Bases Conceptuales Relacionadas Con Los Servicios Y Recursos De La Biblioteca

TEMA 1

LAS BIBLIOTECAS: CONCEPTO, MISIÓN,
FUNCIONES Y TIPOS. EL SISTEMA ESPAÑOL DE
BIBLIOTECAS.

1. - El concepto de Biblioteconomía.

La aparición de la biblioteca está ligada a sociedades en expansión, estando
el mayor volumen de sus servicios parejo al desarrollo de las sociedades o
grupos de interés que las sustentaban, lo cual nos muestra una interacción
entre bibliotecas por un lado e intereses económicos, dirigismo político y
dimensión social por otro. Ello es consecuencia clara de la función que las
bibliotecas han ido adquiriendo a lo largo de los siglos y que han girado en
torno a la provisión de información, especialmente primaria, aunque con
variaciones respecto al grado de accesibilidad derivadas de las circunstancias
históricas y sociales.

Podemos decir que el apogeo de las principales tendencias de la
biblioteconomía del siglo XX son:

a) El concepto europeo tradicional de biblioteconomía, ligado a una
visión proteccionista de los fondos, con gran pasión por la bibliofilia y
que en la práctica ve a las bibliotecas de investigación como la
verdadera biblioteca.
b) La visión socialista de los servicios bibliotecarios, bajo la cual se
desarrollan sistemas bibliotecarios monstruosos en su concepción y
sus objetivos, dirigidos a la edificación de la sociedad socialista.
c) El concepto anglosajón de biblioteconomía, fruto sobre todo de los
avanzados pasos de los bibliotecarios públicos norteamericanos de la
segunda mitad del siglo anterior, así como los logros germanos y
escandinavos y, posteriormente, por los avances de la
biblioteconomía soviética. Dicho concepto gira en torno a ideas como
el libre acceso, la garantía de los máximos niveles de difusión de la
información para los usuarios, el desarrollo de una activa
cooperación y extensión bibliotecaria, contando para ello con la
iniciativa privada como promotora de gran parte de sus actividades.

A pesar de la abundante literatura al respecto, se entiende como una técnica,
ligada a la gestión de los servicios bibliotecarios así como a la teoría
relacionada con la delimitación de los objetivos, alcance y filosofía de dichos
servicios.

Según la A.L.A. (American Library Association), la Biblioteconomía es la
“profesión relativa a la aplicación de conocimientos sobre los materiales y los
principios, técnicas y tecnologías que contribuyen al establecimiento,
preservación y difusión de la información a través de los media”.

1

1.1. - Qué es la Biblioteca.

El concepto de Biblioteca es uno de los aspectos que más literatura
profesional ha generado, por lo que sí diésemos una definición
pragmática, probablemente dejaríamos algún aspecto en el tintero. Lo
único cierto es que existe un hecho común, y es que a lo largo de la
historia las Bibliotecas han servido a las sociedades de cuatro maneras
principales: adquiriendo materiales informativos diversos,
conservándolos de manera adecuada, organizándolos para un acceso
público y ayudando al público a la localización de la información
pertinente.

En definitiva son centros ligados al proceso de información con vistas a
su uso. La Biblioteca tradicionalmente se ha volcado en el
mantenimiento de colecciones de documentación primaria
(diferenciándose así de los Centros de Documentación y Agencias de
Análisis de Información, que no suelen conservar el material tratado), sin
embargo la práctica diaria ha hecho de esta distinción pura teoría, pues
las Bibliotecas, por influencias de esos centros y gracias al
abaratamiento de las tecnologías de la información y de los productos de
información comerciales, se han volcado al exterior, extendiendo sus
servicios al suministro de información independientemente de su
localización.

En relación con su forma de presentación y soporte, hoy los medios de
presentación de la información no sólo se han diversificado, sino que las
previsiones futuras de crecimiento de estos nuevos materiales nos
exigen grandes dosis de imaginación para su control, sobre todo si
tenemos en cuenta que los gustos de nuestros usuarios potenciales (no
los reales, mucho más apegados por el papel) hace tiempo que se han
dirigido hacia otros cauces informativos, especialmente los audiovisuales
y, más recientemente hacia el soporte electrónico.

Si este desplazamiento de los gustos de la población ha sido
prontamente canalizada por los grupos de interés con presencia en los
medios de comunicación social (mediante su toma de posiciones en
televisión, radio, edición electrónica, edición musical, etc.), las
bibliotecas, inmersas en la apatía generalizada de otras muchas
instituciones públicas, no han reaccionado al respecto, siendo el ejemplo
más claro el hecho que las bibliotecas con un alto porcentaje de sus
fondos en formato no librarios utilicen el término “mediateca” frente al de
“biblioteca”, cuando toda biblioteca, como centro especializado en el
control de la información (sobre todo en el caso de la pública), debe
cumplir su objetivo independientemente de sus formatos de distribución.

En definitiva, si las bibliotecas siguen centrándose en información
sobre soporte papel, y específicamente el librario, corren el riesgo de no
justificarse ante la sociedad, pues su función es el aprovisionamiento de
información (con fines educativos, recreativos, científicos o económicos
según los casos), y no de información libraria. Si queremos seguir siendo

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necesarios, debemos proveer información independientemente de su
soporte.

1.2. - El valor de la información.

Las cuatro principales funciones realizadas por las bibliotecas giran en
torno a un mismo producto: la información. La definición de este
complejo producto puede realizarse a partir de los valores que conlleva y
que, básicamente, son económicos, sociales (incluyendo los políticos),
formativos y recreativos. La importancia que poseen estos valores ha
justificado el interés que los grupos de presión han mostrado
históricamente respecto a la obtención de un control más efectivo de la
información y gracias al cual existen en buena medida las bibliotecas.

La importancia del valor económico se plasma hoy en el interés de las
compañías transnacionales por el desarrollo de las denominadas
“superautopistas de la información” y su consideración como inversión
de carácter estratégico por parte de los principales gobiernos.
Estrechamente ligado al factor económico está en la actualidad el valor
político (y por extensión social) que posee la información, debido a la
interacción entre los grupos políticos y económicos (globalización de la
economía e interacción entre ambos grupos). La información y su control
por parte de los grupos de presión, les permiten difundir modelos
sociales concretos que coinciden con el cada vez menor papel que
desempeñan los estados como poder decisivo al subyugar sus intereses
al de los grupos económicos supranacionales.

En este contexto se hace necesaria más que nunca la valorización de
los servicios informativos públicos como medio que permite la defensa
de los intereses comunes frente a los privados.

2. - Clases de Biblioteca y misión bibliotecaria.

Fruto de la multiplicidad de los valores que presenta la información se ha
producido tradicionalmente una gran diversificación respecto a la tipología de
bibliotecas. Pese a ello, en los últimos tiempos se está produciendo una
extensión de las técnicas de gestión propias de centros encaminados al
proceso de la información con fines no públicos a las bibliotecas, centros cuya
finalidad está inmersa dentro de los objetivos generales de las instituciones a
las que pertenecen (normalmente económicos) y que se puede apreciar en la
aparición de conceptos como los de rentabilidad, competencia o clientes en
lugar de los clásicos de servicios, cooperación o usuarios, a los que
tradicionalmente nos dirigíamos. Dado que los objetivos de los servicios
públicos van dirigidos al beneficio del ciudadano y no de la institución que los
mantiene, difícilmente pueden ser aplicables a unos objetivos tan distantes
políticas exitosas en centros de dependencia privada, pues nuestros objetivos
finales, no olvidemos, son la creación de sistemas de información que permitan
el desarrollo de la cultura, la ciencia y la técnica, y nuestros clientes los
contribuyentes (esto es los ciudadanos) y no las instituciones que los ofertan.

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Los modelos empleados para la clasificación de las bibliotecas más clásicos
(pero a menudo los más adecuados) nos hablan de cuatro tipos básicos de
bibliotecas: nacionales, públicas, académicas y especializadas, a las que otros
unen las escolares.

a) Las bibliotecas nacionales (o en su aceptación más actual, los
servicios bibliográficos nacionales) serían aquellas que ofrecen sus
servicios a una región administrativa superior, actual o anteriormente
independiente debiendo orientar sus servicios en tres sentidos:

- La conservación y difusión de la producción bibliográfica
nacional
- La coordinación y apoyo de los servicios de información de
dicha región.
- La coordinación de la colaboración internacional.

b) Las bibliotecas públicas serían las encargadas de ofertar un servicio
de información general gratuito y sin restricciones de acceso (en el
caso de dependencia de las administraciones públicas).
c) Bibliotecas académicas. Son aquellas que dan servicio a las
instituciones de enseñanza superior. En el caso de ser de
dependencia pública, su servicio se extiende a garantizar la provisión
de información cultural científico-técnica a su comunidad.
d) Las bibliotecas escolares, que ofertarían un servicio eminentemente
formativo a los estudiantes y su profesorado.
e) Y finalmente, las bibliotecas especializadas, que serían aquellas que
ofertan sus servicios a instituciones, grupos de usuarios, tipos de
materiales o materias específicos. Es éste sin duda el grupo más
diverso y responde a un criterio de simplificación práctico.

