Automate de gestion des emails<br />Prélèvement des mails sur serveur DOMINIO:<br /><ul><li>Consignation
Récupération des mails entrant et sortant, directement sur le routeur du serveur de messagerie.
Possibilité de filtrer certain mails suivant différents critères :
Sujet.
Emetteur.
Destinataire.
Suppression des doublons.
Regroupe les mails dans une boîte mails spécifique à l’automate Mail.</li></ul>Mails entrant<br />Mails sortant<br />Consi...
Automate de gestion des emails<br />Prélèvement des mails sur serveur DOMINIO:<br /><ul><li>Prélèvement des mails dans les...
Récupération des mails entrant et sortant d’une ou plusieurs boîte(s) mails à intervalles réguliers.
Choix des boîtes aux lettres à explorer.
Regroupe les mails dans une boîte mails spécifique à l’automate Mail.</li></ul>Choix des BALs<br />Serveur DOMINO<br />
Automate de gestion des emails<br />Tri des mails:<br /><ul><li>Tri des mails :
Filtre d’exclusion par rapport :
Mots clé dans l’objet du mails :
PRIVE
DIRECTION
...
Adresse émetteur/destinataire.
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Automate mail deploiement 100115_v1

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Présentation EasyE-mail, automate de gestion des mails

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Automate mail deploiement 100115_v1

  1. 1. Automate de gestion des emails<br />Prélèvement des mails sur serveur DOMINIO:<br /><ul><li>Consignation
  2. 2. Récupération des mails entrant et sortant, directement sur le routeur du serveur de messagerie.
  3. 3. Possibilité de filtrer certain mails suivant différents critères :
  4. 4. Sujet.
  5. 5. Emetteur.
  6. 6. Destinataire.
  7. 7. Suppression des doublons.
  8. 8. Regroupe les mails dans une boîte mails spécifique à l’automate Mail.</li></ul>Mails entrant<br />Mails sortant<br />Consignation<br />Serveur DOMINO<br />
  9. 9. Automate de gestion des emails<br />Prélèvement des mails sur serveur DOMINIO:<br /><ul><li>Prélèvement des mails dans les boîtes aux lettres
  10. 10. Récupération des mails entrant et sortant d’une ou plusieurs boîte(s) mails à intervalles réguliers.
  11. 11. Choix des boîtes aux lettres à explorer.
  12. 12. Regroupe les mails dans une boîte mails spécifique à l’automate Mail.</li></ul>Choix des BALs<br />Serveur DOMINO<br />
  13. 13. Automate de gestion des emails<br />Tri des mails:<br /><ul><li>Tri des mails :
  14. 14. Filtre d’exclusion par rapport :
  15. 15. Mots clé dans l’objet du mails :
  16. 16. PRIVE
  17. 17. DIRECTION
  18. 18. ...
  19. 19. Adresse émetteur/destinataire.
  20. 20. Liste d’entités à traiter :
  21. 21. Seul les mail adressés ou provenant d’une entité présente dans la liste seront traités.
  22. 22. Mails bloqués par le filtre :
  23. 23. Suppression définitive.
  24. 24. Traitement et classement dans un dossier « A Classer ».</li></li></ul><li>Automate de gestion des emails<br />Prélèvement et tri des mails sur serveur EXCHANGE <br />(A Confirmer avec exchange 2008):<br /><ul><li>Prélèvement des mails dans les boîtes aux lettres:
  25. 25. Consignation
  26. 26. Récupération des mails entrant et sortant, directement sur le routeur du serveur de messagerie.
  27. 27. Possibilité de filtrer certain mails suivant différents critères :
  28. 28. Sujet.
  29. 29. Emetteur.
  30. 30. Destinataire.
  31. 31. Suppression des doublons.
