Unsere Ideensammlung, um e-Mail Flut im Unternehmen zu senken.

1. E-Mail-Flut im Unternehmen //
Recherche und Ideensammlung
1

2. Agenda
1. Tipps zur Verhaltensänderung
2. Technische Lösungsansätze
3. Ansätze für das Projektmanagement
4. 'Lösungen' per Unternehmensdekret
5. Fazit
5. April 2012
2

3. Agenda
1. Tipps zur Verhaltensänderung
2. Technische Lösungsansätze
3. Ansätze für das Projektmanagement
4. 'Lösungen' per Unternehmensdekret
5. Fazit
5. April 2012
3

4. E-Mail-Flut in Unternehmen
Tipps zur Verhaltensänderung
• Nach mehreren Tagen Abwesenheit: Sortieren Sie den Posteingang nach
Absender, nicht nach Datum.
• Veröffentlichen Sie allgemeine Informationen möglichst im Intranet an einem
Schwarzen Brett, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben
• Nur ein Thema pro E-Mail.
• Verwenden Sie aussagekräftige Betreffzeilen. Wenn nötig, machen Sie die
Dringlichkeit klar (»erbitte Antwort bis…«)
• Hermetisches Schreiben bedeutet, eine Mail so zu verfassen, dass die Chance
auf eine Rückmail aktiv auf ein absolutes Minimum reduziert wird.
• Eine Mail wirkt um so hermetischer, je besser sie für sich allein stehen kann.
Es lohnt sich daher, die Kernpunkte des Gegenüber zu zitieren und direkt
darunter zu beantworten.
5. April 2012
4

5. E-Mail-Flut in Unternehmen
Tipps zur Verhaltensänderung
• Je verständlicher die Mail ist, desto seltener sind logischerweise Nachfragen.
Um die Verständlichkeit zu erhöhen, sollte man in kurzen, klaren Sätzen
schreiben.
• Unnötige Fragezeichen sind streng verboten. Das gilt auch für rhetorische
Fragen, die im übrigen von gefühlt 65% aller Empfänger gar nicht als rhetorisch
verstanden werden.
• Die meisten nervigen Mailkaskaden entstehen durch Nachfragen, und die
meisten Nachfragen entstehen durch ungenaue Daten.
• Ein Gutteil der Mailkommunikation besteht aus Absagen.
• Jede Mail an so wenige Adressaten schicken wie möglich. “Reply All” nur
verwenden, wenn es nicht anders geht.
• Je länger die Mail, desto Antwort. Diese Regel gilt allerdings nur bis zu einer
5. April 2012
Länge von ungefähr 1500 Zeichen.
5

6. E-Mail-Flut in Unternehmen
Tipps zur Verhaltensänderung
• Tagsüber abgesendete Mails werden wesentlich häufiger beantwortet, weil das
Eintreffen an sich als Kommunikationsaufforderung verstanden wird.
• Smalltalk ist praktisch eine Rückmailgarantie.
• Nicht gesendete E-Mails sind gute E-Mails: Vor jeder E-Mail sollte man
überlegen, ob sie überhaupt nottut.
• Wer, was, wann, wo und warum sollte in Mails von vorneherein klar formuliert
sein, um Rückfragen zu ersparen.
• Mehr reden, weniger E-Mails: Reden hilft Missverständnisse zu vermeiden und
wir ergänzen die Worte um unsere Persönlichkeit.
• Wer wichtiges will, sagt es persönlich.
• ……
5. April 2012
6

7. Agenda
1. Tipps zur Verhaltensänderung
2. Technische Lösungsansätze
3. Ansätze für das Projektmanagement
4. 'Lösungen' per Unternehmensdekret
5. Fazit
5. April 2012
7

8. E-Mail-Flut in Unternehmen
Technische Lösungsansätze
Filter // Einsatz intelligenter Filterfunktionen auf Server- und Clientebene
ERMS // Beim ERMS (E-Mail Response Management Systemen) handelt es sich um
eine datenbankbasierte, automatische Beantwortung von großen E-Mail-
Mengen. Das System kommt vorwiegend in der Kommunikation mit
Endkunden zum Einsatz.
Threads // Der Einsatz von Konversations-Threads dient der übersichtlicheren
Gestaltung der Inbox. Kommunikationen werden in 'Threads'
zusammengefasst, wobei immer nur die ‚Leitnachricht„ zu sehen ist. Ein Klick
auf diese Nachricht, öffnet die gesamte Konversation (Einsatzbeispiele:
Blue-Mail, GMail, iOS iPhone, …)
Tags // Tags werden zur besseren Suche von E-Mails eingesetzt. Sie bieten den
Vorteil einer sehr dynamischen Struktur, eine Alternative zur hierarchischen
Ordnerstruktur. Einer Nachricht können beliebig viele Tags vergeben werden,
dadurch ist sie in unterschiedlichen Kontexten zu finden. (Einsatzbeispiele:
Blue-Mail, GMail, …)
5. April 2012
… …
8