Podemos hacer otro tipo de división en relación con el concepto y misión de
los servicios bibliotecarios, creemos que la situación actual nos impone dos
grandes grupos de bibliotecas, por los servicios exigidos y la concepción de la
filosofía de los mismos. Debemos distinguir entre bibliotecas dependientes de
administraciones públicas dedicadas al servicio directo de la comunidad, y
bibliotecas dependientes o no de administraciones públicas, pero al servicio de
las instituciones, firmas u organismos de los cuales dependen y no de sus
clientes.

3. - La biblioteca en la sociedad de la información.

La sociedad de los últimos años ha experimentado cambios importantes.
Estos pueden percibirse de manera más patente en los campos de la
informática, la información y la tecnología de las comunicaciones. Estos han
impulsado el desarrollo de un nuevo concepto: "Sociedad Post-industrial" o
"Sociedad de la Información".

La sociedad de la información será aquella en la que una parte significativa de
la actividad humana y, por supuesto, de la generación de la riqueza, procederá

4

de la producción, de la manipulación y el uso de la información La información
ha sido siempre un componente importante de la actividad económica, pero
nunca se había despertado en torno a ella, tantas y tan grandes expectativas
de producción, de riqueza y progreso4. El desarrollo de Internet pone de relieve
la evolución notable de la sociedad de la información, como fuente de
productos y servicios diversos; en el que la red informática puede posibilitar un
nuevo desarrollo basado en la economía del conocimiento.

Los datos ponen de manifiesto que el sector de la información está en
continuo crecimiento en proporción al resto de los sectores profesionales; este
aumento se ha hecho más evidente en los últimos años.

Dentro de este contexto de comunicación de la información está la biblioteca
Las bibliotecas, especialmente aquellas que trabajan en áreas especializadas -
universitarias y de investigación- tienen un reto importante ante sí para poder
desarrollar sus potencialidades como verdaderos centros de apoyo a la
investigación, que proporcionan servicios documentales a la medida de las
necesidades de sus usuarios. En este contexto cabría preguntarse qué papel
desempeña la biblioteca en la construcción de la Sociedad de la Información.
Facilitar información es un aspecto que siempre ha estado presente entre las
funciones desarrolladas por la biblioteca, y probablemente no exista un cambio
en las funciones conceptuales, aunque si se ha operado una auténtica
revolución en cuanto a los medios y capacidades disponibles para optimizar
esos objetivos Los profesionales de la información han ido incorporando
nuevos roles profesionales en un proceso continuo y progresivo, adaptando e
incorporando sus tareas al uso de la Tecnología de la Información.

El trabajo en redes de información en las bibliotecas responde a dos
orientaciones:

• La biblioteca como usuaria de los recursos y servicios de información
en Internet
• La biblioteca como proveedora de servicios de información en Internet.

Ambos aspectos lejos de entrar en contradicción se complementan, pues para
la provisión de esos servicios, la red supone una herramienta de primera
utilidad de cara a apoyar y mejorar los procesos técnicos y de información, que
servirán de sustento a los servicios que proporciona la biblioteca en la propia
red.

Los documentos electrónicos, aunque aparecieron en los años 80 – tanto en
línea como en CD-ROM- no tuvieron un uso generalizado hasta que no han
sido de uso común las redes de información. El documento electrónico ha
supuesto una simplificación del proceso de publicación: abaratando los costes
de producción, facilidad de elaboración, rapidez de edición y capacidad de
acceso, ya que cualquier documento que se edita en la red por el sólo hecho
de hacerlo tiene una potencialidad de uso universal, lo que a su vez conlleva
unos cambios sustanciales en las pautas de consumo y comunicación, sobre
todo en el ámbito académico y en la edición científica, donde se dan las
circunstancias apropiadas para la sustitución de la edición tradicional. Esto por

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otro lado afecta a la edición comercial, ya que en alguna medida este sector
está perdiendo el control sobre la producción, al convertirse de esta manera la
publicación electrónica en un producto directo entre los generadores de
información científica y sus inmediatos consumidores. Si bien hay que poner de
manifiesto que esta facilidad para la edición hace de Internet un voluminoso
almacén de información de muy diversos contenidos, calidad y utilidad -debido
en buena parte al carácter descentralizado de la red-, lo que ha llevado a que
algunos autores la hayan comparado con una gran biblioteca sin catálogos,
pues no responde a criterios de información estructurada orientada a la
recuperación, lo que hace de ella un depósito caótico para la publicación y
distribución de documentos de gran variedad de contenidos, formatos y
perdurabilidad provenientes de todo el mundo.
Todos estos aspectos que afectan al proceso de investigación, edición,
difusión y consumo de la información. También tienen su incidencia en el
proceso de información y comunicación que desarrolla la biblioteca de
investigación, abriendo a ésta nuevas posibilidades como entidad gestora del
conocimiento. Este concepto abarca todo el proceso antes mencionado, desde
la relación bidireccional producción-consumo de información hasta la difusión
de la misma.

4.- Un nuevo concepto de biblioteca: la biblioteca virtual.

La aplicación de la tecnología de la información posibilita la definición de una
nueva estrategia de desarrollo de las organizaciones documentales. Entre ellas
el establecimiento de espacios virtuales a través de los cuales los usuarios
pueden acceder a las colecciones con independencia de las coordenadas
espaciales o temporales.

Esto supone una reorganización de los procesos técnicos y administrativos
que conforman la biblioteca: sus recursos materiales, humanos y servicios para
dotarla de una infraestructura cliente-servidor adecuado.

Actualmente, la incorporación cada vez mayor de materiales en soporte
electrónico hace que la gestión de la colección de materiales en soporte
tradicional incremente su complejidad, y aunque los recursos electrónicos,
tarde o temprano, dominen en las bibliotecas digitales, éstas seguirán
albergando materiales en soporte papel, formando parte de un servicio único
que administre dos aspectos diferentes: recursos digitales y tradicionales.
Algunos autores hablan de la biblioteca "híbrida" que sería una etapa previa a
la biblioteca digital, cuya consecución dependerá más de que se opere un
cambio cultural que del propio desarrollo tecnológico.

La progresiva implantación de la biblioteca digital tendrá efectos sobre las
diferentes áreas de la misma, sobre el desarrollo de la colección, sobre su uso,
sobre el servicio de referencia y sobre la formación de usuarios. Pero como
toda innovación tecnológica, ésta producirá una crisis transaccional que el
tiempo y el uso incorporarán a sus rutinas habituales.

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Las ventajas que ofrece la biblioteca virtual se basan en la premisa de que
todos los usuarios tienen las mismas posibilidades de acceso a los recursos de
la biblioteca, independientemente de las coordenadas espaciales y temporales
del usuario, ya que es un servicio permanente que al que se puede acceder
desde cualquier parte y a cualquier hora, además de poder ser utilizado al
mismo tiempo por varios usuarios a la vez de manera interactiva.

De esta manera, se crea una comunidad virtual a la que se posibilita acceder
a todos los servicios tradicionales de la biblioteca presencial, posibilitándoles
además disponer de toda una serie de servicios adicionales derivados del
diseño de la biblioteca digital. Una biblioteca digital ofrece todos los servicios
necesarios de forma remota, poniendo a disposición de los usuarios servicios
tradicionales: información y referencia, préstamo, obtención de documentos,
etc. y herramientas adecuadas a las particularidades de este tipo de usuarios:
textos electrónicos, revistas electrónicas, sumarios de revistas, resúmenes de
documentos, etc.

