1. I. LA MICROFILMACIÓN
1. Historia.
2. concepto.
3. formas de la microfilmación.
4. Modo de grabación de película en microfilmación.
5. Clases de microfilmación.
6. Principales ventajas de la microfilmación.
7. Principales desventajas de la microfilmación.
8. Esquema de posibilidades de microfilmación.
9. Aplicación.
10. las cuatro principales formas de la microfilmación.
1
ÍNDICE

2. 1. concepto.
2. Aspecto a considerar al elaborar un plan de archivo.
3. Guía para elaborar un plan de archivo.
4. destrucción o incineración de un archivo.
5. recursos (bienes y medios).
6. confiabilidad.
7. control.
8. transferencia.
9. políticas.
10. restauración.
2
II PLAN DE ARCHIVO

3. 3

4. Este novedoso aparato se creado por Prudent René Dragón en París –
del año de 1871.
Propuso que las cartas y los documentos de los despachos importantes
fuesen reducidos fotográficamente y enviados por medio de palomas
desde tours hasta parís. Hasta 3.000 palabras podían reducirse y
acomodarse en un negativo de 35 x 65 mm y 18 negativos.
George L. McCarthy, desarrollo el sistema de fotografiar los cheques
simultáneamente con las listas de sumadoras. Ofreciendo a los bancos
un registro permanente de las operaciones con cheques.
Ray M. Hasset, norteamericano, invento la mamara microfilmadora
automática, que fue lanzado en el mercado en 1928
4
HABLEMOSUNPOCODEHISTORIADELAMICROFILMACIÓN

5. La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos
basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos
electrónicos o de papel, en otro de un material sintético muy
resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un
material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de
material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se
¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones en forma
original , sin por ello perder calidad o información.
Toda la gama de micro formas nos permitirá reducir los archivos
desde un 80% hasta un 90% de lo que ocupan normalmente los
archivos convencionales ( 8 mm, 16 mm, 35 mm, 70 mm, 82.5 mm, 105
mm).
Dicho en otras palabras, un sistema de microfilmes es una forma de
archivar información para que pueda conservarse en le mínimo espacio
y manejarse e conservarse en pocos segundos.
5

6. 6

7. En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de
16 mm puedan estar contenidos 2.800 documentos tamaño oficio,
5.600 de tamaño carta, y mas de 11.000 del tamaño de un cheque, y
este de ambos lados. Básicamente existen tres anchos de cinta de
microfilm, y de ellos se derivan múltiples formatos.
1) Película en rollo de 16 mm de ancho
2) Película en rollos de 35 mm de ancho
3) Película 105 mm. En microfichas
7
FORMASDE MICROFLIMDOCUMENTAL

8. Este tipo de formato se aplica en los llamados “Sistema C.A.R.” que
se refiere a “Búsqueda apoyada por computador”. Es un sistema
altamente eficiente en buscar un documento entre millones, en el
microfilm, y en escasos segundos. Requiere solamente una
excelente planificación previa al microfilmado. Con algunas
variantes, se puede aplicar a los archivos digitalizados. Muy usado
este método en microfilmación de historias clínicas, expedientes,
legajos de personal, etc.
8
 PELÍCULAENROLLODE16MMDEANCHO:

9. 9

10. 10
Microfilm 16 mm en dos canales: Este es usado normalmente para compactar
grandes volúmenes de documentos, y cuando ellos son series secuenciales no
actualizables. Documentos históricos, expedientes o documentos de gobierno,
facturas,etc.Losdocumentossonfácilmenterecuperados.Seutilizanlectoresde
microfilm con rotación de la imagen de 360 °.
Película

11. 11
películade 16mm. maquinasmicrofilmadoras“rotativas”,quemicrofilmanlos
documentosambascarassimultáneamente.Suusogeneralmenteestádestinadoa
documentaciónbancaria:cheques,cupones,boletasdedepósito,etc.

