4. Co jsme chtěli v IT zlepšit?
Lépe řídit základní projektová rizika (Náklady a Čas)
• Přesnost odhadů pracnosti
• Spolehlivost dodávek ke slíbenému termínu
• Překročení rozpočtu a pracnosti Náklady Čas
Zvýšit efektivitu Scope
• Usnadnit tvorbu odhadů pracnosti
• Zvýšit produktivitu práce při exekuci projektů
Křelina / GE Money Public / Page 4
5. Scope nasazení
• Projektová kancelář
• Potřebuje kvalitní a aktuální data pro řízení portfolia
• IT oddělení
• Zdroje IT jsou v projektech GE Money ty nejkritičtější
• potřeba dobrého plánování a řízení rizik je zde největší
• Využití know-how obsaženého v nástroji
• Hledali jsme nástroj obsahující prověřený standardní způsob práce
• Neměli jsme zkušenosti s provozem centralizovaného řešení
• Nechtěli jsme specifikovat zadání „jak to má fungovat“
• Chtěli jsme nástroj nasadit bez customizací a využít vestavěnou logiku
• Vyvarovat se tím chyb z neznalosti a komplikací při údržbě
Křelina / GE Money Public / Page 5
6. Kdo nám s tím pomůže?
• Hledáme hotové know-how, nikoli programátorskou firmu!
• Používá dodavatel interně produkt, který nabízí?
• Má dodavatel obdobnou interní metodiku?
Křelina / GE Money Public / Page 6
8. Řešení: Manažerský dohled
• Vykazování a standardizace projektových dat přináší zdánlivě hodnotu pouze
pro management, nikoli pro autory dat
• Bez stálé a viditelné podpory managementu kvalita dat rychle upadne
• Všichni musí vědět jaká data management využívá
• Přidává „proaktivní“ práci, zatímco nerealizovaná rizika nejsou vidět
• Kontroly musí být vidět
• Všichni musí vědět jaké kontroly se provádějí
• Management musí opravdu řešit prohřešky
Křelina / GE Money Public / Page 8
9. Řešení: Lepší pravidla
• Nová metodika pro řízení projektů
• Jednotná pravidla pro projektové manažery
• Standardizovaná data o projektech
• Nová metodika pro řízení zdrojů
• Práce s rolemi
• Algoritmus přidělování a ladění zdrojů
• Nová metodika pro řízení portfolia
• Mechanismus hodnocení zdraví projektů
• Indikátory a reporty generovat přímo z plánů, žádné manuální reporty
• Pravda je to co je v plánu a v reportu
Křelina / GE Money Public / Page 9
10. Řešení: Centralizovaný nástroj
• Centralizovaná data
• Repository projektových plánů (200+) (všechny požadavky businessu na IT, významné interní
projekty)
• Repository rolí (cca 90) a zdrojů (cca 250) (role podle reality, evidujeme pouze primární
role)
• Číselníky pro vše (všechna reportovaná data jsou normalizována)
• Šablony plánů a jejich částí (cca 10) (udržujeme na co nejnižším počtu)
• Veškerý reporting tvořen automaticky přímo z dat (žádné manuálně vytvářené reporty)
• Vykazování odvedené práce
• Všichni vykazují práci na projektech i režii (manažerský dohled nad vykázanými daty)
• Vykazují i kontraktoři a zaměstnanci dodavatelů (vyšší kontrola v jednotné formě)
• Customizace
• Nasadili jsme jedinou customizaci (napojení kalendářů zdrojů na firemní evidenci dovolené)
Křelina / GE Money Public / Page 10
11. Je to změna kultury?
• Plánování na role
• Nejprve plán s rolemi, později se zdroji (záměrné snížení přesnosti)
• Vybudovat rozumnou zástupnost (role s jediným zdrojem by nám nepomohly)
• Oprostit se od detailů (nerozlišujeme detailní specializaci a senioritu)
• Změny organizační struktury? (držitele stejné role mít ve stejném týmu)
• Společná data
• všichni se vzájemně ovlivňují (špatné plánování jednoho postihne všechny)
• Plány nejsou statické
• plány se „samy“ mění (nevykázaná práce se posouvá v čase)
• Důraz na využití dat
• Data o projektech udržíme pravdivá pouze pokud je využívá management
• Cykly
• Údržba dat o zdrojích (koukáme týmům pod pokličku)
• Aktualizace plánů (projektový manažer musí reagovat rychleji a více než dřív)
• Ladění zdrojů (konflikty řešíme proaktivně, nedoufáme že se vyřeší samy)
• Reporting (máme nepříjemně přesná data)
• Vykazování odvedené práce
• Důraz na úplnost a kvalitu dat (management to musí stále kontrolovat) Money Public / Page 11
Křelina / GE
• Prozatím bez vazby na proměnnou složku platu (obáváme se účelového zkreslování vykázaných dat)
12. Daří se rizika snižovat?
• Přesnost odhadů pracnosti
• Známe odhad i následnou realitu – další odhady jsou přesnější (omezili jsme riziko nereálných
slibů nebo zbytečných rezerv)
• Povinné šablony projektového plánu eliminují opomenutí a neznalost (několikrát jsme zabránili
opomenutí zásadní aktivity v
projektu)
Významně se zlepšila
• Spolehlivost dodávek ke slíbenému termínu
• Odhady kapacit tvoříme ve formě hrubého plánu – lepší představa o reálném termínu (neslibujeme nerealizovatelné)
• Lze snadno vyladit vazby mezi různými projekty – včetně vazeb přes role (eliminovali jsme
náhlá překvapení)
• Prodloužení plánu za odsouhlasené datum je automaticky reportováno
• Plány jsou tvořeny ze šablon – jsou čitelné a shodně strukturované (a tudíž kontrolovatelné)
Významně se omezilo
• Překračování rozpočtu a pracnosti
• Měsíčně porovnáváme plánovanou a skutečnou pracnost projektů za uplynulý měsíc
• Zvýšení celkové pracnosti projektu nad odsouhlasený počet mandays je automaticky reportováno
• Projektový manažer reportuje týdně zda dodrží rozpočet
• Důsledné vykazování odvedené práce odhaluje překvapivou realitu (struktura a časování odvedené
práce jsou někdy odlišné od
Křelina / GE Money Public / manažera)
představ Projektového Page 12
13. Kam jsme (zatím) nedošli
• Earned value management
• Umožňuje v každém okamžiku určit, zda projekt pokračuje podle plánu nebo ne
• Kalkuluje aktuální náklady investované do aktivit projektu a porovnává je s baseline
• Předpokládá, že skladba aktivit v plánu projektu se po uložení baseline nebude měnit
• To je v rozporu s naším stylem práce (plán schvalujeme ve hrubé podobě a průběžně ho zjemňujeme)
• Centralizovaný management rizik pro kvalitu a scope dodávky
• Projektoví manažeři evidují rizika ohledně svého projektu a zpracovávají jednorázovou Analýzu rizik
• Reporting pro sponzory projektu je automatizován, ale rizika zatím na úrovni portfolia neporovnáváme
• Do budoucna:
• Analýzu rizik udržovat aktuální jako součást projektových dat
• Rizika různých projektů porovnávat prostřednictvím indikátorů
• Nasazení pro další oddělení ve firmě
• Postupně zahrnout další oddělení podle jejich kritičnosti pro celofiremní projekty
• Statistické metody a simulace
Křelina / GE Money Public / Page 13