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Parte I. Servicios a los usuarios

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

ÍNDICE

0. Introducción

1. Los servicios en el concepto actual de biblioteca
- La biblioteca como realidad cambiante
- La biblioteca técnica, humanística y la biblioteca como sistema

2. Gestión de la calidad: planificación, gestión y evaluación de los servicios bibliotecarios
- La filosofía del control de calidad
- Fases - Conocimiento del mercado (análisis del entorno externo)
- Determinación de la situación (análisis del entorno interno)
- Establecimiento de objetivos
- Normalización de los procesos
- Evaluación del sistema y replanteamiento de los objetivos

3. Servicios básicos en bibliotecas universitarias
- Lectura en sala
- Préstamo
- Información bibliográfica

4. Servicios complementarios
- Reprografía
- Préstamo interbibliotecario
- Información bibliográfica y referencia: nuevas formas
- Consulta a bases de datos
- Búsquedas bibliográficas
- Servicios en línea 24 h.
- Indización y resumen: DSI
- Servicios bibliotecario en Internet
- Dinamización

2


0. INTRODUCCIÓN

La prestación de un buen servicio de biblioteca se basa en una colección bien
seleccionada y organizada. De ahí la importancia de los servicios técnicos, que sin ser un fin en
si mismo son un medio para que los servicios que se prestan sean los adecuados.

1. LOS SERVICIOS EN EL CONCEPTO ACTUAL DE BIBLIOTECA

La conceptualización del término biblioteca, responde a una realidad compleja y
múltiple difícil de concretar en una definición globalizadora, más aún cuando se trata de una
entidad de carácter dinámico y por lo tanto cambiante.

Esta realidad y diversidad se ponen de manifiesto de forma más patente en el momento
actual, cuando las bibliotecas están en un momento claramente transnacional, derivado, entre
otros aspectos, del cambio tecnológico y de una concepción económica de las instituciones de
servicios y culturales.

A estos condicionantes se suman otros que dificultan la elaboración de una definición
válida:

- la diversificación de tipos de usuarios
- la diversificación de materiales susceptibles de ser albergados en una biblioteca
(CD-ROM, videos, discos, etc.)
- una concepción más dinámica de la información, en la que se desarrollan tareas y
servicios tradicionales de los centros de documentación (indización, condensación,
DSI... ).

Haciendo un poco de historia, podemos observar que el término biblioteca ha ido
llenándose de diversos contenidos en función de las circunstancias. La biblioteca de hace
apenas treinta años era una institución cuyo fin último se concretaba casi exclusivamente en la
conservación y transmisión del Patrimonio Documental. Los años 70-80 suponen la
consolidación de los conceptos de usuario y servicio; se trata de una etapa de buena coyuntura
económica y de presupuestos generosos. Por el contrario, los años 90 conocen un momento
general de crisis; lo que supone una restricción presupuestaria que afecta más de cerca a
instituciones culturales, generalmente no consideradas esenciales en la mentalidad de quienes
tienen que distribuir los presupuestos. Así aparecen términos como costos, calidad, marketing,
evaluación, y gestión aplicados a instituciones de servicios1. Las bibliotecas al servicio público
en general deben replantearse sus metas y objetivos con vistas a justificarse ante quienes los
costean. Así se produce una paradoja, ya que se dan las mayores posibilidades de acceso
(automatización, redes de carácter universal... ), frente a la aparición de una filosofía que pone

1
En inglés "Non profit institutions"

3


su acento en los costes, y por lo tanto restrictiva. Por todo ello se habla de un concepto en
crisis2

Los autores que se han consagrado a la biblioteconomía científica han venido
definiéndola principalmente desde tres puntos de vista diferentes. Por una parte, existe una
corriente técnica, para la cual la biblioteca principalmente la define una colección y un local,
siendo una consideración en franca decadencia. Una corriente humanística, para la cual la
biblioteca sería el principal medio para crear hábitos lectores, considerando que la biblioteca
tiene un papel fundamental para contribuir a la paz y a la democracia, en este contexto se
desarrollaría el concepto desarrollado por el Manifiesto de la UNESCO3 de 1994. Existe una
tercera concepción que es la de considerar la biblioteca como un sistema de unos elementos
interrelacionados tendentes a conseguir un fin específico, en esta línea esta Serrai, Berta
Enciso, Shera... etc., siendo la consideración con más vigencia.

Sería prolijo enumerar todas y cada una de las conceptualizaciones que se han hecho al
respecto. Generalmente todos coinciden en cuatro aspectos que actuarían interrelacionados:
información, organización, usuarios y personal.

No obstante, cada clase de biblioteca tiene diferentes objetivos; lo que establece una
estructura, personal y necesidades específicas diferentes, aún teniendo en cuenta que existe
una permeabilidad entre los distintos tipos de bibliotecas y una concepción básica que subyace
a todas.

2. GESTIÓN DE LA CALIDAD: PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y EVALUACIÓN

Los servicios bibliotecarios surgen, al igual que el resto de los servicios públicos, de la
necesidad de cubrir para la comunidad servicios indispensables; tales como los de
comunicación, administrativos, sanitarios, etc.

Los últimos años hemos asistido a un proceso de presupuestos claramente restrictivos,
que ha hecho replantearse aspectos tales como la evaluación del rendimiento de los servicios
públicos a fin de justificar esa inversión4 y determinar si la biblioteca está dotada
suficientemente para cubrir las necesidades del público. Junto a ello, se ha producido una
demanda de buenos servicios por parte del usuario, la búsqueda de una buena imagen social, y
porque no decirlo, se trata de un tema de moda en todos los aspectos relativos a servicios
2
MAGAN WALS, José Antonio. El concepto de biblioteca en la actualidad: bibliotecas reales frente a
bibliotecas virtuales. Tratado básico de biblioteconomía. Madrid : Universidad Complutense, 1995. pp. 21-48
3
MANIFIESTO de la UNESCO para bibliotecas públicas. Madrid; Salamanca : Fundación Germán Sánchez
Ruipérez, 1995
4
En los últimos años se ha llevado a cabo una fuerte inversión en la infraestructura necesaria para proceder a la
mecanización de los servicios bibliotecarios, amén de que se trata de una de las inversiones acumulativas
mayores en la Universidad

4


públicos. Sin embargo hay que precisar que es una herramienta útil, en tanto en cuanto supone
una reflexión objetiva de nuestro trabajo, que tiene la utilidad de poner de manifiesto cuales
son los puntos fuertes y débiles de nuestra organización y la posibilidad de orientar los
servicios hacia los planteamientos más adecuados.

2.1. Filosofía del control de la calidad

Las bibliotecas siempre han recogido datos estadísticos relativos a sus actividades,
tales como el número de volúmenes, préstamos, usuarios, pero estos datos siempre se
contemplaban desde una perspectiva cuantitativa, y su fin último nunca se orientaba a la
mejora de los servicios. En el ámbito de la Biblioteconomía y Documentación, la introducción
de aspectos como la gestión de la calidad es relativamente reciente, y es mucha la literatura
profesional que se vierte en este sentido.

En absoluto se trata de conceptos nuevos, ya que estos aspectos se han aplicado desde
los años cincuenta en otras disciplinas, lo realmente innovador es su aplicación a servicios
públicos 5 de carácter no lucrativo. Aspectos tales como los beneficios que produce una
empresa tiene una traducción objetiva en términos monetarios, fácilmente mensurables. Sin
embargo ¿Cómo podemos cuantificar los beneficios que para los usuarios reporta un buen
servicio de biblioteca? Es difícil responder a la pregunta, pero realmente esos beneficios
existen, y por lo tanto los podemos medir en términos de calidad de servicio y satisfacción de
usuarios.

La filosofía de la calidad implica a todos y cada uno de los miembros de la
organización, ya que requiere una normalización de los procesos orientada a la consecución de
unos objetivos, y al mismo tiempo supone una motivación de cada uno de los elementos, pues
los esfuerzos van a verse recompensados al poder contemplar como su trabajo contribuye a la
obtención de esa meta. Para ello es importante que todos los miembros de la organización se
sientan involucrados en la toma de decisiones y en el establecimiento de los objetivos en virtud
de su nivel de responsabilidad.

La gestión de la calidad puede aplicarse en una biblioteca en general o en un servicio
en particular.