12. La película de 35 mm. brinda cuadros de microfilm de gran
superficie, por lo que da excelentes prestaciones para, cuando se
desean microfilmar ejemplares muy grandes, o donde la calidad de
imagen sea un factor crítico. Los documentos históricos, planos, los
diarios antiguos y modernos se microfilman casi exclusivamente en
este formato.
12
PELÍCULAEN ROLLOSDE 35 MM :

13. 13
PELÍCULA105MM. EN MICROFICHAS:

14. 14
Recuperación de los documentos:
Para la recuperación de las imágenes del microfilm solo basta con un aparato que
básicamente consiste en un lente de microscopio que proyecta la imagen de la
película en una pantalla. La búsqueda de los documentos esta normalmente ayudado
por un computador, que es el que guarda en la memoria los posicionamientos de los
documentos contenidos en los rollos. Si se desea rescatar información se lo puede
haceratravésdelapantalla,perosisequiererestituirel documentoenpapel,selo
puede hacer por medio de un lector impresor de papel común, que cumple las dos
funciones: mostrar en pantalla e imprimir en papel una copia del documento
mostrado. Habitualmentelos equipos lectores o lectores impresores son sencillos y
económicos. No requierenmayormente demantenimiento,ylosinsumos se reducen
a papel y tonner en los lectores impresores.

15. 15

16. A) Sales de plata (haluros) - para originales - Muy alta definición
B) Sales de Plata - para copias - muy buena calidad de copia
 Diazoica (organica) -Copia de uso muy económica polaridad (-)
Vesicular (organica) - Copia de uso muy económica polaridad (+)
16
CLASEDE PELÍCULASDE MICROFILMACION

17. SIMPLEX
Con el posicionamiento de imágenes en formato simplex cada cara
del documento ocupa todo el ancho de la película.
17
MODODE GRABACIONDE MICROFLIMACION

18. Con el posicionamiento de imágenes en formato dúplex, la parte
frontal y el dorso de cada documento se colocan uno al lado del otro
en la película.
18
DUPLEX

19. El posicionamiento de imágenes en formato Dúo se realiza cubriendo
la mitad de la película y fotografiando los documentos con la mitad
expuesta. Cuando la película se ha utilizado en toda su longitud, se
vuelve a cargar para fotografiar en la mitad no expuesta todavía
19
Dúo

20. En el modo comic esta especializado para las imágenes y películas,
se orientan de forma que el borde superior del documento esté
alineado con el borde de la película.
Tanto el posicionamiento tipo simplex como el tipo dúplex o el dúo
pueden utilizarse en combinación con el modo comic o el modo cine.
20
MODOCOMICO CINE

21. En una imagen en negativo, un trazo negro sobre el papel blanco
aparece en la película como una línea blanca sobre fondo negro. La
mayoría de las películas originales tienen la imagen en negativo.
21
IMAGENEN NEGATIVO

22. En una imagen en positivo, un trazo negro sobre papel blanco
aparece en la película como una línea negra sobre fondo blanco (es
decir, como en el documento original).
22
IMAGENEN POSITIVO

23. La película de microfilm es muy durable:
Dada su estabilidad química, pudiendo conservar las imágenes entre
100 y 400 años, dependiendo de las condiciones de archivamiento.
Las condiciones ideales de conservación son de 18 - 22 grados
centígrados y 30 - 40 % de humedad relativa.
 Ahorro sustancial de espacio y peso:
Mas del 95% de mas espacio y al reducir el espacio se reduce el
peso y evita el daño de las escrituras del edifico y especialmente
las de mas antigüedad.
Ahorro de elementos de archivo:
armarios, estanterías, carpetas, etc.
23
PRINCIPALESVENTAJASDEL MICROFILM

24. Acceso y localización
Permite el rápido y consulta ágil.
Seguridad
Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es
mas sencillo y económico asegurar la documentación
contra robos, incendios, insectos y roedores, etc.
Seguridad en la conservación de la información de los
documentos, ya que esto, en el microfilm es
inadulterable
Fácil manejo, distribución y durabilidad
El microfilm es mas fácil y económico de distribuir y de
reproducir, pues una copia del microfilm cuesta muy
poco, y al ser esta de poco tamaño, tiene poco flete o
gastos de envío.
24

25.  economía en operación
Resulta económico tanto en cuento a la mano de obra como el
material.
 contabilidad y unidad
Los registros archivados en microfilme se halla un orden
secuencial, a prueba de alteración o perdida. Haciendo caso omiso
del tamaño original del documento, las imágenes se reducen para
ajustarlas a las dimensiones del microfilme y proporcionar así un
manipulado mas conveniente.
 mejor servicio al cliente
Las consultas de clientes se contesta con toda precisión y sin
demoras que causan los archivos de papeles.
25