9. Agenda
1. Tipps zur Verhaltensänderung
2. Technische Lösungsansätze
3. Ansätze für das Projektmanagement
4. 'Lösungen' per Unternehmensdekret
5. Fazit
5. April 2012
9

10. E-Mail-Flut in Unternehmen
Ansätze für das Projektmanagement
Onlinebasierte Projektmanagement-Plattformen machen Kommunikationen
für alle (berechtigten) sichtbar. Darüber hinaus findet die projektrelevante
Kommunikation auf einem anderen Medium statt, das nach dem Holprinziep
funktioniert und dadurch die Inbox maßgeblich entlastet.
Diese Lösungen verbindet Kommunikationen mit Milestones und Artefakten
und dient auch der Projektdokumentation.
Beispiele // • Basecamp
• activeCollab
• Mingle
• Zoho Projects
• CentralDesktop
• 5pm
• GoPlan
• …
5. April 2012
10

11. Agenda
1. Tipps zur Verhaltensänderung
2. Technische Lösungsansätze
3. Ansätze für das Projektmanagement
4. 'Lösungen' per Unternehmensdekret
5. Fazit
5. April 2012
11

12. E-Mail-Flut in Unternehmen
‚Lösungen„ per Unternehmensdekret
Nestlé // In der Nestlé-Schokoladenfabrik im britischen York bleiben die elektronischen
Postfächer am Freitag leer. Für eine Arbeitsabsprache oder die Verabredung
zum gemeinsamen Mittagessen greifen die Beschäftigten zum Telefon. Oder
sie gehen persönlich vorbei. E-Mails sind jedoch tabu.
Das Verbot ist allerdings keine Vorgabe für den Konzern. In den meisten
Niederlassungen versuchen die Mitarbeiter per Delegation, mit überlaufenden
Postfächern umzugehen, und Sekretärinnen sortieren die elektronische Post
vor.
Stadtverwaltung Der E-Mail-freie Freitag bei Nestlé hat Nachahmer gefunden. Bei der
Liverpool // Stadtverwaltung Liverpool findet am Freitag auch kein E-Mail-Verkehr statt.
Maske AG // Die Maske AG hat – nach eigenen Angaben als erstes deutsches
Unternehmen – zwei Arbeitstage im Monat eingeführt, an denen die
Beschäftigten keine E-Mails schreiben dürfen. Intern gar keine und extern nur
die notwendigsten Botschaften.
Name unbekannt // Verschieben des ‚replay all„ Buttons in tiefere Navigationsstrukturen. Dadurch
steht die Funktion einfach nicht mehr zur Verfügung.
5. April 2012
12

13. Agenda
1. Tipps zur Verhaltensänderung
2. Technische Lösungsansätze
3. Ansätze für das Projektmanagement
4. 'Lösungen' per Unternehmensdekret
5. Fazit
5. April 2012
13

14. E-Mail-Flut in Unternehmen
Fazit
Wir empfehlen eine strategische Herangehensweise.
Das erleichtert die Koordination der Teilprojekte und Sie behalten
die Kontrolle über das Vorhaben.
Dazu sehen wir zunächst zwei Schritte als notwendig:
Kurzfristig // 1. Workshop zu Erarbeitung folgender Inhalte:
• Definition der Zielsetzung
(maßgeblich für die Lösungsansätze und Erfolgskontrolle)
• Klärung der Rahmenbedingungen
(grenzt den Suchraum möglicher Lösungen ein)
Langfristig // 1. Integration in das Gesamtprojekt Intranet
5. April 2012
14

15. Wir freuen uns über ein
persönliches Gespräch:
LUTZ HIRSCH // Executive Partner
Mobil: +49-173-54 44 707
Email: l.hirsch@hirschtec.eu
JOCHEN FRITZ // Principal Consultant
Mobil: +49-163-338 50 22
Email: jochen.fritz@hirschtec.eu
HIRSCHTEC GmbH & Co. KG
Valentinskamp 24
D-20354 Hamburg
Twitter: @hirschtec
Facebook: hirschtec
Web: www.hirschtec.eu