2.2 Metodología
(TRANSPARENCIA, n. 1)

El control de calidad requiere la consecución de una serie de fases:

- Conocimiento del mercado (análisis del entorno externo)
- Determinación de la situación (análisis del entorno interno)
- Establecimiento de objetivos

5
Norma ISO 9000 y UNE-9004-1, gestión de calidad y elementos de la calidad. Madrid :AENOR, 1995

5


- Normalización de los procesos
- Evaluación del sistema y replanteamiento de los objetivos

FASE 1. Conocimiento del mercado

Es evidente que para ofrecer un buen servicio, el punto de partida ha de consistir en
determinar quienes son nuestros usuarios (clientes), y cuales son las necesidades informativas
de estos, con el fin de mejorar la imagen de nuestro servicio, ampliar su cobertura y hacer un
mejor aprovechamiento de los recursos disponibles. Lo que en el ámbito de servicios públicos
se denomina “estudios de usuarios”. La información pertinente la explotaremos a partir de
datos estadísticos y encuestas directas, ya que la gestión de la calidad se basa en un punto
clave: las necesidades de los clientes (expectativas de los usuarios)6

La encuesta tratará de ser lo más clara posible (procurar no utilizar tecnicismos), con
preguntas de respuestas alternativas, y que ocupen poco tiempo de confección. Tenderán a
recabar información lo más profunda posible acerca de aspectos personales de los usuarios
(edad, nivel cultural, aficiones), y que servicio esperan de la biblioteca: horarios, utilización y
condiciones de los servicios ofertados. Siempre será de gran utilidad la posibilidad de que
puedan realizar observaciones de aspectos que no aparecen en la encuesta y que para el
usuario sean relevantes.

En este primer acercamiento a la realidad de nuestra biblioteca, las necesidades
expresadas por los usuarios serán de vital importancia para establecer las prioridades a las
cuales el servicio ha de tender.

En el caso de una biblioteca universitaria, como biblioteca especializada, el análisis del
entorno interno o estudio de usuarios es relativamente sencillo, ya que se trata de un tipo de
usuario bien definido, en cuanto a nivel cultural, edad, necesidades, etc. Los grupos de
usuarios podrían encuadrarse en:

- Alumnos de primer ciclo
- Alumnos de 2º ciclo
- Profesores
- Investigadores

A pesar de ello, es importante hacer un análisis riguroso del mercado, ya que suele
haber lagunas sustanciales entre lo que se estima que son las necesidades previsibles y reales.
Se trata de conocer que demanda el usuario, y en función de ello determinar los procesos,
para adecuar nuestra producción documental a ese mercado.

FASE 2. Determinación de la situación
6
En lugar del término usuarios, otros autores prefieren hablar de clientes, y estos no serían los usuarios
propiamente dichos, si no que diferencian entre clientes externos e internos, que son los trabajadores de la
institución.

6



Se trata de un estudio directo de la situación de la unidad de información, y este
análisis deberá hacerse desde una doble perspectiva:

- La biblioteca
- Los usuarios

La metodología de recopilación de datos es muy similar al caso anterior. Salvo la
diferencia de que el objeto de análisis que utilizamos ahora es la biblioteca. (Facilita mucho
este tipo de compilación y elaboración de datos y estadísticas la utilización de un sistema
automatizado, que puede llegar a estimación muy ajustadas)

FASE 3. Establecimiento de objetivos

La recogida de datos en las dos fases precedentes, nos ha proporcionado información
acerca de dos aspectos:

- Necesidades de los usuarios
- Situación de nuestra biblioteca

Cotejando los datos hemos de establecer un ajuste entre esas necesidades expresadas a
través de cuestionarios y lo que sería el mejor de los servicios que nosotros podemos
proporcionar en función de nuestras disponibilidades (económicas, de personal, volumen de
trabajo, instalaciones... ). En unas pocas palabras determinar los objetivos sobre una base real,
para que estos sean factibles.

Se trata de analizar las causas que nos impiden llegar a esas expectativas de los
usuarios y establecer soluciones.

Estos objetivos han de tener tres características fundamentales:

- Ser realistas, coherentes y objetivos
- Temporización (corto, largo y medio plazo)
- Flexibilidad (Ser revisables)

Es importante que en la redacción de los objetivos se encuentren presentes
representantes de todos y cada uno de los grupos de trabajo de la biblioteca, ya que es una
tarea que implica a todos, creándose de esta manera una responsabilidad compartida en la
toma de decisiones.

FASE 4. Normalización de los procesos

7


Para el cumplimiento de los objetivos que nos hemos marcado, será necesario adecuar
los recursos materiales y humanos a la consecución de los mismos. Se tratará de hacer un
estudio de los medios, servicios y distribución de tareas para acercarnos a la meta que
queremos conseguir en un tiempo determinado. Seleccionar soluciones e implantarlas.

Entre los aspectos que tendremos en cuenta:

- Planificación del número de personal que se debe dedicar a una tarea y en cuanto
tiempo puede realizar una unidad de producción,
- Que servicios debemos de ofrecer y con que frecuencia
- Que parte de nuestros recursos debemos dedicar a adquisiciones, como distribuir los
presupuestos por áreas temáticas y que tipo de materiales... etc.

Ni que decir tiene que estos procesos se irán ajustando progresivamente en función de
los resultados intermedios, sin esperar a la evaluación final.

FASE 5. Evaluación

Aunque se tiende por parte de algunos autores de denominar evaluación a la fase de
estudio del entorno interno, lo más común es que esta sea la conclusión de un proceso de
gestión, y de una planificación previa. La evaluación medirá con que suficiencia se han
cumplido o no los objetivos previstos, y servirá para corregir estos y establecer nuevas
prioridades.

La evaluación es un análisis crítico de los servicios ofrecidos por la biblioteca, que hoy
día se contempla como una necesidad para ofrecer los mejores servicios al menor coste.
Medirá aspectos tales como los costes de la producción, beneficios y cota de crecimiento y
productividad. Así será de gran utilidad para detectar funcionamientos deficientes.

Los métodos de evaluación pueden tener una base cuantitativa y cualitativa

- Cuantitativos (estadísticas)
- Cualitativos (encuestas)

La estadística por si misma no es suficientemente expresiva, es necesario recurrir a un
instrumento de medida como puede ser un indicador7 Que sería el resultado numérico de
cuantificar las distintas actividades realizadas por los servicios bibliotecarios para determinar
en que grado se han conseguido los objetivos previstos en un período de tiempo concreto o su
evolución. Su ventaja es que traducen la realidad a cifras. Sin que estos se tomen como datos
absolutos, pues su propia naturaleza es relativa. Los indicadores han de cumplir además dos
requisitos básicos
- Ser apropiados para la unidad a evaluar
- Objetivos y susceptibles de indicar problemas operativos
7
DUARTE BARRIONUEVO, Vidal. Indicadores como instrumento de evaluación de los servicios
bibliotecarios. Boletín de la ANABAD, n. 1 (1995). pp. 95-106

8


A modo de ejemplo un indicador puede medir la eficacia de los servicios técnicos
mediante la relación existente entre el gasto en adquisiciones y coste de los servicios técnicos.

Eficacia de los servicios técnicos (Est) sería la relación existente entre los libros catalogados
(L) y los efectivos de personal (P)
Est=L/P

De todas las maneras los indicadores deberán utilizarse con prudencia, y se
interpretaran cotejando con las valoraciones emitidas por los usuarios en las encuestas, a la luz
de los objetivos marcados.

FASE 6. Replanteamiento de objetivos

A partir de los resultados arrojados en el proceso de evaluación, determinaremos
aquellos aspectos que no han dado resultados satisfactorios. El proceso es evolutivo, y tendrá
que estudiarse su desarrollo temporal, y los resultados respecto a otras unidades de
información similares. El siguiente paso será recapacitar si los objetivos marcados eran
accesibles (evaluar la evaluación), y paliar estas insuficiencias con nuevos objetivos. Si la
distribución del personal ha sido acertada, si la política de adquisiciones es la oportuna, si los
presupuestos se ajustan a los objetivos deseados... etc. En caso de no haber podido cumplir
con los objetivos se establecerán una serie de prioridades para la próxima planificación.

En conclusión, la gestión de la calidad es un recurso eficaz para mejorar la eficacia y la
eficiencia de los servicios y el grado de satisfacción de los usuarios, pues permite objetivar las
propuestas y corregir constantemente las desviaciones.

