DOTINFO TECHNOLOGY

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Espace de partage et de travail collaboratif

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DOTINFO TECHNOLOGY

  1. 1. www.files.dotinfo-technology.com Page 1
  2. 2. Table des matières A. Présentation de DOTINFO Files. B. Les modules. C. LiveCounter, Messenger et Moteur de recherche. D. Utilisateur, Administrateur et Invité. E. Droits daccès au contenu. F. Première connexion de lAdmin & Paramétrage du site. G. Installation / Mise à jour. www.files.dotinfo-technology.com Page 2
  3. 3. A. Présentation de DOTINFO Files.DOTINFO FILES est un espace de travail collaboratif complet et intuitif. Chaque utilisateur y accède aprèsidentification par login et mot de passe.DOTINFO FILES est une application web, accessible partout et à tout moment.Les modules disponibles sont :  Agendas personnels & partagés  Gestionnaire de Fichiers  Forum  Gestionnaire de Tâches  Gestionnaire de Favoris  Annuaire de Contacts  Envoi de newsletter  Utilisateurs de lespace  Messagerie instantanée  Tableau de bord & ActualiséesDOTINFO Files :  Est un espace virtuel qui peut être subdivisé. On peut le comparer à une «habitation» contenant une seule pièce ou plusieurs pièces (si subdivisée) : - Lhabitation est appelée site - La ou les pièces sont appelées espaces - Les habitants sont appelés utilisateurs  Est flexible et évolutif - Le nombre dutilisateurs et despaces est potentiellement illimité. - Chaque espace peut intégrer un ou plusieurs modules. - Est disponible en 5 langues. La langue est paramétrée pour tout le site et si besoin pour chaque utilisateur, avec une priorité sur le paramétrage utilisateur. www.files.dotinfo-technology.com Page 3
  4. 4. Exemples dutilisation : ○ Le site Mon Entreprise avec les espaces : ■ Service gestion ■ Service commercial ■ Groupe de travail projet XF ○ Le site Mon Université avec les espaces ■ Professeurs ■ Élèves Licence Professionnelle ■ SecrétariatB. Les modules.  Tableau de bord & ActualiséesAffiche des actualités, avec éventuellement des pièces jointes (photos, vidéos, etc) et des Mashups(vidéos Youtubes, Dailymotion, cartes Googlemaps, etc : en y ajoutant du code html)Le tableau de bord affiche aussi les éléments de lespace créés dernièrement (nouveaux fichiers,sujets, tâches...) et les événements / tâches en cours : ayant lieu sur la période affichée.  ForumLe forum est un espace de discutions composé de sujets qui regroupent des messages.Les sujets peuvent également être regroupés par thèmes.Les textes peuvent être mis en page via un éditeur de texte : style, couleur, taille, puces et numéros,tableau, image, vidéos, animation flash, lien, smiley, etc.Des fichiers joints peuvent aussi être intégrés à chaque sujet et message.  Agendas personnels & partagésChaque utilisateur possède son propre agenda, disponible sur tous les espaces auquel il a accès.Les utilisateurs peuvent cependant le désactiver.Il est aussi possible de créer des agendas de ressource,pour gérer les réservations dune salle, dun ?véhicule, dun vidéoprojecteur, etc.Chaque événement peut être placé dans plusieurs agendas. Exemple : lévénement «réunion» peutêtre affecté à lagenda de Mr Mohamed, Mme Jeddi et sur lagenda de la salle de réunion.Il est possible dafficher plusieurs agendas en même temps pour les comparer : utile pour connaître lesdisponibilités de chacun avant de fixer une réunion.Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque agenda et événement.Il est possible dexporter les événements dun agenda (format Ical), pour lintégrer dans un smart-phoneou un agenda externe. Limportation dévénements au format Ical est également possible. www.files.dotinfo-technology.com Page 4
  5. 5.  Gestionnaire de FichiersCest un outil de stockage et partage de fichiers, dans une arborescence identique à celle dun PCLes images sont affichées sous forme de vignette et peuvent être visualisées dans un diaporama.Les vidéos au format Mpeg ou Flash peuvent être visualisées en streaming dans un lecteur vidéo.Chaque fichier peut être historisé, pour en stocker plusieurs versions.  Envoi de newsletterCet outil permet lenvoi de courriels à des utilisateurs du site et/ou des contacts de lannuaire.Des pièces jointes peuvent être intégrées aux courriels.  Utilisateurs de lespaceAffiche les utilisateurs de lespace courant ou les utilisateurs de tout le site (administrateur général).Chaque utilisateur peut envoyer des invitations par mail, pour que de nouvelles personnes rejoignentlespace courant. Cette fonctionnalité est une option du paramétrage de lespace : «utilisateur +».  