1. 3. ÁREA DE ESTUDIO No. 3
1. MONITOREO
& EVALUACION
DE
PROYECTOS
Manta-Ecuador
2013
1/92
GESTION DEL PROYECTO
Ing. José Antonio Bazurto Roldán
MBA/DFGMEP/EDCC
2. Monitoreo y Evaluación de Proyectos
Banco
Interamericano de
Desarrollo
Monitoreo
y
Evaluación
ESCUELA POLITECNICA
NACIONAL
2/92
3. INTRODUCCION
Lo que se puede medir,
se puede hacer.
Reinventando el Gobierno
Osborne y Gaebler
3/92
4. EJEMPLO DE MONITOREO Y EVALUACION EN UN
PROYECTO DE MEJORA EN LA ATENCION AL CLIENTE
PROPOSITO DEL PROYECTO:
CLIENTE SATISFECHO
OBJETIVO ESPECIFICO 1
(COMPONENTE 1): ATENCION
TELEFÓNICA MEJORADA
INDICADOR 1: 90% DE LAS RESPUESTAS
TELEFONICAS SON ATENDIDAS ANTES DE (4)
CUATRO REPIQUES AL FINALIZAR EL PRIMER
AÑO DEL PROYECTO
4/92
5. Introducción
Indicadores de Respuesta al cliente
Correspondencia escrita
META
Contestar máximo en tres días hábiles
Atención telefónica
META
Contestar antes de cuatro repiques.
Devolver llamadas atendidas antes de 24
horas
5/92
8. Monitoreo y Evaluación de
Proyectos: Objetivos del Taller
• Reconocer los beneficios de un monitoreo y evaluación
(M&E) efectivos en un proyecto.
• Identificar los elementos básicos para planear e
implementar exitosamente un sistema de M&E.
• Reconocer y aplicar los instrumentos básicos necesarios
para el M&E de un proyecto.
• Aplicar las herramientas adecuadas para mejorar
indicadores y supuestos.
8/92
9. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
• Identificar las necesidades de M&E en el
ciclo del proyecto.
• Reconocer los elementos básicos para
llevar a cabo una planificación y ejecución
exitosas de un sistema de M&E.
MODULO 1:
CONCEPTOS BASICOS
9/92
9
10. ¿QUÉ ES EL MONITOREO?
Es un procedimiento empleado en un
proyecto para hacer seguimiento de la
eficiencia en el proceso de ejecución del
proyecto; identificando así aspectos
limitantes
que
permitirán
dar
recomendaciones
de
medidas
correctivas
para
optimizar
los
resultados deseados.
10/92
10
11. Que es la Evaluación ?
•Una valoración y reflexión sistemática del
logro de objetivos, es decir de la eficacia
sobre:
•Diseño
•Ejecución
•Procesos
•Resultados ( o impacto ) de un proyecto en
curso o completado.
Normalmente lo realizan personas no
directamente ligadas operacionalmente al
proyecto.
11/92
11
12. Tipos de evaluación
• Formativa: se lo hace durante el
transcurso del proyecto(orientada a la
autoevaluación)
• Sumativa o de Impacto: (al final y
después del proyecto)
12/92
12
13. Indicadores y El Marco Lógico
IMPACTO
Resumen Narrativo
del Proyecto
MISIÓN
INSTITUCIONAL
Finalidad
Propósito
Componentes
Actividades
13/92
Indicadores
EFECTO
RESULTADO
OBJETIVO
GENERAL
PRODUCTO
OBJETICO
ESPECÍFICO
ACTIVIDAD
RRHH…
Presupuesto
POST PROYECTO
Medios de
verificación
Supuestos
Medios
Finalidad
Supuestos
Sostenibilidad
Medios
Propósito
Supuestos
Finalidad
Medios
Componentes
Supuestos
Propósito
Medios
Actividades
Supuestos
Componentes
14. EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD
BENEFICIARIOS DEL PROYECTO
INSUMOS
RECURSOS
RESULTADOS
PROCESOS,
PROYECTO
COMPARAR
OBTENIDOS
RESULTADOS
ESPERADOS
EFICACIA
EFICIENCIA
”GESTIONAR LOS RECURSOS CORRECTAMENTE"
”OBTENER LOS RESULTADOS CORRECTOS"
EFECTIVIDAD
"HACER LO CORRECTO, CORRECTAMENTE"
14/92
14
15. Resumen de indicadores de
eficiencia y de eficacia
EFICIENCIA
INDICADOR
EFICACIA
DE GESTION
-RECURSOS
-IMPACTO
-TIEMPO
-EFECTO
-ACTIVIDADES
-LOGRO
-PRESUPUESTO
15/92
DE LOGRO
-PRODUCTO
15
16. VERIFICACION DEL DISEÑO DE UN PROYECTO
NIVEL DE ANALISIS:
OBJETIVOS DE:
VARIABLE:
INDICADOR DE:
INSTITUCION
MISION
IMPACTO
CONSECUENCIAS
FIN
SUPUESTOS
EFECTO
PROBLEMA
PROPOSITO(OBJ.GEN)
RESULTADO
CAUSA1
OBJETIVO
ESPECIFICO O
COMPONENTE (1)
PRODUCTO 1
CAUSA2
OBJETIVO
ESPECIFICO O
COMPONENTE (2)
PRODUCTO 2
CAUSA3
OBJETIVO
ESPECIFICO O
COMPONENTE (3)
PRODUCTO 3
Las causas deben ser concebidas en las perspectivas técnicas y humanas
Utilizando esta metodología; comprobar la lógica causal y coherencia del Marco Lógico de su Proyecto.
