ECM nei processi aziendali Case Study di Integrazione con SAP

1. ottobre ’09
ECM nei processi aziendali
L’integrazione con SAP – Il caso CO-VER
ALTEA S.p A. - Strada Cavalli 42, 28835, Baveno (VB) www.alteanet.it info@alteanet.it

2. Agenda
Le criticità di CO-VER
Obiettivi e Aspettative
Descrizione dei processi
La soluzione
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3. CO-VER Industrial: le criticità
BUSINESS CONTENT MANAGEMENT
Per le società che operano in ambito Engineering & Construction la documentazione di commessa è
fondamentale e critica per il proprio business
Documenti quali Disegni, Documenti Tecnici, Schemi, Certificati, Verbali, Manuali, Piani di
Progetto, documenti di Collaudo, etc., rappresentano asset fondamentali e strategici di questo
business
COMPLIANCE
La gestione dei contenuti è necessaria anche per far fronte a problematiche di tipo:
Normativo
Quality Assurance
Legal Issues
CONTENT GOVERNANCE
Gestione di una mole considerevole di contenuti:
Difficoltà di reperimento e consultazione
Problematica di security
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4. CO-VER Industrial: le criticità
BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
Necessità di adeguati controlli della corretta ricezione di tutti i documenti richiesti al fornitore tramite
l’Ordine di Acquisto
La ricezione di tutti i documenti richiesti è condizione necessaria per l’autorizzazione dei
pagamento anche qualora la merce sia stata ricevuta nelle tempistiche concordate e la qualità
sia quella richiesta
Questo tipo di controllo viene attualmente eseguito fuori sistema senza alcuna integrazione con
l’attuale sistema gestionale utilizzato
SYSTEM INTEGRATION
Strumento che consente di ricercare agevolmente e velocemente la documentazione di commessa
tramite criteri quali:
commessa
cliente
codice materiale per il quale è stato chiesto un documento
fornitore che ha inoltrato a CO-VER Industrial la documentazione
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5. Agenda
Le criticità di CO-VER
Obiettivi e Aspettative
Descrizione dei processi
La soluzione
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6. Obiettivi e Aspettative
Attivare una strategia di ECoG Enterprise Content Govervance per la gestione della
documentazione.
Utilizzo di un’unica piattaforma di gestione documentale
Integrare i processi tipicamente gestionali/amministrativi con i contenuti.
Collegare la documentazione con processi SAP
Rendere la documentazione gestibile direttamente da SAP
Garantire una corretta gestione dei processi amministrativi dipendenti dal informazioni
tipicamente documentali.
Autorizzazione Pagamenti
Minimizzare l’impatto vs utente per l’introduzione di un “nuovo strumento informatico”.
Gestione documentazione in SAP ‘trasparente’ rispetto alla piattaforma CMS.
Training unificato SAP - UCM
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7. Agenda
Le criticità di CO-VER
Obiettivi e Aspettative
Descrizione dei processi
La soluzione
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8. Esempio di ciclo passivo integrato
SAP
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
Documenti
e Metadati
Docs Metadati
•Project ORACLE
•Customer
•Supplier UCM
•Materiale Code
•Invoice
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9. Esempio di Processo integrato
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
L’Ufficio Tecnico, attraverso la Richiesta di Acquisto, può specificare quali documenti debbano essere inviati
al fornitore e quali il fornitore deve consegnare con la merce acquistata.
I documenti allegati alle posizioni della RdA saranno disponibili e consultabili in tutti i documenti di acquisto
collegati alla posizione della RdA quali la Richiesta di Offerta e l’Ordine di Acquisto.
Documento richiesto
al fornitore
Documento da
consegnare al fornitore
Documento richiesto
al fornitore
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10. Richiesta di Acquisto
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
I documenti che dovranno essere inviati al fornitore e di competenza dell’Ufficio Tecnico potranno essere
allegati alla posizione della RdA già in questa fase. L’ufficio tecnico provvederà all’upload del file cosicché
possa essere archiviato nell’UCM.
Durante l’archiviazione il connettore SAP-ORACLE provvederà all’aggiornamento automatico di tutti i
metadati determinabili dalla posizione della RdA (Codice Materiale, Commessa, Cliente, ecc…)
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11. Richiesta di Acquisto
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
I documenti inseriti in SAP vengono archiviati su Oracle UCM tramite il connettore che consente di creare,
modificare e cancellare i documenti ed aggiornare i relativi metadati che caratterizzano i documenti legati
a SAP
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12. Ordine di Acquisto
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
L’Ufficio Acquisti di CO-VER ha la necessità di integrare la documentazione eventualmente già richiesta
dall’Ufficio Tecnico al momento dell’emissione della Richiesta di Acquisto. Questa documentazione extra,
di carattere commerciale, verrà specificata sulle posizioni dell’Ordine di Acquisto.
