qui
propose un nom de substitution (avec espaces et accents : Date d'Echéance) pour les affichages dans les
formulaires

- Pour les noms des tables :
J'ai choisi de NE PAS utiliser les possibilités d'espace et d'accent car ces noms NE SONT PAS affichés
à l'utilisateur de l'application.

Je mets une majuscule à la première lettre de chacun des mots composant la Table.
Je note les noms de table au singulier car une table définit la structure pour 1 enregistrement type.

Exemple : CommandeEnTete avec 2 majuscules, 0 espace, 0 accent et au singulier.

F. Importer des données d'Excel dans Access
Le menu Données Externes permet d'importer des données d'origines diverses vers Access.
Attention : la structuration des données dans Excel est incompatible avec celle d'Access.
On peut récupérer certaines informations d'Excel dans Access mais un travail manuel est ensuite
nécessaire pour restructurer ces informations suivant le modèle Relationnel utilisé par Access.

Le transfert Excel  Access est souvent difficile.

G. Exporter des données d'Access vers Excel
Le menu Données Externes permet d'exporter des données vers diverses destinations comme Excel.
Remarque : la structuration des données dans Excel est incompatible avec celle d'Access.
On peut exporter des informations d'Access vers Excel.

Le transfert Access  Excel est généralement facile.



4. Sécurité de l'utilisation de l'application
Par défaut, Access est configuré comme ci-dessous dans Bouton Office (Fichier dans version
2010), Options Access, Centre de gestion de la confidentialité, Paramètres de centre de gestion de
la confidentialité :

Donc, à l'ouverture d'une application Access, vous pouvez voir ceci :

En effet, une application Access (comme Excel, Word et Powerpoint) peut avoir un contenu (programme
VBA ou autres techniques) potentiellement dangereux.

Donc, ici, du contenu est désactivé. Pour gérer cet aspect, plusieurs solutions :
1. Garder la configuration ci-dessus et cliquer
à chaque ouverture de la base sur le bouton Option…
puis choisir Activer le contenu si vous faite confiance
à l'origine du fichier.
2. Modifier la configuration ci-dessus en activant l'option
Activer toutes les macros. C'est non recommandé et
potentiellement dangereux car ainsi, pour toutes les
applications, du code malsain peut être exécuté.
3. Garder la configuration ci-dessus pour le Paramètre des macros à Désactivé mais définir un
dossier où vous rangerez les applications de confiance (les vôtres par exemple). Dans la fenêtre
du Centre de gestion de la confidentialité, Emplacements approuvés, ajouter un nouvel
emplacement pour un dossier (et éventuellement ses sous-dossiers) pour obtenir un résultat de ce
type. Attention, cette opération peut poser problème sur un disque d’un réseau local protégé.

C'est cette dernière solution qui est recommandée et que vous mettez en place.
Valider ces paramètres et fermer Access.

-Sous l'application Explorateur de fichiers :
- Supprimer éventuellement la base : essai.accdb
- Copier Fac01a2007.accdb depuis le dossier de correction vers votre dossier de travail.
- Ouvrir la base : Fac01a2007.accdb par double clic (la votre , pas celle donnée en correction)
Cette application a les mêmes définitions que ci-dessus mais avec plus de données saisies dans les
tables.



5. Utiliser les tables en mode Interactif
A. Rechercher des données
Ouvrir Table Client :
Positionner le curseur sur le champ Nom et sur l’enregistrement 1:
Clic sur le bouton de Recherche (Jumelles de l'onglet Accueil) : TERIEUR puis bouton Suivant
1) Caractères génériques * ? #
a) Astérisque : * (remplace une chaîne de caractères quelconque)
Positionner le curseur sur le champ Nom et sur l’enregistrement 1:
Rechercher : BON*
Rechercher : *R
b) Point d'interrogation : ? (remplace un seul caractère quelconque)
Positionner le curseur sur le champ Nom Client et sur l’enregistrement 1:
Rechercher : ??R
c) Dièse : # (remplace un seul caractère-chiffre)
Positionner le curseur sur le champ Adresse et sur l’enregistrement 1:
Rechercher : 6#*
Rechercher : 6* (comprendre la différence avec 6#*) Ce que vous cherchez 'bd'
B. Remplacer des données est ou pas une sous partie
du 'champ entier' ?
Onglet Accueil > bouton de Recherche > Remplacer...
Positionner le curseur sur le champ Adresse et sur l’enregistrement 1:
Rechercher : bd (attention : rechercher dans "champ entier" ou autre manière ?)
Remplacer par: boulevard
a) en manuel : bouton Suivant pour chercher et bouton Remplacer pour modifier
b) en automatique : bouton Remplacer tout