  32. 32. Regroupe les mails dans une boîte mails spécifique à l’automate Mail.</li></ul>Mails entrant<br />Mails sortant<br />Consignation<br />Serveur EXCHANGE<br />
  33. 33. Automate de gestion des emails<br />Prélèvement et tri des mails sur serveur EXCHANGE:<br /><ul><li>Prélèvement des mails dans les boîtes aux lettres
  34. 34. Récupération des mails entrant et sortant d’une ou plusieurs boîte(s) mails à intervalles réguliers.
  35. 35. Choix des boîtes aux lettres à explorer.
  36. 36. Regroupe les mails dans une boîte mails spécifique à l’automate Mail.</li></ul>Choix des BALs<br />Serveur EXCHANGE<br />
  37. 37. Automate de gestion des emails<br />Tri des mails:<br /><ul><li>Tri des mails :
  38. 38. Filtre d’exclusion par rapport :
  39. 39. Mots clé dans l’objet du mails :
  40. 40. PRIVE
  41. 41. DIRECTION
  42. 42. ...
  43. 43. Adresse émetteur/destinataire.
  44. 44. Liste d’entités à traiter :
  45. 45. Seul les mail adressés ou provenant d’une entité présente dans la liste seront traités.
  46. 46. Mails bloqués par le filtre :
  47. 47. Suppression définitive.
  48. 48. Traitement et classement dans un dossier « A Classer ».</li></li></ul><li>Automate de gestion des emails<br />Objectifs principaux :<br /><ul><li>Extraire les principales métadonnées d’identification :
  49. 49. Date (format date, heure et minute),
  50. 50. ID du mail,
  51. 51. Expéditeur,
  52. 52. Destinataires principaux,
  53. 53. Destinataires en copie,
  54. 54. Objet
  55. 55.
  56. 56. Faire une copie du corps du mail au format PDF (ou PDF/A si besoin) ;
  57. 57. Identifier si le mail comporte ou non une ou plusieurs pièces jointes :
  58. 58. Si oui, les transformer, si approprié et si besoin, au format PDF (ou PDF/A) avec indexation et les compresser ;
  59. 59. Enregistrer dans la base :
  60. 60. Les métadonnées d’identification,
  61. 61. Le mail au format PDF (ou PDF/A), ses pièces jointes au format natif ou PDF(/A), et les PJ non convertissables à leur format natif (fichier audio, vidéo, …).</li></li></ul><li>Automate de gestion des emailsImplantation individuelle<br />AUTOMATE GESTION EMAILSDOMINO<br />Serveur messagerie atelier<br />Réception mails à traiter<br />Consignation mails entrants<br />et sortants - Exceptions<br />Agent <br />Dédoubleur<br />Agent <br />Filtre<br />Mail<br />Transfert un par un des mails<br />Domaine client<br />GED<br />ou<br />Répertoire<br />Transfert périodique <br />(push ou pull) des mails<br />format PDF, des PJ compressées et métadonnées<br />ACROBAT<br />IRIS CAPTURE & DOCUMENT<br />
  62. 62. Automate de gestion des emailsImplantation individuelle<br />AUTOMATE GESTION EMAILSEXCHANGE<br />Serveur messagerie atelier<br />Réception mails à traiter<br />Consignation mails entrants<br />et sortants<br />Agent <br />Filtre- Exceptions<br />Agent <br />Dédoubleur<br />Mail<br />Transfert un par un des mails<br />Domaine client<br />GED<br />ou<br />Répertoire<br />Transfert périodique <br />(push ou pull) des mails<br />format PDF, des PJ compressées et métadonnées<br />ACROBAT<br />IRIS CAPTURE & DOCUMENT<br />
