Gerencia del Tiempo en Proyectos

Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 1
Diplomado en Gerencia de Proyectos
Junio de2013
Módulo – Gerenciadel Tiempo
Ing. Hernán Ortiz A. MBA, PMP
jun-13
Estematerialespropiedadde
HernanOrtizA.PMP
jun-13
EsteMaterialespropiedadde
HernanOrtizPMP
Gerencia de Proyectos
Gerencia del Tiempo
jun-13
HernanOrtizPMP
Principios*
• Un proyecto tiene una justificación de negocios
continua
• Los equipos de Proyecto aprenden de sus
experiencias previas
• Un proyecto tiene roles y responsabilidades
definidos y acordados en una estructura
organizacional que compromete los intereses del
negocio, usuarios y proveedores
• Un proyecto es planeado, monitoreado y
controlado por etapas

jun-13
HernanOrtizPMP
Principios*
• Un proyecto tiene definidas tolerancias para cada
objetivo del proyecto, que permitan establecer
limites de delegación de autoridad
• Un proyecto se focaliza en la definición y entrega
de productos, en particular sus requerimientos de
alcance y calidad
• La metodología* es adaptada al ambiente del
proyecto, su tamaño, complejidad, importancia,
capacidad y riesgo
*Tomado de Prince2 - OGC
jun-13
HernanOrtizPMP
Contextualización
• Cuales casos están llevando en el diplomado?
• Como se definieron los resultados ?
• Existe algún diseño o modelo de los resultados?
• Tienen documentados los requerimientos ?
• Esta claro el caso de negocio del proyecto?
• Tienen definido un ciclo de vida o se ha tomado
alguno de referencia?
• Que tanto han adelantado en los temas de
alcance?
• Están listos para hacer la programación?
jun-13
HernanOrtizPMP
• Definición de actividades
Para estimar el tiempo del proyecto es necesario
identificar las actividades y secuenciarlas en el
correcto orden
La identificación y definición de actividades
consiste en descomponer los paquetes de
trabajo del WBS
Muchas veces este proceso se realiza durante la
construcción del WBS

jun-13
HernanOrtizPMP
• Secuenciación de actividades
Una vez identificadas las actividades, es
necesario secuenciarlas en orden lógico y
encontrar las dependencias entre ellas
El resultado mas importante de este proceso es
un diagrama de red
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3 Actividad 4
Actividad 5
jun-13
HernanOrtizPMP
6.3 Secuenciar
Actividades
6.6 Desarrollar
Programación
Diagrama de Flujo de Datos para Secuenciar Actividades
5.3 Definir
Alcance
• Lista de Actividades
• Hitos
• Atributos de actividades
•Actualización Documentos
6.1 Planear
Programación
Organización
Documentos
Proyecto
• Declaración del alcance
•Activos de Proceso
•Factores ambientales
6.2 Definir
Actividades
jun-13
HernanOrtizPMP
• Definiciones Importantes
 Dependencias Mandatorias (hard logic)
 Dependencias discrecionales (soft logic)
 Dependencias externas
Red Gantt

jun-13
HernanOrtizPMP
• Método de diagramación por
precedencias (actividad en el nodo)
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 5Inicio Fin
Relaciones lógicas: FS, FF, SS, SF
jun-13
HernanOrtizPMP
• Método de diagramación por flechas
(actividad en la flecha)
Inicio Actividad 1
Actividad 2
Actividad 5
Actividad 6 (dummy)
Fin
jun-13
HernanOrtizPMP
• El proceso (*) consiste en determinar los
recursos físicos requeridos: en que
cantidades y cuando deben estar
disponibles para realizar las actividades
Estimación de Recursos