Remettre bd à la place de boulevard
C. Tester les boutons…
1) Les 5 boutons de déplacement d’enregistrements en bas d’écran

Premier , Précédent, Rang de l'enregistrement courant , Suivant, Dernier, Nouvel enregistrement

2) Les 2 boutons de tri croissant et décroissant



6. Définir les relations entre les tables
Nous avons maintenant 4 tables, préparées pour être liées les unes aux autres. Avant de tirer les
Relations, il faut vérifier que toutes les tables sont fermées et non utilisées par des formulaires ou
requêtes.
Accéder à la fenêtre Relation :
Onglet Outils de base de données

/ Relations .
Ci-dessus : travail à faire = lier les tables par des Relations ou Jointures

Ajouter (si besoin par bouton +Afficher la table ) les 4 tables: Client, CommandeEnTete,
CommandeLigneProduit et Produit et fermer cette fenêtre d'ajout.

1° lien :
1 Client (Père) peut avoir N CommandeEnTete (Fils) et
1 CommandeEnTete (Fils) est liée à 1 seul Client (Père)
Définir des Liens ( appelés aussi Jointures) :
* Glisser Num Client de Client (clé primaire) sur
Ref Client de CommandeEnTete (clé étrangère)
. Boîte de dialogue :
- cocher Appliquer Intégrité Référentielle,
(vérifications des données des liens, voir TEST plus loin)
- Ne pas cocher 'Mettre à jour en cascade'
- Ne pas cocher 'Effacer en cascade'
- Type de Jointure (consulter seulement) Créer

EGAUX
Un-à-plusieurs : c'est le cas classique

Un-à-un : erreur probable

Remarque : le 1 et le ∞se placent automatiquement sur le lien,
Le 1 à coté du champ clé primaire car ce champ est sans doublon,
Le ∞à coté du champ clé étrangère car ce champ est doublons possibles.
Pour une valeur de Num Client, on peut trouver N (∞ Commandes.
)
Pour une valeur de Ref Client, on ne peut trouver qu'1 Client.

2° lien :
1 CommandeEnTete peut avoir N CommandeLigneProduit et
1 CommandeLigneProduit est liée à 1 seule CommandeEnTete
* Glisser Num Commande de CommandeEnTete (clé primaire) sur
Ref Commande de CommandeLigneProduit (clé étrangère)
Remarque : Ref Commande n'est pas un champ clé primaire (malgré le symbole clé ) mais la moitié
d'une clé primaire qui elle est composée des 2 champs Ref Commande et Ref Produit
. Boîte de dialogue
- cocher Appliquer Intégrité Référentielle (vérifications des données des liens, voir TEST plus loin)
- Relation 1 à Plusieurs -Pas de Mise à jour et pas d'Effacement en cascade


3° lien :
1 Produit peut avoir N CommandeLigneProduit et
1 CommandeLigneProduit est liée à 1 seul Produit
* Glisser Num Produit de Produit (clé primaire) sur
Ref Produit de CommandeLigneProduit (clé étrangère)
Remarque : Ref Produit n'est pas un champ clé primaire (malgré le symbole clé ) mais la moitié d'une
clé primaire qui elle est composée des 2 champs Ref Commande et Ref Produit
. Boîte de dialogue
- cocher Appliquer Intégrité Référentielle (vérifications des données des liens, voir TEST plus loin )
- Relation 1 à Plusieurs-Pas de Mise à jour et pas d' Effacement en cascade

Convention personnelle (à garder) pour nommer les champs des tables:
Clé primaire mono-champ : Numxx (xx pour nom de cette table)
Clé étrangère : Refxx (xx pour nom de la table liée)