16/92
17. TALLER 1.-VERIFICACION DEL PROYECTO
OBJETIVO
Verificar la existencia de una lógica causal en el diseño del proyecto de estudio.
INSTRUCCIONES
Incluir en los espacios respectivos las causas, el problema, objetivos, consecuencia, fin, misión
institucional e indicadores respectivos para cada nivel.
NIVEL DE ANALISIS:
OBJETIVOS DE:
VARIABLE :
INDICADOR DE:
INSTITUCION
17/92
17
SUPUESTOS
18. Objetivos del aprendizaje.
• Revisar las principales herramientas que se manejan en el
Proyecto, las cuales facilitarían una sistematización del
desempeño y la toma de decisiones.
MODULO 2:
FORMULACION DE UN
PROYECTO (RESUMEN
NARRATIVO)
18/92
19. Enfoque Sistémico de un Proyecto
PLAN DE EJECUCION
FISICA (PEF)
MARCO LOGICO
Diseño
PLAN DE
EJECUCION
FINANCIERA
(PEF)
PLAN DE
MONITOREO
Y
EVALUACION
(PM&E)
IMPACTO
EFECTO
Impacto
Después de la
ejecución
Evaluación
Proyecto
Ejecución
INFORMES DE
MONITOREO
EVALUACIÓN
FINAL
1/2TERMINO
19/92
ESPECIAL
RESULTADOS
ALERTA
21. Cómo Preparar un Plan de Monitoreo y Evaluación
• Método de verificación de propósito y componentes
disponibles.
• Identificación de los principales actores involucrados
en el M&E
• Definición de la información necesaria y la
metodología de recopilación de la misma(MV).
• Calendarización del M&E y de los Reportes de M&E
• Presupuestación
21/92
22. Aspectos Clave de la Planificación del M&E
• Establecimiento de políticas y
procedimientos
• Localización de las funciones de M&E en
el proyecto
• Formación de estructura de apoyo
• Establecimiento de incentivos
• Presupuestación del M&E
22/92
23. ¿Qué Incluir en un Plan de M&E?
• Quién produce la información
• Quién usa la información
• Cuáles son los métodos de recopilación y
análisis de la información
• Cuál es la frecuencia de la recopilación y
análisis de la información
• Cuáles son los usos esperados
• Medios de verificación
23/92
24. Como presupuestar el M&E
• Hitos
• Banco Mundial
(de 0.5% a 1.5% del costo total del proyecto es
destinado al monitoreo )
• USAID
( de 3% a 10% del presupuesto componente)
• BID
( no esta establecido; lo que se requiera para
hacer un buen trabajo )
24/92
25. Plan de Ejecución Física
•
•
•
•
25/92
Componentes e indicadores
Actividades y tareas
Tiempo
Responsabilidad (de la ejecución)
26. Ejemplo:Plan de Ejecución Física
CONSTRUCCION DE UN EDIFICIO
Componentes/
Actividades/Tareas
1. Componente(Preparación)
a. Obtención de permiso de construcción
b. Desarrollo del plan de infraestructura
c. Selección de compañía constructora
2. Componente(Ejecución)
a. Obras civiles
b. Obras electromecánicas
c. Acabados
3. Componente(M&E)
26/92
Tiempo
Producto
Responsabilidad
1.Componente
a. Permiso
b. Plan
c. Contratista
2.Componente
a. unidades
b. unidades
c. unidades
Unidad de
Apoyo
Técnico
Unidad de
Construcción
27. Plan de Ejecución Financiera
• Presupuesto de item-lineal
(componente)
• Presupuesto por actividad
27/92
28. EJEMPLO:
PLAN DE EJECUCION FINANCIERA
Presupuesto por Actividad
Preparación
Obtención de permiso de construcción
Desarrollo del plan de infraestructura
Selección de compañía constructora
Ejecución
Obras civiles
Obras electromecánicas
Acabados
$xx,xxx
$xxx,xxx
$xx,xxx
$x,xxx,xxx
$x,xxx,xxx
Monitoreo&Evaluación
Total
28/92
$xxx,xxx
$xxx,xxx
$x,xxx,xxx
29. PLAN DE EJECUCIÓN
FÍSICA Y FINANCIERA
METODO PARA MEDIR EL AVANCE DEL PROYECTO
PESO 40%
COMPONENTE1
ACTIVIDADES
ACTIVIDAD 1.1
ACTIVIDAD 1.2
ACTIVIDAD 1.3
AVANCE HASTA LA FECHA
TOTAL
PESO %
50
30
20
100
PESO 30%
COMPONENTE2
ACTIVIDADES
ACTIVIDAD 2.1
ACTIVIDAD 2.2
ACTIVIDAD 2.3
AVANCE HASTA LA FECHA
TOTAL
PESO %
50
25
25
100
AVANCE HASTA LA FECHA
TOTAL
TOTAL AVANCE DEL PROYECTO
29/92
RESPONSABLE
PESO 30%
COMPONENTE3
ACTIVIDADES
ACTIVIDAD 3.1
ACTIVIDAD 3.2
RESPONSABLE
PESO %
50
50
100
RESPONSABLE
30. Programación de Costos
Proyecto de Agua y Saneamiento
COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD
HUMANOS
EQUIPO Y HERRAMIENTA
ACTIVIDAD
M aestro
OBRERO Obrero
$/ dí a
Elaborar plan (Planificado P)
Elaborar plan (Ejecutado E)
Adquirir dotación (P)
Adquirir dotación (E)
Adquirir equipo (P)
Adquirir equipo (E)
Adquirir materiales (P)
Adquirir materiales (E)
Contratar M. de Obra (P)
Contratar M. de Obra (E)
Conseguir plantas (P)
Conseguir plantas (E)
Hacer drenajes (P)
Hacer drenajes (E)
Realizar construcción (P)
Realizar construcción (E)
Hacer hoyos y eras (P)
Hacer hoyos y eras (E)
Instalar (P)
Instalar (E)
Plantar (P)
Plantar (E)
Realizar acabado (P)
Realizar acabado (E)
Realizar promoción (P)
Realizar promoción (E)
Capacitar (P)
Capacitar (E)
TOTAL ACTIVIDADES DIR.