26. V
R
S
26

27. 27

28. El filme se puede rayar con el manejo.
Cada generación o copia que se hace pierde resolución (10%).
La mayoría de los impresores y lectores deben manipular el filme y
las copias automáticas hechas por el impresor, lector que son de muy
baja calidad.
Las variaciones de creación del filme se pueden determinar
solamente después que se haya terminado la filmación y las páginas
malas deben ser vueltas a filmar y colocadas en su lugar
correspondiente.
28
ALGUNASDESVENTAJASDEL MICROFILMACIÓN

29. Los documentos una vez microfilmados, (el microfilm y sus copias
pueden llegar a tener validez legal) se pueden copiar para su uso en
otro tipo de película mas económica, y usar para su consulta en los
lectores o lectores impresores. Estos últimos tienen la capacidad de
restituir el documento a papel. Asimismo se pueden digitalizar los
documentos en archivos TIF, JPG, etc. y distribuirlos grabados en
CDROM.
29
ESQUEMADE LAS POSIBILIDADESDEL MICROFILM

30. El microfilm se aplica a archivos de todo tipo, especialmente a los
voluminosos archivos históricos, comerciales, y de arte, cubriendo
las siguientes aéreas:
 COLECCIONES:
Diarios, revistas, folletos, libros
REGISTRO CIVIL:
libro de nacimientos, matrimonio, defunciones.
COMERCIALES:
facturas, pagos, compras, remitos , libros contables, documentos
contables, cheque y cupones
INDUSTRIA:
planos de construcción, manuales, catálogos
30
APLICACIONES

31. ARTE :
pinturas, dibujos, bocetos, fotografías.
SALUD:
historias clínicas, radiografías, histogramas
otros :
estudios de ciencias, documentos legales , censos y estadísticas
31

32. 32

33. Primero debemos estudiar cómo se fotografían los documentos
(simplex, dúplex, dúo, modo comic o sine, modo negativo o modo
imagen positivo). En el campo de la microfotografía se conoce este
paso como "Registro" del documento. Existen cuatro tipos de
microfilmadoras (Cámaras) utilizadas para registrar (fotografiar).
Microfilmadoras Planetarias.
Microfilmadoras Rotativas.
Microfilmadoras Paso a Paso.
COM Microfilmadoras de salida de computadora.
33
1. REGISTROO MICROFILMACIÓNDEL DOCUMENTO.

34. Con una microfilmadora planetaria el documento a registrar se sitúa
en la mesa de la cámara, frente al lente. Este tipo de
microfilmadora puede utilizarse para fotografiar las páginas de un
libro sin necesidad de desencuadernarlo. La microfilmadora se
activa generalmente de forma manual para cada documento a
fotografiar. Este tipo de microfilmadora produce imágenes de la
mejor calidad ya que tanto la cámara como el documento están
inmóviles.
34
MICROFILMADORASPLANETARIAS.

35. Con la microfilmadora rotativa se consigue microfilmar con el
método más rápido y automatizado. Con este método pueden
fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora
rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a
fotografiar deben ser colocados en el alimentador. Una vez
introducidos en el crea de alimentación, los documentos pasan a
través de la microfilmadora, son filmados y depositados en una
bandeja receptora.
35
MICROFILMADORAROTATIVA:

36. La microfilmadora paso a paso es un tipo de microfilmadora
planetaria que utiliza película de microfilm de 105 mm. en forma de
rollo u hoja. Se utiliza para producir microfichas. (La microficha
es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes
posicionadas en una cuadrícula). La microfilmadora expone un
fotograma (pequeña parte) del microfilm de 105 mm. por cada
imagen.
36
MICROFILMADORAPASOA PASO

37. Estas microfilmadoras pasan directamente a microfilm datos
contenidos en una cinta magnética de computadora, de esta forma
no es necesario imprimir estos datos; el papel no se utiliza para
nada.(el microfilm es generalmente un rollo de 16 mm. o 105 mm.
puede ser cortado para convertirlo en microficha). Las
microfilmadoras de salida de computadoras COM solucionan
muchos problemas causados por la gran cantidad de datos
producidos por una computadora al eliminar la etapa intermedia de
impresión filmación
37
COM: MICROFILMADORADE SALIDADE
COMPUTADORA

