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Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales
         UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO

                     TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIÓN

NOMBRE DEL PROYECTO: ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL
ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL
COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ


1. RESUMEN DEL PROYECTO

   1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

   El principal problema encontrado es la falta de organización y de procesos
   técnicos del área de archivo, ya que existe mucha demora en la
   administración de la biblioteca y recuperación de los archivos y
   documentos, como así también en la catalogación en el Comité Cívico Pro
   Santa Cruz siendo esta empresa precisa de información rápida y oportuna
   al servicio del departamento, para eso se implementara la catalogación en
   sistemas computarizados.

   1.2 AMBITO O COMPETENCIA

   Implementación de paquete informático para la catalogación y recuperación
   de información.

   1.3 PROPOSITO DEL PROYECTO
   Este proyecto tiene como propósito organizar la documentación para su
   rápida recuperación, catalogación y brindar al usuario un mejor servicio.


   1.4 LOCALIZACION DEL PROYECTO
   Comité Cívico Pro Santa Cruz


   1.5 UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO
   Comité Cívico Pro Santa Cruz


   1.6 RESPONSABLE DEL PROYECTO

       Nombre                         Cargo                       Firma
Laura Rojas Ayala          Responsable de Biblioteca

ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS
COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ
LAURA ROJAS AYALA                                                              1
Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales
          UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO


   1.7 JUSTIFICACION DEL PROYECTO

   La     implementación   del   presente   proyecto   permitirá   organizar    la
   documentación y de esta manera una fácil búsqueda y recuperación de los
   documentos para poder tomar decisiones rápidas y oportunas.

   1.8 BREVE DESCRIPCION TECNICA DEL PROYECTO

   Optimizar la organización del archivo a través de la implementación de los
   procesos técnicos y la sistematización computarizada, para una búsqueda y
   recuperación rápida, fácil y oportuna de la información, así como brindar al
   usuario mejor acceso a la información documental física y digital.


2 DESARROLLO DEL PROYECTO

   2.1 DESCRIPCION DEL PROYECTO

     i.    Objetivo del proyecto

   Proponer un sistema de organización digital para optimizar, la clasificación,
   el acceso y la recuperación de la información de forma eficaz y eficiente.



    ii.    Procesos técnicos

   a. inventario

   b. selección

   c. clasificación

   d. organización

   e. catalogación computarizada

   f. indización

   g. digitalización

   h. migración base de datos

ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS
COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ
LAURA ROJAS AYALA                                                               2
Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales
            UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO


     iii.   Enfoque físico

    El material requerido para la implementación del presente proyecto
    comprende:

                       2 estantes móviles metálicos con capacidad de 100
                       archivadores tipo torre cada uno

                       1 estación de trabajo tipo L

                       1 silla giratoria con ruedas

                       1 computadora personal

                       1 scanner

                       1 impresora

                       Material de escritorio




    2.2 CRONOGRAMA DE EJECUCION

                          Noviembre                Diciembre                Enero
   Actividad        Sem    Sem   Sem   Sem   Sem    Sem   Sem   Sem   Sem   Sem   Sem   Sem
                     .1     .2    .3    .4    .1     .2    .3    .4    .1    .2    .3    .4


INVENTARIO

SELECCIÓN

CLASIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN
CATALOGACIÓN
COMPUTARIZADA
INDIZACIÓN

DIGITALIZACIÓN




 ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS
 COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ
 LAURA ROJAS AYALA                                                                      3
Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales
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     2.4. SITUACION DE LA COMPAÑÍA SIN / CON PROYECTO

     SITUACION SIN PROYECTO                   SITUACION CON PROYECTO

    Demora en la entrega de la              Documentación organizada en el
     información                              sistema
    Envío de información errónea o          Fácil y rápido acceso a la
     incompleta                               información computarizada
    Extravío o pérdida de información       Información correcta y oportuna




3. RESUMEN PLAN DESARROLLO UNIVERSITARIO 2003-2007

     3.1. MISION

     Brindar un servicio de excelencia en la administración de la documentación
     para que el usuario tenga la información en tiempo y calidad.

     3.2 ANALISIS FODA

FORTALEZA                                OPORTUNIDADES

1.   Herramientas informáticas           1.   Expansión de la empresa
2.   Infraestructura adecuada            2.   Sistemas informáticos avanzados
3.   Recursos económicos
4.   Personal capacitado


DEBILIDADES                              AMENAZAS

1. Falta de organización                 1.   Pérdida de información
2. Falta de un sistema de                2.   Exigencias del medio con relación
   clasificación                              a la fluidez de la información
3. Falta de apoyo de las diferentes
   áreas
4. Falta de personal




ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS
COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ
LAURA ROJAS AYALA                                                                 4
Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales
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   3.3 LINEAS DE ACCION Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS DEL COMITÉ
      CÍVICO PRO SANTA CRUZ

         LINEAS DE ACCION                    OBJETIVOS ESTRATEGICOS
atención al cliente                       Alcanzar excelencia en atención al
                                          público de interés, con un sistema
                                          computarizad eficiente
                                          Alcanzar     mayores       niveles   de
                                          eficiencia operacional y de gestión
Modernización institucional               Promover el uso de herramientas de
                                          gestión adecuadas al desarrollo del
                                          negocio
Capacitación de la fuerza laboral         Desarrollar      y     fortalecer   las
                                          competencias       del    personal,    y
                                          actualizar al personal
Óptimo clima laboral                      Fortalecer     el    compromiso,      la
                                          satisfacción e identidad de los
                                          funcionarios con la compañía



   3.4 VINCULACION ENTRE EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
      Y EL PROYECTO

      OBJETIVOS DEL PLAN
                                             OBJETIVOS DEL PROYECTO
        INSTITUCIONAL


Optimizar el sistema de gestión a         Proponer un sistema de organización
través de la permanente planificación,    manual y digital para optimizar, la
evaluación y optimización de nuestros     clasificación, el acceso y la
procesos, la capacitación, valorización   recuperación de la información de
y reconocimiento del personal.            forma eficaz y eficiente, a fin de
                                          satisfacer las necesidades de una
                                          empresa en crecimiento.




ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS
COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ
LAURA ROJAS AYALA                                                                5

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NOMBRE DEL PROYECTO: ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ

  • 1. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIÓN NOMBRE DEL PROYECTO: ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ 1. RESUMEN DEL PROYECTO 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El principal problema encontrado es la falta de organización y de procesos técnicos del área de archivo, ya que existe mucha demora en la administración de la biblioteca y recuperación de los archivos y documentos, como así también en la catalogación en el Comité Cívico Pro Santa Cruz siendo esta empresa precisa de información rápida y oportuna al servicio del departamento, para eso se implementara la catalogación en sistemas computarizados. 1.2 AMBITO O COMPETENCIA Implementación de paquete informático para la catalogación y recuperación de información. 1.3 PROPOSITO DEL PROYECTO Este proyecto tiene como propósito organizar la documentación para su rápida recuperación, catalogación y brindar al usuario un mejor servicio. 1.4 LOCALIZACION DEL PROYECTO Comité Cívico Pro Santa Cruz 1.5 UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO Comité Cívico Pro Santa Cruz 1.6 RESPONSABLE DEL PROYECTO Nombre Cargo Firma Laura Rojas Ayala Responsable de Biblioteca ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LAURA ROJAS AYALA 1
  • 2. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO 1.7 JUSTIFICACION DEL PROYECTO La implementación del presente proyecto permitirá organizar la documentación y de esta manera una fácil búsqueda y recuperación de los documentos para poder tomar decisiones rápidas y oportunas. 1.8 BREVE DESCRIPCION TECNICA DEL PROYECTO Optimizar la organización del archivo a través de la implementación de los procesos técnicos y la sistematización computarizada, para una búsqueda y recuperación rápida, fácil y oportuna de la información, así como brindar al usuario mejor acceso a la información documental física y digital. 2 DESARROLLO DEL PROYECTO 2.1 DESCRIPCION DEL PROYECTO i. Objetivo del proyecto Proponer un sistema de organización digital para optimizar, la clasificación, el acceso y la recuperación de la información de forma eficaz y eficiente. ii. Procesos técnicos a. inventario b. selección c. clasificación d. organización e. catalogación computarizada f. indización g. digitalización h. migración base de datos ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LAURA ROJAS AYALA 2
  • 3. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO iii. Enfoque físico El material requerido para la implementación del presente proyecto comprende: 2 estantes móviles metálicos con capacidad de 100 archivadores tipo torre cada uno 1 estación de trabajo tipo L 1 silla giratoria con ruedas 1 computadora personal 1 scanner 1 impresora Material de escritorio 2.2 CRONOGRAMA DE EJECUCION Noviembre Diciembre Enero Actividad Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem .1 .2 .3 .4 .1 .2 .3 .4 .1 .2 .3 .4 INVENTARIO SELECCIÓN CLASIFICACIÓN ORGANIZACIÓN CATALOGACIÓN COMPUTARIZADA INDIZACIÓN DIGITALIZACIÓN ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LAURA ROJAS AYALA 3
  • 4. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO 2.4. SITUACION DE LA COMPAÑÍA SIN / CON PROYECTO SITUACION SIN PROYECTO SITUACION CON PROYECTO  Demora en la entrega de la  Documentación organizada en el información sistema  Envío de información errónea o  Fácil y rápido acceso a la incompleta información computarizada  Extravío o pérdida de información  Información correcta y oportuna 3. RESUMEN PLAN DESARROLLO UNIVERSITARIO 2003-2007 3.1. MISION Brindar un servicio de excelencia en la administración de la documentación para que el usuario tenga la información en tiempo y calidad. 3.2 ANALISIS FODA FORTALEZA OPORTUNIDADES 1. Herramientas informáticas 1. Expansión de la empresa 2. Infraestructura adecuada 2. Sistemas informáticos avanzados 3. Recursos económicos 4. Personal capacitado DEBILIDADES AMENAZAS 1. Falta de organización 1. Pérdida de información 2. Falta de un sistema de 2. Exigencias del medio con relación clasificación a la fluidez de la información 3. Falta de apoyo de las diferentes áreas 4. Falta de personal ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LAURA ROJAS AYALA 4
  • 5. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO 3.3 LINEAS DE ACCION Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LINEAS DE ACCION OBJETIVOS ESTRATEGICOS atención al cliente Alcanzar excelencia en atención al público de interés, con un sistema computarizad eficiente Alcanzar mayores niveles de eficiencia operacional y de gestión Modernización institucional Promover el uso de herramientas de gestión adecuadas al desarrollo del negocio Capacitación de la fuerza laboral Desarrollar y fortalecer las competencias del personal, y actualizar al personal Óptimo clima laboral Fortalecer el compromiso, la satisfacción e identidad de los funcionarios con la compañía 3.4 VINCULACION ENTRE EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y EL PROYECTO OBJETIVOS DEL PLAN OBJETIVOS DEL PROYECTO INSTITUCIONAL Optimizar el sistema de gestión a Proponer un sistema de organización través de la permanente planificación, manual y digital para optimizar, la evaluación y optimización de nuestros clasificación, el acceso y la procesos, la capacitación, valorización recuperación de la información de y reconocimiento del personal. forma eficaz y eficiente, a fin de satisfacer las necesidades de una empresa en crecimiento. ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ LAURA ROJAS AYALA 5