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PASOS PARA LIQUIDAR LA PRIMA DE SERVICIOS EN EL PROGRAMA DE NOMINA DE
ILIMITADA
Por Alexander Aguirre – alexander.aguirre@ilimitada.com.co
17-05-11
Aplica desde versión: RHI
Recuerde que el programa de Nómina de ilimitada le proporciona el pago automático de esta prestación
siguiendo los pasos que a continuación mencionamos. Para hallar el salario promedio para el cálculo de la
prima de servicios, se deben tener los acumulados con cuales se realizará dicho promedio; dependiendo del
número de meses que desee tomar.
1. Fecha de proceso: Ingrese al programa con la fecha de proceso del semestre que se va a liquidar.
Ejemplo si se va a liquidar la prima del primer semestre está fecha tiene que ser Junio 30, si es el
segundo semestre la fecha es Diciembre 30. Lo anterior para que el sistema de nómina pueda proyectar
el semestre calendario por el cual se va a realizar dicho cálculo.
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2. Ingresar por la opción de SoportesInstalaciónMantenimiento de compañíasDatos generales valide
que en el campo “tiempo causa primas”, tenga asignado 1 día, adicionalmente en este mismo
mantenimiento por la opción de Conceptos, validar que exista el concepto de primas que previamente
fue creado por la opción de ArchivosConceptos.
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Opción de Conceptos
3. Ingresar por la opción de ArchivosConceptos y seleccionar el concepto de primas y validar el campo
“pagar” (15 días), y en el campo “causa derecho” (1).
Recuerde también verificar en la tabla de conceptos cada uno de los conceptos que afectan para el pago de
primas (Ej.: salario, comisiones, horas extras, auxilio de transporte, etc.)
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4. Ingresar por la opción de ArchivosEmpleadosMaestro y revisar por cada empleado los campos:
 Tipo de contrato (F=Fijo) (I=Indefinido)
 Cálculo prestacional (B=Salario Fijo P=Salario variable)
 Fecha de ingreso
 Fecha de última prima(es de carácter informativo para el comprobante de primas), puede tener la
fecha de pago de la última prima o tener la fecha de ingreso, en el caso que el empleado ingresó
dentro del semestre que se va a liquidar esta prestación o estar en blanco.
 Fecha de vencimiento contrato solo para empleados con contrato a término Fijo.
5. Ingresar por la opción de ArchivosEmpleadosPrestaciones Sociales: revisar por cada empleado los
siguientes campos:
 Tipo de Empleado Cero (0) que significa genérico
 Método de liquidación (1): si la empresa considera el año de 365 días (2) si la empresa considera el
año de 360 días y (3) si la empresa considera el año de 360 días pero reconoce el día 31, en caso de
que el empleado haya ingresado el día 31 y dicho día se debe incluir así se considere el año de 360
días.
 Activar switche de liquidar primas
 Concepto de primas: Ingrese el código del concepto que previamente se creó en la tabla de
conceptos
 Número de meses promedio (6); depende del rango de fechas que se va a tener en cuenta para
hallar el promedio; puede ser (5) ó 6 meses, dependiendo de los meses que se tengan acumulados.
 Fecha de última prima: Puede tener la fecha de pago de la última prima o la fecha de ingreso, para
el caso de los empleados que ingresaron dentro del semestre le liquidación de esta prestación o
estar en blanco. Este campo lo actualiza el programa automáticamente cuando se hace el proceso
de generación de la prima.
 Valor prima, este campo es informativo
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6. Ingresar por la opción de ProcesosMarcar empleadosProceso de Marcación: a través de esta opción
se selecciona el empleado o grupo de empleados para los cuales se va a realizar el proceso de
liquidación de prima, dando clic sobre el campo “seleccionar todas las primas” o en opciones de
búsqueda seleccione el empleado al cual se le va a efectuar el pago de no ser todos.
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ProcesosMarcar empleadosInforme de empleados marcados: Informe que detalla los empleados que se
marcaron para realizar el proceso de liquidación de prima de servicios.
7. ProcesosMarcar empleadosInforme completo: este informe muestra los empleados marcados como
los empleados que no fueron marcados.
8. ProcesosPrestaciones socialesGeneración de cálculos: A través de esta opción se generan los cálculos
para el proceso de liquidación de primas, diligenciando los siguientes campos:
 Fecha de liquidación: Ingrese la fecha de liquidación de la prima, es decir para el primer semestre
junio 30 y para el segundo semestre diciembre 30. Recuerde el formato de la fecha el
MM/DD/AAAA.
 Tipo de generación: Esta opción sugiere realizar el proceso por las siguientes opciones:
Informe: el programa hace todo el proceso de generación de la prima, pero en forma de consulta,
este proceso se puede hacer cuantas veces se requiera, hasta que esté seguro de que la información
esta correcta.
