Vergleich Aktenverarbeitung mit und ohne DMS

1. SCAN AS SCAN CAN
Wohl und Wehe der
elektronischen Archivierung
Gemeindeverwaltung Westoverledingen
Theo Douwes Hardy Hessenius
Organisation Technikunterstützte
Informationsverarbeitung

2. Gemeindeverwaltung Westoverledingen
Hardy Hessenius
Theo Douwes
Technikunterstützte
Organisation
Informationsverarbeitung

3. Gemeinde Westoverledingen

4. Gemeinde Westoverledingen
• im Landkreis Leer (Südliches Ostfriesland)
• ca. 20.100 Einwohner
• 130 Mitarbeiter, davon 55 in der Verwaltung
• Zielsetzung: Bürgernahe Verwaltung

5. Verwaltungsarbeit
Bisherige Situation
• Bildschirmarbeitsplätze (Schreiben elektronisch
erstellen und elektronisch ablegen)
• Aktenführung durch Hängeregister (Kopie des
Schreibens zur Akte)

6. Vernetzung (über Gemeindegrenzen)
• Vernetzung des Rathauses
• Anbindung von Außenstellen
• Zunehmende Vernetzung auf Landkreisebene,
Beispiel:
– SGB II (passiv)
– Bundestagswahl
– ...

7. Die Gemeindeverwaltung
• Die Verwaltung

8. Wir haben ...
• …Papierberge, die abgelegt und wiedergefunden
werden wollen
• Dieses müsste mit
Hilfe der Technik möglich
sein

9. Sollte man dann nicht gleich ...
Die gesamte Verwaltungsarbeit
„elektronisieren“
 Bestehendes Papier soll in elektronische
Form gewandelt werden – Digitale Akte
 „Neues Papier“ verhindern
 Vernetzung der Aktenführung
 Mehr Informationen am Arbeitsplatz
 Workflow-Management

10. Was reicht nicht aus ?
Nur ablegen und Wiederfinden
 Altakten- und Vorgangsdigitalisierung allein
hilft wenig

11. Archivieren und mehr ...
Dokumenten-
Management
Registratur
Fach-
Verfahren

12. Archivieren und mehr ...
Mobilität Formular-
Dokumenten- Service
Management Kommuni-
kation
Sicherheit
Effizienz
Digitale
Verarbeitung
Massen-
Druck
Archivierung
Work-
Fach- Flow
Verfahren Akten-
Beleg- plan
Registratur
Erfassung

13. Problemstellungen in der Praxis
Die alltäglichen Probleme der Ablage
 Mehrfachablage
 Informationen sind nicht sachlich gegliedert
 Informationswissen ist an Personen gebunden und
organisationsabhängig
 kein verbindliches Ablageschema
 Diskrepanz zwischen sachbezogener und
empfängerbezogener Ablage
 Hoher Aufwand für gute Ablage
 Auseinanderdriften von EDV- und Papierablage

14. Problemstellungen in der Praxis
Die alltäglichen Probleme des Suchens und Bearbeitens:
 Retrievalprobleme
bisher Suchzeiten in Papier zu lange,
jetzt noch länger mit der EDV ?
wer kennt schon Dateinamen, Suchpfade
 Zeitprobleme
Ist das Chaos in der EDV
nicht nur das Suchen und holen, auch das definieren
 Terminprobleme, als beim Papier?!?!?!?
schlimmer fehlende Termingenauigkeit,
Terminsicherheit
 Platzprobleme
zuviel Akten, falsche Registratur/Möblierung
 zuviel einzelne Programme,
wo ist was gespeichert?
welches Verzeichnis?
welcher Dateiname?
X-Versionen
x-eMail-Kopien, etc.

15. Stufen der
EDV- Schriftgutverwaltung
Aktenplanverwaltung
EDV- unterstützte
Aktenverwaltung (der
verbleibenden Papierakten)
Informationsmanagement -
Wissensmanagement
6. Vollelektronische Bearbeitung
EDV-Schriftgutverwaltung
(Dokumentenverwaltung)
 Scannen von Tagespost
 Automatisierte
 elektronische Verteilung
Schriftstückerstellung und Bearbeitung
 Bürokommunikation
 Einsatz digitaler
Massenspeichersysteme
 Einbindung der Office-
Produkte

16. Entscheidung für

17. Das erste „Aber...“
• Was ist mit ..
– Mitnehmen der Akte
– Blättern in der Akte
– Anstreichen in der Akte, Randnotizen
– Verfahrenssituation vor Gericht
– Fall abschließen und Akte in den Keller bringen

18. Das erste Aber ...
Mitnehmen der Akte
 Ich nehme meine  Geht alles, entweder
Akten gerne mit zu ist dort auch unser
Besprechungen, zum DMS im Einsatz
Chef ...
oder
ich nutze die
Mobilfunktionen des
Programms

19. Das erste Aber ...
Blättern in der Akte
 Blättern von Papier ist  Ich kann wie in einer
schneller, echten Akte blättern
chronologisch klarer  (Demonstration)
und übersichtlicher ...