3. SERVICIOS BÁSICOS8

Existen una serie de servicios que podríamos denominar tradicionales entre los que
destacan la lectura en sala y el préstamo domiciliario, que casi siempre ha ofrecido la
biblioteca como servicios bibliotecarios por excelencia en su sentido más amplio, y
probablemente los que más caracterizan nuestra profesión. Con la llegada de la
biblioteconomía científica, el cambio conceptual de la biblioteca hacia la noción de servicio al
usuario conlleva la aparición de otros servicios que ponen su acento en la difusión:

- extensión bibliotecaria
- información bibliográfica y servicio de referencia
- reprografía
8
Conferencia de Directores de Bibliotecas Universitarias (CODIBUCE)(4ª ) Recomendaciones sobre servicios.
S.l : s.n., 1996

9


- préstamo interbibliotecario
- formación de usuarios

Junto a éstos, y con la cada vez menor diferenciación entre biblioteconomía y
documentación, determinadas bibliotecas, generalmente de carácter especializado, han
comenzado a ofrecer los servicios que típicamente venían ofreciendo los centros de
documentación:

- Servicio de indización y resumen (vaciados)
- Difusión Selectiva de la Información (DSI)

Esto ha supuesto un avance considerable en la calidad de los servicios que se ofrecen
en las bibliotecas, así como la introducción de nuevas técnicas y procedimientos, una nueva
organización del trabajo, análisis y tratamiento de la información.

En opinión de J. Gimeno Perelló hoy en día no cabe hablar por un lado de servicios
bibliotecarios y de servicios documentales por otro, como si de dos prestaciones diferentes se
tratara.

3.1. LECTURA EN SALA

Mediante este servicio cualquier unidad de información permite la consulta "in situ" de
sus fondos durante un periodo de tiempo limitado, que coincide con el horario de apertura,
supone la potenciación de toda la zona externa de la biblioteca.

A pesar de que el uso de la colección hasta muy reciente tuvo un carácter muy circunscrito;
van a ser avanzado el siglo XX, por los propios impulsos sociales que marcaba una sociedad
cada vez más compleja, junto a la importante labor realizada por las organizaciones
internacionales (Unesco, IFLA, FID... ), cuando la noción de comunicación se va a intentar
que abarque a la totalidad de usuarios y a todo el fondo activo de la biblioteca; Este nuevo
concepto se manifiesta en dos fenómenos:

- El libre acceso

- Relación Comunicación/conservación

El libre acceso a los fondos, es una conquista bibliotecaria bastante reciente, supone la
posibilidad por parte del lector de establecer un contacto directo con el libro, sin la mediación
de un asiento bibliográfico.

El libre acceso supone la ordenación sistemática de la colección, siendo de gran comodidad
para los usuarios, además de resultar de interés para este pues le pone en contacto con libros
que están en su centro de interés y que no conocía de antemano; además del placer de poder
hojear los libros antes de asumir su consulta o préstamo, lo cual hace que la elección sea más
acertada.

10


El libre acceso es fruto de la acción agresiva de la biblioteca que sale en busca del lector,
siendo la forma de acceso habitual en aquellas bibliotecas que no tienen misión conservadora.

Junto con el concepto de libre acceso se acuña el término expurgo, cuyo fin es dar una
mayor operatividad a la colección, a fin de no entorpecer el acceso al material realmente
pertinente. Se evita las colecciones inactivas, cuando no están justificadas por razones
históricas o locales. Aunque también se vienen dando sistemas mixtos, quedando aquel fondo
menos operativo en depósito.

Los inconvenientes que plantea una colección en libre acceso, son que los fondos van a ser
más manoseados, y desplazamiento y descolocación de los mismos, lo que implica un libro
perdido por lo cual hemos de hacer frecuentes revisiones de los fondos, los posibles hurtos;
pero si la biblioteca quiere ser "el supermercado de la lectura" habrá de asumir estos riesgos.

Comunicación y conservación empiezan a ser considerados como complementarios, ya
que todo sistema de difusión y comunicación debe de articular sistemas de conservación, con
el fin de preservar la identidad e integridad de las colecciones. El mayor o menor peso de la
comunicación o de la conservación en una biblioteca estará en función de sus objetivos,
naturaleza y tipo de usuarios. Por lo general todas las bibliotecas excepto las de conservación
tienen previsto un sistema de circulación de los fondos, bien sea en el propio lugar, a través del
servicio de lectura en sala, por medio del préstamo a domicilio, en depósito o
interbibliotecario.

Desde hace unos años hay una polémica candente entre los que consideran que la
biblioteca debe ser un lugar silencioso que posibilite las necesidades de estudio, y quienes
piensan que debe de ser un lugar de consulta, que no requiere unas condiciones de silencio tan
estrictas.

Para atender a ambas necesidades, y cuando las circunstancias lo permitan, el espacio
de la biblioteca universitaria debe prever la posibilidad de diferenciar entre zonas de estudio y
de consulta.

La sala de estudio, es una zona diferenciada de la biblioteca que permita su uso para la
lectura de apuntes, y la consulta a obras de referencia fundamentales. Esta sala requerirá un
silencio acorde a las necesidades de concentración en el estudio.

La zona de consulta es más dinámica, y no requiere un silencio tan estricto como el
que se necesita para la concentración en el estudio. Este espacio de la biblioteca ha de ser
polivalente, o sea servir para otras actividades que organiza la biblioteca o el centro:
Posibilidad de realizar prácticas, trabajos en grupo, exposiciones bibliográficas, charlas... Que
siempre servirá como una vía para que el usuario no familiarizado con el uso de la biblioteca
conozca los servicios que esta le puede aportar y de esta manera potenciar su uso.

Es importante matizar que es conveniente la proximidad de ambas zonas, para que el
material de uso en la zona de consulta pueda ser accesible a aquellos que utilizan la biblioteca
para el estudio, y quieran disponer de éste.

11


3.2 SERVICIO DE PRÉSTAMO
.
Aunque la lectura en sala, ya en sí se trate de una forma de préstamo, hablando de
préstamo propiamente dicho, nos referimos concretamente al préstamo del libro fuera de la
biblioteca.

Este puede considerarse como un contrato entre la biblioteca y el usuario, en el cual la
biblioteca cede parte o la totalidad de sus fondos de manera desinteresada, y el interesado
adquiere el compromiso de la devolución. De manera que este servicio requiere el
establecimiento previo de un reglamento, que ha de constar de una serie de elementos
imprescindibles:

1. Identificación de los prestatarios a través del carnet de biblioteca, que acredita la
pertenencia del usuario a la institución. En él deben constar los datos personales del usuario
para su eventual identificación.

2. Material objeto de préstamo

3. Fijación del periodo de préstamo

4. Número de ejemplares que han de salir en préstamo

5. Duración del préstamo.

6. Posibilidades de reserva y renovación. La reserva sería la opción de lectura que
manifiesta un usuario con respecto a una obra que sale en préstamo, antes de que sea de nuevo
puesta en circulación.

El préstamo ha de responder a una serie de cuestiones:

¿Quién tiene las obras? Cuestión a la que se puede responder por medio de un fichero
alfabético de prestatarios.

12


¿Que tipo de obras presta la biblioteca? ¿Que tipo de lecturas se efectúan?, Cuyo fin será
evaluar la colección y elaborar las estadísticas.

Que obras están prestadas en un periodo determinado.

Y cual es el costo del préstamo.

La respuesta a estas cuestiones va a permitir gestionar la colección y adaptar el préstamo a
las necesidades reales de los usuarios y objetivos de la biblioteca.

3.2.1. Préstamo manual

El préstamo puede ser gestionado de forma manual y automatizada. El préstamo manual se
efectúa mediante un sistema de fichas o tarjetas de control, que permiten identificar al
prestatario, obra prestada y la fecha de transición.

Dentro del sistema de gestión manual cabe destacar el de fichas cruzadas, que se basa en
dos elementos: el carnet del lector con el número de registro y sus datos de identificación, así
como una serie de columnas paralelas en las que se recoge el número de registro de la obra
prestada y la fecha de devolución.

Y la ficha del libro con los datos del autor, título registro y signatura topográfica, en el cual
en el momento del préstamo hemos de añadir el número de registro de lector y la fecha de
devolución.

3.2.2. Préstamo automatizado

Su inclusión en la biblioteca surge de una triple problemática:

- Necesidad de gestionar las colecciones y gestionar el préstamo de una manera rápida y
eficaz, evitándose el máximo de limitaciones y cualquier anomalía.

- Necesidad de gestionar el préstamo de distintos tipos de documentos, como el ingreso y
devolución de materiales de todas las unidades de información, que comprende una red
bibliotecaria.

- Editar todo tipo de productos y realizar estadísticas.

La implantación de sistemas automatizado exige un estudio previo de una serie de
cuestiones:

- El volumen o capacidad de transacciones que es posible efectuar con el sistema
- Gestión simultánea de varios centros

13


- Promedio de tiempo pregunta-respuesta de las operaciones en línea.
- Que bibliotecas utilizan el sistema y que resultados a proporcionado.
- Posibilidades de desarrollo y expansión del sistema.