  63. 63. Automate de gestion des emailsImplantation mutualisée<br />ATELIER <br />AUTOMATE GESTION EMAILS DOMINO<br />Serveur messagerie client<br />Consignation mails entrants et sortants<br />Exceptions définies par chaque client<br />Internet<br />Serveur messagerie atelier EZD<br />Réception mails à traiter<br />Une BAL par client<br />Agent <br />Dédoubleur<br />Mail<br />Mail<br />Mail<br />Agent Filtre<br />Agent de<br />transfert<br />Transfert des mails (un à la fois)<br />Domaine client 1<br />Domaine client 2<br />Domaine client ..<br />Transfert périodique sous VPN<br /> mails format PDF, des PJ<br />et métadonnées<br />GED<br />GED<br />GED<br />Agent de<br />transfert<br />ACROBAT<br />IRIS CAPTURE & DOCUMENT<br />DMZ CLIENT<br />DMZ CLIENT<br />DMZ CLIENT<br />FTP Client<br />FTP Client<br />FTP Client<br />Agent de<br />transfert<br />
  64. 64. Automate de gestion des emailsImplantation mutualisée<br />ATELIER <br />AUTOMATE GESTION EMAILS EXCHANGE<br />Serveur messagerie client<br />Consignation mails entrants et sortants<br />Internet<br />Serveur messagerie atelier EZD<br />Réception mails à traiter<br />Une BAL par client<br />Agent <br />Dédoubleur<br />Agent Filtre- Exceptions<br />Mail<br />Mail<br />Mail<br />Agent de<br />transfert<br />Transfert des mails (un à la fois)<br />Domaine client 1<br />Domaine client 2<br />Domaine client ..<br />Transfert périodique sous VPN<br /> mails format PDF, des PJ<br />et métadonnées<br />GED<br />GED<br />GED<br />Agent de<br />transfert<br />ACROBAT<br />IRIS CAPTURE & DOCUMENT<br />DMZ CLIENT<br />DMZ CLIENT<br />DMZ CLIENT<br />FTP Client<br />FTP Client<br />FTP Client<br />Agent de<br />transfert<br />
  65. 65. Merci de votre attention<br />easydemat<br />
  66. 66. Automate de gestion des emailsScénario de démonstration<br />Demander au client d’envoyer un mail avec une ou plusieurs PJ à l’adresse du démonstrateur - noter l’heure d’envoi du mail et son poids en ko ;<br />Se connecter via VPN sur Easydemat.com ;<br />Montrer la réception du mail dans sa BAL – Ouvrir le mail – Répondre sans PJ en mettant en copie un destinataire du client et en copie cachée un autre. Envoyer le mail ;<br />Faire vérifier la réception du mail de réponse par le destinataire principal et si possible par ceux en copie ;<br />Se connecter sur EasyCalame GED :<br /><ul><li>montrer la présence du 1er mail au format PdF – noter l’heure d’arrivée et le poids des fichiers ;
  67. 67. montrer la présence du 2nd mail au format PdF – montrer les métadonnées enregistrées, en particulier le destinataire principal, le destinataire en copie et l’absence du destinataire en copie cachée.</li></li></ul><li>Automate de gestion des emails<br /><ul><li>Phase 1 : Activation de la consignation
  68. 68. Sur le serveur de mail, activation de la fonction « Consignation » : une copie de chaque mail entrant et sortant est routée vers une BAL dédiée (même serveur ou serveur distant) – (sauf mails exclus par règles de consignation).
  69. 69. Phase 2 : 1er tri des mails
  70. 70. Un agent automatique A :
  71. 71. Élimine les mails dont :
  72. 72. l’objet commence par : [Personnel], [CONF-RH], …
  73. 73. le seul destinataire au sein de la société est en copie cachée,
  74. 74. l’auteur figure dans une liste (blacklist – à enrichir au fil de l’eau)
  75. 75.