20. Das erste Aber ...
Anstreichen in der Akte
 Ich brauche die  Es gibt die Möglichkeit,
Möglichkeit, Notizen für jedes Dokument
und Notizen zu hinterlegen
Randbemerkungen in  Demonstration
der Akte zu vermerken

21. Das erste Aber ...
Juristische Sicherheit
 Eine „echte“ Akte  Fälschungssicherer
erscheint mir aus Dateispeicher
juristischen Gründen  „Vertiffung“ in
fälschungssicherer Verbindung mit einer
elektronischen
Signatur jedes
Mitarbeiters und einem
permanent laufendem
Änderungsprotokoll

22. Das erste Aber ...
Fall abschließen und ab in den Keller
 Einen Fall (Akte)  Ich kann mittels
möchte ich unseres DMS Akten
abschließen und alles aussondern, um sie
Abgeschlossene nicht permanent „vor
separat betrachten der Nase“ zu haben
können

23. Das zweite „Aber...“
• Was ist mit ...
– Erstkosten (Scanner, Software, Schulung)
– Angst vor Überwachung bei Mitarbeitern ?
– Archivierungszeit ? Kann ich die Dokumente in 30
Jahren auch noch lesen ?
– Wie geht das mit der Prüfung durch das
Prüfungsamt?

24. Das zweite Aber ...
Investitionskosten
 Kostet das alles nicht  Was brauchen wir
furchtbar viel Geld, denn ?
das die Kommunen Programm
nicht haben ? Server
 Es ist wohl kaum Scanner
möglich, schrittweise Schulung
die neue Arbeitsweise Support
einzuführen, d.h., die  Kostenvergleich
Erstkosten sind Arbeitsplatz
immens ...  Eingesparte
Raumkosten

25. Das zweite Aber ...
Angst vor Überwachung
 Die elektronisch  Der Personalrat IST zu
durchgeführten Fälle beteiligen, bevor ein
werden „messbar“ in System, „welches
der Durchführung, da Arbeitsabläufe
kann es für „Chefs“ grundlegend ändert“,
verlockend sein, eingeführt wird (§ 67
derartige „Messungen“ Nr. 6 PersVG)
durchzuführen, ohne
dass der Mitarbeiter
dies merkt.

26. Das zweite Aber ...
Archivierungszeit
 Kann ich verarbeitete  Wichtig: Es müssen
Dokumente in 30 Datenformate
Jahren noch lesen ? verwendet werden, die
Denke mal an die auch ohne
verschiedenen herstellergebundene
Datenformate ! Software funktionieren
 Was mache ich, wenn  TIFF, XML, PDF/a
das eingesetzte DMS-  Archivierungskonzept
Produkt eingestellt muss ausgearbeitet
wird ? werden

27. Das zweite Aber ...
Prüfungsfähigkeit
 Wenn ich  Die niedersächsische
elektronische Kassenverordnung
kassenwirksame gibt eine elektronische
Verfahren einführe, Prüfung her
muss ich dies durch  Prüfungen werden
das Rechnungs- beschleunigt und
prüfungsamt prüfen qualitativ besser
lassen

28. Film

29. Fazit

30. Fazit
 Zeitgleicher Beginn  Kostenrahmen (ROI)
(nach Pilotphase)  Personalrat
 Information  Klären mit dem RPA
 Schulungen
 Akzeptanz
(Faktor Mensch)

31. Gibt’s nicht ? Gibt’s doch !
 Landkreis Leer
Die SGB II Sachbearbeitung (aktiv –
Arbeitsvermittlung) ist bereits mit Regisafe
realisiert,
die SGB II Sachbearbeitung (passiv –
Hilfeleistung) ist in der Realisierungsphase

32. Wer auf der Stelle tritt, kann
nur Sauerkraut
produzieren...
Peter Ustinov

33. Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit !
www.westoverledingen.de
Theo.Douwes@westoverledingen.de
Hardy.Hessenius@westoverledingen.de

34. Speicherung
Anforderung:
Archivierte Dokumente müssen unveränderlich und ohne
Löschmöglichkeit gespeichert sein!
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen sie jedoch gelöscht
werden!
Realisierung dieser Anforderung:
Nicht möglich!
… weder mit REGISAFE, noch mit M.A.U.S., noch mit
einem anderen System!
… und auch nicht mit Papier, Mikrofilm oder anderen
analogen Medien!

