Sistemas de Gestión Integral para la Micro, Pequeña y Mediana Empresa

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
PARA LA MICRO, PEQUEÑAY
MEDIANA EMPRESA
Erick López
20 de agosto de 2013
09h30 a 12h00

CONSIDERACIONES EN CASO DE EMERGENCIA:
En caso de un incendio o sismo, por favor tomar en cuenta
las siguientes reglas:
• Salir en calma.
• Mujeres embarazadas y colaboradores discapacitados
tendrán prioridad en la salida.
• Coordinar con un compañero el apoyo necesario.
• De ser posible mujeres no utilizar tacos para evacuar.
• No lleve consigo ningún material ni objeto.
• Salir en calma con los brazos sobre la cabeza.
• Evacuación en filas cruzadas, no empujarse.
• Salir por la puerta hasta punto de
encuentro, enumerarse.
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CONTENIDO
1. Introducción a la Norma INEN 2537:2010
2. Requisitos
3. Proceso de implementación
4. Proceso de Certificación
3

INTRODUCCIÓN
• Un país es tan exitoso como lo son sus empresas y
organizaciones productoras de bienes o prestadoras de
servicios.
• Establecer estándares y criterios de operación para estas
organizaciones es el primer paso para alcanzar niveles
internacionales de calidad y competitividad.
• La micro, pequeña y mediana empresa no ha tenido la
oportunidad y los recursos de optar por certificaciones con
normas internacionales.
• Estas empresas necesitan demostrar sus condiciones para
participar en negociaciones
• Estas empresas generadoras de trabajo
• Es fundamental apuntalar su desarrollo y fortalecer sus
estructuras para contribuir a la competividad general del país
4

INTRODUCCIÓN
• Esta norma enfoca los principios de gestión aceptados
universalmente
• Prácticas de negocio dirigidas a contribuir al logro de resultados
• Esta norma se enfoca a la Satisfacción del Cliente y el desarrollo de
habilidades internas eficientes y consistentes
• Esta norma debe ser mirada como el camino hacia certificaciones
internacionales de mayor reconocimiento
• No pretende se un sistema de gestión documentado, aunque en
algunos procesos se requiera de cierta información que agregue
valor a la organización de forma básica, sencilla y mínima.
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MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
MIPYMES
Unidad económica constituida por al menos una persona
natural o jurídica bajo cualquier forma de organización o
gestión empresarial contemplado en la legislación vigente,
que tiene como objeto desarrollar actividades de
extracción, transformación, producción, comercialización
de bienes o prestación de servicios. Las características de
estas empresas están expresadas en el Reglamento
General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública.
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MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
MIPYMES
Capítulo I- NORMAS COMUNES A TODOS LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN PÚBLICA Art. 16
• Microempresa: aquella organización de producción que tenga entre 1 a 9
trabajadores, un valor de ventas o ingresos brutos anuales inferiores a cien
mil dólares de los Estados Unidos de América o un volumen de activos de
hasta cien mil dólares;
• Pequeña empresa: la organización de producción que tenga entre 10 a 49
trabajadores, un valor de ventas o ingresos brutos anuales entre cien mil y un
millón de dólares de los Estados Unidos de América o un volumen de activos
entre cien mil uno y setecientos cincuenta mil dólares;
• Mediana empresa: la organización de producción que tenga entre 50 a 159
trabajadores, un valor de ventas o ingresos brutos anuales entre un millón
uno y cinco millones de dólares de los Estados Unidos de América o un
volumen de activos entre setecientos cincuenta mil uno y cuatro millones de
dólares.
• No es obligación que una organización deba estar conformada como
empresa o compañía. Se espera que tenga algún esquema formal de
constitución.
7

MODELO DEL SISTEMA INTEGRAL MIPYMES
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Gestión del
Negocio
Gestión de
Recursos
Gestión
Ambiental
y Seguridad
Requisitos
ClientesyPartesInteresadas
Satisfacción
ClientesyPartesInteresadas
Gestión de
Ventas
Gestión
de
Operación

