1. PENATAAN ARSIP
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Dokumentasi
Dosen : Atin Nuryatin, S.Pd.
Disusun Oleh : - Aat Atikah (2011031002)
- Ade Ilman (2011031003)
- Feni Karlina (2011031048)
- Ina Aprilianawati (2011031067)
Kelas : II B
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
PENDIDIKAN EKONOMI
UNIVERSITAS KUNINGAN
Jalan Pramuka No.67 KuninganTelp/Fax 0232871982
2013

2. Definisi Arsip
Berikut ini kita pelajari arsip dari beberapa sumber:
• Menurut kamus administrasi perkantoran
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Undang-undang No.7 tahun 1971, arsip adalah
• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga, Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.
Zulkifli Amsyah :
Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, dan ketikan dalam bentuk huruf, angka atau
gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang `terekam pada
kertas (kartu, formulir), kertas fil (slide, fil strip, mikro-film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas
fotocopy, dll.
Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 Arsip adalah :
• Kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan.
• Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

3. Syarat Arsip
Surat atau warkat baru dapat disebut arsip apabila memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut :
• Merupakan kumpulan warkat
• Disimpan menurut sistem tertentu
• Mempunyai nilai kegunaan
• Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

4. Jenis-Jenis Arsip
 Dari segi fisik
• Arsip berbentuk lembaran.
• Contoh : Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, dll.
• Arsip tidak berbentuk lembaran.
• Contoh : Disket komputer, Hard disk, rekaman pada pita kaset, video kaset, dll.
 Dari segi masalah
• Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya bukti
pembayaran dan penerimaan uang, arsip hutang dan piutang, giro, cek, kartu kredit, dan lain-lain.
• Inventory record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventaris (barang
milik kantor). Misalnya : catatan-catatan mengenai jumlah barang, kondisi fisik barang, dan lain-lain.
• Personal record adalah catatn yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya arsip mengenai
daftar riwayat hidup, riwayat pekerjaan, karpeg, DP3, KP4, absensi pegawai. Daftar jumlah
pegawai, struktur organisasi pegawai dan lain-lain.
• Sales record adalah catatan yang berhubungan dengan masalah penjualan. Misalnya catatan mutu
barang, jumlah persediaan, dan lain-lain.
• Production adalah catatan-catatn mengenai maslah produksi. Misalnya arsip-arsip mengenai jenis bahan
baku dan pembantu yang dibutuhkan, jenis alat/mesin yang dipakai untuk proses produksi, proses
pengolahan, dan lain-lain.

5.  Dari segi pemiliknya
o Lembaga Pemerintah
• Arsip Nasional di Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional yang
selanjutnya disebut arsip nasional pusat.
• Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota daerah propinsi/istimewa dan kabupaten/kotamadya, yang selanjutnya
disebut arsip nasional daerah.
o Instansi Pemerintah/swasta
 Arsip Primer dan Arsip Sekunder
• Arsip Primer adalah arsip aslinya, bukan tindasan, bukan kopian, bukan salinan, juga bukan mikro filmnya.
• Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindakan, karbon kopinya, salinan atau mikrofilm.
 Arsip Sentral dan Arsip Unit
• Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.
• Arsip Unit adalah arsip yang disebarkan penyimpananya pada setiap bagian organisasi.
 Dari segi sifatnya
o Arsip biasa
o Arsip penting (esensial)
o Arsip tidak penting/tidak berguna/biasa
o Arsip sangat penting
o Arsip rahasia

6.  Dari segi hukum (perundang-undangan)
• Arsip otentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotocopy atau
film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti
hukum yang sah.
• Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tandatangan dengan tinta. Arsip ini dapat
berupa foto copy, film, microfilm, printout komputer, dan media komputer seperti disket dsb.
 Dari segi fungsinya
• Arsip dinamis (record) adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara semua arsip yang masih berada di
kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan
secara langsung.
• Arsip aktif, adalah arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan
administrasi sehari-hari. Arsip ini masih ada dalam proses penyelesaian dan sering dipergunakan untuk
keperluan tertentu.
• Arsip semi aktif, adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaan sudah menurun.
• Arsip in-aktif, adalah arsip dinamis yang sudah jarang dipergunakan. Arsip ini hanya dipergunakan sebagai
referensi atau pemberi keterangan belaka.
• Arsip statis (archive) adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-
hari administrasi negara. Semua arsip yang di simpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip
dinamis berbagai kantor.

7. Asas-asas Desentralisasi
 Asas Sentralisasi
Hubungannya dengan kearsipan, maka sentralisasi berarti penyimpanan
arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim di sebut Sentral
Arsip. Arsip itu sebetulnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah
selesai diolah (diproses).
 Asas Desentralisasi
Disini, semua kegiatan kearsipan mulai dari
pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan
pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat
unit kerja masing-masing. Artinya semua unit kerja mengelola arsipnya
masing-masing.

8. Masalah Pokok dalam Kearsipan
Masalah-masalah pokok yang biasa muncul kearsipan adalah sebagai berikut :
• Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang ingin diperlukan oleh
pimpinan instansi atau satuan organisasi lainnya.
• Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka
waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
• Bertambahnya terus-menerus surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga
tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
• Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern
sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang kurang cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.
Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas maka perlu dipelajari, diatur, dan dikembangkan
pedoman-pedoman mengenai :
• Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi
• Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat
• Penyusutan arsip secara teratur
• Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekan pengetahuan
dibidang kearsipan terbaru yang efisien.

