Gestión de procesos y BPMn - Evento de Gobierno 2013

Gestión de Procesos
y BPMN

Temario

1. Una manera de entender que son los procesos
1. procesos vs proyectos
2. la importancia de los procesos en la organización
3. algunos problemas clave asociados a los procesos

2. Nuestro enfoque en la gestión de procesos
1. 2 problemas claves en las organizaciones
2. los procesos y la solución a estos problemas
3. las personas y su rol en los procesos

3. BPM – BPMN – BPMS.
1. qué es un proceso?
2. Business Process Management
3. qué es BPMN?
4. tres características clave de BPMN
5. qué es BPMS?

www.grupointellego.com
www.intellego.com.mx
•

Una manera de entender que son los procesos/
¿Qué es un proceso?

¿Qué es un proceso?

Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una
operación artificial.

Es una colección de actividades estructurales relacionadas que
producen un valor para la organización, sus inversores o sus
clientes. Es, por ejemplo, el proceso a través del que una
organización ofrece sus servicios a sus clientes.

Un Proceso de Negocio es un conjunto completo, medible,
modificable y dinámicamente coordinado, de actividades
colaborativas que entregan valor.


Una manera de entender que son los procesos /
Procesos y Proyectos

¿Qué porcentaje del presupuesto de su institución representan los procesos y los
proyectos?

¿%?


Una manera de entender que son los procesos /

En toda organización hay dos tipos de acciones:

PRO CESOS
YECTOS

Los procesos tienen como objetivo llevar una situación deseada a que se
transforme en permanente. Los proyectos apoyan a que se consiga las
condiciones deseadas. Los procesos son responsables de generar valor y
los proyectos hacen que se den las condiciones para que los procesos lo
generen.



Procesos v/s Proyectos

• Continuos y repetitivos. • Son discretos (única instancia).

• Tienen énfasis en la continuidad. • Tienen énfasis en la innovación.

• Su duración es indefinida. • Tienen duración limitada.

• Son considerados higiénicos. • Tienen una alta visibilidad.

• Entregan sus mejores recursos a los • Pueden escoger los mejores recursos.
proyectos.


La importancia de los procesos en la organización

…Es más, los proyectos se hacen para los procesos!!!

Los proyectos tienen por finalidad introducir cambios:
- nuevos productos o servicios, o
- nuevas formas de hacer las cosas.

Los nuevos productos o servicios requieren cambios en la forma de producirlos o
entregarlos, es decir, cambios en los procesos de producción o de entrega de servicios.

Las formas de hacer las cosas son los procesos.

Sea cual sea la finalidad de un proyecto, directa o indirectamente va a tener un
impacto en procesos.



proyectos?

¿30% del
presupuesto?



proyectos?

Nuestra experiencia nos ha permitido
PROYECTOS identificar que el 80% de los recursos
son destinados a los procesos

PROCESOS


Nuestro enfoque en la gestión de procesos/
Problemas comunes asociados a los procesos

Como consultora, nos hemos enfrentado con problemas recurrentes y
transversales en todas las Industrias, tanto en el sector público como en
el privado:

• Incumplimiento de las promesas a los clientes.
• No hay medición constante de la satisfacción de los clientes.
• Carencia de una visión y misión común en la organización.
• Falta claridad de los objetivos en la organización.
• Indefinición de responsabilidades.
• Falta de Alineación y compromiso.
• Deficiente comunicación interna.
• Burocracia, estructura excesiva, y duplicidad de funciones.
• Contraposición de Objetivos e Indicadores al interior de la
organización.


Dos problemas claves en las organizaciones

Dos problemas comunes en la gestión de las organizaciones:

Falta de alineación Organización sin foco


Dos problemas claves en las organizaciones

Dos problemas comunes en la gestión de las organizaciones:

Falta de alineación Organización sin foco
Qué hacemos?

Alineadas Cosas correctas Cosas correctas
incorrectamente correctamente
50%
25% 25%
No alineadas Cosas incorrectas Cosas incorrectas
incorrectamente correctamente

50%
25% 25%

50% Desempeño Desempeño Cómo lo hacemos?
malo/mediocre
50% razonable/bueno


Las personas y su rol en los procesos.

Uno de los pilares fundamentales de nuestra metodología es que somos
catalizadores del conocimiento interno.

“Nosotros somos los expertos en procesos, ustedes son los expertos en
el negocio”


Las personas y su rol en los procesos.

“Si no es capaz de describir su trabajo como un proceso, no ha entendido en que
consiste.”

W.EDWARDS DEMING,
experto en gestión de productos
y pionero del control estadístico de procesos


¿Cómo vemos la Gestión por Procesos?

Departamentos
Ventas Plan Prod. Prod. Despacho Cobranza Adq. Contab.

