1. Công việc quản lý
Quản lý vừa là một nghệ thuật, vừa là một khoa học. Đó là nghệ thuật
làm cho người khác (nhân viên) làm việc hiệu quả hơn những điều bản
thân họ sẽ làm được nếu không có bạn. Còn khoa học chính là cách bạn
làm thế nào để thực hiện được nghệ thuật quản lý. Lên kế hoạch, tổ
chức, chỉ đạo và giám sát là bốn điều căn bản trong khoa học đó.
Bốn người công nhân có thể làm ra 6 sản phẩm trong ca làm việc 8 giờ
khi không có người quản lý. Nếu tôi thuê bạn quản lý họ và họ vẫn chỉ
làm ra 6 sản phẩm mỗi ngày, vậy thì đâu là lợi ích của việc tôi thuê bạn?
Hay nói cách khác, nếu hiện họ làm ra 8 sản phẩm mỗi ngày, bạn, trong
vai trò của người quản lý đã phát huy được giá trị của nghệ thuật quản
lý.
Một suy luận tương tự áp dụng đối với ngành dịch vụ, bán lẻ, dạy học
hay bất kỳ một công việc nào khác. Liệu khi bạn có mặt, nhóm nhân
viên của bạn có thể xử lý được nhiều cuộc gọi từ khách hàng hơn khi
bạn vắng mặt hay không? Liệu họ có bán được nhiều sản phẩm có giá trị
cao hơn hay không? Có truyền đạt, phổ biến kiến thức hiệu quả hơn

2. không?…
Đó chính là giá trị của việc quản lý – khiến cho nhân viên làm việc hiệu
quả hơn.
Kế hoạch
Việc quản lý bắt đầu với việc lên kế hoạch. Quản lý tốt là khởi đầu bằng
những kế hoạch hay.
Không có kế hoạch, bạn sẽ không bao giờ đạt tới thành công. Nếu bạn
chỉ vô tình lên một kế hoạch cho mục tiêu của mình, sự thành công đó sẽ
chỉ là sự may mắn hoặc do cơ hội nào đó và sẽ không thể lặp lại. Bạn có
thể làm điều đó như trường hợp của “người nổi tiếng nhất thời”, cảm
giác một sớm một chiều và bạn sẽ không bao giờ đạt được thành tích
đích thực - được xây dựng bằng những thành công.
Để tránh tất cả những điều nói trên, bạn hãy tìm hiểu mục tiêu của bạn là
gì (hoặc lắng nghe khi ông chủ nói với bạn). Sau đó hãy tính toán cách
tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. Bạn có trong tay những nguồn lực
nào? Bạn có thể làm được gì với chúng?

3. Hãy so sánh điểm mạnh và yếu điểm của các cá nhân và những người
khác. Liệu việc giao cùng một nhiệm vụ công việc cho bốn người làm
trong 14 giờ sẽ ít tốn kém hơn thuê một chiếc máy cũng có thể làm
nhiệm vụ tương tự cùng với 1 người công nhân trong 6 giờ?
Nếu bạn thay đổi giờ làm ca đầu tiên, thay vì bắt đầu từ 8h sáng như
thường lệ thành 10h, liệu công nhân có thể giải quyết mọi vấn đề tăng
dồn lên đột ngột của các buổi sáng sớm để bạn không phải thuê thêm
một “siêu nhân” cho ca thứ hai?
Hãy dự phòng tất cả những viễn cảnh có thể. Lên kế hoạch sẵn cho
chúng. Và lường trước viễn cảnh tồi tệ nhất có thể xảy ra, lên kế hoạch
dự phòng. Hãy đánh giá những kế hoạch khác nhau của bạn và triển khai
những kế hoạch, mà theo đánh giá của bạn, sẽ mang lại hiệu quả cao
nhất và tiến hành những việc phải làm nếu như kế hoạch đó không như
mong muốn.
Mẹo nhỏ : Một trong những công cụ lên kế hoạch quản lý thường bị bỏ
xót nhất thì lại mang lại hiệu quả cao nhất: đó là hỏi ý kiến những người
làm việc vì chính thu nhập của họ.