Remarque : On trouvera ailleurs que dans notre établissement des liens (jointures, relations) entre
clé primaire et clé étrangère comme ceci par exemple :
Numxx clé primaire de table-père et Numxx clé étrangère de table-fils ou
Codexx clé primaire de table-père et Codexx clé étrangère de table-fils ou
Idxx clé primaire de table-père et Idxx clé étrangère de table-fils ou
Refxx clé primaire de table-père et Refxx clé étrangère de table-fils.
Soit le même nom de champ pour la clé Primaire et Etrangère !!!
Je n'adhère pas, à titre pédagogique, à cette manière de nommer 2 choses différentes avec le même nom
mais il faut savoir que cette manière de nommer existe même si elle est ambigüe.
Cela vient en partie du fait qu'il existe des logiciels (PowerAMC, WinDesign) qui, à partir d'un MCD, génèrent
automatiquement un MLD Relationnel et que ces logiciels reprennent (faute de règle) automatiquement le nom de
la clé primaire du MCD (l'identifiant pour être exact) pour créer la clé étrangère.

Comme il n'y a pas de règle pour nommer ces 2 types de clés, chacun fait avec sa règle.
Vous trouverez donc toutes les combinaisons possibles de clé Primaire et Etrangère, l'essentiel est de
bien comprendre le rôle différent de chaque clé :

La Clé primaire :
- identifie chaque enregistrement d'une table.
- est SANS doublon.
- est souvent de type numérique et même Numauto
(pour générer AUTOMATIQUEMENT un numéro).
- est définie comme Primaire car clic sur
La Clé étrangère :
- pointe vers 1 enregistrement d'une autre table.
- est AVEC doublon possible (2 fois la valeur 1 car 2 Commandes peuvent pointer vers le même
Num Client 1).
- est d'un type qui dépend obligatoirement du type de la clé primaire pointée, JAMAIS Numauto
car l'objectif est que l'utilisateur choisisse MANUELLEMENT (ou par liste déroulante) un
enregistrement de l'autre table.
- est définie comme Etrangère seulement parce que c'est elle qui est liée à la clé primaire de
l'autre table.

Nous nommerons donc différemment clé primaire et clé étrangère.



A. Importance des relations dans un SGBD Relationnel
Access est un SGBD (Système de Gestion de Base de Données) Relationnel.
Tout le fonctionnement d'une application sous Access est basé sur les Relations entre les Tables.
La définition des Tables et Relations représente les FONDATIONS de l'application sur lesquelles il
'suffira' ensuite de créer d'autres objets bénéficiant de ces Relations.
En France, la méthode la plus utilisée pour créer ces relations est la méthode Merise qui ne sera pas
abordée ici. La méthode UML prend peu à peu le relais de la méthode Merise avec les mêmes principes
concernant la définition des Données.
Rater la définition des Tables et Relations condamne l'application à l'échec !!!
B. Des régles dans les relations
Règle 1 :
L'un des 2 champs du lien est obligatoirement une clé primaire (Num xxx dans mes conventions).
L'autre champ est obligatoirement une clé étrangère (Ref xxx dans mes conventions)
donc, jamais 2 clés primaires reliées :
Num Commande (1) n’a aucun rapport avec Num Produit (CAN001)
Attention : certaines clés étrangères ont le symbole car elles sont sous partie d'une clé primaire
composée de plusieurs champs : exemple : Ref Produit

Règle 2 :
Pour qu’une relation (lien ou jointure) puisse être réalisée, les 2 champs liés doivent contenir des
données de même type et même longueur.
Clé primaire (Num xxx) Clé étrangère (Ref xxx)
(NumAuto) donc du Numérique entier Numérique, Entier long
Texte, Longueur 6 Texte, Longueur 6
Numérique, Entier long Numérique, Entier long

Règle 3 :

