การจัดการเอกสาร

1
การจัดการเอกสาร
อ.เนณุภา สุภเวชย์
16 2556
2
มาตรฐานการค้นหารายการเอกสาร
ก 1 ก
ก 2
ก 3
ก 4 ก
ก 5
ก 10 ! "# # $"
3
ชีวิตจริงท่านเป็นอย่างนีบ้างหรือไม่
%!&' ( " ก
ก ' "
) *' ( "
ก ( +!,
( ,+ .' )
ก01 ก*' (
4

ชีวิตจริงท่านเป็นอย่างนีบ้างหรือไม่
)*' ก0 ก "123 ก " ก ก0 **'
ก0 กก 1 + ( ก0 2 + 4
ก 5 *
,4 ก ก ก + )*( ก
+* ก0 ก " 6 ก0*' 7 ก ,4"
( ก #1 ! " 894
ก .4( . 7 +
5
ปัญหาในการจัดเก็บเอกสารโดยทั"วไป...
ก #'# ก 1 123 5+ " 1 ' 123 0 ! 0
8 ! : ก * ก0 ( ) + ก 4" " 7ก )
8 ;) ;, ก ( < ( #= 8 "! " ;5+
ก * ก0 'ก 8 5 # , > ก ก 123 * ก0
ก $ก size 123 A4 ก 1 " 1 " ก "
8 $#ก >7 ก * ก0 + ' 1 ' "
' ( ก
' ก 5 ก + ( , 123 ก " 123 ) ) + )
6
7
สถิติเกี"ยวกับเอกสารที"น่าสนใจ*
80-85%8 "8 ) " 7ก ) )# ก 8>' + 15-20% ) : 8 )
10% 8 " ( " 8 " ก" ก 8 ) 1 ' ก " +ก0
ก ก" 10-15% 8 ) 1! 50% ก 8 )
, ก " ก" ( " ก 40-60% 8 "
( " 4" 1 ' #= 20-40% 8 " 1 "
*( 70% 8 " ก" ก, ", 5 #ก ก ( , " ก
4"6 + #= $ 1! ก ( ก" ก ก894 " #= ก
printer, scanner <)ก " storage 54 + ก894 ก ( " 894 ก
ก" *( 60% 1 . 5 กก ก ( ก 8 " 5+
ก % + #% T + <)ก ( 19 4"
*สถิติอาจเหลือมหรือขัดแย ้งกัน เนืองจากมาจากงานวิจัยหลายๆชินซึงผลการวิจัยแตกต่างกัน 8
สถิติเกี"ยวกับเอกสารที"น่าสนใจ
30% 8 " ก +print ก ( ) !4"1!ก *' " ก ก
ก + (obsolete) #= 30% 8 " * ก 4"
7.5% 8 " ก 4" ก # 8>' + 3% ก0 8 123 ;,
85% 8 " ก + ก0 8 123 ( " ก 8>' + ก
50% #= (
"* ,! ก !4"1! "* ( ... : ,ก ,* ! $ ก
; ,!1 'ก ก0 ก ) # ' > 10-40% 8 "! $ "
( ก" < < , " ก " # ' , Y, 1 *' (
! $ 4 "

ก + Z *'<)ก ,4" "!'ก 40 % ก0 8 !) ก
40% + 5 ก 20% *( #= ! " ( , ก ,Yก * ก ก 20%
$ +1 ' , Y, ! ; ( 0* #= " )"
940%
40 %20 %
* กก [9ก ,* ! "# ' [
ก +* ( 894 5 1! '
" 7ก *' ก " ก " 1 #
1 ก 8>' + ก ) ' "ก
" ก + $ ' "# + 2 *'
ก ( " 1 5 8 " ก +
* ( 5 1 ' ก + $
' "# + 3 *' ก ( " "
' 5 8 " ก +* ( 5
ก + $ ก, 3 # ก5 *'
( ก , " 1 '
( , ก ก 10
**' ก " # ' > ' 5 <9" 10 8 " ก +* (
894 5 + " $> ! 5+ "! " 7ก 5+ "* ก #= ก
# ' !,[ ! 7 5 ก * !$
(= ก + $ 1 ' $> ก0 " 1!
;) + Z ก0 )
11
5-10 %
100 %
ที"น่ากังวลใจ...
5 + # + ) 5+ " ' * ก ก * ; # (
ก * !$ ( 0 # ' !, ^ ก 8 " " 7ก
12
5-10 %
100 %

13 14
* !$ 4" ก ก >7 < 1; + _ _ $ก# '
+ $> ' ก ( , " 5 ^ ก 8 " " 7ก
15
* ก # ' !,*$` _
ทังหมดนี จะหมดปัญหาได้ด้วย “การจัดการเอกสาร”
16

การจัดการเอกสารที"ดีจะทําให้...
# ' 54 + ก ก( ' ' ก * ก0 *' <# ' 54 +ก
* ก0 ก<9" 40 # 7 .0 !7 1 ' * $#ก >7ก * ก0
8 ) 0 894 " 0
;, ก * ก0 ก < )Z !
#a, !,! 8 ก( "กb ก * ก0 , [
ก ก ( $ #3 "ก , [ ( Z8 " " 7ก * ก ! "6
ก ( ก * ก0 5 5 1 ' ( ก )
* ก0 ก " #= ' "
* ก0 ก #= ! : ก
[ $ 1 ' ก ; ,! , [ % ก 2 7 1 ' " - ( ก ]17
แล้ว “การจัดการเอกสาร” ทํากันอย่างไร
18
19 20

ทฤษฎีวงจรชีวิตของเอกสาร
Current / Active
Semi-current
Semi-active
Non-current
Non-active
Distribution
Disposal
Creation&
capture
Use
Storage &
Maintenance
21
Creation
&Capture
Distribution
Disposal Use
Storage and
maintenance
Current / Active
Semi-current
Semi-active
Track
ติดตามวาเอกสารสงไป
ใหใคร/แผนกใดบาง
Register
ไดรายชื่อเอกสาร/แฟ ม
พรอมรหัส-หมวดหมู และ
วันที่เอกสาร (จะไดคํานวณ
อายุทําลาย/ถายโอนได)
ใชเอกสาร
Filing
บันทึกวาเอกสารจัดเก็บที่
ตู/แผนกใด ควรมีระบบยืมคืนที่ดี
Track
เอกสารที่ถายโอน
Off-site หรืออื่นๆ
Record
การทําลายเอกสาร/
Archive ถาวร
Non-current
Non-active
22
โดยสรุป
Active ก "894 5 ! " ก " ' ก capture +!(
e +" ก = ( : 8 ) .9+" * ( ' ก 5 ' 123 ก0
Semi-Active 8 123 Filing !( 4 8 5+ "ก !4" 5+ 123 ก
"123 ก " )123 1 ' " " : 8 ) ก )
Inactive * ก0 ก + ก0 ! ! "ก( $ ก
(Retention Schedule) 1 % # "[) 7 ก (Record Center) 5
* !$ (Archive) Update : 8 ) % / ( 1
ก ก
23 24
Active documents
Creation & capture ก + 8 5 * ( 894 ! " ก " '
= : 8 ) *' ( ' ก 5 123 ก0
Form & Report Control ก 1 * ( 894 " " 7ก 4 *' ก
$ ก " ก 5+ "* ก 5+ ก ; ,! ก ก *' *
ก )1 " 4 *' ก $ ก ; ,! ก % ก $
1 2 7 1 ' " 5+ ก flow 0 1!! " ก , ' 7
business process 2 7 + ก1 ก" *' process "
ก 1 '! " , ' 7 .4( . ก Form 5+ 6 5 5+ " .4( .
Tracking 5+ ก 1*ก* ! " ก track ก ) + "
#a, !, * ' barcode 5 RFID 5 Workflow (= >
, 0ก ,ก 7)