Gestionnaire de TâchesCet outil gère des tâches, stockées dans une arborescence.Pour chaque tâche, il est possible de préciser : - Une date de début et/ou de fin - Un état davancement, en pourcentage - Une priorité (basse, normale, haute, critique) - Un budget disponible et/ou un budget engagé des responsables (parmi les utilisateurs)Si des périodes de début/fin sont spécifiées, un diagramme de Gantt (simplifié) est alors affiché.Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque tâche.  Gestionnaire de FavorisCe module gère des liens Internet (favoris), également stockés dans une arborescence.Les pages web peuvent être pré-visualisées dans des vignettes.Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque lien.  Annuaire de ContactsLes contacts sont stockés dans une arborescence. Cela peut être des entreprises, personnes, etc.Si une adresse est spécifiée, un lien vers Google Map est intégré automatiquement à la fiche contact.Attention, les utilisateurs du site ne sont pas automatiquement intégrés à lannuaire de contact.Des fichiers joints peuvent aussi être intégrés à chaque contact. www.files.dotinfo-technology.com Page 5
  6. 6. C. LiveCounter, Messenger et Moteur de recherche.LiveCounter & MessengerLe LiveCounter affiche les autres utilisateurs de votre/vos espaces qui sont connectés en même tempsque vous (menu principal, en haut à gauche).Le Messenger (ou messagerie instantanée) vous permet de dialoguer en direct avec les autrespersonnes connectées.Moteur de rechercheLe moteur de recherche permet une recherche sur le titre et la description des éléments de lespace.Il est accessible depuis le menu principal : survoler licône de paramétrage tout en haut à gauche.D. Utilisateur, Administrateur et Invité.UtilisateurPersonne ayant un compte sur le site (nom, prénom, identifiant et mot de passe sont nécessaires).Administrateur despaceCest un utilisateur ayant les droits dadministration sur un espace.Il peut par exemple modifier/supprimer un dossier affecté à son espace, même sil nen est pas lecréateur. Il peut aussi ajouter/désaffecter des utilisateurs sur son espace.Administrateur généralLadministrateur général a les droits dadministration sur tous les espaces, et même plus !Il gère tous les utilisateurs et espaces du site, laffectation des utilisateurs aux espaces et leur droitdaccès, ainsi que le paramétrage général et la sauvegarde du site.InvitéLes invités sont des personnes qui accèdent à un espace ouvert au public, mais qui ne possèdent pas decompte utilisateur : ils ne sont donc pas authentifiés sur le site. www.files.dotinfo-technology.com Page 6
  7. 7. E. Droits daccès au contenu.Accès aux dossiers : ○ Lecture ○ Écriture limité ○ Écriture ○ Accès totalNote : Les éléments à la racine (fichier, tâche, contact, liens) ont leur propre droit daccès. Par contre, les éléments situés dans un dossier héritent des droits daccès au dossier.Accès aux agendas : ○ Lecture ○ Écriture limité ○ Écriture ○ Accès totalAccès aux sujets du forum : ○ Lecture ○ Écriture limité ○ Écriture ○ Accès totalAccès aux actualités : ○ Lecture ○ ÉcritureF. Première connexion de lAdmin & Paramétrage du site.Connectez-vous avec votre nouveau compte dadministrateur - Affichez le paramétrage du site (survoler licône de paramétrage dans le menu en haut à gauche) - Précisez le nom et la description de votre Espace de travail - Si besoin, ajoutez ladresse de connexion à votre DOTINFO Files (pour pouvoir envoyer des invitations par courriel). Exemple : http://www.monhebergement.com/dotinfofiles/ - Paramétrez votre DOTINFO Files : langue par défaut, couleurs et fond décran, espace disque disponible. - Dans le module Utilisateurs du site, modifiez votre compte utilisateur et ajoutez de nouveaux utilisateurs www.files.dotinfo-technology.com Page 7
  8. 8. H. Installation / Mise à jour.Configuration nécessaire - Un service dhébergement ou un serveur web utilisant : ○ PHP version 4.3 ou+ ○ MySQL version 4.1 ou+ - 100 Mo despace disque minimum pour le programme et les fichiers - Installation sous Windows dun serveur web : WAMPSERVER recommandé - Lextension gd2 de PHP est nécessaire pour la création des vignettes dimages. - Si vous être administrateur du serveur, modifiez les lignes suivantes du fichier php.ini pour envoyer des courriels et définir la taille maximum des fichiers uploadés : ○ SMTP = smtp.mon_fournisseur_acces.com ○ sendmail_from = administrateur@fournisseur_acces.com ○ post_max_size = 20M ○ upload_max_filesize = 20MPrix, installation et Mise à jourPour plus d’information :DOTINFO TECHNOLOGYAdresse : 57, rue de Palestine – Lafayette 1002 Tunis – TunisieTéléphone : (216) 71 282 701 – Fax : (216) 71 283 025E-mail : contact@dotinfo-technology.com – support@dotinfo-technology.comSite web: www.dotinfo-technology.com www.files.dotinfo-technology.com Page 8

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