38. !IMPOTANTE¡
Al microfilmar nunca debemos olvidar que en los archivos microfilmados se
debe colocar acta de inicial y acta de final
Acta inicial: Al comenzar cada
rollo se anota la siguiente:
Numero de orden de rollo.
Fecha de iniciación de orden
del rollo.
Nombre de la persona a quien
pertenece el archivo.
Contenido.
Nombre de la persona bajo
cuya responsabilidad se ejecuta
la microfilmación.
Acta final: Al terminar el rollo
se anota lo siguiente:
Fecha de terminación.
Numero de orden del rollo y
cantidad de documentos
producidos.
Estado en el cual se quedo la
cinta.
Nombre y firma de la persona
responsable de la microfilmación.
En caso de corrección de
errores se reproducen los
documentos en el rollo siguiente,
dejando constancia de este
hecho.
38

39. 39
Peronodebemosolvidar,quetodoslosactosdeprotocolizaciónenColombia,en
originaldetodaslasactasfinalesdebenserprotocolizadosenunhistorial,según
elarticulo80deldecreto2527de1950.

40. Una vez captados los documentos en microfilm, la película debe
ser procesada. Este procesamiento, comúnmente conocido como
revelado, fija la imagen en la película. Al igual que otros tipos de
película fotográfica de plata, el microfilm debe ser tratado
químicamente para producir la visualización de la imagen latente.
La imagen latente permanece invisible hasta que la película es
procesada (revelado, fijado, lavado, y secado).
Después de procesada la película, se evalúa el resultado de la
microfilmación o se hace control de la calidad, que consisten en la
inspección de los rollos procesados para comprobar el
cumplimiento de las normas técnicas que regulan la microfilmación.
40
2. PROCESODE PELÍCULA

41. Este procesado puede hacerse en la misma empresa o en
laboratorios especializados. El procesado en la misma empresa es
aconsejable en los siguientes casos:
Cuando el usuario utiliza la información de forma activa y
necesita consultar rápidamente esta información.
Cuando el usuario no puede, por razones de seguridad,
desprenderse de los documentos microfilmados.
Cuando el usuario genera un gran volumen de microfilm.
41

42. A fin que los microfilm puedan manejarse con facilidad y pueda
localizarse fácilmente la información contenida en ellos, el
microfilm debe ser montado en un mecanismo adecuado. El tipo de
mecanismo utilizado depende del sistema de microfilmación en el
que vaya a utilizarse.
Existen dos categorías básicas:
 Película plana : son las de 105 mm
Película en rollo. Son las de 16 mm
42
3. MONTAJEDE LA PELÍCULAEN UN RECEPTÁCULO
(Archivode los diferentesmicrofilmación)

43.  Cajetillas:
Receptáculos de plástico de 10 cm por lado y 2.5 mm de espesor,
dentro de los cuales va un rollo de película procesada en 16 mm
de ancho por 30.5 mm de largo. Se puede modificar fácilmente
para localización automatizada de la microfilmación.
 Fundas:
Microfilme de 16 mm en tiras, dentro de cubiertas de 10 cm x 15
cm con capacidad para 5 bandas (70 imágenes)
 Portadores:
una o mas tiras de 30 cm de microfilme de 16 mm, dentro de
portadores de plástico. Con esta micro forma, los datos se
localizan rápidamente por medio de simples índices numéricos
o alfabéticos
43
Lasimágenesenmicrofilmesepuedenconservarendiferentesformas

44. Magazines:
El magazine protege la película de elementos externos y sobre
todo, brinda un acceso mas rápido; se enhebra automáticamente
en el lector.
Los mecanismos o receptáculos para película en rollo pueden ser de
los siguientes tipos:
Rollo:
Cintas de 16 mm y 35 mm, y usualmente, de 30.5 mm y 61 mm de
longitud enrolladlos en carretes. Los registros de este tipo de
micro forma primera se puede se puede localizar visualmente o por
medio de una clave de identificación.
44