25
Workflow: ไทย
26
Workflow
27
Workflow ต่างประเทศ เป็น automated workflow
business process analysis
Active documents: เมื"อได้รับเอกสาร...
,* > " 4 *( #= + ! " " 5 ( " 5 ? " ' $> #=
[ , $>*( #= ! " ก0 1 *' * ก *
8 " $>ก0! ( Y *1 ( ' %!&'8 " Y ก0 ) < ! "ก " 5
#a, !,ก0 ก0 8 123 5 ก( * ,4" # < #= 1 5+ "1*" 5+ ก0 1 ,4" #
#a, !,
"; # 5+
ก0 8 123
% ,4"
8 keyword + $ 8 8 " ก +! "ก 8 123 + ก * ก
8 123 *'" 894 ' $> ก( 1 *' 123 # ก0 + 5 < 5+
8 123 1 $>ก0*' ' ก
28

29
Active documents: In-Out tray
ก +%!&' ( " 1 ก " 4
In-tray ( ก 8 " 1 ก ( , ก
Action tray ก +! " ( , ก .9+" *1 " #=
Tray 5+ "
Tray 5+ 5+
Tray 5+ ! 5 ( , ก
Pending tray ก +! " 5+ ( , ก ! #
Out tray ( ก +! " "! # " - 5+ " 1; ก
5 " # " ก
Filing tray ( ก + ก0 8 123
, >%!&' ( " 123 ( " " 4
8 ) Reference ! 7!, ! directories ) 5 ! "6 ก
+! " " ,"
To-do list, planner 1 '#a, , 30
Outbox
"!
Filing
8 123
Action
"
_ _
Pending
' " ( , ก
" 5 5 123 +! " ก ( "
Inbox
Active documents:กลัวการทิง? ทิงโดยอาศัยเหตุผล
5+ " 4 ) + ก1 " 5 "? < ! "ก 8 ) * ! T
5 #= ก + $> )1
< ' $ < ก >7 T ' + ก*' 4894
5 123 0 ! 0 1 # '% 7 '
'1 +*' 'ก, * 8 # )
' + ก+ 8 "ก 5 กb
5+ ! "ก 4 5
< ก ,4 4*' ก, ; 1 " + $ "
31 32
Semi-active document
* ก0 123 % ! : + " 7ก * ( 894 1 ' )#1
ก !4" 5+ 123 ก "123 ! 1 #a, !,8 " " 7ก
ก ก 5 5 9ก 5 123
ก0 ' 123 ) + !) 1; ก "

Semi-active document
* ก $ # ' ก %
ก( Z
ก(
ก( 5+ 123 !4" 5+ 123 $ 54
ก * ก0 ก
! ! ก (Alphabetic Filing)
! ! 8 (Numeric Filing)
! ) ,[ ! 7 (Geographic Filing)
! 5+ " (Subject Filing)
33
ตามตัวอักษร (Alphabetic Filing)
34
ตามตัวเลข (Numeric Filing)
35
ตามตัวเลข (Numeric Filing)
ตามหัวเรื"อง (Subject)
500 อุปกรณ์สํานักงาน
500.1 คอมพิวเตอร์
500.1.1 เครือง Laptops
500.1.2 เครือง...
500.2 เครืองโทรสาร
500.3 เครืองถ่ายเอกสาร
900 เครืองตกแต่งสํานักงาน
900.1 เฟอร์นิเจอร์
900.1.1 เครืองหนังแท ้
900.1.2 เครืองหนังเทียม
36

37
ตามภูมิศาสตร์
>'/ <
>' $[ ! 7
>'*,! ,
>' !1 [ ! 7
>' ,!,[ ! 7
>' , [[ ! 7
>' [ ! 7
>' >, [ ! 71 '
ก Z
>'1 [ ! 7
>' [ ! 7
>' :[ ! 7
>' , [ ! 7
>' , [ ! 7ก ก`
>' ,[ ก [ ! 7
>'[, #ก [ ! 7
>' [ :[ ! 7
>' < #t! ก [ ! 7
>' [ ! 7
>' ! 1 [ ! 7
>' ก [ ! 7
38
39
ตามวันที" (by Date)
40

41
Semi-active document: มาตรฐานการจัดเก็บ
เอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
*( 1 ก ก ! ก $ 8 5+ "
$ก ,4 ก #3 ,4 ก
ก0 ก + 6 + ,4 ก + 1 5 2
ก ( + 123 ,4 ก 1 ' ( ก % " # ) +....
ก0 ก กก 1 5+ " 123 ก
( ก + * ' ) ก0 123
123 9+" *$ ก 50-60 1; ก ก 5-6 1;
123 0 ! 0 *' ก
ก0 " 5 #'# ก ก 123 42
+ ,4 ก 3-5 ,4 5+ ' ก ก * ก0 1 ' 123
* + T ' ก * ก0 1 ' 123 ก !)123
ก ก " " "
< 5 123 ! " u123 5 v 1 +
0*" 1 ! " "123 5 !) ก ,
ก + 0*" 1 ! " ก0 ' ' ก 1 # ( ก
' ( +" ก0 + " ก0 ก ก )
ก # ก0 + ก0 ก ก 5 [) 7 ก " # ' 4"
5+ " 5 $#ก >7 ก0 ก + ! : ก
43
*'!4" #= ! 5+ # , > ก ก 5 กก
9+" ,4 ก
123 1 123 + ก 20 1; *' " ก ก 123 10 123
+ ก ' " 2 1; "ก b ) 0 .!7
ก "1!!54 ก 1 1! 9ก FLAT classification
กก !4" 5+ 123 #= # '% #= ( ก ( ? _ _
ก > "! ! ก 5+ - ก$ [ !( 1 " ก 5 ก
8 " "
44

การติดป้ายที"แฟ้ ม : กุญแจสู่การจัดระบบแฟ้ มให้มีประสิทธิผล
45
การติดป้ายที"แฟ้ ม : กุญแจสู่การจัดระบบแฟ้ มให้มีประสิทธิผล
46
อาจใช ้ใบคันหมวดมาช่วยแบ่งชุดแฟ้ม
อาจทําใบโยง เช่น
CAR See Transportation
47http://www.fhwa.dot.gov/legsregs/directives/orders/m13241/13241ac2.htm
! (
48
ติดป้ายทีขอบแฟ้มแขวน
หรือทีสันแฟ้ม
อาจใช ้ระบบสีมาช่วยจําแนกเอกสาร

