Miten seurattavuus ja raportointi myyntityössä voidaan varmistaa? Millaisia asioita myynnin johtamisessa voidaan ja kannattaa seurata?

1. Seurattavuus ja raportointi
myynnin johtamisessa
Harri Kanerva, ValueFrame Oy
Suuntaa menestykseen

2. Esityksen sisältö
1 ValueFrame
2 Myynnin organisointi ja prosessit
3 Tavoitteiden asettaminen
4 Seuranta ja tulosten analysointi
Sivu  2 Suuntaa menestykseen

3. ValueFrame Oy
 Perustettu vuonna 2001
 Kotimainen asiantuntijapalveluyritysten toiminnan-
ohjauksen (PSA) ja asiakkuudenhallinnan (CRM)
asiantuntija
 Deloitten Suomen 50. nopeimmin kasvaneen
teknologiayrityksen listalla vuodesta 2007 alkaen
 Osa TietoAkseli –konsernia, joka työllistää 60 henkilöä.
Konsernin liikevaihto vuonna 2009 n. 4,3 MEUR
Suuntaa menestykseen

4. ValueFrame Oy
Palvelut ja asiakastoimialat
 Pilvipalveluna eli sovellus-
vuokrauksena tarjottavat
ValueFrame PSA, CRM ja PSA
Pro –tuotteemme tehostavat
toimintaa ajasta ja paikasta
riippumatta mm. seuraavilla
aloilla:
 Arkkitehtitoimistot
 Asianajotoimistot
 Insinööritoimistot
 IT-alan yritykset
 Konsulttiorganisaatiot
 Myyntiorganisaatiot
 Mainos- ja viestintätoimistot
 Tilitoimistot
Suuntaa menestykseen

5. ”Myyntiorganisaation rakentaminen”
”Myyjien lukumäärä”
”Tiimin kasvattaminen”
”Oikeat ihmiset”
”Saada myyjät raportoimaan luotettavasti”
”Organisointi/ulkoistus”
”Oikeiden kompetenssien kehittäminen”
Sivu  5 Suuntaa menestykseen

6. Myyntisuppilon tunnistaminen
320 952*
Asiakkaiden
tunnistaminen ja
4000 “rekisteröinti”
• Uutiskirjeet
• Asiakaslehdet Yhteydenotto
• Seminaarit 1000 Kartoitustapaaminen
• Tiedotteet
• Menestys- 100
Tarjous
tarinat 50
• Mainonta Neuvottelut
• Jne. 30
20 Päätös
* Tilastokeskus, yrityksiä 2008
Suuntaa menestykseen

7. Sivu  7 Suuntaa menestykseen

8. Sivu  8 Suuntaa menestykseen

9. Sivu  9 Suuntaa menestykseen

10. Myyntisuppilon mallinnus ValueFrameen
Asiakaspotentiaali
Asiakkaan status =
Lead tai Soittolista Kalenterimerkintä: 1. puhelu
Yhteydenotto
Kalenterimerkintä: 1. käynti
1. käynti
Tarjouksen status:
Asiakkaan status = Tarjous
Potentiaalinen tai lähetetty.
Potentiaalinen
Neuvottelu Kalenterimerkinnät
Päätös
Tarjouksen status:
Voitettu tai Hävitty.
Kalenterimerkinnät
Asiakkaan status =
Asiakas
Suuntaa menestykseen

11. Tapahtumalajiryhmät
Ryhmien merkitys
 Myyntisuppilon mukaisesti
määritellään ValueFrameen
tapahtumalajiryhmä, jonka
perusteella myynti-
tavoitteita seurataan
 Näitä voidaan käyttää
myös esim. aktiviteettien
raportoinnissa
 Tämän avulla pystytään
mallintamaan eri
asiakkaiden erilaiset
myyntisuppilon rakenteet
Sivu  11 Suuntaa menestykseen