Certificato di Fideiussione richiesto dal
Buyer che si aggiunge a quelli già
collegati alla RdA
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13. Stampa Ordine di Acquisto
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
L’invio dell’Ordine di Acquisto nonché l’invio degli
allegati dell’OdA al fornitore avviene tramite UCM
di ORACLE.
A tale proposito:
l’Ordine di Acquisto verrà stampato in SAP e verrà
quindi archiviato, tramite il connettore SAP-UCM
sviluppato da Altea, come documento PDF nell’UCM
di ORACLE.
Attraverso SAP, il connettore provvederà
all’aggiornamento automatico di tutti quei metadati
che possono essere determinati dalla posizione
dell’OdA quale N°OdA, codice materiale, commessa,
cliente, RdA, ecc…
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14. Stampa Ordine di Acquisto
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
In Oracle UCM verranno estratti tutti i documenti archiviati accomunati dal metadato “Ordine di Acquisto”.
Attraverso i “Composite Contents” di UCM, il risultato della ricerca verrà trasformato in un unico
documento PDF nel quale saranno compresi sia la stampa dell’OdA sia tutti i documenti collegati all’OdA
che dovranno essere inviati al fornitore.
Il “Foglio” verrà quindi inoltrato al fornitore via FAX o e-mail
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15. Entrata Merci
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
Ogni singolo documento ricevuto verrà
registrato a sistema come una “Entrata
Documento” in modo tale da tener traccia di
quanto ricevuto e soprattutto di quanto non
ancora ricevuto.
Dopo che il documento è stato collegato alla
posizione dell’ordine di acquisto di provvederà a
modificarne lo stato da “In attesa” a “Ricevuto”.
Il documento verrà quindi archiviato in Oracle
UCM con le stesse modalità viste in precedenza.
Solo dopo aver ricevuto tutti i
documenti richiesti si potrà
sbloccare la posizione dell’OdA
per il pagamento.
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16. Entrata Merci
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
L’Ufficio Qualità di CO-VER, dopo aver
controllato che tutti i documenti richiesti al
fornitore siano stati ricevuti, effettuerà la
registrazione in SAP della “Entrata Certificato”
che provvederà ad autorizzare il pagamento
della posizione dell’OdA.
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17. Verifica Fattura
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
Durante il processo di Verifica Fattura fornitore, CO-VER desidera allegare al documento contabile
che verrà registrato in SAP la fattura fornitore.
Qui di seguito gli steps:
 Assegnazione BARCODE alla fattura fornitore
 Scansione della fattura e Archiviazione in UCM
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18. Verifica Fattura
Stampa Entrata
Richiesta di Ordine di Verifica
Ordine di Merci/
Acquisto Acquisto Fattura
Acquisto Documento
La verifica fattura viene effettuata in SAP e si completerà con la digitazione del BARCODE cui la fattura
fornitore fa riferimento. Questo consente di collegare in tempo reale la fattura fornitore archiviata in
Oracle UCM con il documento contabile registrato in SAP.
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19. Esempio 1
Ordini di Acquisto
1° documentazione 5° stampa/invio
di progetto documentazione
a fornitori
3° Collegamento
OdA – Doc Progetto
2° creazione OdA
4° stampa OdA
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20. Esempio 2
Fatture di Vendita
1° Certificato di 5° stampa/invio
pagamento documentazione
a cliente
3° Collegamento
fattura – Cert.pag.
2° creazione fattura
4° stampa fattura
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21. Agenda
Le criticità di CO-VER
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Descrizione dei processi
La soluzione
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22. Soluzione: L’architettura
FI CO MM …
Oracle
DM DAM WCM Document
Capture
ECC
Content Server
Java SOAP Workflow
API WSDL
WebDAV BPEL
ALINK KPRO (DMS)
UCM-SAP Connector
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23. Soluzione: Le componenti
Oracle UCM Universal Content Management
Content Server
Inbound Refinery
Oracle DC Document Capture
Document Scanning
Bar Code Recognition
UCM Commit Server
Altea Connector UCM-SAP
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24. Altea Connector UCM-SAP: Caratteristiche
SAP Content Server HTTP Interface compliant
Creazione
Cancellazione
Consultazione
Gestione dei metadati
Ricerca per Chiavi SAP
Ricerca Fatture per BARCODE
Aggiornamento metadati in tempo reale
Enterprise Capabilities
Scalabile, Multipiattaforma
Sistemi di cache
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25. Credits
Grafica template
Il layout grafico, i pittogrammi e le iconografie
sono una produzione Altea S.p.A.
Altea S.p.A. – Strada Cavalli, 42 – 28835 Feriolo di Baveno (VB)
Altre sedi: Torino – Milano – Busto Arsizio - Ancona
www.alteanet.it
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Tutti i marchi riprodotti sono proprietà delle rispettive società
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