Gerente
Ingeniero Civil
Asistente materiales
Secretaria
Gastos Admin.
ACTIVIDADES INDIRECT.
TOTAL PROYECTO
#
$/ dí a
$Tot al
Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN.
$/ dí a
$/ dí a
$/ dí a
$/ dí a
COSTO/DIA
t
ACTIVIDAD
$/ dí a
(DIAS)
10
TOTAL
COSTO
RECURSOS
$
COSTOS FIJOS
INSUM OS
SERVICIOS
M ATERIALES
TRANSPORTE
$
$
20
15
2.000
TOTAL
COSTO
ACTIVIDAD
$
20
200
2.200
6
80
80
4
100
100
3
50
-
50
3
150
100
250
80 3
40
120
60
20
280
5
1.400
1.200
2.600
80 2
40
80
60
20
240
20
4.800
4.000
8.800
1
40
40
100
8
800
800
1.600
80 2
40
80
240
3
720
200
920
60
5
300
1.100
1.400
140
4
560
200
760
80
80
8
640
1.000
80
1.720
80
80
24
1.920
2.800
400
5.120
100
80
60
40
30
310
48
48
48
48
48
48
4.800
3.840
2.880
1.920
1.440
14.880
50
10
60
20
50
80 1
40
10
40
20
48
25.570
4.800
3.840
2.880
1.920
1.440
14.880
40.450
31. TALLER 2.CRONOGRAMA DE AVANCE FISICO
CANTIDAD
TOTAL
DESCRIPCION
Enero Febrero Marzo
Abril
Mayo
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
IAF: INDICE DE AVANCE FISICO
IE: INDICE EFECTIVO = IAF/%TIEMPO TRANSCURRIDO
IE
MENOR QUE 1
Retraso
IGUAL A 1
Al día
MAYOR QUE 1
Adelanto
31/92
TIEMPO
TIEMPO
%TIEMPO
TOTAL
TRANSCUR TRANSCUR
ACTIVIDAD
RIDO
RIDO
TIEMPO EN MESES
Junio
Julio
IAF
32. TALLER 2
CRONOGRAMA VALORADO DE TRABAJOS
RUBRO
PRECIO
TOTAL
DESCRIPCION
TIEMPO EN MESES
Enero
1.1
Obtención de permiso de construcción
P
Febrero
1500
500
1000
Abril
Mayo
Junio
Julio
1000
3000
Marzo
2000
E
1.2
Desarrollo del plan de infraestructura
P
E
1.3
Selección de compañía constructora
P
5000
5000
E
2.1
Obras Civiles
P
8000
2000
3000
3000
E
2.2
Obras electromecánicas
P
3000
1000
2000
E
2.3
Acabados
P
5000
3000
2000
1000
2000
E
3.1
Monitoreo
P
8000
1000
2000
2000
E
3.2
Evaluación
P
3000
1500
1500
E
INVERSION MENSUAL PROGRAMADA
P
INVERSION MENSUAL EJECUTADA
E
AVANCE PARCIAL PROGRAMADO EN %
AVANCE PARCIAL EJECUTADO EN %
1.500
8.000
3.000
5.000
7.500
6.000
5.500
P
4,1%
21,9%
8,2%
13,7%
20,5%
16,4%
15,1%
INVERSION ACUMULADA PROGRAMADA
E
P
1.500
9.500
12.500
17.500
25.000
31.000
36.500
INVERSION ACUMULADA EJECUTADA
E
AVANCE ACUMULADO PROGRAMADO %
AVANCE ACUMULADO EJECUTADO %
P
E
4,1%
26,0%
34,2%
47,9%
68,5%
84,9%
100,0%
32/92
36.500
33. METODO PARA RECONOCER EL AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO
COMPONENTE 1 Preparacion
ACTIVIDADES
PESO
AVANCE HASTA LA FECHA PESO %
P
Obtención de permiso de construcción
Desarrollo del plan de infraestructura
Selección de compañía constructora
TOTAL
COMPONENTE 2 Ejecución
ACTIVIDADES
E
1500
3000
5000
15,8%
32%
53%
9500
100%
P
E
16000
100%
P
VALOR TOTAL DEL PROYECTO
33/92
E
30,1%
AVANCE DE COMPONENTE
AVANCE ACTIVIDAD (EN
COMPONENTE)
%
8000
3000
TOTAL
AVANCE DE COMPONENTE
50%
19%
31%
COMPONENTE 3 Monitoreo&Evaluación
PESO
AVANCE HASTA LA FECHA PESO %
ACTIVIDADES
Monitoreo
Evaluación
43,8%
AVANCE ACTIVIDAD (EN
COMPONENTE)
%
8000
3000
5000
TOTAL
AVANCE DE COMPONENTE
AVANCE ACTIVIDAD (EN
COMPONENTE)
%
PESO
AVANCE HASTA LA FECHA PESO %
Obras Civiles
Obras electromecánicas
Acabados
26,0%
73%
27%
11000
100%
36500
TOTAL AVANCE DEL PROYECTO
34. Objetivo de Aprendizaje
• Construir los instrumentos básicos del M&E
MODULO 3:
COMO MEDIR
RESULTADOS
34/92
35. El Indicador LEAMO
Son aquellos indicadores que se agrupan en
uno solo, tanto el indicador como su meta.
