150130 IDEM - ComCom Bocage Coutançais - Projet IDEM 2014

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150130 IDEM - ComCom Bocage Coutançais - Projet IDEM 2014

  1. 1. Carrefour IDEM Caen, le 30 janvier 2015 SEQUENCE PROJET « IDEM initiatives numériques des collectivités 2014 »
  2. 2. Portail familles « scolaire, petite-enfance et périscolaire » Février 2014-Juillet 2015 Un outil de gestion pour les structures, un service rendu aux familles, un outil de gestion des affectations scolaires Communauté du bocage coutançais Carrefour du 30 janvier 2015
  3. 3. Obj : Un outil « full-web » unique, pour la gestion de toutes les structures de la collectivité, un outil unique pour les familles pour la gestion du parcours des enfants, de la crèche à l’entrée au lycée Les livrables : • Un audit fonctionnel • Une créa et paramétrage de BDD • Des formations • Portail full-web pour les familles, accès back-office pour les structures et chefs de service Carrefour du 30 janvier 2015 Communauté du bocage coutançais
  4. 4. Communauté du bocage coutançais Les grandes phases Début février 2014 : Demande formulée par les élus suite à constat Mars 2014 : Réunions de services et états de lieux des équipements, pratiques et besoins + Tests de solutions sur le marché Avril : rédaction du CCTP + rencontre avec la CAF (partenariat ?) Mi-avril/Mi-mai : Dépôt du marché public Juin : Démo en ligne des propositions des candidats avec les chefs de services et dir ALSH… + attribution des marchés Juillet à septembre : Recueil des exports des structures (retard important, reporté de 3 semaines -> congés d’été) Octobre à décembre : Nettoyage, lissage, croisement des données exportées Décembre-janvier (2015) : injection dans la BDD (AGORA+) Janvier 2015 : 1ère phase de formation des structures + Création de la BDD des périmètres sco de la ville de Coutances (aucune reprise de données possible) Mars/Avril : Lancement des briques « RAM et crèche » et « sco » Avril/mai : 2ème phase de formation Juillet : Lancement de la brique « Péri »
  5. 5. Personnes mobilisées : Jacky Bidot – 1er VP en charge du numérique Aurélie Challes – Chargée de projet Sandrine Robin : Directrice de l’éducation, de l’enfance et de la jeunesse Hervé Le Chanu : Coordonnateur de service « enfance, loisirs et périsco » Les dir des structures Pauline Di Marco : Audit fonctionnel (AGORA+) Siririth Norodom : Audit fonctionnel péri, traitement des BDD et formations Carrefour du 30 janvier 2015 Communauté du bocage coutançais
  6. 6. • Aurélie Challes : Coordination du projet, interface technique, accompagnement/conseils aux élus et structures • Dir de service : interface « élus-structures », réflexions en lien avec l’harmonisation des pratiques pro et tarifaires • Pauline Di Marco : Etablir un état des lieux précis de l’ensemble des structures impactées pour le paramétrage fin du portail et du back-office • Siririth Norodom : Accompagnement technique, conseil/accompagnement au changement et formateur Communauté du bocage coutançais
  7. 7. Quelle est l’organisation du projet ? Carrefour du 30 janvier 2015 Communauté du bocage coutançais Réunion avec DGS Recueil des besoins/demandes auprès des structures Par Aurélie Challes Par Hervé Le Chanu & Sandrine Robin Bilan et écriture de la demande Par Aurélie Challes AGORA + Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 CR et prévisions de travail aux élus
  8. 8. Phase 1 Création de la BDD et audit Par Aurélie Challes Recueil des exports (2500 entrées familles et 3000 enfants) - Nettoyage/lissage (1300 familles et 1700 enfants) - Croisement des données Par Pauline Di Marco (Agora+) - Audit des structures (réunion sur 3 jours à la CBC) - Création de la BDD et paramétrage de notre back-office
  9. 9. Phase 2 Validation/test et formation 1 Par Aurélie Challes Vérification/validation dans le portail, des données des familles, sur la base des exports (passage du sas de travail vers le BDD finale) Phase 2.1 Par Aurélie Challes, Sandrine Robin et Hervé Le Chanu Organisation des formations en lien avec les étapes d’AGORA + (qui dans quelle structure?) Phase 2.2 Par Aurélie Challes Coordination des journées de formation & par Siririth Norodom Animation des journées de formation 1 Phase 2.3 Démo faite aux élus
  10. 10. Phase 3 Affinage de la BDD formation 2 Suite aux rencontres de la formation 1 des adaptations ont du être faites côté brique « péri » --- harmonisation des pratiques et tarifs. Ajustement du temps + 2 mois. La formation se fait en 2 temps pour permettre aux agents formés sur le terrain de se familiariser avec leurs problématiques avant de poursuivre avec le formateur. Phase 4 Livraison et communication Brique « petite- enfance » Livraison prévue en Mars Brique « péri et sco » Livraison prévue Juin/juillet Tuto papier Vidéo tuto Articles de presse Courrier d’info familles Site web/facebook Méthode de communication
  11. 11. Sur quelles technologies ou quels outils numériques ce projet s’appuie-t-il ? Carrefour du 30 janvier 2015 Communauté du bocage coutançais Aucune ! Full-web ------------ Besoin d’un navigateur Tablettes tactiles pour les « pointeurs » des TAP, des accueils de loisirs… Ecrans tactiles pour les crèches
  12. 12. Selon vous, quels écueils aurez-vous à éviter ? La facilité à joindre AGORA, la flexibilité et adaptabilité de leurs outils et aussi de leurs collaborateurs ! Le travail en partenariat avec les dir de services – la confiance mutuelle (respect des compétences de chacun) Carrefour du 30 janvier 2015 Communauté du bocage coutançais Paramètres favorisant la réussite ? Les freins au changement : pratiques pro, techniques… Les freins d’ordre politique. Le « faire à la place de » Il faut préparer au changement, accompagner les réflexions, les démarches coopératives
  13. 13. Merci de votre attention, Aurélie CHALLES Service communication et missions numériques à la CBC 02 72 88 22 61 ou a.challes@communaute-coutances.fr Carrefour du 30 janvier 2015 Communauté du bocage coutançais

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