PRINCIPIOS DE GESTIÓN
A. Enfoque al Cliente
B. Liderazgo
C. Enfoque en datos y resultados
D. Eficiencia
E. Desarrollo permanente
F. Conciencia Ambiental
G. Ambiente de trabajo seguro
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OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN
A. Proporcionar requisitos para un Sistema de Gestión Integral (SGI)
para micro, pequeña y mediana empresa del Ecuador para que
puedan demostrar
B. Establecer, implementar, revisar, mantener y mejorar un SGI
C. Demostrar que tiene capacidad para cumplir los requisitos de esta
norma
D. Mejorar su formalidad, competitividad y rendimiento económico
E. Proporcionar productos / servicios que satisfagan los requisitos del
cliente y reglamentarios aplicables
F. Desarrollar su negocio
G. Fomentar el enfoque al cliente
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CAMPO DE APLICACIÓN
• Requisitos son genéricos
• Punto de partida para implementar normas ISO
• Existen requisitos se podrían ser excluidos, las exclusiones se limitan
a los requisitos de esta norma que tengan la condición de “cuando
sea aplicable”. Esto se identifica en los requisitos:
4.4.1c, 4.4.3b, 4.4.3d, 4.4.3e, 4.4.5
11

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL - MIPYMES
4.1. Gestión del Negocio
4.1.1 Requisitos Previos
Cumplir con obligaciones tributarias
y laborales, y disponer de permiso de
funcionamiento provisto por la
autoridad competente.
12

4.1.2.Planificación
4.1.2.1 Establecer, documentar y mantener los
lineamientos estratégicos y los objetivos de su
desarrollo, basado en requerimientos del cliente y
en sus propias condiciones e infraestructura.
Se debe incluir compromiso con:
a. Desarrollo del Negocio
b. La satisfacción del cliente
c. La prevención de la contaminación y de los
riesgos de los trabajadores
INTEGRAL - MIPYMES
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4.1.2.2. Objetivos
Deben cubrir los siguientes punto
a. Mejoramiento en los resultados del negocio
b. Mejoramiento en la satisfacción del cliente
c. Mejoramiento en la calidad del producto o servicio
d. Prevención de la contaminación y los riesgos laborales
INTEGRAL - MIPYMES
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4.1.2.3. Establecer, documentar y ejecutar las
acciones necesarias para el cumplimiento de los
objetivos.
• Dar seguimiento permanente a su cumplimiento
• Revisar la estrategia debe ser revisada y/o
actualizada mínimo una vez por año o cuando
existan cambios que así lo ameriten.
4.1.3. Coordinación y comunicación
• Es responsabilidad de la dirección establecer
mecanismos de coordinación, comunicación y
asignación de responsabilidades y recursos
para promover el trabajo en equipo eficaz y
eficiente
INTEGRAL - MIPYMES
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INTEGRAL - MIPYMES
4.1.4. Desarrollo Permanente
4.1.4.1 Revisar a intervalos definidos, al menos
trimestralmente, el cumplimiento de los objetivos de la
organización
4.1.4.2 Evaluar el desempeño de la organización, esto debe
incluir por lo menos:
Resultados del negocio
a) Estado de cumplimiento de presupuesto
b) Cumplimiento de acuerdos con el cliente
c) Eficiencia de los procesos operativos
d) Desempeño ambiental y seguridad del trabajo
4.1.4.3 Registrar las revisiones que demuestren el estado de
avance de cumplimiento de objetivos
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4.2 Gestión de Recursos
4.2.1 Gestión de Recursos Humanos
Establecer responsabilidades y autoridades del personal e
identificar sus requisitos necesarios términos de
educación, formación, habilidades o experiencia.
Debe mantener personal competente para cumplir los
compromisos con el cliente y las necesidades del negocio
Mantener registros que demuestren que el personal es
competente
INTEGRAL - MIPYMES
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4.2.2Gestión de Recursos Financieros
• Establecer anualmente un presupuesto
• Contar con flujo de caja
Implantar mecanismo para seguimiento continuo a su cumplimiento
Disponer de una estructura de costos y gastos apropiada que le
permita conocer la situación real de su negocio, gestionar acciones y
tomar acciones para alcanzar los resultados económicos esperados
INTEGRAL - MIPYMES
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4.2.3 Gestión de Infraestructura
Disponer y mantener la infraestructura necesaria para cumplir
con los requisitos del producto o servicio ofrecido al cliente
Brindar un lugar seguro y saludable a sus
empleados, respetando al medio ambiente
INTEGRAL - MIPYMES
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4.3 Gestión de Ventas
4.3.1 Conocimiento del Mercado
Establecer y mantener información
necesaria para conocer el
mercado, identificando
clientes, competidores, proveedores y
otros agentes que estén relacionados
con el negocio.
Identificar oportunidades que puedan
existir y establecer acciones para
aprovecharlas, que tengan relación con
su planificación
INTEGRAL - MIPYMES
20