De esta manera se puede afirmar o medir el
logro del indicador al final del Proyecto o del
período para el cual se ha diseñado el mismo.
35/92
36. Características de un buen Indicador-meta: LE AMO
L
E
A
M
O
36/92
imitado por tiempo y recursos
SPECÍFICO
LCANZABLE
EDIBLE
BSERVABLE
37. Ejemplo de
Indicador LEAMO
Al final de la ejecución del proyecto,
obtener una disminución de un 20% de
casos de diarrea en el grupo de menores
de 5 años.
Número de pacientes con enfermedades
dermatológicas disminuyen el 30% en el
año base; el 40% a fines del tercer año ; y
el 60% a fines del quinto año de finalizado
el proyecto
37/92
38. Información de línea básica(ejemplo)
•
•
•
•
38/92
Identificar:
Preparar un diagrama con datos
históricos(si se dispone)
Incluir datos de una norma técnica (si
existiera)
Incluir datos de otras prácticas mejores o
peores(compararse)
Escoger la Meta: Situación en relación
a la cual el indicador deberá ser
medido.
39. TALLER 3: INDICADORES
OBJETIVOS:
•
•
Distinguir entre indicadores que sean LEAMO y aquellos que no lo son.
Reescribir los indicadores de forma que se conviertan en indicadores LEAMO.
INSTRUCCIONES:
•
•
•
•
Indique por equipo cuáles de los indicadores son LEAMO y cuáles no.
Si el indicador no es LEAMO, escriba que requisitos no cumple para serlo.
Reescribir estos últimos indicadores de manera en que sean LEAMO.
Asuma que todos los indicadores son relevantes para un proyecto.
¿El indicador es LEAMO?
Si
No
1 Número especifico de operadores capacitados y equipo
de operación y mantenimiento obtenido para marzo del
2000.
Reecrito # 1
Si
No
2 Recaudación del 85% de cuentas por cobrar para marzo
del 2000.
Reecrito # 2
Si
No
3 Reducción del costo de unidad por estudiante para junio
del 2000.
Reecrito # 3
Si
No
4 Solución adoptada para el control de la contaminación.
Reecrito # 4
Si
No
5 El indice de precios para el consumidor no aumenta más
de un 15% durante la vida del proyecto.
Reecrito # 5
Si
No
Reecrito # 6
39/92
6 Cada niño menor de 12 años en el país es actualizado
en sus vacunas para el final del año tres del proyecto.
¿Porqué no?
40. Objetivos de Aprendizaje
• Reconocer las características de los
buenos supuestos
• Aplicar las herramientas básicas para
mejorar supuestos
MODULO 4:
COMO ADMINISTRAR
LOS SUPUESTOS
40/92
41. Supuestos
• Condiciones o acciones fuera del
control del proyecto que son
necesarias para que el proyecto
logre sus objetivos.
41/92
42. Condiciones Necesarias y Suficientes
Fin del Proyecto
Factores
externos
(supuesto del
impacto)
Propósito del
Proyecto
Factores
externos
(supuesto del fin)
Componentes
Factores
externos
(supuesto del
propósito)
Actividades
Insumos
42/92
Factores
externos
(supuesto del
componente)
Condiciones
previas
43. Lista de verificación para los Supuestos
1. ¿Es externo al proyecto?
Sí
No (no incluir )
2. ¿Es importante?
Sí
No (no incluir)
3. ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra?
No es
probable
Probable
=(Supuesto)
Muy probable (no incluir)
4. ¿Puede ser rediseñado el proyecto?
Sí
(rediseñe el
proyecto)
43/92
No
(supuesto fatal - ¡Pare!
Abandone el proyecto)
44. Importancia de Monitorear los Supuestos
• Siempre existe el riesgo de que las
actividades y componentes se lleven a
cabo eficientemente y dentro del
calendario de ejecución, pero sin que se
cumpla con el propósito o el fin.
• El monitoreo de los supuestos reduce
este riesgo.
44/92
45. Ejemplos de Supuestos Difíciles de Monitorear
• El Ministerio de Medio Ambiente
incrementa su deseo de participar en el
proyecto.
• Ejecución de cambios del personal del
Ministerio de Educación.
45/92
46. Supuestos “Mejorados”
• El Ministerio del Medio Ambiente
establece un comité de coordinación con
las comunidades locales antes del
principio de la etapa de ejecución del
proyecto.
46/92
47. “Buenos” Supuestos
Supuestos Positivos y Medibles
• 90% de los operadores capacitados
permanecen en sus comunidades de
residencia.
• Las cantidades de precipitación pluvial
se mantienen en un rango de + 15% del
promedio anual de precipitación pluvial.
47/92
48. TALLER 4: SUPUESTOS
OBJETIVO:
•
Distinguir entre supuestos que pueden ser monitoreados y los que no pueden serlo.