jun-13
HernanOrtizPMP
6.4 Estimar
Recursos de
Actividades
6.6 Desarrollar
Programación
Diagrama de Flujo de Datos para Estimar Recursos
12.2 Hacer
Compras
• Calendarios de recursos
• Disponibilidad
• Capacidad
Organización
Documentos
Proyecto
9.1 Hacer Plan de
Recursos Humanos
12.1 Planear
Compras
9.2 Armar
Equipo Trabajo
6.5 Estimar
Duraciones
•Atributos de actividades
•Requerimientos de recursos
6.1 Planear
Programación
6.2 Definir
Actividades
7.2 Estimar Costos
11.2 Armar
Identificar Riesgos
jun-13
HernanOrtizPMP
• Un buen estimado de recursos tiene las
siguientes entradas:
 Lista de actividades
 Atributos de las actividades
 Información Histórica
 Lista de recursos
 Políticas organizacionales
jun-13
HernanOrtizPMP
• Las herramientas mas usadas son:
 Juicio de expertos
 Análisis de Alternativas
 Estimados publicados y
 Software de gerencia de proyectos

jun-13
HernanOrtizPMP
• El resultado es la hoja de estimación de
requerimientos de recursos: es una
descripción de los tipos y cantidades de
recursos necesarios para desarrollar cada
actividad del cronograma o paquete de
trabajo
jun-13
HernanOrtizPMP
• Estimación de duración de Actividades
 El proceso toma las actividades definidas a
partir del WBS y calcula el numero de periodos
de trabajo necesarios para completarlas
 La duración estimada es el tiempo total
transcurrido- tiempo del trabajo mas el tiempo
de espera. Estos periodos se expresan en horas
o días
 Para todas las estimaciones se debe utilizar una
base de tiempo consistente como horas, días o
semanas
jun-13
HernanOrtizPMP
6.5 Estimar
Duración de
Actividades
6.6 Desarrollar
Programación
Diagrama de Flujo de Datos para Estimar Duraciones
12.2 Hacer
Compras
• Disponibilidad
• Capacidad
6.2 Definir
Actividades
Organización
Documentos
Proyecto
11.2 Identificar
Riesgos
9.2 Armar
Equipo Trabajo
5.3 Definir
Alcance
•Declaración del Alcance
6.4 Estimar
Recursos
• Requerimientos
•de Recursos
•Estimados de
•Duración
11.2 Identificar
Riesgos

jun-13
HernanOrtizPMP
 El estimado se tiene que basar en la cantidad
de recursos que se espera utilizar.
 En los proyectos que se tiene un alto grado de
incertidumbre sobre la estimación de la
duración, se recomienda utilizar tres calculos:
uno optimista, uno pesimista el más probable.
jun-13
HernanOrtizPMP
 Las herramientas mas comúnmente usadas son:
• Juicio de experto
• Estimación análoga
• Estimación basada en cantidades
• Contingencia
Estimación Duraciones
jun-13
HernanOrtizPMP
Calcular
Areas
Pañetar
Paredes
1 5 2 7
Numero de la actividad
Duración Estimada
1 2 3Calcular Areas Pañetar Paredes
5 7

jun-13
HernanOrtizPMP
Taller : Construyendo la red
• Paso 1: Reúna su equipo de trabajo nuevamente
• Paso 2: Tome el WBS del ejercicio anterior y defina
las actividades del proyecto
• Paso 3: Elija un formato de red
• Paso 4: Secuencie actividades y construya la red
• Paso 5: Estime duraciones de las actividades
• Paso 6: Presente resultados del grupo
jun-13
HernanOrtizPMP
• Antes de desarrollar el cronograma es
necesario haber realizado:
Definir el alcance – Declaración Alcance
Crear el WBS – WBS
Planeación de recursos – Hoja de recursos
Definición y secuenciación de actividades – Red
Identificación de riesgos – Matriz (*)
Estimación de la duración de actividades
Estimación del costo de los recursos
jun-13
HernanOrtizPMP
“ Desarrollar el cronograma o la
programación significa determinar una
fecha de inicio y una de fin para las
actividades del proyecto”

