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130925 - Service d'archivage électronique en Bretagne

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Présentation sur le service d'archivage électronique en Bretagne, lors du Carrefour IDEM du 25 septembre 2013 à Cherbourg-Octeville.

Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dans le cadre de la dématérialisation de la chaîne administrative et comptable (PESV2, marchés publics) et archivage électronique

Animation : Christine Saint-Laurent, Manche Numérique - Intervenants : Annie Delarue, Manche Numérique ; David Camus, Ddfip ; Muriel Chabert, E-megalis Bretagne.

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130925 - Service d'archivage électronique en Bretagne

  1. 1. page 1 1 Le service régional d’archivage électronique mutualisé : méthodologie de mise en œuvre et de déploiement Rencontres IDEM – 25 septembre 2013 Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dans le cadre de la dématérialisation de la chaîne administrative et comptable (PESV2, marchés publics) et archivage électronique. Le Syndicat mixte Une structure publique de coopération territoriale dont l’objectif est de contribuer au développement du numérique en Bretagne Des valeurs partagés par tous Coopération, solidarité territoriale Proximité et prise en compte des spécificités locales Mutualisations des moyens et partage des bonnes pratiques Dialogue et concertation Respect de la libre administration de chaque entité Plus de 1200 entités publiques Le Conseil Régional de Bretagne Les Conseils Généraux des Côtes d’Armor, du Finistère, d’Ille et Vilaine et du Morbihan 11 Communautés d’agglomération 74 Communautés de communes 124 autres établissements ⇒ Plus de 1 000 communes pouvant bénéficier des services 2Service régional d’archivage électronique mutualisé
  2. 2. page 1 2 Systèmes d' Information des collectivités Systèmes d' Information des collectivités Collectivités adhérentes Archives courantesArchives courantes Archives définitivesArchives définitives Conservation de la valeur probatoire SAE SAE S O R T Logiciel gestion des archives Logiciel gestion des archives Tiers archiveur agréé Collectivités hébergeant des Archives Définitives -------------- CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------ CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------------------------- CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------ CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ----------------------------- SEDA Phase 1 Phase 2 à N SEDA SEDA EAD/ SEDA Plate-forme régionale de services mutualisé Applications métiers GED(s) Intranet, Internet Bureautique mails Numérisation … Applications métiers GED(s) Intranet, Internet Bureautique mails Numérisation … Systèmes d' Information des collectivités Systèmes d' Information des collectivités Archives intermédiaires DUA Archives intermédiaires DUA Le service régional d’archivage électronique mutualisé - Le périmètre Marchés publics, ACTES, HELIOS Le choix de la solution Via une procédure de dialogue compétitif Attribution au Groupement CGI/Navaho/Adullact Projet CGI : mandataire Navaho : tiers archiveur agrée par le SIAF Adullact Projet : éditeur de la solution as@laé 4Service régional d’archivage électronique mutualisé
  3. 3. page 1 3 5 Contexte mutualisé = harmonisation des paramètres du SRAE Acteurs SEDA communs Service versant = le Syndicat mixte e-mégalis Bretagne Service d’archives = le tiers archiveur Profils d’archivage et accords de versements communs Marchés publics ACTES PES Circuits de traitements harmonisés Transfert non conforme Transfert manuel par l’archiviste (pour le producteur) Demande de communication Demande de communication avec dérogation Restitution d’archives à la demande du producteur Acquittement de restitution d’archives Elimination d’archives à la demande du service d’archive Harmonisation des paramétrages du SRAE Service régional d’archivage électronique mutualisé 6 Contrôle de la conformité au SEDA Contrôle de la conformité au profil défini par les archivistes : forme de l’archive, DUA, règles d’accès, format des documents … Contrôle de la conformité à l’accord de versement : fréquence, volume, … Si non-conformité, envoi d’un mail à l’archiviste paramétré dans le SAE Si conformité, intégration automatique dans le SAE Intégration des archives dans le SRAE Service régional d’archivage électronique mutualisé