INSTRUCCIONES:
•
Identifique en los siguientes supuestos si cada uno de ellos puede ser monitoreado o no. Si es dificil el monitorear, modifÍquelo de
forma que pueda ser monitoreado.
Si
No
1 El ministerio de Salud ejecuta cambios de personal.
Reescrito # 1
Si
No
Reescrito # 2
Si
No
2 Los usuarios del sistema hidráulico aceptan pagar tasas
más altas por el agua.
3 Existe voluntad política.
Reescrito # 3
Si
No
Reescrito # 4
Si
No
Reescrito # 5
Si
No
Reescrito # 6
48/92
4 El gobierno central apoya el programa de monitoreo
ambiental iniciado por el proyecto.
5 Los estándares de higiene dentro de las familias serán
altos.
6 El pueblo obedecerá las nuevas leyes de medio
ambiente.
49. Objetivos de Aprendizaje
• Determinar las necesidades de
recopilación de información para el
proyecto.
• Reconocer los procesos involucrados
en la recopilación de la información.
MODULO 5:
RECOPILACION Y
ANALISIS DE LA
INFORMACION
49/92
50. CONCEPCION DE UN SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACION
Información mensual
Unidad Ejecutora del Proyecto
Información semestral
Inec, Min. Trabajo y otras
Resumen semestral
Agente responsable del
procesamiento de la información
Resumen mensual
Resumen anual
Boletín informativo semestral
Otros involucrados
Información cuando sea requerida
50/92
Boletín informativo mensual
Boletín informativo anual
Centros de Ejecución
51. Criterios Básicos de
la Recopilación de Información
•
•
•
•
•
•
•
51/92
Selectivo
Guiado hacia resultados
Efectivo en costo
Imparcial
Replicable
Específico
Oportuno ( a tiempo )
52. Recopilación de Información
Efectiva en costo
• Solamente se recopila la información necesaria
• ¿Puede obtenerse la información requerida a
través de fuentes secundarias ?
• ¿ Está siendo analizada, recopilada y usada la
información cerca de la fuente de información?
• ¿ Exceden los beneficios de la recopilación,
análisis y uso de la información los costos de la
recopilación?
• ¿Excede el valor de la precisión el costo de
alcanzarla?
52/92
54. SISTEMA DE INFORMACION PARA LA
GESTION DEL CONOCIMIENTO
SISTEMA DE
MONITOREO Y
EVALUACION
SUBSISTEMA
DE
PLANEACION
(CONTEXTO)
54/92
SUBSISTEMA
DE
MONITOREO
(EFICIENCIA)
SUBSISTEMA
DE
EVALUACION
(EFICACIA)
55. GESTION DEL CONOCIMIENTO
TABLA DE DATOS
DATOS CONSOLIDADOS
PERIODO DE
MEDICION:
No. TOTAL
RECLAMOS:
No. TOTAL
PACIENTES
ATENDIDOS:
Jul-03
0
TABLA
2
ENTREGA
DEL
SERVICIO
CALIDAD
INDICE
TABLA
FECHA
CODIGO SOLICITUD
CLIENTE ATENCION
RESULTAD
O
FUENTE DATO
50,00%
No. DE HISTORIA CLINICA
N°
ARCHIVO
UBICACIÓN
RECLAMO
PROXIMA
CITA
¿FUE
ATENDIDO?
Fecha
Calidad
1
1
VALORES TOTALES
55/92
1
2
1
56. GESTION DEL CONOCIMIENTO
TABLA DE DATOS
INDICADOR IDEAL, PROGRAMADO Y EJECUTADO
ACCIONES PLANEADAS
CALIDAD DE ATENCION EN SALUD
MES
EJECUTADA?
SI
NO
RESULTADOS
PUNTOS
PROPUESTAS
OBTENIDOS
PROBLEMATICOS
MEJORAMIENTO
INDICAD. IDEAL PROGRAMADO EJECUTADO
Ene-03
100%
97%
98,9%
Feb-03
100%
97%
100,0%
Mar-03
100%
97%
98,3%
Abr-03
100%
97%
98,3%
May-03
100%
97%
98,8%
Jun-03
100%
97%
99,7%
Jul-03
100%
97%
Ago-03
100%
97%
Sep-03
100%
97%
Oct-03
100%
97%
Nov-03
100%
97%
Dic-03
100%
97%
PROPOSITO: ATENCION DE SALUD MEJORADA
INDICADOR : CALIDAD DE ATENCION EN SALUD
101%
100,5%
100%
100,0%
100%
99,5%
99%
99%
99,0%
98%
INDICAD. IDEAL
98,5%
98%
EJECUTADO
97%
98,0%
97%
97,5%
96%
96%
97,0%
Ene-03
56/92
PROGRAMADO
Feb-03
Mar-03
Abr-03
May-03
Jun-03
Jul-03
Ago-03
Sep-03
Oct-03
Nov-03
Dic-03
58. EJEMPLO DE TABLA DE VERIFICACION
PARA UN SISTEMA DE INFORMACION
Numerador
N°
Nombre del indicador
.
Fuentes de
información
Finalidad
.
Denominador
Método de
recopilación de
la información
Método de
análisis de la
información
Frecuencia
Formato de
Aplicación usos
diseminación de
esperados
la información
Circulación
usuarios de la
información
NIVEL DE IMPACTO (OBJETIVOS INSTITUCIONALES)
B datos
1
Anual
Formación empresa
Invest. Enc.