49
ติดป้ายทุกที ทังแฟ้ม ลินชัก
กล่องเอกสาร
จัดทําฐานข้อมูลแฟ้ ม
50
()*+, -. *+, Keyword
/0 ( 12 3
45 6 3
)7 8
4 ก9:
หากมีการหยิบแฟ้ มไปใช้ ต้องนําบัตรยืมไปแทนที"
51
()
*+,
-. *+, -. ;5 . 2 8
.
2 8.
<.
: .
หากมีการเคลื"อนย้ายเอกสาร ส่งต่อ ต้อง track ได้ว่าเอกสารอยู่ที"ใด
52
Charge out Charge in

53
* ก www.accutrac.com
เทคโนโลยี RFID สําหรับติดตามเอกสารแทน Barcode
54
Inactive documents
ก + ' ' " 1 ก0 8 123 1 ' file 8 ,4 ก/!) ก
$ก# + ! * 123 + " 1 % # ก0 "[) 7 ก0
ก 5+ # ' 54 +* ก0 % * ( 5+ ก "
1 '! " ก " - ! * 5+ *( ก +% ! "ก
* " Record Center 8 " " 5 * " Outsource ก0
ก > ( * ก 1 ' ก +<9"ก( $ ( ก ! ! "
ก( $ ก ( 5+ ;) " Z ,* > ( ก *9"
*' (
ก + $> "! # 4 ( 1 ' * ก0 < (
" ," !! #
Inactive documents: เอกสารจดหมายเหตุห้ามทําลาย
<=><1 8 3ก?( ก ZZ ก ก+ ก ก 23 " " ก ( , " ! "6
ก * !4" ก * ' 8 " " " 5 " ' ( +" 8 " ZZ
<=><1 8 3ก : ( ' ( +" ) 5 ก #a, !," ! "6 ก + !, !
5+ " ! "6 5+ ก ( , " 8 "ก,*ก % 1; , [ 7 " ก # ' $ !, +
# ' $ " # '*( # #= !
<=><1 8 3/ 2 @ ) A/<=><1 8 3ก / - ) CA/<=><1 8 3ก @DกE <5 <25 5 3 3
( . ก 24 ก #= 8 "ก,*ก ก ! !4"ก,*ก " ก [9ก
,* 5+ " 5+ " 9+"8 " " ก # ' Y7 < _ _
<=><1 . /F ( กG 8 3ก 3 1ก ก "ก ", 1 ' ก + ก+ 8 "ก ก ",
ก " # ' ># '*( # " ก * ", # '*( 5 # '*( " # '*( #
" ก ! * "ก ", " 5 " < ' "ก ", * กY #= !
55 56
รายชือ
เอกสารส่งมอบ

Inactive documents: เอกสารจดหมายเหตุ
Record Center 5+ ก 1 *'! " " ' 5 * ( 5+ " 5
5 : 8 ) 5+ < 5 ก $ก
#= * ," ก + " ก0 *'
ก + " ก0 5+ ( * ก0 ก + ( # ก ก
ก * !$ +* ก0 < *9" ( , ก 1 กก
57
รอทําลาย จดหมายเหตุ
Creation
&Capture
Distribution
Disposal Use
Storage and
maintenance
Current / Active
Semi-current
Semi-active
Track
Register
Filing
Track
Record
Non-current
Non-active
58
เอกสาร
สําคัญ
เอกสารสําคัญ
ก ( Z + $ (Vital) , Y, ! ,8 , Y,w # 'ก
( +* ก0 T ' 1 '#
ก ( Z (Important) ก )ก # ' !, ก" Z
* 4 "ก * ก0 ! ' ' +ก( 1 (
! 8 ก( * ก0 + < +ก "8 " , 5 8 " "
ก # '% 7 (Useful) * %!! " #= ก
+ # '% 7 " 9+" 4 ( 5+ $ 5
" 0*1
ก *( #= (Nonessential) ! " ( ! "6 9ก
ก # ' $ #= ! ( ,4" "ก ! * ,4" 59
Creation
&Capture
Distribution
Disposal Use
Storage and
maintenance
Current / Active
Semi-current
Semi-active
Track
Register
Filing
Track
Record
Non-current
Non-active
60
เอกสาร
สําคัญ
คู่มือ
RetentionRetentionRetentionRetention
หลักสูตรอบรมการ
ปฏิบัติงานเอกสาร

61
การจัดการเอกสาร Style ไทยๆ
62
ประวัติการจัดการเอกสารในไทย
H I8 ก * ( ก #= [, #' $ % > ,+" ,+ 1
"ก * ก ก 1 !' !ก ก + 4 1 '
* ก + 5 5+ ก ' "[7 % #ก
: ! ก ก ' "ก ! "# ' [ " ' ก ' "
" > .9+" documentary form )#1 ก " 9ก
1 '% 8 ( 894 ! ( " ก " ' ก - " 5+
' 4 #= ก: 8 " ' >8 " ก
+# 'ก [ + ก " .9+" ^ #= : :
)J ก ก 21 52 3 ) : > .@.2526 + $
63 64

65
( 2 O
ก :* )13( 3).
+ x ก " 5
8 yz " 5 5 " 5 + 8 * ก ก * +8 "
" >ก "#a, !,! +ก( 4
8 y{ * ( ( Z1 ' " 8 " " 5 5+ ( , ก ก "
1 ' ;) #| . "! * ก ก <)ก! " !, ! ก * 8 " 5+ " 5
" + ก " 5 5+ ( , ก <)ก! " 5 9ก8 ก " #=
ก: 1 *9" ( , ก 5+ " 4 ! #
66
( 2 O
ก :* )13( 3).
+ x ก " 5
8 y} # ' ! " 5 ! 1 +
x~ ' + $ 8 8 "
" 5 % ก ก ' " 4
y}.x 8 " 8 + ! 8 +
'
y}.~ + " 5 # + " 5
y}.y " + " 5
จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
เลขรับ 8518
วันทีF 3 กรกฎาคม 2553
เวลา 10.25 น.
67
8 y• " ' " 5 ' " 5 ! 1 + xy ' % ก ก
' " 4
8 ' " 8 ( 8 " ' " 5 " ( !, ! ก #! ##a, , 8
' 8 " " 5 *'! "! "ก 8 + ! " 5
8 y€ * 1 ก " 5 + " ' 1 " ก + ก+ 8 " ( , ก % "
5+ " + " 5 4 " ก #a, !, < 5+ $ 5 !( 1 " + ก+ 8 "ก ก
" 5 " 5+ 5 !( 1 " 68
ก " " 5 + " ' 1 # ก + ก+ 8 " ( , ก ! 9+"*' "%
$ " " 5 ! 8 •• 5 ;) " 5 " 5+ 1 ' 5 # + " 5 #=
ก: ' " 5 ก0
8 •‚ ก " 5 ก ก 5+ ;) " 5 * ก " >
ก "1 #a, !,! ,Yก +ก 8 "! % $%
( 2 O
ก :* )13( 3).
+ x ก " 5