La utilización de estos sistemas para el préstamo hace que este gane en calidad, agilidad y
eficacia.
- Toma de datos de otros procesos (Datos compartidos)
- Rapidez de las transacciones, a través de sistemas ópticos de lectura
- Posibilidad de elaborar estadísticas muy ajustadas acerca del comportamiento de la
Colección y usuarios, lo que supone una ayuda inestimable para la gestión.
- Sistemas de alerta y expedición de cartas de reclamación
- Información al lector
- Normalización de los procesos para toda la entidad

4. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

La biblioteca universitaria ha y debe plantearse como un servicio de biblioteca
especializada. Si retomamos las definiciones que se han hecho de la misma, esta sería la que
cubre un campo específico del conocimiento, tiene un grupo definido de usuarios y presta
unos servicios de información personalizados.

La biblioteca universitaria, a pesar de cumplir estos requisitos, tiene que conjugar dos
tareas: la docencia y la investigación. Por lo tanto tiene que cubrir dos necesidades diferentes.
Esto ha llevado a una solución organizativa de mantener la biblioteca de centro, y crear
servicios de información especializada.

Otra de las soluciones que se pueden plantear es la especialización de la biblioteca de
centro. Sin embargo en muchos de los casos nos encontramos con otro tipo de prioridades e
insuficiencias que no permiten poder plantear este servicio especializado: necesidades de
personal, procesos de automatización de la colección... etc. Por lo tanto, estos que vamos a
describir son servicios complementarios que se podrán ofrecer en su plenitud cuando las
necesidades fundamentales estén cubiertas.

4.1. PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

El acceso a la información referencial es efectivo gracias a las posibilidades de consulta
que ofrecen las nuevas tecnologías en el ámbito de la información (Internet, CD-ROM. Sin
embargo el acceso al documento primario plantea problemas de origen técnico y jurídico. Para
solventar esta necesidad se han elaborado proyectos cooperativos cuyo fin último es
proporcionar documentos de manera rápida y económica.

14


El acceso al documento primario supone la forma de cooperación más elemental entre
bibliotecas, no siendo más que una prolongación del préstamo personal, de gran relevancia en
bibliotecas de investigación.

Factores que implican su aparición:

- Imposibilidad física y económica de disponer de todo el material necesario
- Facilidad de acceso a bases de datos (Internet)
- Investigación interdisciplinar

La fuente principal sobre préstamo interbibliotecario tanto nacional como internacional nos
viene dada por las publicaciones de la FIAB "Préstamo Internacional : principios y pautas de
actuación" y por "Modelo de pautas nacionales para el préstamo interbibliotecario (1983)

Es el más importante a nivel internacional, y su desarrollo viene por una serie de problemas
relacionados con el aumento de las necesidades de información de los usuarios, que exige la
localización de los ejemplares allí donde estos se encuentran con el objetivo de satisfacer sus
necesidades informativas.

También se plantea una problemática de carácter económico, que radica en la inflación que
afecta a la producción bibliográfica y la congelación de los presupuestos que afectan a las
unidades de información, lo que provoca la contención y recesión de adquisición de
publicaciones y lagunas en las colecciones de los propios centros.

A parte de otro tipo de limitaciones de carácter objetivo tanto físicas como intelectuales, ya
que la capacidad de la biblioteca en estos aspectos siempre es limitada, ya que en una
biblioteca de investigación cualquier producto es susceptible de ser válido para uso, y siempre
existe una incapacidad objetiva de espacios delimitados y de capacidad de adquisición, de
manera que se ha planteado la imposibilidad de autosuficiencia de cualquier unidad de
información, y ligada a ella, la necesidad de la cooperación.

Actualmente, con las posibilidades que ofrece la tecnología es perfectamente factible el
envío de documentos por vía electrónica, aunque existen problemas legales respecto a los
derechos de autor. Una manera de solventarlo ha sido incluir en el precio del artículo el de
derecho de copia.

4.2 SERVICIO DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA Y REFERENCIA: NUEVAS
FORMAS

4.1. Conceptos

En los últimos años, se ha asumido que la atención al usuario es una función básica del
bibliotecario. El servicio de información bibliográfica tiene la finalidad de resolver problemas

15


cotidianos de información, de estudio o de investigación gracias a sus conocimientos
específicos de las fuentes de información. Se trata de un servicio directo y personalizado al
usuario.

Se trata del servicio por excelencia que da sentido a la biblioteca, pero tampoco nos
llamemos a engaño en menospreciar otras tareas complementarias, ya que un buen servicio de
referencia se apoya en una buena organización de la colección y la más adecuada elaboración
de instrumentos de acceso a la misma.

4.2. Organización

El servicio de información es conveniente que aparezca como una sección diferenciada
y con entidad propia en la biblioteca, en aquellos casos en que la disponibilidad de personal no
permita esta especialización, se dará igualmente este servicio.

En cuanto a la organización del mismo, este podrá hacerse con personal en tareas fijas,
o bien con personal que vaya rotando por las distintas secciones. Ambas formas de
organización tienen sus propias ventajas e inconvenientes, pero parece más conveniente que se
realice con personal en turnos rotativos para no desligar a quienes tienen que proporcionar la
información de otros procesos técnicos que inciden en este aspecto.

El mostrador de información, cuando existe la posibilidad de mantener un servicio de
referencia, no consistirá en que los usuarios tengan acceso a los lugares de trabajo, debe de ser
una zona de trabajo continuo de atención al público. Se recomienda su ubicación en un lugar
de circulación, que sea visible y accesible, un lugar cercano a la entrada, de paso obligado, y
que convine a las necesidades de atención al público y zona de trabajo. El material que lo
conforma estará compuesto de los materiales de apoyo (obras de referencia), y el equipo
informático necesario.

4.3. Personal

En cuanto al personal que debe de atender un servicio de referencia, hay que
diferenciar dos aspectos:

- Información básica, o en primera instancia, que podrá atender personal auxiliar
- Información compleja o elaborada, que atenderá personal ayudante o facultativo

Por lo tanto, se reconoce que esta diferencia de complejidad deberá ser atendida por
personal de diferentes grados de cualificación. Así la solución más adecuada sería un servicio
de referencia mixto. Bien con dos mostradores: uno de información general y otro de
información bibliográfica. O bien, un mostrador atendido por personal de distinta cualificación.

16


El bibliotecario referencista tiene que tener una formación orientada en tres aspectos9

1. Conocimiento de las fuentes de información sobre el tema o temas de
especialización del centro
2. Desarrollo del pensamiento analítico en la valoración de las preguntas formuladas
3. Habilidades de comunicación

4.4. Proceso de referencia

4.4.1. La pregunta

Es la primera etapa en el proceso de referencia, y el primer contacto con el usuario que
se acerca al mostrador de información bibliográfica. En toda pregunta existe una información
constatable, y otra implícita. Por lo cual es importante plantearse que se deduce de las
preguntas de los usuarios.

También es importante hacer un estudio del conjunto de las preguntas de los usuarios.
De manera general el usuario expresa en estas preguntas necesidades de información sobre las
barreras y problemas que la comunidad a la que sirve encuentra en la biblioteca, y será un
indicador muy válido para paliar cualquier deficiencia10, por lo cual es conveniente llevar a
cabo una labor de evaluación y estadística de las mismas.

Tipos de preguntas:

- Preguntas de información general - (horarios, donde está el catálogo, hay teléfono...
- Requieren una respuesta inmediata

- Preguntas de respuesta rápida - Pregunta en las que se solicita un dato concreto
(Factuales) - Siglas, cifras, teléfonos, direcciones
- Requieren un tiempo de respuesta de unos seg. A varios min

- Preguntas de información bibliográfica - Requiere una información más elaborada
(Propiamente dichas) - Búsquedas bibliográficas por materias
- Elaboración de dosieres

Estos tres tipos de pregunta tienen un nivel ascendente de complejidad y requieren un
aumento de cualificación profesional.

9
CORDON GARCIA, José Antonio. El servicio de información y referencia. Manual de Biblioteconomía.
Madrid : Síntesis, 1996. pp. 265-285

10
MORENO TORRES, Rosario. El bibliotecario de referencia: técnicas y entorno espacial. Revista española de
documentación científica, vol. 14, n. 3 (1991). pp. 287-299

17


4.4.2. La respuesta

La solución dada al usuario. Esta podrá ser evaluada en términos de complejidad,
eficiencia y tiempo.