Correo normal
E-mail
Boletín Anual
Correo normal
E-mail
Boletín Anual
Correo normal
E-mail
Boletín Anual
Correo normal
E-mail
Boletín Anual
Correo normal
E-mail
Boletín Anual
Barras
visita
Incremento de nivel de
ingresos
Boletín Anual
Correo normal
E-mail
Anual
Estabilidad de trabajadores
3
Correo normal
E-mail
Inicial
teléfono
2
Boletín Anual
Barras
Inicial
B datos
Anual
Barras
Históricos
Inicial
NIVEL DE EFECTO (OBJETIVO GENERAL)
Anual
4
Línea de
tendencia
Gremios beneficiados
Inicial
Anual
5
Organizaciones involucradas
Barras
Inicial
Anual
6
Segmento de mercado
Barras
Inicial
7
Anual
Segmento de mercado por
sector
Barras
Investigación
58/92
Inicial
59. Cómo Preparar un Plan de Monitoreo y Evaluación
• Método de verificación de componentes
disponibles.
• Identificación de los principales actores
involucrados en el M&E
• Definición de la información necesaria y la
metodología de recopilación de la misma
• Calendarización del M&E y de los Reportes
de M&E
• Presupuestación
59/92
60. Aspectos Clave de la Planificación del M&E
1. Establecimiento de políticas y
procedimientos
2. Localización de las funciones de M&E en el
proyecto
3. Formación de estructura de apoyo
4. Establecimiento de incentivos
5. Presupuestación
6. Desarrollo del plan
60/92
61. 1. Políticas y Reglas de Procedimiento
• Políticas generales ( ejemplos: dar carácter
prioritario al M&E, desagregación y
sistematización de la información, participación
de los usuarios, entrenamiento, etc.)
• Reglas especificas ( ejemplos: el
procedimiento de diseminación de información,
procedimiento de análisis, etc.)
61/92
62. 2 y 3. Localización de funciones de
M&E y Formación de una
estructura de apoyo.
¿Qué Incluir en un Plan de M&E?
• Quién produce la información
• Quién usa la información
• Cuáles son los métodos de recopilación y
análisis de la información
• Cuál es la frecuencia de la recopilación y
análisis de la información
• Cuáles son los usos esperados
• Medios de verificación
62/92
63. 4. Motivación (incentivos)
de llevar a cabo el M&E
• Generar las mejores prácticas
• Derivar oportunidades de aprendizaje
• Promover la sensación de propiedad común del
proyecto
• Establecer transparencia a lo largo del proyecto
• Fomentar la corresponsabilidad
• Generar el reconocimiento
63/92
64. 5. Como presupuestar el M&E
• Hitos
• Banco Mundial
(de 0.5% a 1.5% del costo total del proyecto
es destinado al monitoreo )
• USAID
( de 3% a 10% del presupuesto componente)
• BID
( no esta establecido; lo que se requiera para
hacer un buen trabajo )
64/92
65. 6. Desarrollo del plan
Limitantes para llevar a cabo
un M&E Efectivos
• Diseño inadecuado del proyecto
• Recursos limitados ( en términos
fiscales, materiales o humanos )
• Status quo de la cultura de la
organización Prejuicios ( cualitativo,
dominio técnico )
• Distintos grados de calidad de la
información.
65/92
67. TALLER: TABLA DE VERIFICACION PARA UN
SISTEMA DE INFORMACION
Numerador
N°
Nombre del indicador
.
Fuentes de
información
Expresión
.
Denominador
Método de
recopilación de
la información
Método de
análisis de la
información
NIVEL DE IMPACTO (MISION U OBJETIVOS INSTITUCIONALES)
1
2
3
NIVEL DE EFECTO (FIN DEL PROYECTO)
4
5
6
7
67/92
Frecuencia
Formato de
Aplicación usos
diseminación de
esperados
la información
Circulación
usuarios de la
información
68. Objetivos de Aprendizaje
• Reconocer el uso del ISDP durante la ejecución del
proyecto
MODULO 6:INFORME DE
SEGUIMIENTO DE
DESEMPEÑO DE
PROYECTO(ISDP)
68/92
69. INFORME DE SEGUIMIENTO Y
DESEMPEÑO DEL PROYECTO
(ISDP)
Objetivo
• Determinar el estado del proyecto
durante la ejecución del proyecto
69/92
71. Qué es el ISDP?
• Un sistema de monitoreo del desempeño
guiado por la acción
• Un sistema de clasificación del proyecto
Clasifica proyectos, no personas o agencias
71/92
72. Elementos Básicos del ISDP
• Presenta el propósito y los componentes
• Monitorea los supuestos
• Establece una lógica secuencial en la
clasificación general basada en el
cumplimiento de los objetivos
• Promueve una administración del proyecto
guiada por la acción
72/92
73. El ISDP y Marco Lógico de un Proyecto
ISDP
Pág. 1
II. Objetivos de Des.
1.
2.
3.
etc.
IV. Supuestos claves
Componentes Objetivos de Des.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Actividades
Componentes
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Indicadores
III. Componentes
1.
2.
3.
etc.
Pág. 2
Indicadores
1.
2.
3.
etc.
1.
2.
3.
etc.
