O documento fornece diretrizes para empresas participarem da 1a PROSSEG, uma feira de negócios e potencialidades da Serra Geral em Janaúba, MG. Ele descreve como planejar a participação para obter melhores resultados, incluindo definir objetivos, orçamento, marketing pré-feira, gestão do stand e contatos, e ações pós-feira.

1. Identificação: - Feira da Produção, Negócios e Potencialidades da Serra Geral. De 1° à 04 de Outubro de 2009 Parque de Exposições de Janaúba – MG Realização: - Associação Comercial e Industrial de Janaúba.

2. Como participar e obter melhores resultados da 1ª PROSSEG Neste contexto, as feiras de negócios são um instrumento extremamente importante. Em muitos casos podem mesmo ser decisivos para o sucesso no mercado.

3. As vantagens de participar de uma feira são múltiplas como, por exemplo: A presença pode ser a ação de marketing como melhor custo/benefício por visitante, porque a grande maioria dos que participam do evento são potenciais clientes. As empresas concorrentes estarão presentes no mesmo espaço, o que permite aos clientes comparar condições e, portanto, decidir-se mais rapidamente. A participação na 1ª PROSSEG é uma excelente ação para fidelizar clientes, enviando convites (personalizados) aos clientes e através de um atendimento personalizado no stand. Estar presente na 1ª PROSSEG é uma ocasião excelente para promover novos produtos ou serviços, e ainda testá-los investigando diretamente o mercado (consumidores).

4. Por isso, os expositores deverão ser bastante objetivos nos seus propósitos e ter a presença de uma equipe qualificada capaz de realizar essa análise observando a reação dos visitantes (cadastro). A presença na 1ª PROSSEG é também uma forma de reforçar ou iniciar a presença em mercados local, regionais ou internacionais. É muito importante para relacionar como novas empresas e atualizar informações sobre o mercado e a concorrência. A 1ª PROSSEG será um excelente meio que permitira ao expositor combinar elementos como as forças de vendas, a publicidade, a promoção e as relações públicas. A participação numa feira não deve ser considerada como ato isolado, na medida em que esta realidade se relaciona com todos os componentes do marketing-mix, ou seja, o conjunto coerente de decisões relativas à política de produto, preço, distribuição e comunicação do produto.

5. Mas o simples fato de estar presente 1ª PROSSEG não é condição suficiente para vencer no mercado. A feira deverá ser tratada como uma medida de marketing direto. Especialmente na definição das ações que deverão ser perfeitamente coordenadas antes, durante e depois das feiras.

6. No plano de participação na 1ª PROSSEG o expositor deve ficar atento: A participação solicita um planejamento e deve ser condicionado ao regulamento do evento. O regulamento não é inibidor nem limitante, é um instrumento democrático e tem a finalidade de estabelecer as possibilidades para o melhor aproveitamento junto aos visitantes, e o expositor deverá observar: - Programação das datas da realização - Horários - Receber bem os visitantes - Aproveitar bem a área ocupada, sem entulhar - Data e horários de montagem/desmontagem - Não mudar a estratégia durante o evento - Definir e observar a qualidade dos produtos ou serviços expostos - Atribuição das responsabilidades - Elaboração da escala de serviço - Atuação pós-feira

7. Para ter êxito nesse empreendimento deverá: -Nomear um responsável - É importante que seja só uma pessoa que supervisione e controle o processo de participação na feira de forma a evitar dispersar as tarefas essenciais por várias pessoas. Senão existe o risco de desorientação, sempre lamentável tendo em conta os investimentos efetuados. -O stand é a estrutura onde se materializa a participação de uma empresa numa feira e como tal não devem ser poupados esforços na sua elaboração. É a imagem da empresa e tem por objetivos chamar a atenção do público-alvo.

8. Opções de utilização do stand: - Chão livre, ou seja, os metros quadrados alugados - Estrutura física que, por sua vez pode ser construída: Com elementos fornecidos pela própria organização (opções de montagem com a Minas Stands), e se possível contar com a intervenção de um especialista que deverá apresentar soluções mais eficazes para otimizar a apresentação dos seus produtos/serviços X o tamanho do stand. - A localização do stand dentro da feira não é de grande importância, já que a maioria dos visitantes percorre toda a feira, mas deve: - Atrair o olhar devendo-se por isso evitar os painéis com excesso de texto - Informações especificas - Facilitar o convívio

9. A definição do stand deve ainda ter em conta: - O público-alvo - As mensagens e imagem a comunicar - Os produtos a colocar em destaque Orçamento e Logística: O investimento depende muito dos objetivos e das disponibilidades financeiros do expositor, dos objetivos e das potencialidades da feira. Mas a participação deve ser sempre encarada como um investimento e não como um custo. De fato, trata-se de um investimento que se for bem efetuada, trará retornos no futuro.