P. de Compras
Procesos de Negocio

Proceso de Ventas

Aplicaciones Datos

Infraestructura TI & Servicios

Los procesos son transversales a las unidades, aplicaciones, datos y
a la infraestructura

Un Ejemplo – Proceso de Compras

CONTABILIDAD AREA SOLICITANTE ADQUISICIONES PROVEEDOR

Generar código Generar solicitud Preparar y enviar
Solicitar cotización cotización u oferta
de Activo Fijo de compra

Analizar Orden de Ingresar cotización
Compra al sistema
Cotización
¿Aprueba
OC?
No

Sí Generar Orden de
Compra

SP: RECEPCIÓN DE
PRODUCTOS Y PAGO


Modelo de Madurez de BPM en las Organizaciones
• Mejora continua de los procesos
basada en diseño y resultados
• Planificación estratégica
integrada a los procesos.
NIVEL 5
• Estandarización de Procesos MEJORA CONTINUA
• Identificación de KPI de los procesos DE LOS PROCESOS
NIVEL 4
• Definición del Modelo de Servicios
(SOA) GESTIÓN CUANTITATIVA E
INTEGRACIÓN DE PROCESOS
NIVEL 3
PROCESOS ADAPTADOS Y
ESTÁNDARES
NIVEL 2
• Compromiso de la Dirección • Implementación de procesos con BPMS
DEFINICIÓN GOBIERNO
• Existencia de Unidad CORPORATIVO BPM • Monitoreo de KPI de los procesos
Responsable de BPM • Asignación de responsables de procesos
• Personal capacitado en BPM • Integración de procesos con sistemas CORE
NIVEL 1 • Definición del Mapa de Procesos
CONOCIMIENTOS EN BPM • Definición del Modelo de
Operación BPM
• Cartera de Proyectos BPM

NIVEL 0
SILOS
FUNCIONALES

• Centrado en las personas -
Funcional
• Desconocimiento del contexto
general de la organización


Nuestro Valor

Contribuimos a que las organizaciones entreguen valor a sus clientes
mediante la gestión de sus procesos de negocio y en el transitar a través
de sus niveles de madurez.

Intellego brinda servicios de consultoría
durante todo el ciclo de madurez de BPM,
acompañando a las organizaciones durante las
diferentes fases de su estrategia de Gestión de
Procesos.


Business Process Management

Business Process Management (BPM) es un enfoque centrado en los procesos
para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la
información con metodologías de proceso y gobierno

BPM es un conjunto de
métodos, herramientas y tecnologías utilizados para
diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio
operacionales.

BPMN BPMS
Bussines Process Bussines Process
Modeling Notation Management Solution


Beneficios de BPM

• Alineamiento de los procesos con la estrategia

• Reducción de costos internos innecesarios (actividades sin valor agregado)

• Reducir tiempos de ciclo, lo que acorta los plazos de entrega

• Mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes de forma que a éste le

resulte agradable trabajar con el proveedor.

• Mejora la competitividad de la empresa

• Incorporar actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor

sea fácil de percibir por el cliente (ej.: Información)

• Aumento de la Productividad

• Entre otros.


BPMN / ¿Qué es BPMN?

¿Qué es BPMN?

• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos
de negocio.



¿Qué es BPMN?

• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de
negocio.
• Se basa en flujo gramas construidos en 3 objetos principales.

Actividad Flujo Compuerta Evento

Objetos de Flujo



¿Qué es BPMN?

negocio.
• Es expresivo en el manejo de excepciones (eventos).



¿Qué es BPMN?

negocio.
• Es expresivo en el manejo de excepciones.
• Soporta gran cantidad de participantes.



¿Qué es BPMN?

negocio.
• Es expresivo en el manejo de excepciones.
• Soporta gran cantidad de participantes.

BPMN es bueno porque:

• No requiere conocimiento técnico,
• es un lenguaje de procesos común entré el negocio y TI


BPMN / Tres características clave de BPMN

1. BPMN está basado en especificación formal.
• el diagrama no está sujeto a la interpretación de quien modela el proceso
• muy grafico: amplia variedad de iconos y bordes que refinan el significado
de las formas básicas.
• está definido que se forma se puede conectar “que con que”.
• es posible validar el cumplimiento del estándar de los modelos en línea.
• el significado es lo suficientemente preciso para describir los detalles
técnicos que controlan el proceso de forma automatizada.

2. BPMN puede describir el comportamiento de eventos que gatillan acciones.
• un evento es algo que pasa mientras el proceso está ejecutándose:
• el cliente llama para cambiar la orden.
• el nivel de servicio no se cumple.
• la respuesta no llegó a tiempo, etc.

3. BPMN describe la comunicación del proceso con entidades externas.
• es posible representar la interacción del cliente con el proceso, así como a
proveedores o bien clientes internos.
• está representada por el flujo de mensajes.


BPMS /¿Qué es BPMS?

Qué es BPMS?

• Es un software integrado que permite la generación del ejecutable del proceso
y posee un “motor de proceso” que lo ejecuta controlando y monitoreando la
ejecución de este.
• Conjunto de servicios y herramientas que facilitan el análisis, definición,
ejecución, monitoreo, y control de los procesos.

BPMS es bueno porque:

• Alinea los objetivos de IT con los del Negocio u Organización.
• Consolida las reglas de negocio en un ambiente flexible y
dinámico.
• Integra los flujos de los sistemas verticales y sistemas
heredados


Ejemplo Final de un diagrama de procesos


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