Les valeurs du champ Ref xxx de la table1 doivent pouvoir être égales …
au champ Num xxx de la table2. =
Clé primaire (Num xxx) Clé étrangère (Ref xxx)
Num Client de Client = 3 Ref Client de CommandeEnTete = 3
Num Produit de Produit = CAN001 Ref Produit de CommandeLigneProduit = CAN001
Etablir un lien entre Num Client (1, 2, 3, 4,…) et Ref Produit (CAN001, EPS001, CAN002, …)
n'a AUCUN sens car les valeurs ne seront jamais égales (=).
Pour modifier ou Supprimer des relations : (Clic droit sur le trait 1-- )
Enregistrer la mise en forme des relations et Fermer cette fenêtre Relation :

IMPORTANT :
Le travail réalisé par Accès au niveau des Relations consiste :
Voir
- à rechercher à partir d'une valeur d'une clé étrangère exemples
l'unique (1) valeur égale (=) dans la clé primaire liée. en bas de
- à rechercher à partir d'une valeur d'une clé primaire page 5 du
les (N) valeurs égales (=) dans la clé étrangère liée. Chapitre I



C. Tester l'Intégrité Référentielle des Relations
L'Intégrité Référentielle est la vérification des données présentes dans la clé primaire et
la clé étrangère d'une Relation suite à une opération de saisie, modification ou suppression.

1) Ouvrir la table CommandeEnTete
Tenter de saisir dans Ref client de la table CommandeEnTete
une valeur n'existant pas dans Num Client de la table Client : 999 999 (et valider l'enregistrement)

 erreur car, dans la table Fils CommandeEnTete, saisir dans Ref Client la valeur 999 999 alors
que dans la clé primaire Num Client de la table Père "Client" la valeur 999 999 n'existe pas, cela n'est
pas valide.

Un Fils ne peut PAS faire référence à un Père dont la valeur ne peut être retrouvée
dans la table Père.
Remarque : un fils peut ne pas faire référence à un père si on l'autorise, une CommandeEnTete
pourrait ne pas faire référence à un client (pas de saisie dans Ref Client) mais nous l'avons interdit dans
cette application dans le champ Ref Client avec la propriété Null interdit (vide interdit) : OUI et Chaine
vide autorisé : NON donc ici la saisie est obligatoire.

2) Ouvrir la table Produit
Tenter de supprimer de la table Produit le produit CAN001 (clic dans la marge et bouton Suppr )
alors que ce produit existe (est commandé) dans la table CommandeLigneProduit dans le
champ Ref Produit : CAN001.

 erreur car supprimer dans la table Père une clé primaire CAN001 alors qu'au moins un
enregistrement de la table Fils CommandeLigneProduit y fait référence par la clé étrangère Ref Produit
est une suppression non valide.

Un Père ne peut PAS être supprimé s'il a encore au moins 1 Fils qui fait référence à lui même.

Dans les cas 1) et 2), on ne veut pas d'un Fils pointant vers un Père NON "trouvable".

Voila ce que l'intégrité référentielle doit éviter :

Null interdit (vide interdit) : NON donc saisie facultative
Fils de Père inconnu est autorisé ici.

Utiliser le fichier Fac02a2007.accdb pour la suite.
(Demander à Voir le diaporama "PV et sa Voiture")



7. Résumé des Tables
 4 tables avec : Nom des champs, Clé primaire, Type de données et Propriétés de
chaque champ (ici propriétés du champ fléché).

Plus tard, "Liste de choix" avec
liste déroulante

 Des Relations entre les tables avec Intégrité référentielle

 Des Données saisies
Remarque : Créer une application gérant des personnes nécessite l'autorisation ou la déclaration à la
CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) :
http://www.cnil.fr/vos-responsabilites/declarer-a-la-cnil/



Ch3. Les requêtes de base
La requête permet de faire des TRAITEMENTS sur les DONNEES des TABLES. Il existe plusieurs
types de Requête : la plus simple est celle qui sélectionne des enregistrements sur des critères.
Possibilité de faire des requêtes qui ajoutent, modifient ou suppriment des enregistrements.