INTEGRAL - MIPYMES
4.3. Gestión de Ventas
4.3.2 Requisitos del Producto
Establecer las características del producto / servicio
Deben ser conocidas por los miembros de la
organización y se deben mantener actualizadas.
Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables
4.3.3 Acuerdos con los clientes
Registrar compromisos y cualquier modificación acordada con el
cliente. Incluir
a. Las características y cantidad del producto o servicio solicitado por
el cliente
b. Las condiciones de entrega y pago
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4.4. Gestión de Operaciones
4.4.1 Planificación de la producción o
prestación del servicio
Incorporar los requisitos de su
negocio, cumpliendo con lo siguiente:
Identificación de procesos.-
Documentar, mantener y mejorar los procesos
necesarios para la elaboración del producto /
servicio
Definición de estándares.- Determinar
controles necesarios en los
procesos, productos y/o servicios resultantes
durante su ejecución
Instructivos de trabajo.- Documentar
instrucciones de trabajo para la realización
del proceso. Cuando sea aplicable
INTEGRAL - MIPYMES
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4.4.2 Compras
a. Proceso de Compras.- Establecer, documentar y
mantener un proceso de compras que asegure la
provisión oportuna de materiales e insumos para la
producción / prestación del servicio
b. Requisitos de materiales.- Listado de materiales e
insumos y requisitos necesarios para lograr el
cumplimiento de las características finales de sus
productos / servicios (incluir
características, plazo, precio)
c. Relación con proveedores.- Identificar proveedores
que tengan capacidad para cumplir los requisitos de
compras. La información de compras debe ser
registrada (acuerdos con proveedores
INTEGRAL - MIPYMES
23

4.4.2 Compras
d. Recepción de materiales.- Verificar que los
productos / servicios recibidos cumplan los requisitos
con los cuales fueron comprados, lo cual debe
usarse para futuras negociaciones con proveedores
e. Gestión de Inventario.- Establecer mecanismos
adecuados para gestionar sus inventarios de
materiales, insumos y/o productos que contribuyan a
la eficiencia del proceso y al cumplimiento de los
requisitos del cliente. Se requiere registro de las
existencias y control de rotación, caducidad y
obsolescencia.
4. Requisitos del sistema de gestión integral -
mipymes
24

INTEGRAL - MIPYMES
4.4.3 Control de la producción o prestación del
servicio
a. Programación de las operaciones.- Establecer
periódicamente una programación de las
actividades de producción o prestación del
servicio. Considerar requerimientos del
cliente, plazos de entrega, materiales, personal e
insumos necesarios para cumplir
b. Bienes entregados al cliente.- Cuando sea
aplicable, la organización debe revisar y cuidar los
bienes provistos por los clientes. Si cualquier bien
se pierde, deteriora, o se considera inadecuado
para su uso se debe informar al cliente y mantener
registros.
25