jun-13EsteMaterialespropiedadde
HernanOrtizPMP
6.6 Desarrollar
Programación
6.7 Controlar
Programación
12.2 Hacer
Compras
• Disponibilidad
• Capacidad
•Actualización Documentos6.2 Definir
Actividades
Organización
Documentos
Proyecto
7.2 Estimar
Costos
9.2 Armar
Equipo Trabajo
5.3 Definir
Alcance
•Declaración del Alcance
6.4 Estimar
Recursos
• Requerimientos
de Recursos
Diagrama de Flujo de Datos para Desarrollar Programación
6.3 Secuenciar
Actividades
6.5 Estimar
Duraciones
• Estimados de duración
•Red del Proyecto
4.2 Desarrollar
Plan de Gerencia
12.1 Planear
Compras
7.3 Determinar
Presupuesto
8.1 Planear
Calidad
•Programación
11.2 Identificar
Riesgos
jun-13
HernanOrtizPMP
• El primer paso es definir el inicio y terminación
estimado del proyecto de manera global
• Teniendo la estimación de la duración para las
actividades, se debe determinar si es posible
realizar las actividades en el tiempo de terminación
requerido
• Para cada actividad es necesario definir los tiempos
tempranos de inicio y terminación y los tiempos
tardíos de inicio y terminación
jun-13
HernanOrtizPMP
• El tiempo de inicio temprano (ES) es lo mas pronto
que se puede iniciar una actividad, teniendo en
cuenta las duraciones precedentes y la fecha de
inicio del proyecto
• El tiempo de terminación temprano (EF) es lo mas
pronto que se puede terminar una actividad y se
calcula sumando la duración estimada al tiempo de
inicio temprano (EF= ES + Duración estimada)
• Los tiempos ES y EF se calculan iendo de izquierda
a derecha en la red

jun-13
HernanOrtizPMP
• Regla 1: El tiempo de inicio más temprano de una
actividad es el mayor tiempo de terminación
temprana de todas las actividades precedentes
inmediatas
1 5
2 10
3 4
4 2
0 5
0
0
10
4
10 12
jun-13
HernanOrtizPMP
• El tiempo de terminación más tardío (LF) es lo mas
tarde que se puede completar una actividad, para
que el proyecto concluya en la fecha acordad y se
calcula sobre la base del tiempo de terminación
requerido y la duración estimada.
• El tiempo de inicio más tardío (LS) es la fecha más
tardía en la que se puede iniciar una actividad y se
calcula restando la duración del tiempo de
terminación tardío (LS= LF - Duración estimada)
• Los tiempos ES y EF se calculan iendo de derecha a
izquierda en el diagrama de red
jun-13
HernanOrtizPMP
• Regla 2: El tiempo de terminación más tardío para
una actividad es el menor de los tiempos de inicio
más tardíos de todas las actividades que surgen
directamente de ésa actividad
2 10
3 5
1 8
25 30
20 30
12 20

jun-13
HernanOrtizPMP
• En cada proyecto existe una diferencia entre la
fecha de terminación más temprana calculada para
la última actividad y la fecha de terminación
requerida. Esta diferencia se denomina HOLGURA
TOTAL.
• Para cada tarea la holgura se calcula restando la
finalización temprana de la finalización tardía o el
inicio temprano del inicio tardío
• HT= LF – EF o HT=LS - ES
jun-13
HernanOrtizPMP
• Análisis matemático, incluye tres técnicas
comúnmente conocidas:
 PERT
 CPM
 GERT
jun-13
HernanOrtizPMP
“ CPM – Critical Path Method – El método de la Ruta
Crítica es una técnica para estimar la duración de las
actividades. CPM determina fechas tempranas y
tardías, de inicio y finalización basadas en una
secuencia especifica y una única duración estimada.
El punto más importante consiste en determinar
cuales actividades tienen la menor flexibilidad en la
programación”