9. Penataan Arsip
Sistem penataan arsip (Filing System) adalah kegiatan mengatur dan
menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan
logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan
ekonomis.
Tujuan penataan arsip/berkas adalah :
• Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan
tepat
• Menunjang telaksanakannya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan
berhasil guna.

10. Sistem Penataan Arsip
Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan
arsip, yaitu :
• Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
• Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System)
• Sistem Nomor (Numerical Filing System)
• Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System)
• Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filing System)

11.  Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang
berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Umumnya dipakai
untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan /
organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
 Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System)
Adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan
masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.
 Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-
masing atau setiap masalah diberi nomor urut tertentu.
 Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System)
Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada
umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila
berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di
bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut.
 Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filing System)
Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah, atau wilayah tertentu.

12. STUDI KASUS
Universitas x sering mengalami kesulitan dan
penemuan kembali arsip mahasiswa karena data
yang disimpan belum beraturan dan semua berkas di
jadikan satu dengan semua berkas yang ada.
Universitas tersebut membutuhkan waktu yang
sangat lama untuk kegiatan pencarian data/berkas
yang dibutuhkan.

13. Pembahasan
Dalam kasus tersebut kita juga harus mengetahui tahap-tahapan arsip agar dalam
dasar tahapan tersebut kita bisa menerapkannya dalam manajemen di Universitas
tersebut, tahap-tahap arsip sebagai berikut :
• Penciptaan, dalam tahap penciptaan, yang perlu mendapat perhatian khusus yaitu hal-hal
yang terkait dengan isi, struktur, dan konteks arsip.
• Penggunaan, dalam segi penggunaan, arsip dinamis mempunyai beberapa kemudahan antara
lain kemudahan akses terhadap informasi yang dapat dilakukan secara langsung dan
cepat, akses dapat dilakukan secara bersamaan dan dapat digunakan langsung oleh banyak
pengguna.
• Pemeliharaan, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan arsip dinamis antara lain
media simpan yang sesuai dengan kebutuhan, dibuatnya struktur penyimpanan file, dan
masalah pengamanan.
• Disposisi (pembuatan jadwal retensi ), arsip yang sudah tidak digunakan harus dimusnahkan
untuk mengurangi beban kerja peralatan dan untuk peningkatan efisiensi.
Pengelolahan arsip di Universitas x sangat tidak beraturan karena setiap berkas yang
ada sebagai arsip aktif dan inaktif mahasiswa menjadi satu folder atau tempat. Hal ini yang
sangat merepotkan dalam mengatur (memanajemen) arsip-arsip tersebut, apalagi sangat
menyulitkan dalam penelusuran kembali arsip-arsip yang dibutuhkan mahasiswa.

14. SOLUSI
Menurut saya pemecahan yang sesuai dengan kasus tersebut 1) berupa cara mengelompokkan
setiap masalah. Misalnya, masalah pelaporan dibuatkan folder pelaporan, dan file-file yang menyangkut
tentang pelaporan dimasukkan dalam folder pelaporan. Mungkin dalam folder pelaporan juga bisa
dispesifikasi lagi dengan membuat folder bulan (misal:Januari), atau tahun, dan spesifik lainnya. Contoh
pada klasifikasi bulan januari maka file-file yang berhubungan dengan pelaporan bulan Januari
dimasukkan dalam folder Januari di folder pelaporan itu sendiri. Begitu seterusnya untuk masalah-masalah
yang lain (misal : absen mahasiswa, nilai mahasiswa, data mahasiswa, data mahasiswa baru, dan lain
sebagainya). Solusi ke 2) dari kasus Universitas tadi adalah dengan menggunakan pengorganisasian arsip
kombinasi, yaitu penggabungan antara penggorganisasian arsip sentralisasi dan desentralisasi. Di dalam
penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih dipergunakan untuk kegiatan Universitas tersebut
atau yang biasa disebut arsip aktif, dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah
kurang digunakan atau biasa disebut arsip inaktif, dikelola disentral arsip. Dengan demikian, pengelolaan
arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara desentralisasi.
Untuk solusi ke 2, langkah cepat adalah membuat klasifikasi arsip yang tadi telah dibahas untuk solusi 1.
Pembuatan klasifikasi berdasarkan (data mahasiswa, nilai mahasiswa, absen mahasiswa, data mahasiswa
baru, dan lain sebagainya) tergantung dari kebijakan kantor tata usaha atau administasi dan program
studi. Kemudian dibuat data arsip tersebut dipisah tergantung tingkat atau kelasnya dan disimpan di
folder/map yang berbeda pula tergantung dari masing-masing klasifikasinya. Agar dalam proses temu balik
arsip bisa lebih cepat dan tepat. Lalu jangan lupa untuk menyimpan folder/map tersebut di dalam rak arsip
agar arsip terjaga secara informasinya dan fisiknya. Atau menggunakan sistem arsip digital atau
komputerisasi. Jadi isi dalam software tersebut adalah data Universitas x yang telah diklasifikasikan.

15. KESIMPULAN
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Arsip merupakan hal yang
sangat penting dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi. Arsip yang
sering digunakan oleh organisasi untuk melaksanakan kegiatan organisasi
disebut arsip aktif, sedangkan arsip yang jarang digunakan oleh organisasi
untuk melaksanakan kegiatannya disebut arsip inaktif.sistem penataan
arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan
yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis. Penataan arsip yang benar harus
sesuai dengan klasifikasinya agar arsip yang disimpan dapat diketemukan
kembali dengan cepat dan tepat.