69
( 2 O
ก :* )13( 3).
+ x ก " 5
8 y} # ' ! " 5 ! 1 +
x~ ' + $ 8 8 "
" 5 % ก ก ' " 4
y}.x 8 " 8 + ! 8 +
'
y}.~ + " 5 # + " 5
y}.y " + " 5
เวลา 10.25 น.
คณะอักษรศาสตร์
เวลา 10.25 น.
70
Document Flow - Inward
สารบรรณกลางรับเอกสารแล้วส่งต่อ
เวลา 10.25 น.
คณะอักษรศาสตร์
เวลา 10.25 น.
71
( 2 O
ก :* )13( 3).
+ ~ ก " " 5
8 •x " 5 " 5 " 5 + " ก # ก #a, !,! +ก( 4
8 •~ * 8 " 5+ "! * 8 " " 5 4" ,+" +*' " # < 1 " 5+ "
* +8 " " >ก " 5+ " ก
8 •y 5+ * +8 " " >ก " 5+ "1 #a, !, " 4
•y.x " ' " " 5 ' " 5 "! 1 + x• ' % ก ก ' " 4
72

73
Document Flow - Outward
เอกสารส่งติดต่อ-ตอบภายนอก
74
( 2 P
ก ก9: กE . * 8J ( 3).
+ x ก ก0 ก
8 z~ ก ก0 " 5 1 " ก #= ก ก0 ' "#a, !, ก ก0 5+ #a, !, 0*1
1 'ก ก0 5+ ก ! *
8 zy ก ก0 ' "#a, !, 5 ก ก0 " 5 +#a, !, " 0* ) ;,
8 " * 8 " 5+ "% ก( ,Yก ก0 ' ! 84 ! 8 "ก #a, !,"
8 z• ก ก0 5+ #a, !, 0*1 5 ก ก0 " 5 +#a, !, 0* 1 1 '
' +*'! "#a, !,! # ก * +8 " * 8 " 5+ "#a, !, " 4
z•.x * ( Z " 5 " ก0 ! 1 + x€ ' " ! T
1 ' ( )T ( * 8 " 5+ "1 ' ก0 ก0 " 'T % ก ก '
" 4
z•.x.x ( + " 8 ( 5+ "8 " " 5 + ก0
z•.x.~ + " 8 +8 " " 5 1! 'T
z•.x.y " + " 5 #8 " " 5 1! 'T
z•.x.• 5+ " " 5+ 5+ "8 " " 5 1! 'T ก > + 5+ 5+ "
" $# 5+ "
75
( 2 P
ก ก9: กE . * 8J ( 3).
อาจทําในระดับแฟ้ม
เป็นรหัสแฟ้ม และ
ช่วงปีของแฟ้มแทน
76
( 2 P
ก ก9: กE . * 8J ( 3).
+ x ก ก0 ก

77
( 2 P
ก ก9: กE . * 8J ( 3).
zz.~ " ' " 5 ก0 #= ก: ! 1 + ~‚ '
78
+ ~ ก 5
( 2 P
ก ก9: กE . * 8J ( 3).
8 {~ ก 5 " 5 + " ก0 1 #a, !, " 4
{~.x ;) 5 *'! "1*" 5+ " + 5 4 *' ( # ก
8 {y ! 5 " 5 * ( ! 1 + ~• '
79
( 2 P
ก ก9: กE . * 8J ( 3).
+ x ก ก0 ก
8 z} $ก ก0 " 5 % #ก!, ก0 ก x‚ #
8 z• $ก##a, , ก * " " 5 + $ ~z # * ก +
* ( 894 + ก0 > ก 4" Z " " 5 ~z # ก "
* !$1 " !,ก [, # ก + yx ก 8 "#< #
z•.y " 5 + ก *( #= ! " ก0 + ก 4 * (
Z " 5 ~z # +8 ก0 " " ก "* !$1 " !, ก
[, # ก
8 {‚ " 5 + " <9"ก( ( .9+" ก 0 #= " 5 + ( Z
1 '# ' " 7*'e ก ก "* !$1 " !, ก [, # ก ก0 #a, !, " 4
{‚.x * ( Z e ก " 5 ! 1 + ~y '
80

81 82
83
+ y ก (
…* ( Z " 5 8 ( ก ' ก 5+ ,* > 1!"!4"
>'ก ก ( " 5 Z " 5 8 ( * ( ! 1 + ~z '
8 }‚ ก "* !$1 " !, ก [, # ก ,* > ก Z " 5 8 (
1 1*" ก + " Z " 5 (
ระเบียบนี มี update ปี 2548 มีสาระสําคัญคือ
8 8 8!8 "" > " u ' >
, 0ก ,ก 7v
# $ก ก0 " 5
ก " " 5 * !$1 " !, # + * ก 25 # #= 20
# .9+"*' "ก . . . 8 ) 8 .[.2540 .9+"ก(
" " ก # ' !,[ ! 7 * !$1 " !,
ก ก " + * ; ! + "8 "# ' [
84
* ' > , 0ก ,ก 78 " ! : ก - " TH-eGif
( < - " ก 8 ' " 1 *' #= ' " 8 " ' ,

85 86
9999////9999////2555255525552555 09090909::::09090909::::19191919
87 88

89 90
Case study
6 )32
ก => : 4
6 )32
ก => : 4

6 )32
ก => : 4
6 )32
ก => : 4
6 )32
ก => : 4
6 )32
ก => : 4

Active
Inactive
หน่วยงานต่างๆ
ศูนย์เอกสารและ
จดหมายเหตุ
เอกสาร Inactive รอทําลาย เอกสารจดหมายเหตุ 14 ประเภท
ทางศูนย์นํามาจัดเรียน และจัดทํา
ฐานข ้อมูลเพือการค ้นคว ้า
และทํารายชือแจ ้งหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
6 )32
ก => : 4
98
6 )32
ก => : 4
Active
Inactive
หน่วยงานต่างๆ
กองบรรณสารและ
ห ้องสมุดเจ ้าหน้าที รับมอบ คัดแยก
เอกสารทีทําลายได ้ กับเอกสาร
ทีมีคุณค่าทางจดหมายเหตุ
บางกรณี
หน่วยงานจะแยก
เอกสารรอทําลาย
มาให ้เลย
เจ ้าหน้าทีจัดทําแฟ้มมาตรฐาน
สําหรับใช ้งาน
คัดเอกสารทีไม่ใช ้แล ้วส่งมอบ
เอกสารรอทําลาย
ทํารายชือเอกสาร
เสนอทําลาย
เสนอหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
อนุมัติทําลาย
ทําลาย
จัดเรียงใหม่ตาม
หลักจดหมายเหตุ
เอกสารเก่าทียังไม่ได ้
ให ้รหัสแฟ้มมาตรฐาน
ก็ดําเนินการให ้รหัส + ทํา Label
จัดเรียงขึนชัน
ให ้บริการค ้นคว ้า
100
แล้วเราจะเริ"มปรับปรุงระบบเอกสารได้อย่างไร