1. Requête sélection
Elle permet de sélectionner, trier, calculer des enregistrements sur une ou plusieurs tables
reliées entre elles.
A. Requête simple sur une seule table
Créer une Nouvelle requête, onglet Créer, bouton Création de requête basée sur la table Client.
1) Requête "R01 Client Ou"
Question : "Liste des clients avec visualisation des champs Nom, Prénom, Date Entrée et Ville, par
ordre alphabétique de leur nom puis prénom, habitant Clamart OU nommés TERIEUR "
Saisir les noms des champs ci-dessous par double-clic dans la table affichée en haut de l’écran.
Champ: Nom Prénom Date Entrée Ville
Table: Client Client Client Client
Tri: Croissant Croissant
Afficher: X X X X
Critères: clamart
Ou = entre 2 lignes
Ou: TERIEUR de colonnes quelconques
Pour une saisie dans un champ de type TEXTE, les " sont ajoutés comme délimiteur "TERIEUR"

Exécuter la requête (Afficher les résultats) par le bouton puis
revenir en mode création (Définition de la requête en tableau) par le bouton puis
passer en mode SQL (Définition de la requête en langage SQL = Structured Query Langage) par clic
sur Affichage sous puis par le bouton

SELECT Client.Nom, Client.Prénom, Client.[Date Entrée], Client.Ville
FROM Client
WHERE (Client.Nom = "TERIEUR") OR (Client.Ville = "CLAMART")
ORDER BY Client.Nom, Client.Prénom ;

SQL est un langage Standard pour tous les Systèmes de Gestion de Bases de Données pour créer,
interroger et manipuler les Bases de Données (BD). La commande de base permet la
Sélection de Champs de Tables où des conditions sont requises, ordonnés par des critères de tri.

SELECT liste de champs FROM tables WHERE conditions de sélection ORDER BY critères de tri

Dans Access, dans un premier temps, nous n'aurons pas besoin de la syntaxe SQL pour créer une requête
car nous bénéficions du mode Création de la requête sous forme de tableau interactif.

Si vous souhaitez vous formez au langage SQL, je vous propose mon Polycopié à demander :
SQL pour SGBD.pdf

Passer en mode Création :
Enregistrer la requête : R01 Client Ou et fermer cette requête.



2) Requête "R02 Client Et"
Question : "Liste des clients nommés TERIEUR et habitant CLAMART"
Champ: Nom Ville Ville
Table: Client Client Client
Tri:
Afficher: X X X
Critères: TERIEUR CLAMART Différence entre
Ou: ces 2 lignes CLAMART

Exécuter la requête : Et = entre 2 colonnes
de la même ligne
Passer en mode Création :
Enregistrer la requête : R02 Client Et et fermer cette requête.

3) Requête "R03 Client Entre"
Question : "Liste décroissante des noms des clients inscrits entre le 15/4/2009 et le 1/5/2009"

Champ: Nom Date Entrée
Table: Client Client
Tri: Décroissant
Afficher: X X
Critères: entre 15/4/2009 et 1/5/2009

Pour une saisie dans un champ de type DATE, les # sont ajoutés automatiquement
comme délimiteur de date= #15/04/2009#
Opérateurs de comparaison : (faute d’opérateur choisi, c’est l’opérateur = qui est utilisé par défaut)
= , > , < , >= , <= , < > (différent), Comme (comparaison avec caractères joker ci-dessous)
Possibilité d'utiliser les caractères Jokers vus précédemment (pour les champs de type Texte) :
* , ? , # avec l'opérateur Comme pour interpréter ces 'Jokers'
Exécuter la requête, Passer en mode Création :
Enregistrer la requête : R03 Client Entre et fermer cette requête.

4) Requête "R04 Client Comme"
Question : "Recherche des clients dont le Nom commence par la lettre T et inscrits après le 10/4/ de
l'année 2009. Afficher aussi la ville "
Champ: Nom Date Entrée Ville
Table: Client Client Client
Tri:
Afficher: X X X
Critères: T* >10/04/2009 ATTENTION :
Ou: Ici, la saisie de "T*" génère
automatiquement "Comme T*" mais
parfois vous devrez saisir
manuellement le Comme
pour utiliser * ? ou #
Exécuter la requête, Passer en mode Création
Possibilités de dimensionner les colonnes, déplacer une colonne, insérer une colonne, insérer une ligne
de critères, supprimer une colonne.
Enregistrer la requête : R Client Comme. Fermer la fenêtre des requêtes :
Exécuter la requête R Client Comme.