Objetivos
MARCO
LÓGICO
Indicadores
Fin
Propósito
Componentes
Activitidades
73/92
Presupuesto
MDV
Supuestos
74. INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP)
Pág. 1/4
I. DATOS BASICOS (Montos en millones de US$)
País:
Titulo del Proyecto:
Fecha Aprobación por Directorios:
Prestatario:
Fecha de Contrato:
Agencia Ejecutora:
Numero del Proyecto:
Fecha de Elegibilidad:
Sector:
Numero del Prestamo(s):
Fecha de Ultimo Desembolso:
Especialista Sectorial:
Años de Ejecución:
Monto(s) Original del Prestamo:
Modalidad de
Monto Actual:
Extensión Acumulada de Fecha de Ultimo
Desembolsos:
Prestamo
[ ] Inversion
Desembolso (en meses):
% Desembolsos:
[
] Por estapas
Costo Original:
[
] Sectorial
Costo Actual:
[
] CT
[
] Hibrido
[
Fecha de Acualizacion del Informe:
] Otros
Personal Encargado en la Sede:
Cancelación(es):
Fecha
Monto
Fecha de Ultima Revisión por Representante:
Prestamos Sectoriales - Montos
Fechas de Desembolso-Programada
Actual
Primer Tramo:
Confinanciamiento
Fuente(s)
Monto
Original
Actual
Segundo Tramo:
Tercer Tramo:
Contraparte
II. OBJETIVO(S) PROPOSITOS (S) DE DESARROLLO DEL PROYECTO E INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO
Los objetivo(s) de desarrollo/proposito(s) del proyecto deben describir los resultados o impacto especificos que se esperan alcanzar a través de los
componentes del proyecto. El número de indicadores de desempeño debería ser reducido y su medición fácilmente realizable. Debe existir acuerdo con el
prestatario/agencia ejecutora respecto a los objetivo(s) e indicadores de desempeño.
Objetivo(s) de Desarrollo del Proyecto
Indicadores Claves de Desempeño
¿Han cambiado los objetivo(s) de desarrollo del proyecto después de su aprobación por el Directorio?
] si
[
] no
[
] si
[
] no
¿Han cambiado los objetivo(s) de desarrollo del proyecto y los indicadores desde el último informe?
[
] si
[
] no
¿Ha sido el proyecto oficialmente reestructurado?
[
] si
[
] no
¿Está el prestatario manteniendo información sobre los indicadores de desempeño?
74/92
[
¿Se han acordado con el prestatario/agencia ejecutora los objetivo(s) de desarrollo del proyecto y los indicadores?
[
] si
[
] no
Fecha:
/
/
75. INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP)
Pág. 2/4
III. PROGRESO EN LA EJECUCION DEL PROYECTO
La implementación de los componentes del proyecto se relaciona directamente al logro de los objetivo(s)/propósito(s) de desarrollo del proyecto. Al clasificar el
progreso en la ejecución, por favor considere el progreso fisico y la calidad de los componentes, así como los indicadores de desempeño identificados para la
realización.
Componentes/Productos
100-81
81-60
59-30
Indicadores Claves de Desempeño de Progreso
Clasificación
MS
30-0
Clasificación General de Componentes
(MS)
(S)
(IN)
(MI)
Clasificación Resumen del Progreso en la Ejecución (PE)
[
] Muy Satisfactorio(MS)
[
] Satisfactorio(S)
les para las clasificaciones muy insatisfactorio o insatisfactorio
[ ] Aprobacion legislativa
[
[
[
] Compromiso prestatorio
] Escasez de fondos de contrapartida
[
] Capacidad institucional agencia ejecutora
[
[
[
[
[
Idenifique la causas, otras razones o comentarios adicionales
75/92
[
] Muy Insatisfactorio(MI)
] Oposición política / comunidad
] Personal agencia ejecutora
[
] Cumplimiento condiciones contractuales
] Eficiencia Banco
] Desempeño Consultores
] Coordinador inter-agencias
[
[
] Dificultades en adquisiciones
] Problemas Medio Ambiente
] Desempeño Proveedor/contratista
] Diseño proyecto / componentes
[
] Sobre costos
[
] Insatisfactorio(IN)
[
S
IN
MI
76. INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP) Pág. 3/4
IV. SUPUESTOS CLAVES
El logro de los objetivos de desarrollo del proyecto y la entrega de los componentes depende, frecuentemente, de supuestos que se encuentran fuera del control del
administrador del proyecto. Escoja aquellos relevantes a la ejecución del proyecto.
Evaluación de Probabilidades
Supuestos
Ocurrencia
Supuestos Relacionados a los Objetivos de Desarrollo
Alta
Baja
Supuestos Relativos a la implementación de los Componentes
Alta
Baja
Enumere los factores principales sobre los que se basa la clasificación
Clasificacion Resumen de Supuestos
[
V.
] Alta
[
] Baja
LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO
Evaluación de Logro de Objetivos de Desarrolllo (OD):
] Muy probable
[
] Dudoso
[
76/92
[
] Probable
[
] Improbable
77. INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP)
Pág. 4/4
VI. RESUMEN
Estado del proyecto:
Problema
1
2
3
4
5
77/92
Acción
Unidad
Fecha
78. Clasificaciones de los proyectos en el ISDP
1 Al Progreso en la Ejecución del
Proyecto (componentes)
2 A los Supuestos Claves
3 Al Logro del Objetivo de Desarrollo
(Propósito)
78/92
80. Escalas de Calificación de componentes
• Calificación en relación al
Progreso en la Ejecución del Proyecto
• Muy Satisfactorio ( MS ): La ejecución de todos
los componentes del proyecto se ajustan
esencialmente al calendario previsto en el plan
de ejecución y de secuencia original o revisado
del proyecto, y de la calidad de los componentes
es buena.