45. Casete:
La película se enrolla utilizando dos núcleos; puede sacarse del
lector sin necesidad de rebobinarlo.
45

46. Cartucho y magazín:
La película está enrollada en un carrete situado en el interior de
una caja plástica.
46

47. Jacket:
O conocido funda tranparente que trata de mirar
transparentemente con uno o más canales que contienen la
película de microfilm previamente cortada en tiras. Estos
formatos van desde 7,6 cm x 12,7. hasta 12,7 cm x 20,3 cm.
Ofrece nitidez y facilidad para guardar registros médicos
consecutivos, correspondencia e información que debe utilizarse
con cierta frecuencia.
47
Los receptáculosparapelículaplanapueden serde lossiguientes
tipos:

48. Microfichas:
Es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes
estructuradas de forma de filas. Las de 10.2 cm x 15.2 cm contiene
de 60 a 240 imágenes. Las microfichas son consultadas por medio
de tiras de identificación visual se usa para simplificar y acceder
la publicación de datos.
48

49. Es una tarjeta (Parecida a una tarjeta IBM) que tiene una ventana
en la que se monta el microfilm. Son cuadros de microfilme de 16
mm o 35, con una o mas imágenes, montadas en tarjetas de
ventanilla, las cuales pueden ser tarjetas de tabulación, tarjetas
perforadas, o simplemente tarjetas de registro.
49
Tarjetade Abertura:

50. Seleccionar el formato deseado a partir de un grupo de
microfilmas no es problema. Solo debe localizarse las
letras en números de identificación de los magacines o
rollos, los títulos de las microfichas o jackets
transparente situadas en la cabeceras, o las etiquetas
numeradas o escritas.
Para seleccionar una imagen entre siento o miles de ellas
alojadas en el micro formato, se debe utilizar simple
técnicas de codificación, a medidas que los documentos
son microfilmados
50
4. LOCALIZACIÓNYLECTURADE IMÁGENES
(búsquedade lainformación)

51. Cuando una identidad determina microfilmar sus
documentos, libros, papeles y correspondencia en general
debe analizar:
 ¿Qué es lo que sebe microfilmar?
 ¿ que se debe microfilmar y destruir una vez
microfilmado?
 ¿ que se debe destruir sin microfilmar?
 ¿ que documentos se requieren su conservación
original?
51
CRITERIOSEN RELACIÓNCONLA MICROFILMACIÓN

52.  la escritura de constitución de una empresa, su vigencia es de
100 años y solo se prescribe al terminar la vida legal de la
sociedad.
 los títulos de propiedad como: escrituras publicas, acciones,
certificados, etc.
 los oficios de embargo, hasta que expida un orden judicial
diferente en respectivo negocio. Los desembargos se conservaran
hasta por 20 años, cumplidos en los cuales se destruirán.
 las sentencias judiciales que hayan definido derecho reales
(propiedad, posesión, usufructo, uso servidumbre) deben
conservarse en las copias autenticas expedidas por los jueces, lo
mismo para las sentencias que formulen pronunciamientos sobre
pensiones de jubilación. El estado de jubilación es imprescriptible.
52
Recomendaciónde cualesdocumentossedebeconservaren
original.

53.  los contratos de trabajo vigentes; si el empleado se retira,
pasado seis meces se microfilmaran, mas no se destruirán, así lo
mismo las liquidaciones definitivas.
Los documentos, papeles, y correspondencias sobre contratos y
negocios ya concluidos que no caigan bajo prescripción (20 años de
conclusión en Colombia)
53

54.  cartas y notas de remisión.
 solitud de aclaración.
 cartas notas y tarjetas personales.
 correspondencia de divulgación, avisos de presa, etc.
 comunicaciones internas, lista y pedidos de información, sin valor
administrativo.
Correspondencia relacionadas con juntas, conferencias,
convocatorias, etc.
54
Sepuedendestruirsin microfilmar

55. 55

56. Es el conjunto de normas, sistema y procedimientos que
rigen el archivo.
56
CONCEPTO:

57. Adoptar los objetivos que se persigue al implantar el plan de
archivo.
Reglamentar los procedimientos que se deben seguir a planear,
organizar, ejecutar y controlar la administración del archivo, para
así lograr la optimización de los recursos.
Definir los grupos de sistemas y clasificación más adecuados, y
vigilar su estricto cumplimiento.
Determinar después de un estudio técnico, equipo, materiales,
elementos, entre otros.
Facilitar la conservación lógica y apropiada de los documentos,
buscando a la vez economía de espacio, y acondicionamiento
técnico del local.
57
CUANDOESTABLECEMOSUN PLANDE ARCHIVO
DEBEMOSTENER EN CUENTALOSSIGUIENTES
ASPECTOS:

58. Fijar políticas sobre duplicados, programas de retención y
descarte, transferencia e incineración de documentos.
Fijar responsabilidades:
Del comité de archivo de la empresa
Del personal encargado del archivo
De los usuarios del servicio de archivo
Garantizar su eficiente manejo de manera que permita la
continuidad, sostenimiento y recopilación de la información.
Establecer las bases para el entrenamiento y actualización del
personal, hasta lograr técnicas y procedimientos dignos de crédito
y confianza.
58

59. Diseñar mecanismo de controles capaces de propiciar la
existencia segura de los procesos y de los documentos.
Logara que la localización de los documentos se realice en forma
fácil, rápida y segura.
59

60. 1. Disposiciones generales:
El manual o plan de archivos plantea todos los propósitos que
persigue, el método empleado, los criterios que se aplicaron, las
indicaciones complementarias para aclarar los contenidos, los
servicios que va a prestar y las instrucciones para su uso. Incluye
además esquemas, diagramas, que ayuden a clasificar su
utilización.
2. Organización:
Establecer relaciones efectivas y eficientes de comportamiento,
de manera que todas las personas puedan trabajar juntas,
realicen las tareas asignadas, y logren las metas en condiciones
satisfactorias para la empresa y los empleados.
60
GUÍAPARAELABORARUNPLAN DE ARCHIVO
comoelaborarun plan de archivo:

61. 3. Procedimientos:
son una serie de tareas relacionadas, que forma la secuencia
cronológica y la forma establecida para efectuar el trabajo.
Los procedimientos para solicitar actualización o modificación del
plan de archivo son:
 La solicitud para actualización o modificación debe formularse
por escrito al comité de archivo, indicando:
El objetivo
La justificación
Las especializaciones claras y concretas
La fecha en la cual debe entrar a funcionar
61

62. El comité evaluara la solicitud en coordinación con las
dependencias afectadas.
Si la solicitud es aceptada, se tramitara ante la autoridad
competente; y si no es aceptada, se devolverá al solicitante.
62

63. 4. Procedimientos:
son una serie de tareas relacionadas, que forma la secuencia
cronológica y la forma establecida para efectuar el trabajo.
Los procedimientos para solicitar actualización o modificación del
plan de archivo son:
 La solicitud para actualización o modificación debe formularse
por escrito al comité de archivo, indicando:
El objetivo.
La justificación.
Las especializaciones claras y concretas.
La fecha en la cual debe entrar a funcionar.
63

64. 5. Sistema de clasificación:
ordenar o disponer por clases. La clasificación, en lo que
toca al archivo no solo busca un orden sino que contribuye
a su conservación, por ello debe ser simple lógica y
completa. La clasificación no es un sistema rígido de
agrupación de documentos, es un medio flexible de
ordenación , permite a cada persona, empresa adoptar un
sistema propio de agrupación según su necesidad ,tales
como:
Cronológica = tiempo
Alfabético = alfabeto
numérica = números
64

65. 6. responsabilidades:
Es la obligación que uno tiene que cumplir de la mejor manera, con las
funciones asignadas, es lo que uno espera hacer para lograra los
resultados esperados.
Cuando las personas se les hacen por completo responsable de una
terea, rendirán más y demostraran competencia y habilidad para
alcanzarla. Siendo la responsabilidad un aspecto tan importante en la
administración , se hace necesaria contemplarla separadamente para
la cual podríamos dividirla así:
responsabilidad de los usuarios:
solicitar al comité de archivo los cambios que consideren necesarios.
Analizar las modificaciones introducidas
Mantener actualizado el plan
Responsabilidades del comité
Responsabilidades del personal encargado
65

66. 7. El comité de archivo:
Es el grupo de miembros de una empresa con autoridad y
responsabilidad suficiente para decidir sobre:
Destrucción y incineración de documentos
Los periodos de retención y descarte de documentos
 La redacción de reglamentos y su divulgación
La revisión permanente del plan
El control de las normas implantadas
El adiestramiento del personal de archivo
66