Creation
&Capture
Distribution
Disposal Use
Storage and
maintenance
Current / Active
Semi-current
Semi-active
Track
Register
Filing
Track
Record
Non-current
Non-active
101
เอกสาร
สําคัญ
คู่มือ
แนวทางการดําเนินงาน ระยะสัน
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว่า
ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
และ พ.ศ. 2548
แนวทางการดําเนินงาน ระยะสัน
( , ก ! ' ( ก ก : ! " > .[. 2526 1 '
.[. 2548 <
- " ก ' > , 0ก ,ก 78 " ,
5+ ก 1 ( , ก 1 ก ก " ก ) 5+ " " <
! 5+ " + ก ' " ( , ก
Inbox Action-Pending Action Outbox Filing
ก 0*1 8 123 1 123 *$ 1 5+ " 1 '!4" 5+ 123 $ 54
!, #3 $ก + #3 123 #3 ,4 ก ก ก , 123 # ! " ! 5 1 +
ก #= # key 5+ 123 ก0 Excel 5+ #= : 8 ) ก "
1 ' 5+ ' ก ก ( * ก ก ( ก # ' , ก
# ' , ก ก ก ,4" ! $ ก +ก( ' _ 1 ' # ' ,
ก $ก# 5+ ก( * ก + $> 1 '% ก + $> # " # ' !,*$` _102
Creation
&Capture
Distribution
Disposal Use
Storage and
maintenance
Current / Active
Semi-current
Semi-active
Track
Register
Filing
Track
Record
Non-current
Non-active
103
เอกสาร
สําคัญ
คู่มือ
สร้างเอง
แนวทางการดําเนินงาน ระยะยาว แนวทางการดําเนินงาน ระยะยาว
,+ * ก ( * ก ( * $ก ,4 1! #= ( * 5+ "
Sort 5+ ก
* ก $ ก 5+ * ( )
Run * ' ! 8 ! " 5 ; ! 8 _ _
ก( $ก ก0 ก
) 5 1 ( ก>„7 clear 8 ' ,4"ก
ก + 5 Filing ( label % !, #3 $ก + 4"#3 123 #3 ,4 ก
ก #= # : 8 ) 123 % #ก!,1 *' key 8 ) ก export
8 ) ก ( Label ก : 8 ) Excel
104

แนวทางการดําเนินงาน ระยะยาว
( ก
- " ก ' > , 0ก ,ก 78 " ,
5+ ก 1 ( , ก 1 ก ก " ก ) 5+ " " <
! 5+ " + ก ' " ( , ก
Inbox Action-Pending Action Outbox Filing
ก 0*1 8 123 1 123 *$ 1 5+ " 1 '!4" 5+ 123 $ 54
key 5+ 123 ก0 : 8 ) 5 Excel 5+ #= : 8 ) ก " 1 '
5+ ' ก ก ( * ก ก ( ก # ' , ก
( Label !, $ก + 4"123 4" ,4 ก ก ก , 123 # ! " ! 5 1 +
$ก# ) ก + $1 ,4" 5+ < % (< + ก0 ) 5 ( ( ก
* !$ # ' !,*$` _
! " review ก ! " * 5 >' ( " 5+ # # $" ' " 105
การสํารวจเอกสาร ข้อมูลที"ต้องสํารวจ
8 ) ก+ ก " +* ก0 )1 ก 4
8 ) ก+ ก ก 5+ ก !<$# ' " 7 )#1 (ก ' 2 7)
' ' + $ # , > ! T / (
8 ) ก+ ก ก * ก0 !( 1 " ก0 #tZ ก * ก0 +! "
"
8 ) ก+ ก ก <+ ก "5+ 8/8 *( ก ก 8 <9"
8 ) 5+ 6 ( ก0 + ก 5+ % "ก ก 5+ 6 #=
ก ( Z 5
106
*::)J 24// <1 ก) * ) 8@
5+ ก 1; ก 82 7 <
ก )J 24 ก / <1
! T ( 5+ ก + #
# # , > ก * " ก ,
กb
$#ก >7ก * ก0
!) ก ก ' 4 4 #|
!) ก ก ' 5+ " !% !,
!) ก "8 " 5+ 6
ก ", /
* !$
1; ก 5+ + ก 4 (< )) 8 " ก!
' ก " / 8 " ก! ก * ก0 84 $
( ก" [) 7 ก
( *% + $ !,% +
107
ตัวอย่างแบบสํารวจเอกสาร
-. ก)
()/)7 8
4 ก9:
/Q44=:
/08
< :< =
/ >
<2 7
H ก H-5
3
5 R::/
)J
*; ก . 8
ก) S
ก / <=><1
65 ) =/
, ก ", กb " ,"/
# ' !,[ !
7
108
5+ " _______________________ ;) ( * _________ % . ____

แต่เวลาประมวลผล ควรทําใน Excel
109
ตัวอย่างตารางสรุปการสํารวจเอกสาร
(5 3 .S 8 2) = * < =T>UA ก9:
ก)
<J C: ก)
!) ก0 ,4
ก
# ,
> 54 +
5+ ก ( Y, " !<$# '
" 7
! T /
(
<+ ก ก * "
25 + ,4 ก
#1
"
#1
.60
m
.30m " ก # ' $
>'ก ก ก ",
2532-
2543
, ( #= 4" 4" +ก
# ' $
25 + ,4 ก
#1
"
#3
.60
m
.40m %!! ก+ ก ) 5
ก[9ก
2526-
2545
, ! T # ' 2 4" ! ( #
25 + ,4 ก
#1
"
#4
.60
m
.30m %!! ก+ ก ! " 2526-
2545
, ! T # ' 4 4" ! ( #
28 !)!, ; "
#5
"
#2
( +"1!"!4" >'ก ก
ก $ ; ,!/# # $" ,
2523-
2544
, (
( 0 )
#= 4" 0
! #
28 !)!, ; "
#5
"
#3
ก )! >'[, #'[ ! 7 2526-
2544
,
" 5
#= 4"
" 5
' 2 4"
"! # +
* , 7
28 !) 4
,4 ก
"
#1
.60
m
.40m % "ก ", ก " $ ^
$ ก
2533-
2544
, ! T #= 4" ! #
110
** ก " !,ก$ . !( , ก * ก ก ' # ,ZZ % 2545.
วิเคราะห์เอกสารที"ต้องจัดเก็บ ด้วยคําถาม 5W 1 H
Why * ก0 ' ... ( ! "* ก0 ก 4 (What – Why)
How * ก0 " ... ( ! "* ก0 ก " 4 (How – Why)
Where * ก0 + ... ( ! "* ก0 ก + 4 (Where – Why)
Who #= ;)* ก0 ... ( ! " 4 * ก0 ก (Who –
Why)
When * ก0 ... ( ! "* ก0 " 4 (When –
Why)
111
ตัวอย่าง... ใบสมัครงาน
Why * ก0 " 5+ #= ก " ! "6 ,* > ก
5 ก;) ! "8 " " 7ก
How ,Y* ก0 " 5 123 Z% "! $^,ก [9ก
1 ' + " 5+ "* ก ! "ก ' $8 ! $^,
ก [9ก ก "! + 5+ ,* > % ก *
8 ";) " ก ก% ก 8 " ก
Where < +* ก0 5 !) ก "8 "e… ก $ 5+ "* ก $ก
e… _ < , + ก "8
Who ;) + ( +* ก0 5 * + ' #= ;)
1 ' 1 ก ก % ! "
When ' ' ก * ก0 ก # ' > 1 # 'ก ก0
+ $> *' " 5+ "* ก ก" ก " ( 1 #=
Z
112