80/92
81. Escalas de Calificación de componentes
• Calificación en relación al
Progreso en la Ejecución del Proyecto
(componentes)
• Satisfactorio ( S ): La ejecución de los componentes
mas significativos se ajustan al calendario previsto
en el plan de ejecución y de secuencia original o
revisado del proyecto, y la calidad de los
componentes es adecuada. La ejecución de algunos
componentes puede requerir acciones correctivas,
pero ellas no afectaran o demoraran seriamente la
ejecución global del proyecto.
81/92
82. Escalas de Calificación de componentes
• Calificación en relación al
Progreso en la Ejecución del Proyecto.
• Insatisfactorio ( I ): La mayoría de los componentes
significativos no cumplen con el plan de ejecución y
de secuencia original o revisado del proyecto, o
existe un problema con la calidad de los
componentes. Un serio retraso en la ejecución del
proyecto podría estar ocurriendo. Se están
aplicando acciones correctivas que pueden producir
resultados
82/92
83. Escalas de Calificación de componentes
• Calificación en relación al Progreso en la
Ejecución del Proyecto
• Muy Insatisfactorio.( MI ): La mayoría de los
componentes no cumplen con el plan de
ejecución y de secuencia original o revisado y/o
existe un problema con la calidad de los
componentes. Ninguna acción correctiva factible
ha sido identificado o no existe acuerdo con la
unidad ejecutora sobre acciones correctivas
apropiadas.
83/92
84. 2.- A LOS SUPUESTOS CLAVES
• Calificaciones en relación a los Supuestos
Claves que están ocurriendo como se había
previsto:
– Alta (A): Es probable que se materialicen las
condiciones externas que han sido identificadas
como necesarias para el éxito del proyecto.
– BAJA(B): Es dudoso que se materialicen las
condiciones externas que han sido identificadas
como necesarias para el éxito del proyecto.
84/92
85. 3.- AL LOGRO DEL OBJETIVO
DE DESARROLLO (PROPOSITO)
•Calificaciones en términos de la probabilidad de que el
Objetivo de Desarrollo (Propósito) se cumpla:
•Muy Probable (MP): Se prevé que el proyecto logrará o
superará su objetivo de desarrollo.
•Probable (P): Se prevé que el proyecto logrará una mayor
parte del objetivo de desarrollo.
•Dudoso (DU): Se prevé que el proyecto no logrará una
parte significativa de su objetivo de desarrollo.
•Improbable (I): Se prevé que el proyecto no logrará su
objetivo de desarrollo.
85/92
86. Posibilidades e Imposibilidades de Clasificación
Componentes
MS
A
MP
P
DU
I
S
A
MP
P
DU
I
IN
A
MP
P
DU
I
MI
A
MP
P
DU
I
MS
B
MP
P
DU
I
S
B
MP
P
DU
I
IN
B
MP
P
DU
I
MI
86/92
Supuestos
Objetivo de Desarrollo
B
MP
P
DU
I
87. TALLER: Uso del Informe de Seguimiento del
Desempeño del Proyecto (ISDP).
•Revise el Marco Lógico para el estudio de caso de los
Departamentos Centrales de la República de Casola; los
resultados del resumen de mitad de término y el ISDP
parcialmente completado.
•En el ISDP parcialmente completado, cada grupo debe
clasificar el Proyecto AARPP en términos de Progresos de
Ejecución, usando las escalas para graduar mostradas en
el ISDP.
•En el ISDP parcialmente completado, cada grupo debe
clasificar el proyecto AARPP en términos de Objetivos de
Desarrollo, usando las escalas provistas en el ISDP.
87/92
88. Abastecimientos
Desarrollo de un
nuevo producto
Producción
Toatal de filas
anteriores
% de total
Ranking de prioridad
5,0
0,1
0,1
0,2
5,4
7,5
4
0,2
0,1
0,2
0,7
1,0
5
0,1
0,2
15,3
21,4
3
0,2
30,2
42,2
1
20,0
27,9
2
Selección y
formación de
empleados
Marketing y ventas
MATRIZ DE PRIORIZACION DE HOLMES(ejemplo)
Selección y
formación de
empleados
Marketing y ventas
0,2
Abastecimientos
10,0
5,0
Desarrollo de un
nuevo producto
10,0
10,0
10,0
5,0
5,0
5,0
Producción
5,0
TOTAL
Suma total de filas
25,2
25,0
1 Igual de importante
5 Más importante
10 Significativamente importante
88/92
15,3
5,3
0,8
71,6
CLAVE
0,2 Menos importante
0,1 Significativamente menos importante
89. LA EFICIENCIA (monitoreo)
Y LA EFICACIA (evaluación)
La eficiencia o la gestión.- Los indicadores que miden la eficiencia valoran el
rendimiento (productividad física) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados
a obtener ciertos objetivos, en períodos de tiempo, con una calidad y un costo
predeterminado. Estos indicadores permiten la valoración de los siguientes
elementos:
a) Los recursos humanos, físicos y financieros.
b) El tiempo.
c) Actividades, tareas o metas intermedias.
d) El presupuesto.
La eficacia o el logro.- Los indicadores que miden la eficacia son aquellos que
incluyen hechos concretos verificables, medibles, evaluables que se establecen a
partir de cada objetivo; midiendo la eficacia de los planes. Se los conoce como
indicadores de éxito, externos o de objetivos
89/92