4. Tổ chức
Khi đã có một kế hoạch, nhiệm vụ của bạn là phải biến nó thành hiện
thực. Liệu mọi thứ đã sẵn sàng tiến lên phía trước, một sự lựa chọn đúng
đắn sẽ mang lại cho nhóm của bạn đúng lúc? Nhóm của bạn đã sẵn sàng
để tiến hành một phần của kế hoạch? Việc tổ chức thống nhất đã sẵn
sàng để nhóm của bạn thực hiện những việc phải làm và khi nào sẽ
thành công?
Các công nhân liệu đã được đào tạo? Họ có động lực để làm việc? Họ có
những trang thiết bị làm việc họ cần? Có những không gian thoải mái
dành cho những thiết bị đó? Đó có phải là những dụng cụ, đồ đạc tốt để
phục vụ cho kế hoạch làm việc thích đáng? Bạn hãy lưu tâm đến vấn đề
này bằng việc trả lời những câu hỏi trên.
Mọi thứ cần thiết để thực hiện kế hoạch đã được chuẩn bị sẵn sàng hay
là kiểu “nước đến chân mới chạy” – khi cần thì mới lo? Hãy xem xét lại
để chắc chắn rằng tất cả nhân viên đều hiểu rõ vai trò của họ cũng như
tầm quan trọng về vai trò của chính họ đối với thành công chung.

5. Chỉ đạo
Bây giờ hãy ấn nhẹ tay vào nút “On”. Hãy nói cho mọi người biết họ cần
phải làm gì. Việc làm này giống như sự chỉ huy của một dàn nhạc. Mọi
người trong dàn nhạc đều có trong tay những bản nhạc. Họ biết khi nào
sẽ phải chơi phần nào. Họ biết đâu là thời điểm bắt đầu, chơi nhạc cụ gì
và khi nào thì nên dừng lại. Người chỉ huy xử lý mỗi đoạn sao cho bản
nhạc được cất lên.
Và ở đây, công việc của bạn, người quản lý cũng tương tự như thế. Bạn
đưa cho tất cả các những người chơi nhạc (chính là công nhân) bản nhạc
(với vai trò như bản kế hoạch). Bạn có trong tay con số chính xác những
người chơi nhạc (công nhân) trong mỗi đoạn nhạc (mỗi phòng ban trong
doanh nghiệp) và bạn đã sắp xếp những đoạn theo giai đoạn để bản nhạc
có thể vang lên những âm thanh trong trẻo nhất (bạn với vai trò người tổ
chức công việc).
Và bây giờ bạn cần bước nhẹ lên bục chỉ huy dành cho người chỉ huy
dàn nhạc cùng với một cái gậy dành cho nhạc trưởng để thu hút sự chú ý

6. của họ và bắt đầu nhịp đầu tiên của khổ nhạc.
Giám sát
Khi mọi thứ đang trong quỹ đạo chuyển động, bạn phải giám sát tất cả.
Hãy đảm bảo rằng mọi cái sẽ đi theo kế hoạch. Trong trường hợp ngược
lại, không theo kế hoạch, bạn cần phải can thiệp và điều chỉnh kế hoạch,
cũng như việc người chỉ huy dàn nhạc điều chỉnh nhịp độ
Khi những vấn đề bất ngờ xảy ra, con người ta sẽ trở nên mệt mỏi. Một
phần của kế hoạch sẽ không thực hiện đúng thời gian. Khách hàng then
chốt có thể sẽ phá sản. Đó là lý do tại sao bạn phải triển khai ngay lập
tức kế hoạch thay thế. Bạn, với vai trò người quản lý, cần phải luôn ý
thức được những điều sẽ tiếp tục xảy ra để có những điều chỉnh kịp thời.
Đây là một tiến trình lặp đi lặp lại nhiều lần. Khi có sự việc bất thường,
bạn cần lên kế hoạch để ổn định lại, tổ chức những nguồn lực để kế
hoạch tiến triển tốt, chỉ đạo những người trực tiếp thực hiện kế hoạch và
tiếp tục giám sát hệ quả của sự thay đổi, điều chỉnh này.

7. Việc này có đáng làm không?
Quản lý nhân viên, quản lý con người là một việc làm không hề dễ. Tuy
nhiên, chúng ta có thể làm việc đó thành công. Và đây có thể là một kinh
nghiệm quý báu. Hãy nhớ rằng việc quản lý, cũng giống như bất kỳ một
kỹ năng nào, là một việc bạn có thể cải thiện, nâng cao bằng sự học hỏi,
nghiên cứu và thực tế.