วิเคราะห์เอกสารที"ต้องจัดเก็บ ด้วยคําถาม 5W 1 H
113
การวิเคราะห์อายุการจัดเก็บ
, ' 7 " ' 7 * ก
' ( ก ก : ! " > .[. 2548
! "ก( $ก ก0 ก ก ก ", 1 ' ก +
ก+ 8 " * !$1 " !, ก [, # ก 2542
! "ก( $ก ก0 ก , " $
* !$1 " !, ก [, # ก 2542
! " 5+ 6
*! ก # 'ก ก
114
Sort เอกสาร โดยนําแบบสํารวจทุกคนมารวมกัน อาจพบเอกสารซําซ้อน
จากนัน group เอกสารเป็นหมวดใหญ่ หมวดย่อย
115
ประเภทของเอกสาร
ก , (Administrative Document)
, Administration (# 'ก กb / ' # ' $ # ' Y7)
ก Equipment, supplies, services ) 5 pricelist 5+ " 8 $
ก ", Finance ( Z * ! ,! , " ", 5 / * ")
1 ' + , Premises ( . )1 $#ก >7! "6)
ก #a, !," (Operation Document) 1!ก! "ก #! ก,* Business
plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies
ก " ," ก + #= Knowledge 8 " " 7ก 5+ " 5 5+
)18" ก # 'ก ก " ,*
*( 4 *' ก * !$ Permanent Files ZZ ก $#ก ",
" ก # ' $ < ก % "ก ,+" , 78 " "
116

117
จัดหมวดหมู่ อาจจัดเป็น 2-3 level เช่น
Corporate Management
legal matters
media relations
corporate communities
press releases
audio and video kits
...
HR Management
Facilities Resource Management
Information Resource Management
118
Run รหัส ตามระบบที"เลือก (ตัวเลข ตัวอักษร ฯลฯ)
Block numeric
1000 Corporate Management
100 legal matters
200 media relations
300 corporate communities
10 press releases
20 audio and video kits
30 ...
2000 HR Management
3000 Facilities Resource Management
4000 Information Resource Management
119
Classification Code
code -1 A-Teaching & Learning
A-1 Curriculum Development
A-1-1 MA in Anthropology
A-1-2 MA in Information Science
A-2 Course Development
A-3 Course Delivery
Administration
Administrative Services
Consultants
Finance and Accounting
Accounting
Banking
Credit
Economics
Funding
Investment
Human Resources
Employees
Fringe Benefits
Job Descriptions
Training
Property
Buildings
Equipment
Land
Patent
Marketing
Advertising
Pricing Policies
Service Policies
Operational
…
…
…
Finance and Accounting
Accounting
Accounts Payable
Accounts Receivable
General Books
Income Accounts
Material Accounts
Personnel Accounting
120

Alphanumeric Codes
HR HUMAN RELATIONS
HR-01 Employee Policy
HR-01-01 Compensatory Time
HR-01-02 Maternity Leave
HR-01-03 Paternity Leave
HR-02 Seniority
HR-02-01 Rights
HR-02-02 Rosters
HR HUMAN RELATIONS
HR 1 Employee Policy
HR 1.a Compensatory Time
HR 1.b Maternity Leave
HR 1.c Paternity Leave
HR 2 Seniority
HR 2.a Rights
HR 2.b Rosters
121
Alphanumeric Codes
ADM ADMINISTRATION
ADM 01 Administrative Services
ADM 02 Consultants
ADM 03 Litigation
FIN FINANCE
FIN 01 Accounting
FIN 02 Banking
FIN 03 Credit
FIN 04 Economics
FIN 05 Funding
FIN 06 Investment
HR HUMAN RESOURCES
HR 01 Employees
HR 02 Fringe Benefits
HR 03 Job Descriptions
HR 04 Training
122
Numeric Codes
1.0 Human Resources
1.1 Recruitment
1.2 Personnel Administration
1.3 Employee Benefits
1.3.1 Health Insurance
1.3.2 Dental Insurance
1.3.3 Life Insurance
1.3.4 Pension Program
1.3.5 Stock Investment Plan
1.3.6 College Tuition Assistance
1.3.7 Workers’ Compensation
1.4 Labor Negotiations
1.5 Affirmative Action
1.6 Employee Assistance Program
1.7 Professional Development and
Training
1.8 Planning and Budgeting
1.9 Accounting
1.9.1 Payroll Administration
1.9.2 …
1.9.3 …
123 124
Classification
5+ ก !4" 5+ ! organization chart '
* # + % " " ก( ! ก,*8 " " 7ก !
function ( ก ", , $ , ก [, # ^ Y )
ก ก 4" " 7ก
#tZ 9+" ก+ ก classification 1 ' security 5 *' (
" 5+ ก reorganize " *<)ก $ ก
" 5+ 1! ก + "894 ก 4 "! " ) 1 '
8 <9"

125
Classification construction
Function 99 managing human resources
Sub-function 99.1 ensuring optimum staff
Series 99.1.1 assess staff needs of business
units
Series 99.1.2 recruiting staffs for vacant posts
Sub-series 99.1.2.1 advertising
Sub-series 99.1.2.2 short listing
Sub-series 99.1.2.3 interviewing
Org purpose
Function
Sub-function
Activities
Steps – sub-steps
HR
* $ ก
ก"
# 'ก [
126
ตัวอย่างหมวดหมู่เอกสารที"จัดทําแล้ว
127
https://uwaterloo.ca/privacy/records-and-personal-
information/directory-records
แต่ละหมวดหลัก จะ
แบ่งหมวดย่อยลงไปอีก
TL
TL35: Course Outlines
128
Research Management (RS): e.g., research ethics, research grants
and contracts administration, research centres and institutes, research
with controlled goods and technology
Student Management (ST): e.g., student recruitment, admissions,
student records, financial aid and scholarships, student grievances,
discipline, and appeals, and continuing education students
Teaching and Learning (TL): e.g., academic calendars, academic
program reviews and accreditation, co-operative and continuing
education programs, course management, English language proficiency,
student work and its evaluation, exchange programs, internships and
practica, professional development and training, and class and exam
schedules
The remaining nine functions support the university’s primary activities:
Administration (AD): e.g., general correspondence and subject files,
organizational charts, strategic planning, travel arrangements, reports
and statistics, administrative committees and faculty councils, legal
records such as contracts, legal opinions, and intellectual property
records, policies and procedures, and risk management
Campus Services (CS): e.g., non-academic services to students and
other members of the university community, ancillary services, athletics
and recreation, parking, and WatCard

129
External Relations and Communications (ER): e.g., donors, alumni
affairs, government and inter-institutional relations, events and
celebrations, media relations, marketing, outreach, publications, images,
speeches, and the website
Finance (FN): e.g., accounts payable and receivable, purchasing card
transactions, banking, budgeting, investments, financial audit,
procurement, and taxation
Governance (GV): Board of Governors and Senate
Human Resources (HR): e.g., faculty and staff appointments,
employee records, promotion and tenure, awards and recognition,
pension and benefits, employee discipline and grievances, position
descriptions, salary and payroll, and work schedules and leave
management
Health, Safety, and Security (HS): e.g., conflict management and
human rights, health and counselling, occupational health, safety, access
and key control, and police services
Information Management (IM): e.g., freedom of information and
privacy, information systems management, information security,
libraries, museums, and galleries, and records management
Property and Facilities (PF): e.g., buildings, capital construction
projects, space management, asset management, utilities, equipment
and supplies, maps and plans
130http://www.otago.ac.nz/classificationscheme/000170.htm
131 132
http://www.usask.ca/archives/rm/rm_fileclass.php