10. O orçamento deve ser dividido por sete categorias: - Aluguel do espaço - Stand - Transporte das mercadorias -Serviços da feira, como contratar pessoal para montar, eletrificar ou alcatifar o stand; serviços de limpeza, de aluguel de mobiliário, fotografo; seguro; plantas; telefone; etc. - Pessoal: avaliar se são necessárias pessoas suplementares, qual o número de horas extra a pagar ao pessoal, etc. - Publicidade e divulgação - Deslocações e estadias

11. Fazer o marketing pré-feira: Para se atingir o maior número possível de visitantes, com interesse para a empresa, é necessário apostar num bom marketing pré-feira, através do envio de convites “directmail” ou publicidade na imprensa. Cada expositor deve tentar cativar não o maior número de visitantes, mas o seu público-alvo. São vários os instrumentos a utilizar: - Convites personalizados – são a melhor forma de garantir a presença dos visitantes mais importantes, para tal há que prevenir previamente o universo que se pretende atingir e construir uma base de dados com os clientes eletivos e potenciais. - Mailing – é a forma de atingir ponteciais clientes e neste domínio há várias opções á escolha consoante a intenção da empresa. O mailing de convites deve ser feito dois meses antes, mas a empresa deve fazer um segundo, Mailing um mês antes da feira.

12. - Telemarketing – é uma boa ferramenta no âmbito dos contatos Personalizados e prende-se essencialmente com a marcação de entrevistas para o certame. Este trabalho de ser iniciado com cerca de duas a quatro semanas de antecedência e é de grande utilidade quando a empresa expositora pretende aproveitar a oportunidade de participar na feira para organizar uma atividade paralela. - Imprensa – a estratégia a seguir será determinada pelo orçamento existente. A freqüência da publicação de anúncios deve ser preferida á dimensão dos mesmos. A publicação de noticias. Sobretudo, na imprensa especializada, equivale a publicação gratuita dos produtos/serviços que estarão em exposição. No entanto tem que existir alguma novidade senão o artigo arrisca-se a dar uma imagem desfavorável da empresa a ser contraproducente.

13. Saber quais os erros a evitar no stand Um dos erros mais comuns é selecionar uma feira porque a concorrência também participa ou porque já é habitual marcar presença num determinado salão. No entanto optar por não participar por recear ser visto pela concorrência também é um erro. Além disso, existe um conjunto de regras que não devem ser esquecidas dentro do stand de uma empresa numa feira: - Evitar sentar-se - Não ler - Não fumar - Não comer ou beber - Não ignorar os visitantes - Não conversar ao telefone - Não ficar especado obstruindo a visão dos clientes

14. - Não distribuir folhetos indiscriminadamente - Nãos ser agressivo - Não deixar questões por resolver - Não subestimar potenciais clientes - Não conversar com os amigos em pequenos grupos Tendo em conta estes erros que é necessário evitar, o programa de participação numa feira deve ser enquadrado na estratégia de marketing e comunicação de uma empresa. Atuar durante a feira: O fato do visitante/comprador se dirigir ao stand receptivo e motivado é algo de que se deve tirar partido. Contrariamente ás outras formas de marketing, nas feiras é possível ver, tocar ou provar os produtos, assim, os certames permitem mostrar os produtos nas melhores condições.

15. Para garantir o sucesso desta atuação é aconselhável: - Definir uma estratégia - Adaptar os produtos aos mercados e escolher os produtos ou serviços mais adequados a cada feira - Realizar demonstrações e entregar brindes - Distribuir documentação - Conhecer a concorrência - Preencher fichas de contacto, com o objetivo de obter contactos qualificados, ou seja, contactos que venham a transformar-se em compras - Aproveitar os serviços propostos pela organização (imprensa, atividades paralelas) - Analisar o atendimento aos visitantes - Animar o stand - Manter reuniões diárias com todo pessoal do stand - Fotografar o stand limpo e arrumado

16. Elaborar o relatório da feira: Posteriormente, e mesmo durante a realização do certame, é importante registrar em termos globais o que passou no stand e na feira – este registro, que dá pelo nome de relatórios da feira, deve ser feito regularmente ao longo da participação na feira e deve reunir vários documentos: - Planejamento: inclui o orçamento, as notas das reuniões com o pessoal, os objetivos da participação, etc. - Serviços da feira: arquivar as copias dos serviços encomendados. Exposição: incluir o desenho do stand, a implantação dos produtos a expor, instruções para a montagem/desmontagem, os contactos da empresa, números de emergência, o regulamento da feira e o guia do expositor. - Promoção e Publicidade: guardar uma listagem das empresas para onde foram enviados os convites, fazer um mapa com os meios de comunicação social onde foi divulgada a participação.

17. - Transporte: incluir copia de correpondencia trocada com as transportadoras e contactos das mesmas. - Pessoal: copia do manual do pessoal. - Contatos: arquivar um exemplar da ficha de contato assim como a planificação quanto à conversão dos contatos em vendas efetivas. Tomar as medidas necessárias para enfrentar com êxito os dias do certame. Gerir o pós-feira: Depois do contacto inicial estabelecido com um cliente na feira, o acompanhamento do mesmo é fundamental para que resulte, sempre que possível, na conclusão de um negocio.

18. A empresa expositora deve reunir todos os contactos efetuados e: -Estabelecer uma nova ligação por telefone -Enviar a documentação requerida ou a amostra dos produtos -Visitar o cliente - A empresa deve também enviar cartões de agradecimento aos clientes que aceitaram o convite e compareceram ao salão. - Noutro enquadramento, o responsável apontado pela empresa para gerir a participação na feira deve fazer um balanço final no qual incluirá uma avaliação dos resultados da participação. Esta avaliação deve ser feita a três níveis: - Aspectos técnicos, comerciais e administrativos Este documento será depois utilizado como ponto de partida ou orientação para futuras participações em certames.