67. Las Funciones: Que pueden ser, entre otras, el
asesoramiento a las dependencias que así lo requieran,
para el cumplimiento de las normas establecidas.
Las actividades: Determinar la vigencia de los archivos,
con base en normas legales y de la empresa.
El reglamento: para poder funcionar, el comité necesita
una reglamentación propia, con funciones claras y bien
determinadas, que le confieran la autoridad suficiente
para poder operar con eficiencia.
67
El comitéde archivoademásde designarasusmiembros,
establece:

68. La máxima de autoridad de la empresa o su delegado o
representante.
La máxima autoridad revisada o auditoria de la entidad o
su delegado.
El jefe de la dependencia objeto de la modificación,
actualización.
68
El comitéestáintegradopor:

69. Es el periodo prudencial durante el cual se deben conservar todo
documento, bajo la responsabilidad de cada dependencia o del
archivo. este hace relación
Al documento físico.
Para fijar el tiempo de retención de los documentos, además de
considerarse la ley debe tenerse en cuenta las reglas de la
empresa y cada documento en forma independiente como:
Los inventarios de existencia
La importancia del documento
Su consulta
Su ubicación
69
8. Retencióny descarte:

70. La conservación y custodia de los documentos aun microfilmados,
“no podrán ser destruidos hasta cuando allá trascurrido el tiempo
de la prudencia y la costumbre aconseja en cada caso, de acuerdo
con su naturaleza.
Cuando los archivos, tanto oficiales como particulares, deben
destruirse, la mejor manera de hacerlo es incinerándolos, para no
dejar constancia de sus existencias. De todas maneras, ellos
deben relacionarse, de acuerdo, con lo establecido con el comité
de archivo.
El acta de destrucción de documentos debe indicar el término del
periodo de retención, fecha y lugar de destrucción, relación de
los documentos, forma aun que se va a destruir, y debe ser
firmada por un representante del comité y dos testigos.
70
DESTRUCCIÓN O INCINERACIÓN DE ARCHIVOS

71. Se dividen en:
Recursos humanos: hombres y mujeres.
Recursos físicos: área o local de instalación y
condiciones requeridas para su desarrollo.
Inversiones: comprende la maquinaria y los equipos
necesarios para el normal funcionamiento del archivo.
Gastos operacionales: representan los materiales o
elementos indispensables para su proceso
71
RECURSOS(BIENESY MEDIOS)

72. En algunas ocasiones la consulta de un documento obliga al usuario
a proveerse del mismo por lo tanto, se hace necesaria su
reproducción. El plan debe contemplar:
Autorización: identificar la autoridad competente para elevar
esta solicitud
 Procedimientos: describir los procedimientos que se deben
seguir para elevar esta solicitud
 Control: presentar el registro del libro, tarjeta, o ficha que se
debe llevar para controlar este servicio
72
REPRODUCCIÓNDE DOCUMENTOSY SERVICIOS

73. Se refiere a los documentos considerados reservados o secretos,
con su respectiva clasificación y sistema de manejo, guarda,
conservación y control.
73
CONFIDENCIALIDAD

74. Es una función fundamental de la administración; es la
comprobación de lo que se está haciendo para asegurar el
conocimiento de los objetivos. Se aplica para cerciorarse de que
las actividades, funciones, procesos y procedimientos se cumplan;
es decir, mide, compara i corrige el desempeño.
Comprende los siguientes:
Controles de préstamos de documentos
De documentos en existencia
De procedimientos
De documentos confidenciales
De operaciones
74
CONTROL

75. Un sistema transferencia debe asegurar la consecución del
material transferido y facilitar su localización inmediata ,
manteniendo el mismo orden establecido con los documentos
activos.
75
TRANSFERENCIA

76. Es una guía general que revela las intenciones de los directivos de
la entidad, señala límites y proporciona la dirección dentro de la
cual tendrá lugar la acción.
Se debe dejar por escrito la política general que se seguirá en
cuanto a la administración del archivo.
76
POLÍTICAS

77. Es el proceso renovar, recobrar, enmendar o completar los
documentos para prolongar su vida. Para conservar los documentos
debemos conocer: la forma de conservarlos, las causas del
deterioro y las formas restaurarlos.
77
RESTAURACIÓN

78. 78

79. 79