1. TOPIC FOUR (4) –
CONDUCTING TEAM
AUDITS
-WORK
IN TEAM
-AUDIT TEAM PROCESSES
-TEAM AUDIT ROLES
1

2. WORK IN TEAM

The word ‘team’ as it applies to communication audits implies individual
members COORDINATING their work TOGETHER toward a COMMON GOAL

The common goal is predetermined: a valid review of the client organisation

'Pasukan' Perkataan seperti ia terpakai bagi audit komunikasi menunjukkan
ahli-ahli individu PENYELARASAN kerja mereka BERSAMA arah MATLAMAT
BIASA

Matlamat biasa yang telah ditetapkan: kajian yang sah bagi organisasi
pelanggan
2

3. 
Being client-focused means:
1. putting aside individual differences
2. working together to provide the best
possible service for the client
3. utilising each individual’s own special
qualities to produce a superior
communication audit
# OUTCOME of 3 C’s (communication, coordination & collaboration): produce something greater than the
sum of any individual effortSebagai mesra pelanggan bermaksud:
Sebagai mesra pelanggan bermaksud:
1. mengetepikan perbezaan individu
2. bekerja bersama-sama untuk memberikan yang terbaik
perkhidmatan mungkin untuk pelanggan
3. menggunakan tersendiri setiap individu
kualiti untuk menghasilkan yang lebih tinggi
komunikasi audit
# HASIL 3 C (komunikasi, penyelarasan & kerjasama): menghasilkan sesuatu yang lebih besar daripada
jumlah mana-mana usaha individu
3

4. AUDIT TEAM PROCESSES
Initiation Phase
Focus efforts inward
Create a vision for the team
Planning Phase
Designate team roles
Develop schedules
Publicise team to organisation
Data Collection Phase
Determine interview teams
Outline data collection guidelines
Interpretation Phase
Organise information
Synthesize all member’s perceptions
Verify all data for accuracy and reliability
Final Report Phase
Determine standards for writing report
Verify final report
Develop plan for report presentation
Shared Review of Audit Processes
4

5. 
Permulaan Fasa


Menumpukan usaha masuk
Buat wawasan untuk pasukan

Fasa perancangan


Menetapkan peranan pasukan
membangunkan jadual
Publicise pasukan kepada organisasi

Pengumpulan Data Fasa


Menentukan pasukan temuduga
Menggariskan garis panduan pengumpulan data

Fasa tafsiran


Atur maklumat
Mensintesis persepsi semua ahli
Mengesahkan semua data untuk ketepatan dan kebolehpercayaan

Laporan Fasa Akhir

Menentukan standard untuk menulis laporan
Mengesahkan laporan akhir
Membangunkan pelan untuk pembentangan laporan




5

6. 1.
Initiation Phase
a.Team Players
Every member is beginning to work together as a team. This involves identifying
strengths and weaknesses and understanding that everyone will take on
different roles throughout the audit process
b.Investigators
Gathers as much information about the organisation
investigators as they try to familiarise themselves with the organisation
as possible. The entire audit team becomes
Permulaan Fasa
Pemain a.Team
Setiap ahli mula bekerja bersama-sama sebagai satu pasukan. Ini melibatkan mengenal pasti
kekuatan dan kelemahan dan memahami bahawa semua orang akan mengambil
peranan yang berbeza sepanjang proses audit
b.Investigators
Mengumpulkan seberapa banyak maklumat tentang organisasi yang mungkin. Pasukan audit
keseluruhan menjadi penyiasat ketika mereka cuba untuk membiasakan diri dengan
organisasi
TEAM AUDIT ROLES
6

7. 2.
Planning Phase
a.Contact person
Serves as liaison between audit team and organisation. All communications between the audit
team and the organisation should go through the contact person.
b.Coordinator
Oversees the entire audit. Must be knowledgeable of current events including changes,
organisational contacts, and scheduling concerns.
c. Scheduler
Organises the interview schedules for the audit team and coordinates interview times with
organisation members
Fasa perancangan
a.Contact orang
Berfungsi sebagai penghubung di antara pasukan audit dan organisasi. Semua
komunikasi di antara pasukan audit dan organisasi perlu melalui orang kenalan.
b.Coordinator
Menyelia keseluruhan audit. Mesti berpengetahuan peristiwa-peristiwa semasa
termasuk perubahan, kenalan organisasi, dan kebimbangan penjadualan.
c. Berjadual
Anjur jadual temuduga untuk pasukan audit dan menyelaraskan masa temu bual
dengan ahli-ahli organisasi
7

8. 3. Focal Phase
a. Primary
Team members are assigned to either quantitative or qualitative roles as their principal focus of
research
b. Secondary
After deciding on their primary focus, team members should have a minor role in the remaining
focus area (either qualitative or quantitative)
Fasa Focal
a. rendah
Ahli-ahli pasukan yang ditugaskan untuk peranan sama ada kuantitatif atau kualitatif sebagai fokus
utama penyelidikan mereka
b. menengah
Selepas membuat keputusan mengenai tumpuan utama mereka, ahli-ahli pasukan perlu mempunyai
peranan kecil dalam kawasan tumpuan baki (sama ada kualitatif atau kuantitatif)
8

9. 4.
Data Collection Phase
a. Secretary
In charge of managing central filing cabinet where data files are stored
b. Data coders
Coordinate incoming interviews and input survey findings into central statistical database
c. Statisticians
Run and analyse statistical tests on quantitative data
d. Interview coders
Collect and summarise interview transcripts. This includes identifying quotes from organisation
personnel
Pengumpulan Data Fasa
a. Setiausaha
Yang bertanggungjawab bagi menguruskan kabinet memfailkan pusat di mana fail-fail data yang
disimpan
b. coders data
Menyelaras temuduga masuk dan dapatan kajian input ke dalam pangkalan data statistik pusat
c. statistik
Berlari dan menganalisis ujian statistik data kuantitatif
d. coders temuduga
Mengumpul dan merumuskan transkrip temubual. Ini termasuk mengenal pasti petikan daripada
kakitangan organisasi
9

10. 5.
Interpretation phase
a. Focus group
Team works together to analyse and interpret audit
findings. Involves synthesizing perceptions from both
quantitative and qualitative data
6.
Final Report Phase
a. Writers
Organise findings and write sections of final report
b. Editor
Reviews written sections. Makes sure grammar, writing
style, and format is consistent and correct
c. Chart generator
Creates charts and tables for report
d. Speakers
Present report and summarizes findings. Suggest
recommendations and addresses comments and questions 10
from organisation members

11. 5.
fasa tafsiran
6.
7.
a. kumpulan fokus
Pasukan bekerja bersama-sama untuk menganalisis dan
mentafsir penemuan audit. Melibatkan mensintesis
persepsi daripada data kuantitatif dan kualitatif
8.
Laporan Fasa Akhir
9.
10.
a. penulis
Atur penemuan dan menulis bahagian laporan akhir
11.
12.
b. Editor
Ulasan bahagian bertulis. Membuat tatabahasa pasti,
gaya penulisan, dan format adalah konsisten dan betul
13.
14.
c. penjana carta
Mencipta carta dan jadual untuk laporan
15.
16.
d. penceramah
Membentangkan laporan dan ringkasan penemuan.
Mencadangkan cadangan dan alamat komen dan soalan
dari ahli-ahli organisasi
11