35. … warum nicht realisierbar?
Anforderung „Keine Löschmöglichkeit“:
 Papier kann weggeschmissen werden,
 Mikrofilme können vernichtet werden,
 Dateien auf der Festplatte können gelöscht werden,
 Datenträger können vernichtet werden,
 usw…
Anforderung „Unveränderlich“:
 Auf Papier kann etwas hinzugefügt werden,
 Dateien auf der Festplatte können geändert werden,
 Datenträger können „modifiziert kopiert“ werden (= es entsteht
ein quasi identischer Datenträger, jedoch mit Änderungen)
 usw…

36. Die Lösung ?
Sechs Sicherheitselemente:
 Benutzerzugriffskontrolle
 Aktivitätsprotokoll
 Versionskontrolle
 Geschützter Dateispeicher
 Verschlüsselung
 Datei-Integritätsprüfung

37. Sicherheitselemente 1 bis 3:
Anwendungsfunktionen
Benutzerzugriffskontrolle
Stellt sicher, dass nur vorgesehene Zugriffe innerhalb der
Anwendung möglich sind.
2. Aktivitätsprotokoll
Zeigt alle innerhalb der Anwendung durchgeführten Änderungen
an.
Versionskontrolle
Hält alle älteren Versionen eines Dokuments vor.

38. Sicherheitselemente 4 bis 6:
Technische Funktionen
4. Schutz des Dateispeichers
Kein Arbeitsplatz hat über das Netzwerk direkten Zugriff auf den
Dateispeicher.
4. Verschlüsselte Speicherung
Die Ablage der Dateien erfolgt (optional) verschlüsselt.
Datei-Integritätsprüfung
Durch zwei ineinander greifende 160 Bit Hash-Werte
(„Fingerabdrücke“) kann eine unerlaubte Änderung eines
Dokumente zuverlässig erkannt werden.

39. Revisionssicherheit
Eine Software kann nicht „revisionssicher“ sein!
Revisionssicher kann lediglich eine „Anwendung“ sein. Hierzu
gehört neben der Software die Systemumgebung (Hardware,
Betriebssystem, Netzwerk), die Installation (Rechtevergabe,
Einstellungen etc.), organisatorische Festlegungen (z.B. „welchen
Weg gehen Dokumente“) und die Arbeitsweise der Benutzer (z.B.
„auf welche Art und mit welcher Sorgfalt wird gescannt und
kontrolliert“).
Eine Anwendung in diesem Sinne kann durch Gutachter zertifiziert
werden, nicht aber eine Software.

40. Fazit:
Das Sicherheitskonzept der IQ-Technologie ist das ideale Verfahren
für alle Dokumente, die revisionssicher gespeichert werden müssen.
Durch die Datei-Integritätsprüfung ist eine Festplatten-Speicherung
der Daten mit IQ fälschungssicherer als eine klassische
Speicherung auf optischen Datenträgern wie CD, WORM etc.: Auf
diesen Datenträgern können zwar keine Daten geändert werden,
jedoch kann problemlos ein Datenträger durch eine Kopie ersetzt
werden, welche unerlaubte Änderungen enthält.

41. Was wollen wir (zunächst) ?
Die SGB II – Sachbearbeitung
„elektronisieren“
 Bestehendes Papier soll in elektronische
Form gewandelt werden
 Das Entstehen „neuen Papiers“ soll verhindert
werden
 Vernetzung der Aktenführung über
Gemeindegrenzen
 Schnellerer Zugriff auf Fall-Informationen

42. Das Leben ist zu kurz, um
es mit Suchen zu
verbringen...

43. Diejenigen, die ihre Zeit schlecht
nutzen, beschweren sich als
Erste über deren Kürze.
Jean de La Bruyère

44. Die Bürokratie ist es, an
der wir überall kranken !
Otto von Bismarck

45. Manche Menschen kommen in ein
dunkles Zimmer und beginnen emsig
zu arbeiten. Sie ergründen die
Ursachen der Dunkelheit, finden
Schuldige und erstellen ein
mittelfristiges Konzept zur
schrittweisen Reduzierung der
Finsternis. Und dann kommt einer
und macht einfach das Licht an.
Peter Hohl, Schriftsteller und Verleger

46. Das zweite Gegenaber ...
 Akzeptanz
ist eine psychologische Frage, die bei jeder Innovation aufs
neue sich stellt ...
 Diejenigen, die wissen, wie es nicht geht, sollten die
nicht die stören, die es bereits tun.
Lao Tse
 Verbringe die Zeit nicht mit Suchen nach einem
Hindernis, vielleicht ist ja gar keins da.
Franz Kafka
 Fragen Sie nicht: „Wer ist schuld?“, fragen Sie: „Wer
wurde nicht geschult“

47. Bilder

48. Bilder II