jun-13
HernanOrtizPMP
“ Ruta Crítica – es la secuencia de actividades que
determinar la mas temprana finalización del
proyecto. Frecuentemente estas actividades tienen
cero flexibilidad de programación, lo que quiere decir
que un atraso en alguna de ellas atrasa el proyecto
completo”
jun-13
HernanOrtizPMP
“ PERT – Program Evaluation and Review Technique– La
Técnica de Programación, Evaluación y Revisión es
utilizada para estimar la duración de las actividades
en los proyectos. PERT difiere de CPM en que utiliza
la distribución media o valor esperado (p +4m +o)/6
en vez del estimado mas probable”
jun-13
HernanOrtizPMP
• Compresión de la duración toma dos formas
posibles:
 Crashing: es un “acuerdo” entre el
tiempo y los costos (pej. adicionando
recursos, limitando el alcance, cambiando
la secuencia de las tareas)
 Fast Tracking: inicio en paralelo dos
tareas que iniciarían en secuencia

jun-13
HernanOrtizPMP
• Existen dos tipos de calendarios, el
calendario del proyecto y los calendarios de
los recursos
• Lags (retraso) es tiempo adicional para que
arranque una tarea dependiente
• Leads (adelanto) es tiempo que resta del
inicio o finalización de la tarea dependiente
jun-13
HernanOrtizPMP
• Los resultados de este proceso son:
 El cronograma o programación (Gantt)
 El plan de gerencia del cronograma
 Detalles de soporte
 Actualización de los requerimientos de
recursos
jun-13
HernanOrtizPMP
Taller: Programando la red
• Paso 1: Reúna su equipo de trabajo
• Paso 2: Retome la red desarrollada en clase hasta el
momento
• Paso 3: Defina los inicios tempranos y terminaciones
tempranas
• Paso 4: Defina la terminación tardía e inico tardío
• Paso 5: Cual es la ruta crítica del proyecto ?
• Paso 6: Cual es la holgura total del proyecto ?

jun-13
HernanOrtizPMP
Control de la programación
6.7 Controlar
Programación
Organización
Documentos
Proyecto
4.5 Hacer
Control Int de
Cambios
4.2 Desarrollar
Plan de Gerencia
4.3 Dirigir y
gestionar
el trabajo
•Información del trabajo
6.6 Desarrollar
Programación
Diagrama de Flujo de Datos para Controlar la Programación
4.4 Monitorear
el Trabajo
•Programación
• Calendarios
•Plan de Gerencia del proyecto
Actualización de:
•Solicitudes de cambio
• Medidas de desempeño del trabajo
jun-13
HernanOrtizPMP
Taller MS Project - 1
• Cual es el ambiente de herramientas de su oficina de proyectos
• Conociendo el panel de MS Project. Tipos de vistas
• Cambiando tablas y campos
• Creación de los datos de un proyecto
• Asignas un calendario laboral al proyecto
• Definir tareas. Tipos de tareas (resumen, normal, crítica)
• Tareas de unidades, duración, trabajo fijo
• Esquematizar tareas
jun-13
HernanOrtizPMP
Taller MS Project - 2
• Duración de las tareas
• Vínculos entre tareas – Predecesoras y sucesoras
• Estableciendo restricciones
• Clases de recursos, asignación de recursos desde diferentes
vistas
• Costos de los recursos
• Disponibilidad y carga de los recursos
• Análisis de la ruta crítica
• Creación de líneas base

jun-13
HernanOrtizPMP
Reflexión
• Que esperar del Project Manager?
• Que debo saber para aplicar la metodología ?
• Como delegar autoridad sin perder el control ?
• Que decisiones se espera que tome?
• Que información debo tener para tomar
decisiones?
• Como adapto la metodología a diferentes
proyectos?
• Como conformar un efectivo comité de proyectos?

Gerencia del Tiempo en Proyectos

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (18)

En vedette

En vedette (20)

Similaire à Gerencia del Tiempo en Proyectos

Similaire à Gerencia del Tiempo en Proyectos (20)

Plus de Hernán Ortiz Arturo

Plus de Hernán Ortiz Arturo (7)

Dernier

Dernier (20)

Gerencia del Tiempo en Proyectos