Novedad: Este proceso es definitivo; es decir, el programa carga al archivo de novedades todos los
empleados marcados para este proceso con el valor de la prima.
 Primas: Activar este switche
 Fecha inicial de Primas: Fecha inicial del mes que se va a tomar para hallar el promedio con el cual
se calculará el valor de la prima, si es el primer semestre esta fecha será 01/01/2010, si por el
contrario es el promedio es para el segundo semestre esta fecha será 07/01/2010.
 Fecha final de Primas: Fecha final del mes que se va a tomar para hallar el promedio con el cual se
calculará el valor de la prima, si el primer semestre esta fecha será 05/31/2010, si por el contrario es
el promedio para el segundo semestre esta fecha será 11/30/2010.
Dependiendo de los meses que se tengan acumulados.
 Periodo de pago inicial y final: estas fechas son de carácter informativo; se reflejan en el
comprobante de primas que se imprime por DocumentosPrestaciones socialesComprobante de
primas. Si se está calculando las primas para el primer semestre en fecha inicial y final se colocaría
todo el rango de meses que abarca el semestre, es decir 01/01/2010 hasta 06/30/2010, si está
calculando el segundo semestre estas fechas serán 07/01/2010 hasta la fecha 12/31/2010.
 Reajuste de primas: se utiliza esta opción, si la empresa posteriormente hace nuevamente el
cálculo y se paga la diferencia al empleado.
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Una vez se le da aceptar el programa muestra las opciones:
 Tipo de liquidación de cesantías para salario básico: dejarlo por defecto como lo muestra el
programa, ya que esta opción solo es válida cuando se genera el proceso de liquidación de
cesantías.
 Tipo de liquidación de Prestaciones para empleados Fijos: vencimiento de contrato,
corresponde a aquellos empleados que tienen fecha de vencimiento y al momento de
generar el programa sólo calculara el valor al que tiene derecho hasta la fecha de
vencimiento de contrato. Fecha de liquidación, el programa genera el pago de las primas
hasta la fecha que se le definió en periodo inicial y final de primas tanto para empleados con
contrato a término fijo como indefinido.
ProcesosPrestaciones socialesInforme de prestacionesReporte de primas: a través de esta
opción se puede consultar el informe generado para su posterior revisión y aprobación; también
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este informe puede ser generado en forma más resumida por la opción de ProcesosPrestaciones
socialesInforme de prestacionesReporte de prestaciones papel pequeño.
9. ProcesosPrestaciones socialesGeneración de cálculos: una vez es aprobado el pago se repite el paso
número 9 pero ya indicándole al programa que en el campo “Tipo de generación” es por Novedad; una
vez se le de aceptar, el programa devuelve el siguiente mensaje “¿Este proceso borra las novedades
anteriores, desea borrarlas? La respuesta en este caso es “SI” si usted no tiene novedades digitadas, o
“No” si ya he capturado novedades de algún periodo de liquidación. Ejemplo si usted va a pagar la
nomina de Junio y va a incluir la liquidación de la prima en este periodo.
Nota: Tener presente que si se va a pagar solamente las primas sin incluirlas en un periodo de nómina,
debe generar el proceso de liquidación del periodo por la opción de Liquidación Liquidación de
PeriodoLiquidar periodo de nomina y en los procesos solamente marcar el switche de “Novedades”,
desmarcando todos los demás como Automáticos, Incapacidades, Conceptos Fijos, Auxilio de transporte,
Salud y pensiones, etc. Una vez efectuado este proceso continuar con los pasos normales de una
liquidación de un periodo de nomina: Prenómina periódica, Recibos de pago, cheques o transferencia,
enlace, informes normales de un periodo, copia de seguridad, acumulación.
10. DocumentosPrestacionesComprobante de primas: por esta opción el programa permite imprimir el
comprobante de primas con los campos de fecha de ingreso, periodo de causación de primas, número
de días realmente laborados, número de días a pagar, valor a pagar entre otros.
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Nota: Tener presente que para realizar una revisión de promedios para aquellos empleados a los cuales
se les genera la liquidación de primas con promedio por ser salarios variables, el programa permite
generar un listado de promedios, por la opción de ProcesosPrestaciones socialesInforme de
prestacionesReporte de promedios. Adicionalmente verificar la opción de
SoportesInstalaciónParámetros: acondicionar los switches de acuerdo a las necesidades de la empresa.
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Recuerde que el valor generado por el sistema puede ser modificado por el usuario una vez se encuentre en
novedades desde la opción de ProcesosPrestaciones socialesCorrección de la generación, donde registrará
el siguiente mensaje:
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Una vez es aceptada la opción sólo podrá modificarse el valor correspondiente sueldo final día, días
calculados para pagar y valor a pagar; estos valores modificados se verán reflejados, en
LiquidaciónNovedadesCorrección, ProcesosPrestaciones socialesInformes de PrestacionesReporte de
primas, y en DocumentosPrestaciones socialesComprobante de Primas
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