Classification Scheme ของจุฬาฯ
* ,"6 ' )1 " 5 ก # 'ก $>
SD (Supporting Document)
WI (Work Instruction)
QM (Quality Manual ) 5 $> )
133
WI
Work Instruction
QM
Quality Manual
FM
Form
SD (Supporting Document)
หมวดเอกสารทีทําไว ้
จัดทํารายชื"อเอกสารพร้อมหมวดหมู่
134
ตัวอย่าง Master List
ลําดับ
หมวดเอกสาร
ชืGอแฟ้ ม
เอกสาร
การ
จัดเรียง
การจัดเก็บ การทําลาย
หมวด
ใหญ่
หมวด
ย่อย
ประเภท
ของแฟ้ม
ผู้รับผิดช
อบ
สถานที ระยะเวล
า
ผู้อนุ
มัติ
วิธีกา
ร
HR-1-
01
1. บริหาร
บุคคล
1.1 ประวัติ
พนักงาน
ประวัติพนักงาน ฝ่ าย/ชือ
แฟ้มแขวน ผู ้จัดการ
แผนก
HO-A01-
01 (01-
14)
ตลอดไป ผอ.
ฝ่ าย
ย่อย
HR-2-
02
1.2
เงินเดือน
เอกสารสรุปการ
ทําข ้อมูล
ปี/เดือน แฟ้มสัน
ใหญ่
ผู ้จัดการ
แผนก
HO-B03-
01
5 ผอ.
ฝ่ าย
เผา
HR-2-
03
สรุปรายงาน
ใหญ่
แผนก
HO-B03-
01
5 ผอ.
ฝ่ าย
เผา
HR-3-
04
1.3 ใบลา ใบลางาน ฝ่ าย/ชือ
แฟ้มสัน
ใหญ่
จนท.
บุคคล
HO-B01-
02
5 ผอ.
ฝ่ าย
ย่อย
135
จากไฟล์ที"สํารวจ จะเห็นว่ามีเอกสารเก่าอยู่ส่วนหนึ"ง ดําเนินการ
ทําลายได้ตามอายุเอกสารที"กําหนดไว้
136
* 5 ก ( ก ! " ก ก ( ก 1 ' 5+ ก ก $ !,1 ! "
* !$1 " !,ก

เอกสารที"เหลือ ค่อยมาทํา Label และ Filing ใหม่
137* 5 ( ! ( ( + ) 1 ' ก % " ( ก + * file
ต้องคอย update Master List
ลําดับ
หมวดเอกสาร
ชืGอแฟ้ ม
เอกสาร
การ
จัดเรียง
การจัดเก็บ การทําลาย
หมวด
ใหญ่
หมวด
ย่อย
ประเภท
ของแฟ้ม
ผู้รับผิดช
อบ
สถานที ระยะเวล
า
ผู้อนุ
มัติ
วิธีกา
ร
HR-1-
01
1. บริหาร
บุคคล
1.1 ประวัติ
ประวัติพนักงาน ฝ่ าย/ชือ
แฟ้มแขวน ผู ้จัดการ
แผนก
HO-A01-
01 (01-
14)
ตลอดไป ผอ.
ฝ่ าย
ย่อย
HR-2-
02
1.2
เอกสารสรุป
การทําข ้อมูล
ใหญ่
แผนก
HO-B03-
01
5 ผอ.
ฝ่ าย
เผา
HR-2-
03
สรุปรายงาน
ใหญ่
แผนก
HO-B03-
01
5 ผอ.
ฝ่ าย
เผา
HR-3-
04
1.3 ใบลา ใบลางาน ฝ่ าย/ชือ
แฟ้มสัน
ใหญ่
จนท.
บุคคล
HO-B01-
02
5 ผอ.
ฝ่ าย
ย่อย
138
เอาขึนเว็บ หรือ Intranet เอาไว ้ดูด ้วยกัน
Master List 4 #= 9+"8 " ) 5 /1 #a, !, ก
( , " ก ! " update # # $"!
* ,* > * ( ) 5 #a, !," ( " ก
! " 0 , 8 "! .9+" * <9" Master List
ก !4" 5+ 123 Logo 1 ' )#1 Label _ _
* * + 8 " +(
139
แนวทางการดําเนินงาน ระยะยาว
หมั"นประเมินเอกสารที"พ้นระยะใช้งานแล้วเป็นประจํา เพื"อโอน หรือ
ทําลาย และต้อง update status เอกสารด้วย
140

ปัญหาในการ Filing
123 "123 ** ) กก 1 ก ^ , ,!
*,! *'* ) +
ก,*ก , ,!/ก ^ , ,! 5
, ก : ก )! Learning Outcomes
,* > * #! ก,* ก #= ก ก : 8 ) ( 5 1 ก ' +"
Excel) ก0*' <
#tZ 8 "ก Filing ก# 'ก 9+" 5 ' ) + ' ( ) ก
1!< * ก0 #1 : 8 ) .9+" ก location ก0*' < ก
*
( ก 123 % 5 ก + , > + ก0 123 1ก 8 !
% " % " # " + ก0 123 * ," 141
เพื"อเพิ"มประสิทธิภาพการสืบค้น
142
• อาจเพิมช่องคําค ้นสําหรับสืบค ้น โดยทัวไป keyword อาจเป็นหัวเรือง
(subject) หรือเป็นชือเฉพาะ เช่น ชือบุคคลในเอกสาร ชือการประชุม ชือ
โครงการ เป็นต ้น
• พิจารณาหลักเกณฑ์การตังชือแฟ้ม (File Titling) เพือเป็นแนวปฏิบัติกลางใน
คู่มือ (เช่น จะตังเป็นกลุ่มคํา หรือเป็นวลี /ประโยค ) ? เพือให ้สามารถเป็น
ตัวแทนแฟ้มงานได ้ในฐานข ้อมูลในการสืบค ้น ควรตังชือให ้ละเอียด หรือมีช่อง
รายละเอียดเพิมเติม เช่น งานวิรัชกิจ เรือง การเยือน ควรตังชือให ้ละเอียด เช่น
ประธานาธิบดีบารัก โอบามา มาเยือนจุฬา วันที .......
143
แบบสํารวจ
เอกสาร
Master List
(รายชือเอกสาร+
หมวดหมู่+Retention
+ผู ้รับผิดชอบ)
=คู่มือ
รายชือเอกสาร
ของหน่วยงาน
=ฐานข ้อมูล
(พร้อมสถานะ เช่น
ใช ้งาน ทําลาย
โอน)
ทีส่งมอบหอ
ประวัติ
ทีขออนุมัติ
ทําลาย
ประเมินแล ้ว
จัดทําเป็น
Master List
นําคู่มือมาจัดทํา
Slide 107, 108 Slide 135 Slide 140, 142
Slide 75 Slide 83
แบบสํารวจมีหน้าตาหลากหลาย พยายามรวมให ้เป็น Form เดียวกัน จะได ้ใช ้งานร่วมกันได ้
ตัวอย่างเอกสารจดหมายเหตุ ที"ทางหอประวัติต้องการ
/ 2 )12 3 * ก) 8 /F T
( 38< . ก* 52
: : <J )3 65 :3<:6 3
( 28
3 ก / -= * ก) ก
/ -= <>: * )T ( 28
ก) 8 ก 2ก:ก 4 X< 3) 5 3
3<Aก
<2 (9 * ก <2 ก?(
ก) 8 /F ( กG ก 2ก:X< 3ก
)J <Y
ก) ก1 ก1 /0 2536
( ก) ก1
ก) / - ) CAก4ก
T 71 ก4ก 828@ A Z Z6 3
<> / )12 3 1 3[
( ก *' ก
' $ < + $ 5
5+ ก,*ก 5 !$ก >7)
*; ;3 < A 6 2 *::*/
ก) )J <Y )YY MOU Z Z