5) Exercices à faire
A FAIRE…1 : nommer la requête R05
Question : "Recherche des produits dont
[le Prix est inférieur à 500 €et dont la Désignation commence par "imp" (en minuscule ou majuscule)]
ou bien [dont le taux de TVA est supérieur ou égal à 15% (0.15) et dont le Num Produit a un "A" en 2
ième
position et un "0" (zéro) en 5 ième position
Penser à utiliser l’opérateur Comme " " si vous utilisez des caractères ?, *, #.
Classer par désignation. "

Question : "Recherche des clients dont
[la Date d’entrée est postérieure au 15 Avril 2009 et habitant le département 93] ou bien
[des Toulousains prénommés Jean].
Classer par Nom. "

Question : "Recherche des clients dont
[la Date d’entrée est Mai (5)] et qui ne sont pas toulousain.

6) Requête "R08 Commande Mono Table "
Question : "Recherche, dans la seule table CommandeEnTete, des Commandes des clients 3, 6 et 34
dont les commandes ne sont pas payées.
Afficher tous les champs, trier par client."

« A vous d'essayer... »

Commentaire :
Les résultats ne font apparaître aucune des informations du client (nom, prénom, …) hors mis le numéro.
Ces données sont dans les tables Client.
Nous allons donc faire des requêtes multi-table pour visualiser les informations client depuis une
commande.



B. Requête multitable simple avec Relation
1) Requête "R09 Commande et son Client"
Question : " Liste des Commandes (seulement l'en tête) avec détail de son Nom et Prénom Client."

Nous avons lié les Clients et les Commandes dans la fenêtre relation.
Ce lien peut être utilisé dans 2 sens :
- Pour 1 Commande, j'obtiens son Unique Client
- Pour 1 Client, j'obtiens ses N (∞ Commandes.
)

Définir une requête basée sur les 2 tables CommandeEnTete et Client avec les champs suivants.

=

=

Ce résultat affiche les Commandes pour lesquelles Ref Client = Num Client
Voir le mode SQL de la requête : SELECT [Num Commande], [Date Commande], [Date Echéance],
[Ref Client], [Num Client], Nom, Prénom FROM Client INNER JOIN CommandeEnTete
ON Client.[Num Client] = CommandeEnTete.[Ref Client];
Clé primaire
Clé étrangère
AVEC doublons SANS doublon
de table "Père"
de table "Fils"

Attention : Toutes les commandes peuvent ne pas être affichées. Si …
le champ Ref Client de CommandeEnTete est vide, Access ne trouve pas un Num Client avec contenu
vide EGAL (=) car une clé primaire (Num Client ) ne peut être vide.
Ici, toutes les commandes sont affichées car le champ Ref Client est
en Null interdit = OUI et Chaine vide autorisée = NON donc saisie obligatoire et jamais effacé.

Dans une relation Père - Fils, les Fils pointant vers aucun Père (pas de saisie) ne sont pas affichés
dans une requête basée sur les 2 tables liées. - Ce sont des Fils de Père inconnu -
Ce Problème peut être géré en modifiant le type jointure sur la
Relation Clé primaire - Clé Etrangère.
Nous ne le verrons pas pour le moment.



2) Requête "R10 Client et ses Commandes" Demander à voir le
Question : " Liste des Clients avec leurs Commandes (seulement l'en tête)". Formulaire Client et
ses commandes FP
Nous avons lié les Clients et les Commandes dans la fenêtre relation.
Ce lien peut être utilisé dans 2 sens :
Pour 1 Client, j'obtiens ses N (∞ Commandes.
)
Pour 1 Commande, j'obtiens son Unique Client

Définir une requête basée sur les 2 tables Client et CommandeEnTete avec les champs suivants.

=

=

Ce résultat affiche les Clients avec Num Client = Ref Client
Voir le mode SQL de la requête : SELECT Nom, Prénom, [Num Client], [Ref Client], [Num
Commande], [Date Commande], [Date Echéance] FROM Client INNER JOIN CommandeEnTete
ON Client.[Num Client] = CommandeEnTete.[Ref Client];
Clé primaire
SANS doublon Clé étrangère
"Père" AVEC doublons
"Fils"

Attention : Tous les clients peuvent ne pas être affichées. Si …
certaines valeurs de Num Client ne sont pas saisies dans le champ Ref Client de CommandeEnTete,
Access ne trouve pas l'égalité clé primaire = clé étrangère.
Ici, le client 2 n'est pas affiché car aucun enregistrement de Ref Client ne contient la valeur 2.