Existen preguntas que pueden evitarse, con la simple señalización, o edición de folletos
explicativos. Se trata de anticiparse a las preguntas Lo cual supone liberar al servicio de
referencia de preguntas básicas, y la posibilidad de dedicar más tiempo a búsquedas
bibliográficas más complejas.... etc.

La metodología para evaluar la capacidad de respuesta será recoger preguntas y
respuestas, y analizar aspectos como:

- Tema
- Nivel de profundidad de la respuesta
- Complejidad
- Tiempo de respuesta
- Tipo y número de fuentes usadas
- Respuestas satisfactorias

4.4.3. La entrevista de referencia

Esta tiene lugar en el caso de preguntas de búsquedas de información bibliográfica que
tienen un alto nivel de complejidad, y va encaminada a matizar y concretar la pregunta
efectuada por el usuario para dilucidar que es lo que se está solicitando exactamente.

- Determinación de la materia para descartar posibles ambigüedades
- Objetivo y motivación propósito del estudio
- Características personales del usuario: idiomas, formatos...
- Relacionar la pregunta con la organización de la información en la biblioteca

4.4.4. La información bibliográfica en la biblioteca virtual
Véase: Servicios Bibliotecarios en Internet

4.5 FORMACIÓN DE USUARIOS

La formación de usuarios es una tarea fundamental en las bibliotecas, en la medida que
se reconoce la existencia de la biblioteca en función de sus usuarios. La formación de usuarios
tiene como objetivo el mejor conocimiento y aprovechamiento de los recursos disponibles.

En cuanto a su organización habría que diferenciar entre aquella que tiene un carácter
específico (cursos de formación de usuarios), y aquella que se realiza de manera cotidiana y
tiene que ver con la tarea de información bibliográfica.

18


Cursos de formación de usuarios

Estos tienen un carácter colectivo, y voluntario. El primer paso que se debe seguir es
planificar el curso: a quién va dirigido, que material de apoyo necesitamos, en que época del
curso lo vamos a impartir, como vamos a anunciar... etc.,

- ¿A quién va dirigido? Podemos establecer niveles distintos, por una parte es
importante preparar un curso para alumnos de primer curso; pero también se puede plantear
dirigirlo a los alumnos del último curso interesados en las posibilidades de investigación.

- Material de apoyo. Elaborar una guía de la biblioteca, con aspectos relativos a
horarios, servicios, normas de uso, colección y organización

- Cuándo lo organizaremos. Cuando este va dirigido a los alumnos del primer ciclo lo
plantearemos con vistas a impartirlo en el primer trimestre del curso, ya que es la época de
mejor disponibilidad de horarios, y por otra parte, el principio de la vida universitaria, a la que
estará ligado al menos tres o cinco años.

- Organización y difusión A parte de anuncios en el tablón de anuncios y clases. En
esta tarea es importante contar con la colaboración del personal docente que colabore en la
organización del curso, prestando unos minutos de su horario para la presentación del curso.

Consistirán en organizar grupos de usuarios, preferiblemente no muy numerosos, y se
hará una visita guiada por la biblioteca. En la misma se tratarán aspectos tales como los
horarios, servicios, recursos disponibles y posibilidades de acceso a la información. Es
importante durante la misma la utilización de un lenguaje no técnico, y huir de llenar el curso
de contenidos, la información que proporcionemos tenderá a ser breve y completa en la
medida de lo posible.
La desventaja de esta actividad de formación es la despersonalización de la misma

Sin embargo, la importancia de la misma radica más en establecer un primer contacto
con el usuario potencial, y que éste tenga una buena imagen de la biblioteca, servicios y
personal. Fundamentalmente que se lleve la convicción de que la biblioteca dispone de una
serie de recursos a su disposición y de la accesibilidad del personal para plantearle cualquier
problema de información.

Formación cotidiana

- Es una tarea ligada estrechamente a las tareas de información bibliográfica. Ya que en
muy buena parte de estas, las consultas que se hace tienden a proporcionar información sobre
el uso y recursos de la biblioteca, que a proporcionar información elaborada.

19


Su importancia reside en que se trata de una información más asequible y asimilable
por el usuario por su carácter personalizado, y porque se proporciona en contacto con el
problema planteado en un momento determinado.

Parece ser que la formación de usuarios es una de las tareas con más expectativas de
futuro en el planteamiento de los papeles que debe desarrollar el bibliotecario del futuro.

4.6. OTROS SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y REFERENCIA

La biblioteca universitaria, a parte de concebirse como de enseñanza superior, uno de
sus objetivos fundamentales es también el apoyo a la investigación. Y como tal es
eminentemente una biblioteca especializada, más aún en el caso de nuestro país, donde los
centros de investigación financiados por iniciativa privada son escasos, y la investigación parte
fundamentalmente de los círculos universitarios. Por ello, la biblioteca universitaria en la
medida de sus posibilidades y prioridades puede ser concebida como un centro de
documentación especializado, donde se realizan tareas de trabajo orientadas a informar y
distribuir información a la medida del usuario.

4.5.1 Indización y resumen

Las publicaciones periódicas que se reciben en la biblioteca son de un alto valor
económico y de gran interés para los investigadores. En contraposición al libro, que supone el
saber consolidado, la revista científica tiene un carácter más dinámico, ya que permite una
publicación rápida de una investigación en curso, o adelanta las conclusiones de esta.

La manera de rentabilizar la inversión que se hace en este tipo de publicación es su
uso, y este se potencia cuando la información que contiene la publicación es accesible de
forma rápida y segura.

Fue a principios de los años 70 cuando se empiezan a crear los centros de
documentación, que ponen su interés en la dinamización de la información a través de las
técnicas de indización y resumen. El usuario puede acceder a esa información por medio de
cada uno de los términos de indización, o por la combinación de estos utilizando la Álgebra de
Boole, con los operadores lógicos (AND, OR, NOT) o a través de métodos estadísticos de
ponderación y relevancia. Así se pueden perfilar búsquedas de información muy precisas
respecto a lo que necesita el usuario. Y estas además se acompañan de un pequeño resumen
que condensa el contenido del documento, de manera que la persona a la que se le
proporciona la referencia se puede hacer una idea rápida del contenido del documento, y
estimar si es pertinente para sus necesidades.

Servicios de este tipo requieren una buena disponibilidad numérica de personal.

20


4.5.2 Difusión Selectiva de la Información

Se trata de un servicio de alerta informativa a la medida de cada uno de los usuarios en
función de sus intereses concretos. El usuario que acude a un servicio de este tipo mantendrá
una entrevista con el documentalista en la que este le ayudará a una definición precisa de su
centro de interés. El documentalista a continuación elaborará un perfil de usuario ajustado a
esas características; de tal forma que el sistema elabore cada unidad de tiempo determinado
una búsqueda a partir de esos términos de indización (estrategia de búsqueda),
proporcionando al usuario un impreso con las novedades informativas de su demanda. Y un
cuestionario, en el que el usuario evalúa la calidad de la búsqueda, y si esta debe ser corregida
para adecuarse a su perfil.

4.5.3 Consultas a bases de datos

Hace unos años la única manera de consultar los registros bibliográficos de otras
instituciones era utilizando los servicios en línea que estas ofrecían. Este servicio, salvo en
ocasiones excepcionales, suponía un alto coste, ya que en la mayoría de los casos estas bases
de datos se encontraban en otros países, lo cual suponía que el tiempo de conexión gravaba
altamente la búsqueda, junto a la lenta velocidad de las líneas telefónicas (red conmutada),
amen de las tarifas de las organizaciones que ofrecían estos servicios.

La cosa cambió de manera radical hace unos pocos años cuando se generalizó el uso
de bases de datos en CD-ROM, que eran las mismas que las ofrecidas en línea, salvando la
diferencia de que se consultaban “in situ”, no suponía un coste adicional por tiempo de
consulta, y el sistema de recuperación era asequible a un usuario medio; si bien la
actualización no es inmediata, si no que son suscripciones que se reciben periódicamente. Ello
impulso a los centros de información especializados ofrecieran estos servicios a sus usuarios
sin ningún tipo de costos.