4.4.3 Control de la producción o prestación del servicio
c. Condiciones y medición del proceso.- Durante la
producción y/o la presentación del servicio la organización
debe verificar el cumplimiento de los controles previamente
establecidos (ver 4.4.1.b)
d. Identificación y trazabilidad.- Cuando sea aplicable, el
producto y/o servicio debe ser identificado a lo largo de los
procesos. Cuando la trazabilidad sea un requisito se debe
controlar y registrar la identificación única del producto y/o
servicio.
e. Control de equipos de seguimiento y medición.- Cuando
sea aplicable, se deben identificar y verificar a intervalos
especificados los equipos de medición necesarios para
controlar las características del producto y/o servicios. Se
deben mantener dichos equipos en condiciones apropiadas
y registro de la verificación.
INTEGRAL - MIPYMES
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4.4.4 Control de Calidad
• Verificar los productos y/o servicios durante la
producción y/o prestación. Esto debe ser antes de
la entra al cliente, para asegurar que cumplen con
los requisitos (ver 4.3.3)
• Cuando se detecte producto / servicio no
conforme, este debe ser identificado, separado del
producto conforme y establecer el tratamiento
correspondiente.
• Mantener registros de controles
realizados, identificación y tratamiento de producto /
servicio no conforme
INTEGRAL - MIPYMES
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4.4.5 Entrega al cliente
• Cuando sea aplicable los productos /
servicios deben ser
almacenados, manejados y entregados al
cliente en condiciones que prevengan su
deterioro.
• En caso de que la instalación y posventa
sean parte de los requisitos, estos deben
ser realizados de acuerdo a los requisitos
establecidos
• Debe registrarse la entrega formal
INTEGRAL - MIPYMES
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4.4.5 Entrega al cliente
• En caso de existir reclamos del
cliente, estos deben ser registrados y
analizados a fin de identificar las
causas que los generaron para tomar
acciones para evitar la recurrencia
del problema.
• Cuando se detecte un producto no
conforme después de la entrega o
cuando ha comenzado su uso, se
deben tomar acciones apropiadas de
acuerdo al impacto que pueda
generar y mantener registros de
dichas acciones.
INTEGRAL - MIPYMES
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4.5 Gestión Ambiental y seguridad
4.5.1 Prevención de la contaminación al ambiente
a. Identificación de aspectos e impactos ambientales.- La
organización debe identificar los aspectos ambientales de
sus operaciones que puedan generar impactos negativos al
medio ambiente
b. Prevención de la contaminación.- Los aspectos
ambientales con impacto negativo deben ser analizados a
fin de tomar acciones que prevengan la contaminación y el
deterioro del desempeño ambiental de la empresa. Estas
acciones deben ser registradas
INTEGRAL - MIPYMES
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4.5 Gestión Ambiental y seguridad
4.5.2 Prevención de riesgos al trabajador
a. Identificación de peligros.- La organización debe
identificar los peligros asociados a sus actividades en
relación a la seguridad y la salud de sus trabajadores.
b. Prevención de riesgos.- De acuerdo a la naturaleza
de la organización se deben tomar acciones para
minimizar los riesgos y controlar la salud de los
trabajadores. La organización debe contar con
condiciones adecuadas de
iluminación, temperatura, humedad, ventilación y
ruidos que no afecten adversamente al personal y a su
entorno.
INTEGRAL - MIPYMES
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1. Tener la decisión estratégica de mejorar su producto / servicio y
tener un crecimiento sostenido.
2. Determinar el alcance de su Sistema de Gestión Integral
(procesos y sitios)
3. Realizar un diagnóstico (comparación de los requisitos de la
norma INEN 2537 contra lo que tiene la empresa).
4. Determinar las exclusiones (“cuando sea aplicable”)
5. Establecer un plan de trabajo para establecer, implementar y
operar los debes de la norma.
6. Realizar otro diagnóstico para determinar el cumplimiento de lo
que faltaba
7. Llamar al ente certificador para la auditoría de certificación
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
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PROCESO DE CERTIFICACIÓN
1. Mipymes contacta a empresa Certificadora
2. Empresa Certificadora cotiza el servicio en base a número de
personas, sitios
3. Mipymes acepta propuesta
4. Certificadora: programa y ejecuta auditoría, emite reporte
5. Mipymes soluciona no conformidades cuando aplique
6. Certificadora emite certificado…
7. Cada seis meses o doce meses hace auditoría de
seguimiento
33

WHEN YOU
NEED TO BE
SURE!
MUCHAS GRACIAS
POR SU
PARTICIPACION
SGS del Ecuador S.A.
Km. 5.5 Vía a Daule (Junto al Colegio
Dolores Sucre)
Guayaquil, Ecuador
República del Salvador N35 182 y Suecia
Edif. Almirante Colón ,Piso 3
Quito, Ecuador
Nathalia Jaramillo
Systems & Services Certification
nathalia.jaramillo@sgs.com
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