I attended the 2012 Innovations@Document Management Congress organized by the Document@Work team in Brussels. Despite many interesting topics I decided to stay focused on present and future evolutions of the Enterprise Content Management market, goals and perspectives. Enhanced by several readings this presentation is the result.

1. Innovations@Content Management
Un résumé
Par Frédéric Houdmont
Document@Work
Bruxelles, 12 juin 2012

2. Agenda
1. Aujourd’hui
1. Tendances
1. Focus : Cloud
2. Définir l’ECM
3. La problématique ECM
4. Solutions
1. Focus : IBM
2. Demain
1. Selon Gartner
2. Objectifs
3. Recommandations

3. Aujourd’hui

4. Aujourd’hui

5. Agenda
1. Aujourd’hui
1. Tendances
1. Focus : Cloud
2. Définir l’ECM
3. La problématique ECM
4. Solutions
1. Focus : IBM
2. Demain
1. Selon Gartner
2. Objectifs
3. Recommandations

6. Tendances

7. Tendances
Depuis 2005 dans nos vies Depuis 2007 dans l’entreprise
2005 : Après sa première conférence sur le web 2.0, Tim O’Reilly publie son célèbre article « What is web 2.0 ».
2007 : Après les acquisitions importantes d’OpenText, EMC et IBM, les offres open source Nuxeo et Alfresco arrivent .

8. Tendances
• Compte Dropbox personnel
• Appareil mobile personnel
• Compte de réseau social
personnel
 Quid de la vie privée et de la
sécurité?
 Quid du respect de la politique IT?

9. Focus : Cloud
• But
• Coûts
• Risques
• Protection des données
• Interne ou externe
• Cloud externe belge
• Culture et secteur d’activité

10. Cloud externe
Coût parfois non négligeable Facile et flexible
Quid si interruption connexion (risques) Extensible
Vie privée & sécurité des données Pas de gestion de l’infrastructure
Quelles lois sont applicables ?
Mérite un entretien avec son juriste et une vision à 5 ans !

11. Agenda
1. Aujourd’hui
1. Tendances
1. Focus : Cloud
2. Définir l’ECM
3. La problématique ECM
4. Solutions
1. Focus : IBM
2. Demain
1. Selon Gartner
2. Objectifs
3. Recommandations

12. Définir l’ECM
Les contenus au service des processus de l’entreprise

13. Agenda
1. Aujourd’hui
1. Tendances
1. Focus : Cloud
2. Définir l’ECM
3. La problématique ECM
4. Solutions
1. Focus : IBM
2. Demain
1. Selon Gartner
2. Objectifs
3. Recommandations

14. Problématique ECM

15. Problématique ECM
Intégration et gestion des données non-structurées.
Selon Gartner, elles représentent 80% des données produites par an et leur
volume va augmenter de 80% à l’horizon 2017.

16. Problématique ECM
• Complexité croissante pour
le travailleur du savoir :
- interactions
- complexité
- changements
- incertitude dans
l’environnement
La problématique de l’utilisation de multiples sources :
http://www.youtube.com/watch?v=WHZGs--Is18

17. Agenda
1. Aujourd’hui
1. Tendances
1. Focus : Cloud
2. Définir l’ECM
3. La problématique ECM
4. Solutions
1. Focus : IBM
2. Demain
1. Selon Gartner
2. Objectifs
3. Recommandations

18. Solutions
• Plateforme intégrée
• « Hosted environment »
pour document, records ou
case management system
• 50% du marché
• Interopérabilité
• Ergonomie
• Facilité d’utilisation

19. Solutions
• Plateformes non-intégrées
(outils séparés)
• Quelques % du marché
• Problème d’interopérabilité
• Manque d’ergonomie
• Développements

20. Gartner magic quadrant for ECM 2011

21. Focus : IBM Advanced Case Management
Solution intégrée de gestion des affaires/dossiers

22. IBM Advanced Case Management
Objectif : By automating the right processes, applying the right analysis and
involving the right people, you can create the best case outcome.
Exemple de Case Management : http://www.youtube.com/watch?v=mMCGNsTryqI

23. IBM integrated screen

24. Agenda
1. Aujourd’hui
1. Tendances
1. Focus : Cloud
2. Définir l’ECM
3. La problématique ECM
4. Solutions
1. Focus : IBM
2. Demain
1. Selon Gartner
2. Objectifs
3. Recommandations

25. Demain

26. Selon Gartner, en 2015 :
• 80% des vendeurs d’ECM
fourniront des services
alternatifs de cloud. Le trafic IP
international va quadrupler en
partie grâce au cloud.
• 60% des travailleurs du savoir
vont interagir avec leur ECM
via mobile
• 40% des grandes entreprises
vont utiliser Facebook en
interne
Trois milliards de personnes seront connectées et partageront des
données, ce qui correspondra à un volume de 8 milliards de Tb.