12. Alaisten määrittely
Haun suorittaminen
 Alaisten määrittelyn avulla
voidaan ValueFrameen
muodostaa ”organisaatio-
rakenne”, esim.
myyntijohtajan alaiset
 Alaismäärittely antaa
esimiehelle mm. oikeudet
tarkastella alaisten
raportteja ja laatii etusivun
budjettikoosteen
 Rakenteen muodostetaan
yrityksen roolikartan
mukaisesti
Sivu  12 Suuntaa menestykseen

13. Myyntiprosessi ja vastuut
Sivu  13 Suuntaa menestykseen

14. Lopputulos
 Myyjien ei tarvitse erikseen ”raportoida” järjestelmään asioita,
koska informaation kerääminen tapahtuu osana normaalia
myyntiprosessiin liittyvää tiedon keräämistä järjestelmän
sisältämän asiakasrekisterin, kalenterin ja tarjouskannan kautta.
 Asiakaskohtaisen myyntiprosessin mallintaminen on mahdollista
ValueFramen parametroinnilla --- asiakkaiden statusten,
tapahtumien tyyppien ja tarjousseurannan vaiheiden avulla
muodostetaan myyntisuppilon rakenne.
Sivu  14 Suuntaa menestykseen

15. ”Tavoitteiden asetanta”
”Aktiviteettitason pitäminen ja seuranta”
”Positiivinen ja kannustava henki”
”Tavoitteiden havainnollistaminen”
”Jämäkkyys lukujen tulkinnassa”
Sivu  15 Suuntaa menestykseen

16. Myyntitavoitteiden määrittely
Myyntibudjetti
Yritys: ValueFrame Oy
Henkilö: Harri Kanerva
tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys loka marras joulu Yhteensä
SOITOT 40 160 160 160 160 200 0 200 267 227 227 200 2 000
TAPAAMISET 4 16 16 16 16 20 0 20 27 23 23 20 200
TARJOUKSET, KPL 2 10 10 10 10 12 0 12 16 14 14 12 120
TARJOUKSET, EUR 12 000 48 000 48 000 48 000 48 000 60 000 0 60 000 80 000 68 000 68 000 60 000 600 000
MYYNNIT, EUR 3 000 12 000 12 000 12 000 12 000 15 000 0 15 000 20 000 17 000 17 000 15 000 150 000
Soitosta tapaamiseen 10 %
Tapaamisesta tarjoukseen 60 %
Tarjouksesta kauppaan 25 %
Keskikaupan koko 5 000
 ValueFrameen kertynyttä seurantatietoa käytetään
myyntitavoitteiden määrittelyssä. Näin tavoitteiden ja aiemmin
syntyneiden tulosten välillä on yhteys, mikä helpottaa
realististen tavoitteiden asetantaa.
Sivu  16 Suuntaa menestykseen

17. Myyntitavoitteiden tallentaminen
 Myyntitavoitteet määritellään kullekin henkilölle kuukausitasolla
valitun tapahtumalajiryhmän mukaisesti
 Tarjouksiin liittyvien tavoitteiden määrittely näytetään aina
riippumatta tapahtumalajiryhmästä
Suuntaa menestykseen

18. Sivu  18 Suuntaa menestykseen

19. Sivu  19 Suuntaa menestykseen

20. ”Seurannan ja tulosten analysointi”
”Myynnin prosessin seuranta”
”Ennustettavuus ja motivoiva palkkaus”
”Tehokas myynti”
”Hit raten nostaminen”
”Myynnin mittarit”
Sivu  20 Suuntaa menestykseen

21. Sivu  21 Suuntaa menestykseen

22. Sivu  22 Suuntaa menestykseen

23. Määrä
Asiakas-
Tarjoukset Esittelyt Puhelut Jne.
käynnit
Suunta
Käynnit/ Käynnit/ Myyntityö/
Käynnit/Tuote
Nykyasiakas Uusasiakas työaika
Laatu
Tarjoukset/ Esittelyt/ Käynnit/ Tilaukset/
käynnit käynnit puhelu tarjous
Sivu  23 Suuntaa menestykseen