Par contre, le client 3 DURAND est affiché plusieurs fois car plusieurs enregistrements du champ
Ref Client contiennent la valeur 3. DURAND possède N commandes : la 1 et la 2.

Dans une relation Père - Fils, les Pères n'ayant aucun Fils pointant sur eux ne sont pas affichés
dans une requête basée sur les 2 tables liées. Ce sont des Pères 'potentiels' sans Fils.
Ce Problème peut être géré en modifiant le Type
jointure sur la Relation Clé primaire - Clé Etrangère.
Nous ne le verrons pas pour le moment.



C. Requête multitable avec calcul par enregistrement
1) Requête "R11 Produits commandés et calcul"
Question : " Liste des Produits commandés dans les Commandes avec calcul Total HT à payer (prix
HT* quantité), Montant de la TVA et Montant TTC de la ligne de commande éventuellement remisé".
a) Gérer tables et champs de table
On peut créer une requête avec les 4 tables liées ( = ) et les champs suivants.
= = =

Mais il n'est pas obligatoire de présenter les paires de champs liés. Simplifier.

On simplifie encore (pour faire de la place sur ce document pour les futurs calculs).

Enregistrer : R11 Produits commandées et calculs (Enregistrement OBLIGATOIRE pour la suite)



b) Gérer les colonnes de calcul
Objectif : Ajouter les 4 calculs

Objectif : Ajouter dans une colonne vierge de la requête un champ calculé -
Remarque : Il n’y a pas de différence dans les noms de champ entre minuscule et majuscule !
- Calcul de la première colonne calculée

Utilisation du générateur d’expression pour champ calculé ( voir l’enseignant pour explications)
Nom de la colonne
librement choisi

Total HT : [prix Ht] * [Quantité]
A prendre dans le générateur, sur la
Saisie Clavier première ligne
Le : sépare le nom de la colonne (à gauche)
Exécuter: R11 Produits commandés et calculs
du calcul (à droite)

Remarque: le générateur d'expression ne présente dans sa fenêtre QUE les colonnes de la requête
enregistrées sur disque et non pas celles qui sont affichées à l'écran donc, avant chaque
utilisation du générateur, il faut enregistrer la requête.

- Calcul de la deuxième et troisième colonne calculée
Utilisation du générateur d’expression pour champ calculé :
Donc Enregistrer (cela pour enregistrer le précédent champ calculé Total HT dont on a besoin ci-
dessous pour les calculs de la TVA)
Dans l'expression ci-dessous, seul Total TVA : est saisi au clavier.
[Total HT] est pris dans une des colonnes de la requête courante par le générateur d'expression.
[Produit] ! [Taux Tva] n'étant pas une des colonnes de la requête courante du générateur d'expression,
il faut aller chercher, grâce au générateur d'expression, ce champ dans la rubrique Tables (double-clic),
rubrique Produit .
A prendre dans le générateur, dans +Tables, Produit, Taux Tva car ce
champ n’est pas présent dans les colonnes de la requête courante.

Total TVA : [Total HT] * [Produit] ! [Taux TVA]
Ici, on a le droit d'utiliser la table Produit car elle est présente en haut de requête dans la liste des tables.
Il est INTERDIT d'utiliser des Tables ou Requêtes NON PRESENTES en haut de requête.
Remarque : ########## signifie que la colonne n’est pas assez large pour afficher le résultat :
élargissez la colonne à la souris comme dans Excel.
Enregistrer (pour enregistrer le nouveau champ calculé Total TVA pour pouvoir l'utiliser dans le
générateur dans l'expression suivante ci-dessous)
Total TTC : [Total HT] + [Total TVA]
Exécuter, Enregistrer, Consulter la syntaxe SQL (par le bouton Affichage en haut à gauche).
Remarque : pour visualiser en entier le contenu d'une cellule de requête : Touche MAJ + F2


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