27. Agenda
1. Aujourd’hui
1. Tendances
1. Focus : Cloud
2. Définir l’ECM
3. La problématique ECM
4. Solutions
1. Focus : IBM
2. Demain
1. Selon Gartner
2. Objectifs
3. Recommandations

28. Objectifs

29. Objectifs
Efficacité du travailleur du savoir
Défis pour les 5 prochaines
années :
• Accéder aux contenus
pertinents au bon moment
• Améliorer la navigation
dans les contenus

30. Objectifs
• Coûts
• Silos
• Information overload
• Temps consacré à recréer
(Rework)
• Nombre de « repositories »

31. Objectifs
• Adaptation de l’entreprise
• Réactivité
• Compétitivité
• Capter valeur du RSE
• Personnalisation relation
client (écosystème)

32. Agenda
1. Aujourd’hui
1. Tendances
1. Focus : Cloud
2. Définir l’ECM
3. La problématique ECM
4. Solutions
1. Focus : IBM
2. Demain
1. Selon Gartner
2. Objectifs
3. Recommandations

33. Recommandations
1. Identification des contenus business critiques
2. Optimisation des processus business + Automatisation
3. Culture de collaboration pour innover
Construire une stratégie ECM :
http://www.youtube.com/watch?v=6rih5q1pdfg

34. Recommandations Gartner
• Construire une vision (en mettant en perspective les faiblesses
d’aujourd’hui) et déterminer le niveau de maturité de l’ECM que vous
voulez atteindre.
• Disposer d’une infrastructure qui intègre le social, le mobile et le cloud
• Optimiser vos investissements dans l’ECM par la compréhension des
besoins de votre organisation.
• Gestion de contenu hybride – Produits ECM + des diffusions alternatives
• Tirer le maximum de la valeur des contenus par une approche ECM et
processus business
• Le réseau social interne comme partie intégrante de la collaboration et de
la stratégie de communication à long terme.
• Utiliser le réseau social, les e-mails et les applications business.

35. Recommandations Steria
1. Comprendre son organisation et tenir compte des objectifs stratégiques.
2. Détecter les attentes de l’organisation, se projeter et optimiser cette gestion de
l’information.
3. Chaque point dans le projet doit subir une analyse approfondie. Anticipation.
4. Le choix de la solution doit être basé sur les besoins de l’organisation, il faut
voir la valeur ajoutée et les points faibles des solutions envisagées.
5. Il faut préparer le terrain avec un POC go/no go. Montrer aux utilisateurs un
POC qui fonctionne. Montrer qu’il y aura une amélioration du traitement des
données.
6. Il faut une implication des utilisateurs pendant toutes les itérations du projet.
Dire aux utilisateurs comment le projet va évoluer et ce que la solution va
devenir. Ce projet ne cessera jamais d’évoluer !
7. La solution technique doit se conformer aux exigences légales.
8. Baser les KPI sur la satisfaction des utilisateurs. Les KPI se traduisent dans le
processus To Be.

36. Allons-nous franchir le pas ?

37. Pour en savoir plus
• Innovation @ Content Management Congress 12/06/2012, le programme :
http://www.icc2012.eu/program.php
• ECM market consolidation : http://mcgratha.wordpress.com/2011/01/03/market-
consolidation/
• Forrester paper « The Next Generation of Knowledge Worker Processes Will Dominate
Enterprises” October 2010 (summary and access to file):
http://blog.ovationsgroup.com/2011/03/10/what-enterprises-want-from-case-management/
• Article du blog ActuDoc « L’ECM, une nouvelle approche de la gestion de l’information:
http://actudoc.canalblog.com/archives/2012/03/24/23846822.html
• Brève description d’outils ECM : http://www.liventerprise.com/tools/ecm/
• Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management 13/10/2011 :
http://www.gartner.com/technology/reprints.do?id=1-17QB0QB&ct=111020&st=sb
• Forrester Wave : ECM, Q4 2011 :
http://www.oracle.com/us/corporate/analystreports/infrastructure/forrester-wave-ecm-q4-
2011-1352096.pdf
• IBM Advanced Case Management (information et vidéo):
http://www-01.ibm.com/software/advanced-case-management/
• IBM Advanced Case Management – Information, process and people :
http://www.bpmbulletin.com/2010/04/15/ibm-advanced-case-management-information-
process-and-people/