Document management oplossingen zijn ontstaan als oplossing om de uitdaging aan te pakken. Document Management oplossingen worden gebruikt om de document chaos te overwinnen, waarmee veel operationele professionals mee geconfronteerd worden. Maar hoe kiest u de juiste document management oplossing en implementeren voor uw organisatie? In deze slideshare stappen die u helpen bij het kiezen van de juiste oplossing.

1. 5 Slimme manieren om uw
documenten te beheren

2. Introductie
Document management oplossingen zijn
ontstaan als oplossing om de uitdaging aan te
pakken. Document Management oplossingen
worden gebruikt om de document chaos te
overwinnen, waarmee veel operationele
professionals mee geconfronteerd worden.
Maar hoe kiest u de juiste document
management oplossing en implementeren
voor uw organisatie?
In deze slideshare stappen die u helpen bij het
kiezen van de juiste oplossing.

3. 1 Doelen definiëren
Voordat u documenten gaat managen, moet
u weten wat het succesvol inzetten van
Document Management betekent.
Sommige gemeenschappelijke doelstellingen
voor Document Management zijn als volgt:
•Verhoog productiviteit door het
stroomlijnen van bedrijfsprocessen
•Verhoog efficiëntie door gebruikers te
helpen bij het opzoeken en delen van
documenten
•Verlaag papier consumptie, door alle
documenten te digitaliseren
Wat uw doel ook is, door hier te beginnen
met het proces leert u uw criteria te
begrijpen voor het selecteren van de juiste
oplossing.

4. 2 Bedrijfsproces identificeren
De volgende stap is het vaststellen welk bedrijfsproces
voordeel heeft van een Document Management Systeem.
Slimme processen van Document Management zijn:
•Vereist reviews en goedkeuringen voordat een document kan
worden afgerond.
•Betrek een hoge mate van samenwerking tussen
verschillende teams.
Meestal zijn processen zoals contractbeheer,
verkoop voorstellen, en factuur betalingen sterke
kandidaten voor Document Management.

5. Requirements identificeren
3 We kunnen nu verder met het vaststellen van de eisen. Welke functionaliteit moet het
systeem bevatten om de dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen.
• Geautomatiseerde documentverwerking
• Verwerking van facturen
• Elektronische handtekeningen
• Efficiënt zoeken naar gegevens en bestanden
• Razendsnelle toegang tot gegevens
• DMS-functies direct in Microsoft Word gebruiken
• Import en export van bestanden
Met de juiste eisen en wensen kunt u beter
kiezen voor het juiste systeem.

6. 4 Kandidaat Software uitproberen
Nu u de criteria heeft gedefinieerd die zal leiden tot een
beslissing, is de volgende stap het kiezen van de
passende oplossing.
Om uw keus makkelijker te maken, kunt u het beste een
Document Management Systeem uitproberen.

7. Voorbereiding van de basis
U wilt ervoor zorgen dat uw Document Management 5
Systeem goed wordt gebruikt en goed gestructureerd blijft. Uw doel is
om de document chaos te overwinnen, en dat begint bij deze fase. Je
moet kijken naar criteria als:
1. Wat voor soort documenten bent u van plan bent om op te slaan?
Het begrijpen van de soorten documenten zal invloed hebben op de
benaming en beveiliging van uw documenten.
2. Documenten kunnen met behulp van omschrijvingen en metadata
eenvoudig in groepen geplaatst worden en later lokaliseren.
3. Verschillende gebruikers en groepen moeten juist toegang krijgen
tot documenten en anderen juist niet. U dient na te gaan welke
groepen het systeem gaan gebruiken en waar ze toegang toe
moeten krijgen.
Heeft u hulp nodig bij het selecteren van de juiste Document
Management Oplossing. Gebruik hiervoor onze gratis
“Selectiegids”.

8. Ga aan de slag
Nu u alle informatie op een rij heeft, kunt u
zich gaan oriënteren op de verschillende
Document Management oplossingen.
iLane heeft standaard toepassingen en
toepassingen op maat, geschikt voor uw
organisatie.
Meer informatie vindt u op onze website.
www.ilane.nl

9. Neem contact op
iLane B.V.
Rietveldenweg 54
5222 AS 's-Hertogenbosch
Tel: +31 73 6232935
Fax: +31 73 6232936
E-mail: info@ilane.nl
Internet: www.ilane.nl
Facebook: www.facebook.com/ilanebv
Twitter: www.twitter.com/ilanebv
Slideshare: www.slideshare.net/ilanebv