24. Pääsivun yhteenveto
 Myyntiprosessin mukaan määritellyn tapahtumalajiryhmän
perusteella esimies voi seurata etusivun yhteenvedosta alaisten
myynnin toteutumaa tavoitteeseen verrattuna eri aikarajauksilla
Suuntaa menestykseen

25. Aktiviteettiraportti: määrä, suunta, laatu
Laatu
Suunta
Panos vs. tuotos
Tunnista kehityskohteet:
• Aktiviteettien määrä, suunta ja laatu
• Konversioaste
• Hit rate
• Erot henkilöstön välillä
Suuntaa menestykseen

26. Tarkastele tarjouskantaa
Keskeisiä seurantakohteita:
• Tarjouskannan volyymi, arvo ja keskikoko
• Voitettujen / hävittyjen suhde
• Tarjousten tila, ”kuumat” tarjoukset
• Jakautuminen myyjittäin ja palveluittain
Suuntaa menestykseen

27. Hyödynnä tuloskorttia
Panos Suoritus Tavoite Erotus
Ensikontaktit 80 100 -20
Kartoituskäynnit 20 20 0
Seurantakäynnit 18 15 +3
Tarjoukset kpl 12 10 +2
Tarjoukset eur 60 000 50 000 +10 000
Kaupat kpl 4 5 -1
Kaupat eur 22 000 20 000 +2000
Kaupan keskikoko 5 500 5 000 +500
Uudet asiakkaat kpl 3 4 -1
Hävitty kpl 2
Hävitty eur 8 900
Suuntaa menestykseen

28. Panos-tuotos -analyysi
Myynnin panos-tuotos -analyysi
Olli Pekka Matti Liisa Elina Keskiarvo Yhteensä
Uusasiakaskäynnit 470 430 350 420 110 356 825
Nykyasiakaskäynnit 160 110 250 175 130 165 2605
Käynnit yhteensä 630 540 600 595 240 521
Tarjoukset / uusasiakaskäynti 21,3 % 18,0 % 17,9 % 28,9 % 17,0 % 20,6 % 380
Tarjousten määrä 100 77 62 121 19 76 380
Tarjousten hit rate 21,0 % 19,0 % 33,3 % 25,0 % 50,0 % 21,3 %
Menetetyt asiakkaat 34,0 % 35,0 % 20,0 % 40,0 % 25,0 % 30,8 %
Uudet asiakkaat 21 15 21 30 9 19 96
Poistuvat asiakkaat 14 18 10 30 6 15 77
Asiakasmäärä 47 47 61 75 28 52 259
Myynti 1185 861 1533 1299 1121 1200 5999
Keskikaupan koko 56 59 74 43 120 70
Olli Pekka Matti Liisa Elina
Hyvä uusien määrä Hyvä uusien määrä Lisää uusasiakas- Hyvä uusien määrä Lisää käyntejä ja
käyntejä tarjouksia
Paranna hit ratea Lisää nykyasiakas- Suunta ja laatu Suuntaan ja Hyvä hit rate ja
käyntejä oikeat laatuun huomiota keskikauppa
Tapaa enemmän Tee enemmän Kasvata Lisää nykyasiakas-
nykyisiä tarjouksia tarjousmäärää käyntejä
Nosta keskikauppaa Paranna hit ratea Nosta keskikauppaa
Nosta keskikauppaa
Sivu  28 Suuntaa menestykseen

29. Tunnista myyjien profiilit
Sivu  29 Suuntaa menestykseen

30. Sivu  30 Suuntaa menestykseen

31. Kysymyksiä?
Harri Kanerva
harri.kanerva@valueframe.com
010 3472 210
Sivu  31 Suuntaa menestykseen