Conduite et animation des reunions

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Cabinet ARIEL ASSISTANCE
Formation - Communication globale – Evènementiel - Etudes et montage de projets -
Prestations diverses
PRESENTE PAR

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CONSULTANT-FORMATEUR
Docteur KARAMOKO Abraham Mory
ENSEIGNANT DES UNIVERSITES ET DES
GRANDES ECOLES
En:
Management – Leadership – Gestion des Ressources
Humaines – Développement personnel et humain –
Communication – Art oratoire – Andragogie –
Marketing--TVN – Technique d’expression écrite et
orale – Organisation et gestion d’ entreprise –
Logistique/Transport
Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de
projets-Prestations diverses

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Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage
de projets-Prestations diverses

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I - INTRODUCTIONI - INTRODUCTION
Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un
groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur
un sujet ou un problème et de prendre des décisions
collectivement.
Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec
des représentants des différentes entités concernées, seront
beaucoup plus facilement acceptés de tous.
Néanmoins, les réunions sont « chronophages » (traduisez
« consommatrices en matière de temps ») et doivent donc
être les plus courtes possible et menées dans un souci
d’efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions
concrètes

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Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets-
Prestations diverses
II - SAVOIR ORGANISER UNE REUNIONII - SAVOIR ORGANISER UNE REUNION
1- définition de la conduite de réunion
On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à
entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de
bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.
2 - l’organisation de la réunion
a - Avant la réunion

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 Opportunité de la réunion
Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une
réunion doit être mûrement réfléchie :
- Quel est l’objectif de la réunion ?
- Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ?
- Une Web conférence ou réunion en classe virtuelle
(via Internet) suffirait-elle ?
 Périmètre de la réunion (Nombre et qualité des
participants, Durée, Ordre du jour)
Date de réservation de la salle
Prévenir les participants (Convocation, Invitation)

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b- Pendant la réunion
 Les tours de table
 Désignation d'un rapporteur
 Feuille d'émargement
 Récapitulatif du relevé de décision précédent
 Rappel de l'ordre du jour
 Rédiger un relevé de décision et prévoir la date
de la prochaine réunion.

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2 - La gestion de la reunion par les objectifs:
 Identification des objectifs généraux
- Quelles sont nos activités ?
- Quels sont les résultats qu’on dois atteindre dans
cette réunion et quand ?
- Qu’est ce qui est essentiel et important dans cette
réunion?

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3 - les plans d’action
Le plan d’action permet :
- une visualisation concrète des actions,
- l’anticipation des problèmes et contraintes,
- le suivi des réalisations
- La maîtrise des temps d’exécution (délais).

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a - Démarche à suivre
- Analyser ses priorités
- Comparer avec la réalité
- Identifier les écarts
- Organiser
- Agir et contrôler.
- Analyser ce que nous avons à faire dans cette
réunion ? (suivre l’ordre du jour de la réunion )
- évaluer le temps dont vous disposez pour
gérer cette réunion

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b - Résultats probables de la phase d’analyse
L’observation des réunions passées sur une période
donnée permettra de relever les dysfonctionnements en
matière de sa gestion d’une réunion
c- La phase de planification:
• définition des priorités,
• Respect des contraintes,
• Suppression des causes de dysfonctionnement,
• Choix d’outils appropriés.
-

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d- Comment établir des priorités?
À partir de la liste des activités à effectuer :
- Définir l’urgence et l’importance
- L’identification des tâches essentielles
- Ordonner la liste
- Évaluer la durée prévisible.

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TEL / FAX : 22 42 98 43
Cocody – Angré, Bld Latrille (RCI)
13 BP 687 Abidjan 13
Immeuble N’ZI, 2è étage, porte A 12
Face agence BICICI. Feu du 22è
arrondissement

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