  4. 4. page 1 4 7 Archivage des marchés sur le service régional d’archivage électronique à valeur probatoire, depuis l’application métier : Passage de la consultation à l’état « A archiver » : action manuelle Création automatique de l’archive, de manière périodique : Création du bordereau de transfert Constitution de l’archive avec l’ensemble des documents/données et le bordereau de transfert Envoi automatique de l’archive au SAE régional Passage de la consultation à l’état « Archive réalisée » : action automatique L’archivage des marchés publics dématérialisés Service régional d’archivage électronique mutualisé Méthodologie pour démarrer Réflexion à partir de l’archive générée par l’application métier ⇒ nombreuses corrections et évolutions demandées Prochaines étapes Création d’un profil d’archivage indépendant de l’application métier En adéquation avec l’organisation et le fonctionnement des services producteurs, révision complète : ⇒ De l’arborescence ⇒ Des intitulés des objets d’archives (dossier, document) ⇒ Ajout de mots clés Prise en compte de la dématérialisation complète ⇒ Données liées aux phases décisions/notifications 8 Le profil d’archivage pour les marchés publics Service régional d’archivage électronique mutualisé
  5. 5. page 1 5 9 Description de l’archive Identification du transfert Durée d’utilité administrative et sorts finaux au niveau de l’archive Communicabilité de l’archive Identification du service producteur Contenu de l’archive (arborescence) Publicités Consultation (DCE et RC, dont anciennes versions) Registres (retraits, questions, dépôts et suivi des messages) Commission d’appel d’offres (ouverture et dépouillement) Notification (notification, rejets et suivi des messages) Candidatures et Offres non retenues Candidatures et Offres retenues Messages échangés Le profil d’archivage pour les marchés publics Service régional d’archivage électronique mutualisé 10 Archivage des données comptables et pièces justificatives sur le service régional d’archivage électronique à valeur probatoire Envoi du flux PES par la collectivité via le TdT mutualisé A réception de l’AR d’intégration dans HELIOS de la DGFiP Création du bordereau de transfert Constitution de l’archive avec l’ensemble des documents/données Envoi automatique de l’archive au SAE régional en soirée Passage du flux PES à l’état « Archive réalisée » : action automatique L’archivage des flux comptables Service régional d’archivage électronique mutualisé
  6. 6. page 1 6 11 TDT SRCI SRAE Coffre-fort 11 44 33 11 22 33 Transfert des flux en trésorerie, Retour de l’AR d’intégration dès que l’AR et retourné le TDT constitue l’archive avec le bordereau de transfert au format SEDA Transfert de l’archive constitué avec le bordereau de transfert vers As@lae le soir entre 20h et 22h 22 44 Création d’un AR de réception Analyse de l’archive constituée avec le bordereau de transfert Intégration dans As@lae Création d’un AR d’intégration Web services L’archivage des flux comptables DGFiP Service régional d’archivage électronique mutualisé Méthodologie Création d’un profil selon modèles publiés par le SIAF, avec des modifications et ajouts : ⇒ Mots clés ⇒ Cardinalités ⇒ Communicabilité L’archive contient les informations sur les bordereaux, mandats et PJ, informations extraites du flux PES Les PJ sont intégrées dans le flux PES, et ne sont donc pas extraites du flux pour créer des sous-objets d’archives Seuls deux documents sont transférés : le flux PES et l’AR de la DGFiP Prochaines étapes Après quelques mois d’utilisation du SRAE, point par les services producteurs et archives départementales ⇒ Identification des évolutions / corrections à prévoir 12 Le profil d’archivage pour les flux comptables Service régional d’archivage électronique mutualisé
  7. 7. page 1 7 13 Description de l’archive Identification du transfert Durée d’utilité administrative au niveau de l’archive Communicabilité et sorts finaux au niveau des sous-objets Pour les mandats et PJ seule, communicabilité 50 ans car présence possible de données nominatives Identification du service producteur Arborescence de l’archive pour un flux complet <flux PES> <Bordereau journal> <Mandat> <Référence pièce justificative> <PJ seule> <PES ACK> -> document (fichier XML de l’AR) -> Document (fichier XML du flux PES) </flux PES> Le profil d’archivage pour les flux comptables Service régional d’archivage électronique mutualisé 14 un flux sans PJ <flux PES> <Bordereau journal> <Mandat> <Référence pièce justificative> <PES ACK> -> document (fichier XML de l’AR) -> Document (fichier XML du flux PES) </flux PES> Le profil d’archivage pour les flux comptables Un flux avec uniquement des PJ <flux PES> <PJ seule> <PES ACK> -> document (fichier XML de l’AR) -> Document (fichier XML du flux PES) </flux PES> Arborescence de l’archive pour Service régional d’archivage électronique mutualisé