  76. 76. Déplace les autres mails vers un dossier « A DEDOUBLONNER»</li></ul>Nota : les mails avec des pièces jointes d’un volume dépassant un certain seuil peuvent être routés vers un dossier spécifique pour un traitement manuel.<br />
  77. 77. Automate de gestion des emails<br /><ul><li> Phase 4 provisoire : Traitement d’un mail
  78. 78. Créer un répertoire (nom = ID du mail suivi de sa date, heure, minute d’émission)
  79. 79. Créer trois sous-répertoires pour respectivement :</li></ul>EML & PJ Orig : y copier le mail au format EML et y détacher les pièces jointes à leur format natif,<br />MAIL & PJ PDF : Enregistrer le mail au format PdF et y recopier les PJ ;<br />IDENTIFICATION : Enregistrer les métadonnées d’identification.<br /><ul><li>Phase 4 (objectifs à confirmer) : Traitement d’un mail
  80. 80. Créer un répertoire (nom = ID du mail suivi de sa date, heure, minute d’émission)
  81. 81. Créer quatre sous-répertoires pour :
  82. 82. copier le mail au format EML et y détacher les pièces jointes à leur format natif,
  83. 83. Enregistrer le mail au format PdF et les PJ après transformation au format PDF, indexation et compression ;
  84. 84. Enregistrer les métadonnées d’identification
  85. 85. Enregistrer les métadonnées sémantiques.</li></li></ul><li><ul><li> Phase 6 : Indexation et analyse des fichiers par un agent C qui :
  86. 86. Indexe les documents de chaque répertoire temporaire ainsi que les PJ ?
  87. 87. Enregistre le mail au format PDF dans la GED avec ses PJ,
  88. 88. Initialise un workflow pour soumettre à un secrétariat et/ou au destinataire (ou son délégué) l’enregistrement pour soit l’éliminer, soit enrichir et valider les métadonnées.</li></ul>Automate de gestion des emails<br />
  89. 89. <ul><li> Phase 3 : Dédoublonnage des mails
  90. 90. Un agent automatique B (fréquence d’intervention paramétrable) :
  91. 91. Recense les mails arrivés sur la plage horaire de traitement (paramétrable),
  92. 92. Recherche les doublons (en incluant la plage horaire suivante),
  93. 93. Identifie le mail adressé au premier destinataire interne – le transfère dans un dossier « A traiter » et élimine les éventuelles autres copies.</li></ul>Automate de gestion des emails<br />
  94. 94. <ul><li> Phase 5 : Enregistrement du mail dans la GED
  95. 95. Sélectionne les pièces jointes :
  96. 96. au format PDF et les enregistre dans un sous-répertoire temporaire A,
  97. 97. pouvant être transformées au format PDF/A, les transforme et enregistre la version PDF dans le sous-répertoire A et la version originale dans un sous-répertoire B,
  98. 98. éventuellement restantes et les enregistre dans le sous-répertoire A,
  99. 99. Route vers :
  100. 100. une BAL de stockage, les mails « courants » (durée de stockage à fixer),
  101. 101. une BAL « Archivage coffre » les mails à « valeur probante » (durée de stockage à hériter de la GED),</li></ul>Automate de gestion des emails<br />
  102. 102. Automate de gestion des emails<br /><ul><li>Métadonnées de base :
  103. 103. ID du message ; Objet ; Date ;
  104. 104. Autres métadonnées (si liaison avec l’annuaire et fonction de la richesse de celui-ci)</li></ul>Expéditeur :<br /> Nom, prénom<br /> Société (code, désignation) :<br />Destinataire(s) principaux :<br /> Internes :<br /> Externes :<br />Destinataire(s) en copie :<br /> Internes :<br /> Externes :<br />Affaire (code, désignation) :<br />Quatre champs pour PJ :<br />Mail PDF & PJ PDF<br />Mail EML & PJ natives<br />Métadonnées sémantiques :<br />Divers<br />
  105. 105. Serveur messagerie EZD<br />Consignation mails entrants<br />et sortants mise en place<br />SERVEUR<br />MESSAGERIE<br />Agent Filtre<br />GRW01<br />Agent Elimination doublons<br /><ul><li>Sélectionner le premier mail arrivé
  106. 106. Détacher les PJ & copier le mail au format EML
  107. 107. Copier le mail au format PDF
  108. 108. Extraire et enregistrer les métadonnées
  109. 109. Créer un enregistrement dans la GED
  110. 110. Sélectionner le mail suivant
  111. 111. …</li></ul>DEV03<br />GRW01<br />

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