Sebagaimana diterbitkan di kolom Telematika DetikINET 3 Januari 2013.

1. Kolom Telematika
Menggagas Program Audit Media Sosial
Penulis: Goutama Bachtiar - detikinet
Kamis, 03/01/2013 11:27 WIB
Jakarta - Berawal dari memberikan konsultasi dan training Audit Teknologi Informasi
(TI) selama tiga tahun terakhir dan percakapan dengan seorang rekan, Janet Fouts
'Social Media Coach', muncul keinginan untuk mengangkat tulisan bertema audit dalam
ranah media sosial.
Bergerak ke tatanan berikutnya, sesudah menggunakan media ini sekian lama,
mengawasi dan melakukan analisis, layer berikutnya adalah melaksanakan program
audit. Urgensi, apa saja yang perlu diperiksa, waktu dan metodenya menjadi fokus
tulisan kali ini.
Sejatinya, ranah media sosial sudah diakomodasi oleh ISACA (Information Systems
Audits and Control Association) menjadi salah satu elemen untuk diaudit oleh Auditor
Sistem Informasi (SI) maupun TI sejak dua tahun silam.
Asosiasi ini menaungi 95,000 Auditor SI dan Assurance professional di 160 negara di
seluruh dunia.
Selain berbagai manfaat yang ditawarkan, kita, terutama kalangan information risk
professional sadar bahwa ada resiko terkait atas penggunaannya. Terkuaknya rahasia
dapur perusahaan, penyalahgunaan akun, berkurangnya kredibilitas bahkan buruknya
reputasi institusi tertentu merupakan beberapa contoh di antaranya.
Ancaman
dan
Resiko
Penggunaan
Media
Sosial
Bagi
Perusahaan
(Gambar:
ISACA).
1 | http://inet.detik.com/read/2013/01/03/112703/2132079/398/4/menggagas-program-audit-mediasosial

2. Jika korporasi ingin memberdayakan media sosial sebagai bagian dari strategi
bisnisnya, pendekatan strategis dan lintas fungsional terhadap resiko, dampak, mitigasi,
tata kelola dan parameter kontrol, menjadi sebuah keharusan.
'Social Media Audit/Assurance Program' bertujuan memberikan hasil assessment
tentang efektivitas kontrol atas kebijakan maupun proses media sosial di suatu
perusahaan kepada pihak manajemen.
Fungsi tata kelola, kebijakan, prosedur, pelatihan, maupun awareness terkait media ini
menjadi fokus aktivitas audit. Singkatnya, strategi dan tata kelola (termasuk kebijakan,
kerangka dan monitoring), sumber daya manusia, proses, dan teknologi menjadi empat
faktor terpenting.
Assurance program dapat dikelompokkan di domain 'Plan and Organize' pada
framework COBIT dimana audit berfokus pada efektivitas operasional beserta cara
mengawasinya serta efektivitas strategi dalam organisasi.
Dari sekian banyak pendekatan dan framework program audit, mari kita melihat benang
merah dari aktivitas, timeframe dan metodenya.
Langkah pertama: menganalisa kinerja organisasi dan kapasitasnya. Dalam tahapan
ini, kita mencoba mengidentifikasi praktek komunikasi media sosial yang nantinya
dijalankan perusahaan dan tergabung dalam empat domain besar: strategi,
implementasi, integrasi dan support.
Dalam setiap domain, ada beberapa kriteria atau standar tertentu yang kita tentukan
bersama dan harus dipenuhi. Tentunya, kriteria ini perlu disepakati dan disetujui antar
pihak terkait.
Pada awal implementasi, praktek yang berlaku umum, bahwa standar tidaklah terlalu
tinggi. Namun di tahun selanjutnya, parameter bisa disesuaikan dengan kebijakan
perusahaan.
Mengidentifikasi tingkat kematangan (maturity level) perusahaan menggunakan media
sosial merupakan tahapan selanjutnya.
Agar hasil assessment lebih terukur, maka kita bisa mengidentifikasi tahapan-tahapan
apa saja di dalam maturity level untuk selanjutnya mengelompokkan apa yang
dilakukan saat ini -- terkait dengan komunikasi di media sosial -- sudah berada di
tahapan yang mana.
Angka terendah (satu) untuk 'unorganized' – tidak terkoordinasi, tidak adanya SDM;
dua, 'planned' -- terencana dengan baik, wewenang dan tanggung jawab jelas; tiga,
'institutionalized' -- terkoordinasi sangat rapih, memiliki best practice; empat, 'evaluated',
kinerja terukur, aktivitas diawasi ketat; lima, 'optimized', perbaikan berkelanjutan,
2 | http://inet.detik.com/read/2013/01/03/112703/2132079/398/4/menggagas-program-audit-mediasosial

3. berkesinambungan.
Membuat profil 'kinerja dan kapasitas'. Dikenal sebagai Matriks Audit Media Sosial,
profil ini menggabungkan output langkah pertama (standar/kriteria) dengan tingkat
kematangan di langkah kedua.
Sebagaimana praktek audit pada umumnya, perusahaan tinggal memilih antara auditor
internal atau eksternal. Then how will they cope? Obyektivitas, kredibilitas, waktu,
ketersediaan merupakan manfaat penggunaan jasa auditor eksternal, selain informasi
dan pengalaman atas praktek serupa di industri sejenis maupun berbeda yang dapat
mereka share kepada kita.
So, what next? Mensosialisasikan audit matriks kepada pihak, baik berkepentingan
maupun terkait, dalam perusahaan, termasuk didalamnya jadwal audit dan metode
audit yang akan digunakan.
Berbicara mengenai metode, selain wawancara, kuesioner, observasi, partisipasi, dan
Focus Group Discussion, communication analysis (efektivitas dan efisiensi komunikasi)
dan pattern analysis (pola komunikasi di dalam perusahaan atau dengan pihak luar)
acapkali digunakan.
Tidak ada metode terbaik. Pemilihannya disesuaikan dengan waktu, biaya serta hasil
yang ingin diperoleh.
Berdasarkan matriks audit tersebut, kita bisa menyusun action plan. Prioritas utama
adalah area mana saja perlu dipertahankan, diperbaiki, maupun ditingkatkan.
Langkah berikutnya, menyusun skala prioritas dari ketiga area di atas dan sesudahnya
menjabarkan aktivitas apa yang perlu dilakukan untuk mencapainya di setiap area
beserta penanggung jawab dan tenggat waktu seluruh aktivitas yang akan
dilaksanakan.
Agar berkesinambungan, hasil audit harus dikomunikasikan kepada penanggung jawab
media sosial, divisi pemasaran perusahaan serta manajemen (jika dirasa perlu).
Tidak hanya itu, action plan juga harus dimonitor dan dilaporkan secara berkala, item
mana saja yang sudah dieksekusi, mana yang belum (disesuaikan dengan jadwal yang
disusun).
Jika terjadi keterlambatan implementasi, maka perlu akselerasi dan sebagainya.
Dilakukannya audit setahun sekali merupakan langkah ideal, karena apabila terlalu
intens tentunya akan 'membebani' auditee.
Selamat mencoba!
3 | http://inet.detik.com/read/2013/01/03/112703/2132079/398/4/menggagas-program-audit-mediasosial