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Site Mailboxes – Le meilleur d’Exchange & SharePoint
Site Mailboxes – Le meilleur des deux mondes
Focus Office 365 & SharePoint Online
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Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013"

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Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013"

  1. 1. Eryem TalksGED, Dématérialisation, Sécurité, Records Management
  2. 2. Qui je suis ?
  3. 3. Nos offres & activités
  4. 4. Eryem Talks ?
  5. 5. AgendaLes nouveautés GED avec SharePoint 2013Dématérialisation et gestion de courrier avec Kisiwa 360°Gouvernance de la sécurité et classification avec TitusECM et Records Management avec SharePoint 2013
  6. 6. Dématérialisation & GEDQuelles nouveautés dans SharePoint 2013 ?
  7. 7. Dématérialisation & GEDPDFLADOCR• Globale• Plein-texte• Humains• Intégration• Bibliothèques• Collaboration• Métadonnées• ClassementIndexationStockage&archivageRechercheWorkflowsSpoolsFaxPapier
  8. 8. En standard dans SharePoint 2013?
  9. 9. Versionning
  10. 10. Document sets
  11. 11. Améliorations des documents sets
  12. 12. Prévisualisation des documents
  13. 13. Office Web Apps
  14. 14. Recherche
  15. 15. Workflows
  16. 16. Document ID
  17. 17. SkyDrive Pro
  18. 18. SkyDrive Pro en mode déconnecté
  19. 19. Problématiques
  20. 20. Dématérialisation et Gestion dedossiersAller plus loin avec les solutions 360° de Kisiwa
  21. 21. Problématiques
  22. 22. Classification & SécuritéAller plus loin avec les solutions Titus
  23. 23. Records Center & eDiscoverySharePoint 2013, la plateforme ECM & RM
  24. 24. 2 grands modes : In-place & Records Centre
  25. 25. Archivage “In-place”
  26. 26. Archivage “Records center”
  27. 27. Information Management Policies
  28. 28. Retention Policy
  29. 29. Audit Policy
  30. 30. L’opération “Send-to”
  31. 31. Conformité des sitesUne politique définit notamment :• La stratégie de retention du site et desmailboxes associées• La cause de fermeture d’un projet• Les conditions d’expiration d’un projetAccessible aussi pour les sites en “self-service”Les politiques peuvent être répliquées à l’échellede l’entreprise au travers du content type hub
  32. 32. Conformité des sites - Configuration
  33. 33. Deux grandes avancées RMeDiscovery• Préservation “in-place”dans SharePoint &Exchange (et Lync)• Integré, gestion globaleà l’échelle de l’EntrepriseSite Mailboxes• Mail & Documentsrassemblés• Rétention et conformitéau travers des différentsespaces
  34. 34. Le « Discovery Center »
  35. 35. Discovery Set
  36. 36. Contenu d’un “Discovery set”
  37. 37. Site Mailboxes – Le meilleur d’Exchange & SharePoint
  38. 38. Site Mailboxes – Le meilleur des deux mondes
  39. 39. Focus Office 365 & SharePoint Online
  40. 40. Les pratiques… en 20 minutes intensivesRecordsManagement
  41. 41. Que manque t’il à SharePoint ?DoD 5012.2(168)Fortune 1000(105)SharePoint(72)
  42. 42. 7 concepts clefs du Records Management
  43. 43. La disposition est un processusQualification• Quels contenusRevue• Avant destructionou transfertDestruction• Suppression etAudit
  44. 44. Enregistrement ou pas ?
  45. 45. QualificationEchantillonnageDonner 5 secondes aumétierLe temps qu’il faut auRecords ManagerComparer
  46. 46. Surveiller & améliorer
  47. 47. Les étapes de déclaration3. EnrichirMéta-données, Dates effectives, tags…2. CatégoriserDéfinir le type de contenu et plan de classement associé1. QualifierEn-cours, Référence, Enregistrement
  48. 48. Qualification des états d’archivageEn cours :• C’est unenregistrement…mais je le traiteraiplus tardEnregistrement• Les critères sontatteintsRéférence• Le remplis pas lescritères, mais doitêtre conservé car ilest un supports àmon travail
  49. 49. Catégorisation & plan de classementPlan de classementniveau 1Plan de classementniveau 2Planning deretentionFinanceBudgets 2 ans après dépôtFiscal 5 ans fin FYQualitéAudits 3 ans aprèscréationClassificationType decontenu3Type decontenu2Type decontenu1
  50. 50. Gestion des affaires (Case)
  51. 51. Gestion des dossiers permanents
  52. 52. Gestion des dossiers physiques
  53. 53. Canaux et flux documentaires (1000 personnes)Email• 100 mails / j• 5% d’enregistrements• 220j / an• 1 100 000 enregistrements /anDocuments (Direct)• 2 documents / semaine• 95% d’enregistrements• 220j / an• 83 600 enregistrements /anDocuments(Workflows)• 2 nouveaux workflows / an• 100 utilisateurs• 1 transaction / j / utilisateur• 220j / an• 44 000 enregistrements
  54. 54. 3 Métriques essentielles à surveiller
  55. 55. Quelles solutions ?
  56. 56. En synthèse
  57. 57. Pour aller plus loin…Eryem Conseil / 09 52 46 64 55 / contact@eryemconseil.com / www.eryemconseil.com

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