คําแนะนําสําหรับการสแกนเอกสาร
5+ ก0! + $> 5 ก +*' ก0 ก 8 ( 9ก ก ก0
ก 5+ ! 4 #= ก % #
# '% 7 ก$Z1* ( Z +*' ( ,Yก # ' , Y, 5
1 ก1 '1 'ก( 5+ 1! '123 ' ก +*' ( #
ก0 5+ " ! +! "ก 1 ' ,Yก !, #3 123
ก 1ก ก + # '% 7 5 5 ก scan ก +
$> ก " ," 5 #= ก * !$ 5+ "* ก
' ' 1 ' #= กก 9+"8 "ก * ก * !$ =
#= ก ก ! T $ " 5
145 146
การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
147
Distribution
Disposal
Creation&
capture
Use
Storage &
Maintenance
* ก ! "* ,! ก
ก 1!*' # ' 0 ,+ !,
5+ "
• Digital Preservation
5+ ก 2 7 + $> "
# ' !,[ ! 7 ) "
+" 5 1 ก ; #
• ก " ก (: 8 ) )
.9+"*' 8 ) . . ก
creator, date
created size _ _
ประเด็น หาไฟล์ไม่เจอ ไม่รู้ว่า update หรือไม่... อยู่ที" filing
เช่นเดียวกับการจัดเก็บเอกสาร
148
• ก save 2 7 save + Drive C 5 My Documents
• !4" 5+ Folder 1 ' 5+ 2 7 < "! (
• ( 2 7 + ก * + share 2 7

ตัวอย่าง filing จากเครื"อง notebook ส่วนตัว
149
เก็บเอกสารธุรการภาค
= Administrative
Documents
My documents, My
Pictures เก็บเอกสาร
ส่วนตัวทีสามารถทิงได ้
ใช ้ชัวคราว
เก็บ operational
documents = sheet
และเอกสาร
ประกอบการสอน
มี Backup ลง DVD และไฟล์ทีใช ้ปัจจุบัน จะลง Thumb drive แต่จะ clear ทิงเป็นระยะๆ เมือเก่าแล ้ว
ตังชือให ้เรียงลําดับได ้
150
Desktop คืองานระหว่างดําเนินการ เปรียบได ้กับโต๊ะทํางาน เป็นทีเก็บไฟล์ทีสร ้างใหม่
ไฟล์ทีรับจาก mail หรือ download มาทํางาน เมือดําเนินการเสร็จแล ้ว จะ file เข ้า drive
แต่ตามทฤษฏี เอกสารทีได ้รับส่วนหนึงจะสามารถทิงได ้ทันที 40% ดังนัน จะมีเอกสารทิง
จากทีนีจํานวนไม่น้อย เช่น การบ ้านเด็กทีตรวจเสร็จและคืนงานแล ้ว เอกสารที load มา
อ่าน แบบฟอร์มระบบ blackboard ทีส่งแล ้ว ฯลฯ
สําหรับการทํางานทีไฟล์เอกสารที filing แล ้ว ให ้ทํา shortcut
151
ตัวอย่างการตังชือไฟล์ในเว็บไซต์คณะอักษรศาสตร์ ซึงมีโครงสร ้างข ้อมูล เช่น 2.1 2.2
ให ้ตังชือไฟล์โดยใช ้ 0201 0202 เพือให ้รองรับหมวดได ้มากกว่า 9 หมวด
การตังชือไฟล์ (ตัวอย่างจาก สํานักยุทธศาสตร์) ทําให ้สามารถเรียงเอกสารได ้
152
การไปยังไฟล์ล่าสุด ให ้เลือก view แบบ Details แล ้วเลือกให ้
sort by Date

153
การประกาศไฟล์เวอร์ชันล่าสุด โดย publish ขึนเว็บ หรือทีเก็บเอกสารกลางเพือ
อ ้างอิง ก็จะช่วยได ้เช่นกัน
Version control
ก control version ก $ $ก 2 7 $ก " 1! #=
ก $
1 2 7
"
) 5 #a, !," (work instruction – procedure)
1 1# 5 " ก1 ! "6 5 spec ; ,! >„7 + ^
4 save 2 7 #= ' 2 7ก 5+ "* ก ก " ,"
<5 #= ' ก ก
154
155
อาจใช ้file directory + date ช่วย
156
ใน Word directory ต ้อง copy location มาเอง แต่สามารถ insert date ได ้
ให ้ทําใน view Header & Footer

157
ใน Excel ทําจาก Page Setup
ขอให้ทุกคนทํางานอย่างมีความสุขนะคะ
บรรณานุกรม
$* " . Effective Filing System: 4 ก) 31 [H(53 8 ) * 5 8= .
ก $" _: , 7 ,4 !,4"1 7 , ,+", 2550.
7, .). . 8< <ก 4 :: ก) . 1# % # ' 5 Y,w. ก $" _: . 0
) + , 2536.
! 7 >> , . ก 4 ก )J ก3 . ก $" _: .0 0ก , 2547.
$ ก$ . ก : ( )J ก3 . , 7 4" + 4. ก $" _: ( ก , 71 "
*$` "ก >7 , , 2546.
[, , > ! 7 , Zก,!!, 1 ' ,! # ' 7. ก : ( )J ก3 *::H( 1
(R::/ :/ =3H( 1). ก $" _: Y '2| 7 1 ' . 0ก.7, 2542.
" !,ก$ . ก 4 ก ก) : J 2- ก 4 ก ก) :/ YY X8.
ก $" _: , $%8 Y Y, , 2545. ( ( )
† 2| 7, 7 . Taming the Paper Tiger at Work: 5 3 ก) กH 88J 3 . 1# %
# * ,Z. ก $" _: . 0 ) + , 2548. 159
บรรณานุกรม
Kennedy, Jay and Schauder, Cherryl. Records Management: a Guide to Corporate
Recordkeeping. 2 Ed. South Melbourne, Vic. : Longman, 1998.
McLeod, Julie and Hare, Catherine, Eds. Managing Electronic Records. London:
Facet Publishing, 2005.
Robek, F. Mary; Brown, F. Gerald; Stephen, David O. Information and Records
Management: Document-Based Information Systems. 4th Ed. Woodland Hills, CA:
Glencoe/McGrawhill, 1987.
Shepherd, Elizabeth and Yeo, Geoffrey. Managing Records: a Handbook of
Principles and Practice. London: Facet Publishing, 2003.
160

การจัดการเอกสาร

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à การจัดการเอกสาร

Similaire à การจัดการเอกสาร (20)

Plus de Humanities Information Center

Plus de Humanities Information Center (20)

การจัดการเอกสาร