  8. 8. page 1 8 15 Archivage des actes transmis au contrôle de légalité sur le service régional d’archivage électronique à valeur probatoire Envoi de l’acte par la collectivité via le TdT mutualisé A réception de l’AR de réception par la DGCL Création du bordereau de transfert Constitution de l’archive avec l’ensemble des documents/données Envoi automatique de l’archive au SAE régional Passage de l’acte à l’état « Archive réalisée » : action automatique L’archivage des actes transmis au contrôle de légalité Service régional d’archivage électronique mutualisé 16 TDT SRCI SRAE Coffre-fort 11 44 33 11 22 33 Transfert des actes en préfecture, Retour de l’AR d’intégration dès que l’AR et retourné le TDT constitue l’archive avec le bordereau de transfert au format SEDA Transfert de l’archive constitué avec le bordereau de transfert vers As@lae 22 44 Création d’un AR de réception Analyse de l’archive constituée avec le bordereau de transfert Intégration dans As@lae Création d’un AR d’intégration Web services L’archivage des actes transmis au contrôle de légalité MIAT Service régional d’archivage électronique mutualisé
  9. 9. page 1 9 Méthodologie Création de deux profils : ACTES_SA et ACTES_RH pour différencier les règles d’archivage des arrêtés individuels Création selon modèles publiés par le SIAF, avec des modifications et ajouts : ⇒ Mots clés ⇒ Cardinalités ⇒ Communicabilité L’archive contient les documents transmis au contrôle de légalité : acte principal et annexes. Prochaines étapes Prise en compte des demandes d’évolutions remontées par les archivistes 17 Le profil d’archivage pour les actes Service régional d’archivage électronique mutualisé 18 Description de l’archive Identification du transfert Durée d’utilité administrative au niveau de l’archive Communicabilité et sorts finaux au niveau de l’archive Détruire Communicable immédiatement pour ACTES_SA 50 ans pour les ACTES_RH Identification du service producteur Le profil d’archivage pour les actes Service régional d’archivage électronique mutualisé
  10. 10. page 1 10 <Actes> <Annexe> -> documents -> Document (Acte transmis) -> Document (signature de l’acte) -> Document (rapport de vérification de la signature) -> Document (AR de la DGCL) </Actes> 19 Le profil d’archivage pour les actes Contenu de l’archive (arborescence) Service régional d’archivage électronique mutualisé Méthodologie de déploiement 1) Mise en production des pilotes = 5 collectivités 2) Actions spécifiques vers les 11 agglomérations = accompagnement « 100% demat » Objectif mise en œuvre du SAE = fin 2014 3) Mise en œuvre d’un dispositif régional d’accompagnement sur l’archivage électronique 20Service régional d’archivage électronique mutualisé
  11. 11. page 1 11 21 Formation des référents et des utilisateurs Sensibilisation des décideurs Accompagnement de proximité et assistance utilisateurs Référents Centre de gestion Centre de gestion Hot-line Méthodologie d’accompagnement Juin 2013, formation des 1ers référents Archivage électronique : - sur 2 jours - réalisée par le SIAF Archives départementales e-mégalis Pool de formateurs Réseau des archivistes bretons Support de présentation des enjeux de l’archivage électronique Guide de paramétrage + Cahier de paramétrage + Support de formation Outils de suivi des incidents niveaux 1 et 2 ACTEURS MOYENSOBJECTIFS Service régional d’archivage électronique mutualisé Etapes de mise en œuvre du SRAE Collectivités Signer l’annexe à la convention d’accès aux services mutualisés Envoyer le logo de l’entité Paramétrer le service Prévoir la formation des utilisateurs Valider les tests de transferts Valider la mise en production (PV) 22 e-mégalis / Tiers archiveur Générer la demande de mise en production Réaliser les paramétrages harmonisés Faire la demande de mise en production du module d’archivage côté services mutualisés (MP et TdT) Valider les tests de transferts Activer les services de maintenance après validation de la mise en production Définition et suivi du planning Service régional d’archivage électronique mutualisé

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