Con el advenimiento del fenómeno INTERNET este servicio se ha visto afectado, ya
que muchas de las bases de datos que se venían ofreciendo en este formato están disponibles
en la red, con una actualización inmediata, y con unos costes de conexión asequibles. De todas
las maneras el CD-ROM sigue siendo utilizado, pues la infraestructura de las conexiones, a
pesar de ser digitales, no es tan rápida como en una consulta monopuesto. Y no siendo para
información de actualización constante (bolsa, datos estadísticos... ) estas siguen utilizándose.

4.5.4 Servicios bibliotecarios en INTERNET

Este fenómeno perfila una dimensión de la información nunca antes conocida, algunos
lo han comparado con la invención de la imprenta, y cuyos recursos están todavía por
explotar.

21


Internet a venido a materializar en alguna manera el viejo sueño del padre de la
documentación Paul Otlet11, cuando exponía la utopía de disponer de toda la información y
saber acumulado en un escritorio, y que este fuera de un automatismo riguroso. INTERNET
es precisamente eso, poder disponer de toda la información de una red mundial, sin límites de
horarios o temáticos.

Internet es la red de datos más extensa del mundo, resultado de la operación conjunta
de las redes que utilizaban el protocolo TCP/IP12, cuyo origen es una red del Departamento de
Defensa de EE.UU. Con una implantación mundial gracias a aspectos técnicos y políticos,
junto al abaratamiento de las comunicaciones

En este contexto, que papel puede jugar la biblioteca y el bibliotecario:

Desde un punto de vista humanístico se podría decir que la biblioteca sería el centro de
la comunidad que garantizase el acceso democrático a esa información a aquellos que no
tuvieran medios materiales para hacerlo. Recordemos que el fenómeno INTERNET, a pesar
de la notoriedad dada en prensa y medios de comunicación, afecta a una ínfima parte de la
población.

¿Cuál sería entonces la labor del bibliotecario? Es difícil de determinar, más y cuando
los fenómenos tecnológicos se suceden vertiginosamente, la renovación es constante. Pero
podríamos aventurar que tendría una gran tarea en lo relativo a formación de usuarios,
búsquedas bibliográficas especializadas y proporcionar información elaborada.

Tampoco conviene adentrarnos en el futuro, INTERNET es una realidad que está ahí,
nuestras bibliotecas empiezan actualmente a disponer de conexiones, y con ello, hemos de
plantearnos en que medida podemos mejorar nuestros servicios haciendo uso de esta nueva
herramienta tecnológica

Correo electrónico

Una de las herramientas más útiles de INTERNET es el correo electrónico, que
supone la posibilidad abierta de enviar y recibir mensajes, en tiempo de segundos, y con unos
costes inapreciables. Muchos de los productos que antes difundía la biblioteca en formato
papel: boletines de novedades, sumarios de revistas. Actualmente a través del servicio E-mail
se pueden difundir en pocos segundos, y eliminamos el alto coste que suponía en esfuerzo
humano y económico la elaboración de los mismos. Con lo que podemos hacer llegar la
información a más personas a menor coste.

Otra de las ventajas de las que podemos beneficiarnos de este servicio es la suscripción
a un foro de discusión de los tantos que existen para cada campo del conocimiento13. Estas

11
OTLET, Paul. Traité de la documentation : le livre sur le livre. Bruxelles : , 1935
12
Transmission Control Protocol/Internet Protocol
13
En el campo de la Documentación en España existe una lista que es IWETEL.

22


listas nos permiten estar al día de aquellos temas de interés que se suscitan dentro de la
profesión, además de anunciarse novedades editoriales, podemos anunciar las recibidas en
nuestro centro, solicitar consejo a los colegas para la resolución de problemas, cursos
especializados y de formación, ofertas de empleo, con lo que podemos mantener a nuestros
usuarios informados a través de carteles informativos en el tablón de anuncios de la biblioteca
y el centro.
También es muy útil a la hora de comunicarnos con otros profesionales de manera
inmediata, para solicitar cualquier información concreta, solicitar un artículo, o incluso el
envío de archivos legibles por ordenador.

Telnet

Otro de los servicios de INTERNET es TELNET, que permite la emulación de
terminales remotas. Lo que supone tener acceso a los registros de cualquier biblioteca que este
en la red. Lo que amplia hasta grados antes insospechados las posibilidades de información de
nuestra biblioteca. La actual red de la Universidad de Salamanca que nos permite disponer del
catálogo de todas las bibliotecas en nuestra terminal utiliza este servicio. Aunque la tendencia
es a integrar estos servicio en WWW

Tiene una enorme importancia para las actividades de cooperación y préstamo
interbibliotecario, ya que podemos entrar a cualquier biblioteca de la red y consultar si existe
el documento que nos interesa.

FTP

Por medio de TELNET, junto a FTP (Files Transfer Protocol) no solamente podemos
visualizar los datos, si no que podemos transferir registros bibliográficos, lo cual supone un
desahogo de los servicios técnicos y una normalización de procesos.

World Wide Web

Herramienta que permite abarcar toda la información de la red, como si de un único
documento se tratara, enlazando las diferentes partes mediante hipertexto. Se trata de la
herramienta más potente de la red en cuanto a disponibilidad de información.

Este recurso acrecienta hasta un punto difícilmente imaginable las posibilidades
informativas de una unidad de información “biblioteca virtual”. Ello también supone un cambio
de mentalidad y de metodología de trabajo. El bibliotecario en esta situación tiene que
moverse con habilidad para seleccionar la información y proporcionársela al usuario, ya que
Internet es un entorno descentralizado que distribuye información, y este también es su
inconveniente. Para el acceso al gran volumen de información se han diseñado unas
herramientas de búsqueda llamados Rastreadores de información o Motores de búsqueda, que
facilitan la recuperación de información por métodos estadísticos.

El volumen de información disponible en la red se presenta como un recurso lleno de
posibilidades para el bibliotecario, ya que va a poder proporcionar no sólo la información

23


contenida en la biblioteca, si no que además puede tener toda la información potencialmente a
su disposición para cualquier eventual necesidad. Este recurso puede utilizarse para la
elaboración de dosieres documentales de inmediata actualidad sobre un tema de interés de los
usuarios, buscar una dirección, hacerse eco de las ofertas de empleo, actividades en su área de
interés... etc.

4.7 DINAMIZACIÓN

Las tareas de dinamización son aquellas orientadas a impulsar la utilización de la
biblioteca por parte del usuario que no utiliza sus servicios, y por otra parte que estos recursos
se utilicen mejor. Generalmente se tiene la idea de que estas tareas de dinamización son
propias de bibliotecas públicas, y que no tiene cabida su uso en la biblioteca universitaria. Para
poder realizar estas es conveniente que tengamos algo que ofrecer.

Algunos de estas tareas ya han sido esbozados en apartados anteriores cuando
hablábamos de servicios de información bibliográfica entre ellas estarían:

- Espacios diferenciados dedicados a las novedades
- Servicios a la comunidad
- Anuncios sobre cursos, conferencias, congresos
- Anuncios sobre ofertas de empleo, prácticas
- Recortes de periódico de interés para nuestros usuarios
- Elaboración de dosieres documentales de interés
- Prácticas en los locales de la biblioteca
- Exposiciones bibliográficas
- Buzón de sugerencias
- Implicar a la biblioteca en las actividades del centro

BIBLIOGRAFIA:

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(1992). pp. 29-31

CONFERENCIA DE DIRECTORES DE BIBLOTECAS UNIVERSITARIAS (4ª ). Recomendaciones sobre
servicios. S.l : s.n., 1996

CORRAL BELTRAN, Milagros. La información bibliográfica en la Universidad. Boletín de la ANABAD, vol.
n. (199 ). pp. 11-39

CORDON GARCIA, José Antonio. El servicio de información y referencia. Manual de Biblioteconomía.
Madrid : Síntesis, 1996. pp. 265-285

DOMINGUEZ SANJURJO, María Ramona. Nuevos servicios y organización en la Biblioteca Pública. Gijón :
Trea, 1996

DUARTE BARRIONUEVO, Miguel. Indicadores como instrumento de evaluación de los servicios
bibliotecarios : aspectos metodológicos. Boletín de la ANABAD, Vol. 45, n. 1 (1995) pp. 95-106

24


GARCIA-MORALES HUIDOBRO, E. Aportaciones a la gestión de calidad a bibliotecas y servicios de
información. Revista española de documentación científica. Vol. 18, n. 1 (1995)

JOINT FUNDING COUNCILS AD-HOC GROUP. The effective academic library : a framework for evaluating
the performance of UK Academic Libraries. London : Joint Fonding Councils, 1995

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